【はじめてのオンラインイベント】必要な準備や開催方法を解説

オンラインイベント開催への需要が高まっています。

株式会社ネットプロテクションズが実施したコロナ禍の有償オンラインイベントに関する定点調査によると、イベント中止経験者のうち、オンライン開催を希望する人の割合は61%を超えます(参考記事)。

コロナ禍で対面でのイベント開催が難しい今、イベントの中止ではなくオンライン開催への切り替えが求められるようになっているのです。しかし、これまでオンラインでイベントを開催してこなかった場合、開催のノウハウが蓄積されておらずに準備に手こずるケースも多く見受けられます。

そこで本稿では、オンラインイベントの企画から運営、当日の開催方法まで徹底して解説。初めてでも安心してオンラインイベントを開催する方法をご紹介します。

オンラインイベント開催までの流れ

オンラインイベントを開催するに当たって行う一連の工程は、従来の(対面での)イベント開催の流れをほとんど同じです。企画段階でやることから開催後にやるべきことまで、詳細を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

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ツール選定のポイント

オンラインイベントに使用できるプラットフォームは数多くあります。ZoomやMicrosoftTeamsなど無料で使えるものから有料のサービスまで、その特性は様々です。自社イベントに適したプラットフォームをどう選ぶのか、判断基準の例を挙げていきます。

初めてでも使いやすいツール

オンラインイベントでの音声トラブルは致命的です。イベントの最中にトラブルが生じたりしないよう、安定した配信環境が整ったプラットフォームを選びます。効率的にイベントを開催するためには、使いやすさも大事です。運営工数をなるべく減らせるような、少ない人数でも運営できるような、使いやすいものを選びましょう。

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導入目的にあったツール

まずオンラインイベントを開催する目的を明確にします。参加者に何を提供するのか、イベントを通して何を達成したいのかを定めます。これによってイベントの開催方法が変わってきます。

例えば、参加者同士の交流が鍵となる展示会や商談会の場合は、リアルタイムでの配信に優れていたり、個別ミーティングスペースの設置ができるツールを使う必要があります。

一方で、参加者が一方的に講演を聞くウェビナータイプのイベントであれば、参加者のカメラやマイクを一括でOFFにする機能などがあると良いです。テキストで質疑応答ができるなど、チャット機能に優れたツールを使うのも一案です。

双方向性高いイベントを開催できるツール

参加者同士の交流を促す双方向性あるイベントは、オンライン化のハードルが高いです。そこで、ツールを活用することで効果的なイベント開催に近づけることができます。

例えばイベント内でビジネスマッチングの成立を目指す場合は、オンラインでも名刺交換ができたり、その場で商談のアポ取りができたりする機能があるとマッチングを促進することができます。

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オンラインイベント運営時のノウハウ

オンラインイベントを成功させるために重要なポイントをまとめました。

スピーカーは限定する

オンラインイベントに参加したことがある方の中には、参加者のマイクがミュートになっておらず、生活音などの雑音が入って講師やパネリストの声が聞きづらかった、といったシーンに直面したことのある方も多いのではないでしょうか。

このような事態を避けてオンラインでも参加者が集中して視聴できる環境を整えるため、スピーカーを限定します。入室時に参加者の音声を自動でミュートにしたり、イベント中ずっと強制的にミュートにしておいたりできるツールもあります。主催者側でできるだけコントロールすることで秩序あるイベントを設計します。もちろん、必要に応じて参加者のマイク・カメラをONにすることもできます。

質疑応答の時間を設ける

オンラインイベントでは主催者と参加者の物理的距離が広がるので、参加者のエンゲージメントが低下することがあります。主催者や講演者は、画面の向こうにいる参加者を気にかけたプログラムを行う必要があります。その方法の一つが、質疑応答の時間を設けることです。参加者が何を疑問に思っているのか明確にすることで、参加者の関心に沿ったイベント内容にすることができます。

オンラインだと対面のイベントよりも質問のハードルが下がるとも言われています。前もって、「サクラ」を入れておくことで、盛り上がりのきっかけを作り質問しやすい空気感を作ることもできます。

本番環境でのテストを入念に行う

イベント開催の前にはリハーサルを行うかと思いますが、オンラインでの開催の場合、リハーサルよりもテスト配信の方が有効な場合があります。オンラインでのイベント開催では、配信環境を整えることが重要になります。しかし、リハーサルと本番では配信環境が異なり、リスク回避の方法として十分でないことがあります。

ここで有効なのが、本番環境でのテスト配信です。社内の人間を対象にして実際にイベントを開催してみることで、本番で起こりうるリスクを洗い出すことができます。音声に乱れはないか、投影している資料には見づらくないかを確認するほか、運営チームでツールをきちんと使えるか確認することができます。

開催当日のポイントは?成功の秘訣

オンラインイベント開催の当日に気をつけることをまとめました。

登壇者へのアプローチで配信環境を整える

オンラインイベントでは配信環境を整えることが重要になります。主催者側だけでなく、登壇者側の配信環境を充実させることでリスクを回避したイベント開催ができます。業界・業種によってはオンライン登壇に慣れていない人も多いので、ツールの使い方を説明した資料を配布するなど主催者は登壇者をフォローすることも必要になります。

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複数の登壇者がいる場合、登壇者はそれぞれ別の場所・ディバイスから配信をすることになり、背景や配信画面はバラバラです。背景を同じ画像にしたり、氏名の表記方法を統一するなどすると、オンラインでもイベントの一体感を演出できます。

アーカイブ配信で機会損失を減らす

Peatix Japan株式会社が2020年に実施した調査によると、オンラインイベントに参加しようと思っていたのに参加できなかった経験がある人は、約半数以上です(参考記事)。

credit:Peatix Japan株式会社

このようにオンラインイベントでは、参加しようと思っていたのに、諸事情により参加できない人が一定数いることがわかります。「参加できなかった」という人への救済措置として有効なのが、見逃し配信です。イベントの様子を収録した動画をアーカイブとしてページ上に残して誰でも見られるようにしておくことを見逃し配信(アーカイブ配信)といい、参加し忘れによる参加者の機会損失を防ぎます。

動画を残しておくことでイベントの雰囲気がわかり、次回イベントに参加したい人へ雰囲気を知らせてイベント参加を促すことができます。

ラグに気をつける|配信終了後5秒間は静かに

オンラインイベントの配信では、配信元(主催者側)と配信先(視聴者側)で数秒のタイムラグが発生する場合があります。この時、配信終了のボタンを押した直後の音声が配信先に聞こえてしまうことケースが見受けられます。配信元で配信停止の作業をしてから数秒間は沈黙の時間を設けるよう、登壇者にも周知しておきましょう。

まとめ

オンラインイベントを開催する際には、このように様々なポイントを押さえる必要があります。しかしオンラインイベントの普及からまだ日が浅く、運営のノウハウが蓄積されていないことも多々あります。

イベントの運営を楽に効率的にする方法の一つに、ツールの導入があります。多数の導入実績をもつツールを取り入れることで、初めてでも安心して開催できます。オンラインイベントの開催を検討されている方は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

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