オンライン商談会の参加方法は？名刺交換のやり方や出展時のポイント
前回の記事では主催者目線で、リアル商談会とオンライン商談会の違いや簡単にオンライン商談会が開催できる方法についてご紹介いたしました。
今回は商談会参加者（出展者）の目線に立って、オンライン化に備えるための情報をまとめました。
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
オンライン商談会に必要なものは？
基本的に下記のようなものがあれば、オンライン商談会に参加できます。参加前に全て揃っているか確認しておきましょう。
- インターネット通信環境
- パソコンやタブレット（スマートフォン）
- マイクやカメラを内蔵しているもの
- 不足があれば外付けで用意する
- オンライン商談会に参加するためのURL
- 必要であればアプリをダウンロードしておく
例えばウェビナーに参加する場合はセミナー視聴だけできればいいので、カメラやマイクを準備しておく必要はないかもしれません。視聴に使うデバイスについても、スマートフォンで十分な場合もありますし、ながら視聴を行うにはそちらの方が便利かもしれません。
しかし商談会では商談を行うので、自分の声や顔が相手に伝わる環境を整える必要があります。資料を共有したりする場合もあるので、スマートフォンではなくパソコンから参加しましょう。
イヤホンとマイクが一体化したヘッドセットなどがあれば、より相手の声を聴きやすく、自分の声も伝えやすくなります。
商談会・展示会に欠かせない名刺交換はオンラインでも
商談会や展示会で欠かせない名刺交換。オンライン商談会でも名刺交換は可能です。
そもそもオンライン名刺交換とは
オンライン名刺交換とは、オンライン上で確認できる名刺を交換することを指します。これまで対面での交換が一般的とされてきた名刺交換をオンラインで行う方法です。オンラインでも商談開始前に名刺交換ができるので、相手の部署や役職を知らずに商談を始めてしまう事態を回避できます。
政府も積極的にしており、最近では2020年7月に経済産業省職員4,000分のオンライン名刺が発行されました。
メリットは？
デジタル化した名刺を保管・活用することで、名刺を整理する時間の短縮や、職員の人脈の可視化といった効果が見込めます。
名刺作成のコストや名刺管理の労力を削減できます。この特徴によって、顧客との接点が少ない業種にも普及していく可能性がある他、オンライン商談の際にも手軽に名刺交換ができるようになります。
オンライン名刺交換のやり方｜オンライン商談会
オンライン名刺交換では、URLやQRコードを相手に送るだけで自分の名刺を相手に渡すことができます。受け取った相手は登録してある自分の名刺データを送り返します。オンライン商談やオンライン会議の冒頭で名刺交換することを想定して、ビデオ会議ツールの背景画像にORコードを入れておくのも一案です。
オンライン商談会のメリット
オンライン開催ならでは便利な点について考えていきます。
簡単に参加できる
リアル開催の商談会に参加する場合、前後に移動時間を確保しておくことが必要になります。場所によっては移動に2〜3時間かかるケースもあり、この場合は8時間の労働時間のうち4分の1以上を使っていることになります。移動にはコストもかかります。
しかしオンラインであれば、移動時間・移動費を削減できて効率が良いです。オフィスで参加すれば、商談会のギリギリまでいつもの業務にあたることができます。
「話したい人」に確実に出会える
会場で行われる商談会の場合、
- どういう参加者が参加しているのか（会場にいるのか）
- 会いたい参加者は会場のどこにいるのか
- 自社に興味を持ってくれそうな参加者は誰か
ということを把握することは非常に難しく、思うようにマッチングできなかったという経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
オンライン商談会では（ツールにもよりますが）、出展企業だけでなく参加者も自身のプロフィールを入力することができます。参加者同士が交流できるツールであれば、参加者はお互いのプロフィール情報を自由に閲覧できるので、自社製品に興味がありそうな人を確実に見つけることができます。オンラインの方が「効率よく」出会い、商談を進めることができるのです。
今までなかったビジネスチャンスを獲得できる
オンライン商談会には場所を問わずどこからでも参加できるので、全国・世界の各地から参加している人に出会うことができます。
対面の営業活動で商圏を広げようとすると、莫大な移動費がかかることもしばしばありますが、オンラインでは移動にコストをかけずに済みます。営業エリアを低コスト・低リスクで拡大できるので、潜在的な顧客層を増やすことができます。
展示会参加を商談につなげる方法｜オンラインでも
ここまで商談会の参加方法や商談会に参加するメリットをお伝えしてきました。ここからは、商談のきっかけを作る場の一つである「展示会」について、参加時（出展時）に気をつけるポイントをご説明します。
参加者と直接コンタクトをとる
コロナ禍で展示会の多くがオンライン開催されるようになりました。ここでも対面のときと同様、参加者と積極的にコミュニケーションをとりにいくことで商談につなげることができます。
弊社サービスEventHubを使って展示会を行った以下の事例では、オンラインに切り替えたことで商談化率が高まったといいます。
EventHubを使ったことで「商談・受注につなげにくいのではないか」という不安も払拭できました。というのも、EventHubでは参加者の方がダイレクトに営業担当に問い合わせできるようになっているので、当社の製品に興味をもってくださった方からスムーズにご連絡をいただくことができましたし、商談化率も高かったです（シチズンマシナリー株式会社 担当者さま）
ブースを訪問してくれた参加者へのアフターフォロー
オンラインで開催される展示会の場合（ツールにもよりますが）、企業ページを閲覧してくれた参加者や資料をダウンロードしてくれた参加者を把握できます。
EventHubを使ってオンライン展示会を開催された以下の事例では、参加者の行動が把握できたことで、アフターフォローを充実させることができ、商談化にもつながったそうです。これにより、リアル開催の展示会で名刺交換をするよりも、効果的に多くの参加者情報を得ることができた出展者もあったといいます。
今回特に便利だったのは、参加者情報が詳細にデータとして残せた点ですね。主催者としても参加者管理の際に便利だと感じましたし、出展企業にリードとして納品することができるので、新規販路拡大に役立てていただけたのではないかと手応えを感じています。出展者ページを閲覧した人、動画を視聴した人、資料をダウンロードした人。どの参加者がどういうアクションをとったのかということが、一目で把握できるのは、オンラインならではの良さですね。（日刊建設工業新聞社 担当者さま）
まとめ
今回は商談会（展示会）に出展する際のポイントについて説明してきました。初めてオンライン出展する時はぜひ参考にしてみてください。
