商談会とは?開催の目的や出展時のポイント、開催のコツをご紹介

1日で多くの企業同士(または企業とバイヤー)が商談を行う、『商談会』。効率的にビジネスマッチングを創出できる方法として、開催・参加されたことがある方も多いかと思います。

本稿では、商談会に参加する方にも商談会を開催する方にも役立つ情報をまとめました。商談会の効果を高める方法とは?ぜひご覧ください。

商談会とは

商談会とはその名の通り、商談を行うことを目的として開催されるBtoBイベントのことです。取引したい相手を探したり、実際に商談を行ったりと、ビジネスマッチングの成立がその目的です。お互いの目的が明確なので効率よく販路拡大ができ、業界ごとに数多くの商談会が実施されています。

商談会の目的?ビジネスマッチングとは

ビジネスにおける需要と供給の一致を目指して、新たなビジネスパートナーを探すことです。

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販路拡大や新規顧客獲得の他、事業に見合ったクライアント企業を探したり、自社に不足している人材やノウハウを交換することなどがその目的です。業務を依頼したい企業と受注したい企業がマッチングして双方にとって良い関係を築くことも、広く「ビジネスマッチング」と呼ばれます。

商談会に出展するメリット

一つの会場でまとまった時間内に多くのバイヤーと接することができる商談会。『顧客開拓・販路開拓』を目的に出展する企業にとって、商談会に参加することにはどんなメリットがあるのでしょうか。

効率的に商談できる

商談会は、『魅力ある商材や企業を発掘して新たに取引を開始する』という明確な目的をもった企業(バイヤー)と一挙に商談できる絶好のチャンスです。

短期間に多くのバイヤーと接触することができるので、効率よく商談を進められます。自社製品を直接PRすることができるのも魅力です。国際的な商談会の場合、世界中から集まった人と商談の時間を持つことができ、新たなビジネスモデルの可能性を探る機会としても有効です。

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新規市場の拡大に有効

多くのバイヤーが一堂に会する商談会では、事業領域についての情報収集を短期的に行うことができます。自社製品に対するバイヤーの反応もわかるので、マーケティング調査を実施する場所としても活用できます。

商談会に出展する時のポイント3選

実際にバイヤーと商談をする際のポイントをまとめました。

名刺交換で相手を知る

商談相手と名刺交換をする際、業種や職種、役職を確認することは商談の基本ですが、商談会でも同様のことがポイントと言えます。商談継続のためにはコミュニケーションが不可欠です。

商談が始まってからももちろん提案から始めるのではなく、必ず相手先のヒアリングから入ります。自社製品への関心度や何に興味を持っているのか、今抱えている課題感など「相手を知る」リサーチから始めましょう。

説明商品を絞って端的に

商品を直接PRできるのは商談会ならではの良さですが、商品がたくさん並んでいると目移りしてインパクトにかけたり、短時間で説明しきれず中途半端になったりします。特に商談会ではバイヤーは多くの企業を回るので、インパクトを残す工夫が必要です。

例えば、相手に合わせて自社の製品の中で最も関心が高そうなものを最初に紹介し、後からパンフレットなどでバリエーションを提示していくなど。簡潔かつ印象に残る提案が鍵となります。

他にも、⾃社商品で⼀番売りたいものを床から1.2m〜1.3mの位置に置いておくと⽬につきやすいかったり、商品のそばに Pポップを置いてPRポイントを端的に書いておくと⽬につきやすかったりもします。

アフターフォローにも注力する

商談会はあくまできっかけ作りの場と捉え、その後のメールや電話のやりとりで関係性を構築していくことも有効です。スピード感をもって次のアポイントメントを取ったり、商談中に上がった懸念事項について回答したりなど、手応えを感じた商談を次につなげる工夫をします。

商談会の開催事例|第一生命保険株式会社

2020年2月に開催された「地域創生ビジネス交流会2020」では、弊社サービスEventHubをご利用いただきました。主催者である第一生命さまが率先して、参加企業同士を引き合わせて商談の機会をつくる工夫を行われた事例です。

来場前でも企業情報を閲覧できる

商談会の会場には多くの人が集まります。それは商談会の魅力の一つでもありますが、『自社に関心をもっている人をうまく見つけられない』という課題に直面するケースも。そこで、お互いの情報を自由に閲覧できたり、イベント前日に参加企業をリサーチできるサービスを使うことで、『効率的に出会える』商談会を作ることができます。

「当日に参加者同士がお互いの情報を収集して会いたい企業を探すより、事前に互いの情報を見て来場してもらうことで企業間のマッチングがうまくいくのでは、と感じるようになっていました。そんな時、EventHubよりご提案を受けて今回の導入に至りました」(第一生命保険株式会社 ご担当者さま・以下同)

イベント前にもイベント中にも企業情報を簡単に検索・閲覧できるので、大幅に利便性が向上したそうです。なお、企業のプロフィールページ(各出展企業をPRするページ)については

「様々な項目があり情報が充実したので良かったです。文章以外は選択肢をクリックするだけなので登録しやすく、シーズ・ニーズなどはビジネスマッチングへ役立つPRポイントであり、とても有用であったと思います。検索画面もシンプルで、お客様も企業探しがしやすかったのではないかと思います」

とご好評をいただきました。

事前予約面談機能でつながりやすく

『商談したい人』と確実に会うためには、双方で約束を取り付けておく必要がありますが、商談会ではそれが難しいことも。そこで事前に面談時間や場所を予約(約束)できる機能を活用することで、確実に約束を取り付けることができるほか、スケジュールの空き時間をつくらず、より多くの人と出会える機会を作れます。

「面談時間と場所を設定する「事前予約面談機能」が大活躍でした。事前に面談を予約するだけではなく、当日に面談予約をする上でも活用できたようです。会場内ではスマートフォンなどでお相手を確認いただきました。他にも、共有端末をならべた企業検索カウンターを準備し、その場でも会いたい人を探せるようにしました。参加者同士が繋がることができるイベント作りを心がけました」

面談ブースは開催日前にほぼ満席になり、合計900件以上の予約面談が成立したといいます。

「当日は廊下まで商談待ち合わせの方で満員の大盛況、会場内のフリースペースもご活用いただき、多数のマッチングが成立しました」

予約面談成立数は900件超え!商談チャンスをつくって地域創生を目指す
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2020年2月、都内会場にて、第一生命保険株式会社主催の「地域創生ビジネス交流会2020」が開催されました。参加企業同士を引き合わせ、商談のきっかけを生み出すビ...

まとめ

ここまで、商談会のメリットや成功事例をお伝えしてきました。

多くの人が集まりマッチングを行う商談会では、イベント自体の設計・運営を工夫する必要があります。そこで有効なのが、マッチングツールの活用です。企業同士のマッチングを促進するツール、マッチングに必要な機能を取り揃えたツールを使うことで、商談会参加者の機会損失を防ぐことができます。

商談会の開催を検討されている方は、ぜひ一度こちらからお問い合わせください。

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