コロナ禍の新常識？無料でオンライン名刺交換をする方法とは？
ビジネスシーンで初対面の人と顔を合わせた時、最初に行う挨拶とも言える「名刺交換」。コロナの影響で、対面では会ったことのない人とオンラインで関係を構築することが多くなりつつあります。オンラインでの商談やオンラインイベントでの交流の機会が増えたという方も多いのではないでしょうか？
このようにオンライン上で連絡先を交換する場面で便利なのが「オンライン名刺交換」です。本稿では、そのメリットや手軽に始められる方法をご紹介します。
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コロナでどうする？オンライン名刺交換とは？
コロナ禍でリモートワークが推奨されたりオンラインでの商談が珍しくなった昨今、名刺交換の方法に頭を悩ませる方もいらっしゃるのではないでしょうか？新しい日常に溶け込む名刺交換の方法として、「オンライン名刺交換」が注目されています。
オンライン名刺交換とは
オンライン名刺交換とは、オンライン上で確認できるオンライン名刺を交換することを指します。これまで対面での交換が一般的とされてきた名刺交換をオンラインで行う方法です。
印刷する必要がないので個人が気軽に名刺をもつことができます。名刺作成のコストや名刺管理の労力も削減できます。この特徴によって、顧客との接点が少ない業種にも普及していく可能性がある他、オンライン商談の際にも手軽に名刺交換ができるようになります。
オンライン名刺交換のやり方
オンライン名刺交換では、URLやQRコードを相手に送るだけで自分の名刺を相手に渡すことができます。受け取った相手は登録してある自分の名刺データを送り返します。オンライン商談やオンライン会議の冒頭で名刺交換することを想定して、ビデオ会議ツールの背景画像にORコードを入れておくのも一案です。
オンライン名刺交換で得られる情報
コロナ禍でオンライン商談の機会が増えたという方もいらっしゃるかもしれません。対面での商談と同じように、商談前にオンライン名刺交換を行えば、相手の正しい部署名や肩書きを把握することができ、スムーズな商談に繋がります。
また名刺データを社内で共有することで、自社の他部署との繋がりを把握することもできます。
オンライン名刺交換のメリット
名刺交換をオンライン化することでうまれるメリットをご紹介します。
顧客情報の管理がラクに
オンライン名刺交換を専用の名刺交換ツールと連動させると、顧客情報の管理が簡単になります。名刺の情報をいちいちデータベースに入力したり、紙媒体の名刺を読み込ませる必要はありません。データは適宜車内で共有もできるので、事務コストの削減にも繋がります。
実際に顧客に会う営業だけでなく、顧客と名刺交換する機会がなかったインサイドセールスやカスタマーサクセスの人も、顧客との繋がりをオンライン名刺のデータとして蓄積できます。
リアルタイムの情報でずっと繋がる
名刺の情報に変更があった場合でも、新たな名刺を作ったり渡し直したりする必要はありません。いつでも名刺の情報を書き換えることができますし、相手側では自動で情報が更新されます。
記載できる情報に自由度がある
決められた大きさの紙の中に情報を集約する必要はなくなります。
基本情報以外にも写真やイラストを入れることができたり、オンライン会議ツールの背景としてそのまま使うことができたりもします。よりオリジナリティが高い名刺を簡単に作成できるので、相手に自分を強く印象づけることもできます。
情報過多や印象の分散に気をつけながら、自由度高く名刺をアレンジできます。
コロナで名刺交換のマナーが変わる？オンライン名刺の活用シーン
コロナの影響で非接触・オンラインが推奨されるようになり、ビジネスの形も変化の局面を迎えています。ビジネスのマナー・習慣として根付いている名刺交換はどのように変わっていくのでしょうか？
オンライン名刺の活用シーン①｜オンライン商談
テレワークを導入する企業が増加して、営業の手法は対面からオンラインに変わりつつあります。ビデオ会議ツールを用いたオンライン商談が主体となれば、相手先企業に訪問して名刺交換を行う機会は少なくなります。
名刺管理ツールを手がける株式会社Sansanが2020年3月におこなった調査では、コロナの影響で商談打ち合わせの73%がオンラインになったとのことです（参照記事はこちら）。
そこで効果的なのが、オンラインでの名刺交換です。オンラインでも商談開始前に名刺交換ができるので、相手の部署や役職を知らずに商談を始めてしまうということはありません。相手と連絡先を簡単に交換できるこの手段は、自分の人脈を広げていく上でも重要になります。
オンライン名刺の活用シーン②｜オンライン会議
オンライン会議でも同様、従来の対面方式での名刺交換ができません。
このようにオンライン上で初めて会う人の情報を知るためには、オンライン名刺交換が有効です。氏名やメールアドレス、電話番号の他にも部署や役職を知ることで、相手の立場を明確に把握して会話することができます。
オンライン会議が始まる前、もしくは最中にオンラインで名刺交換をします。方法としては2つ。一つ目は、紙の名刺をカメラでスキャンして画像データ（もしくはPDFファイル）で相手に送る方法です。チャット機能でファイルをやりとりできるツールの場合は、ツールで簡単に名刺を送ることができます。二つ目は、専用の名刺管理ツールを使う方法です。URLやQRコードで名刺交換できるほか、交換した名刺をデータとして管理することができます。
オンライン名刺の活用シーン③｜オンラインイベント
会議や商談だけでなく、多数の人と交流できるビジネスイベントも多くオンライン化されています。
従来の展示会やカンファレンスでは、大量の名刺が交換され、ビジネスマッチングが発生していました。これをオンラインで行う場合には、オンライン名刺交換が有効になってきます。一人ひとりの人と長い時間話すことができないイベントでは特に、手軽なオンライン名刺交換を便利に使うことができます。
自分の背景にQRコードを貼っておいたり、チャットでURLを送付しあったりすることで、対面で会わなくても人との「出会い」を体験できます。
オンライン名刺交換は政府も積極導入
出展：https://jp.corp-sansan.com/news/2020/keizaisangyosho_online_businesscards_start.html
2020年7月7日、株式会社Sansanは、経済産業省がクラウド型名刺管理サービス「Sansan」を導入することを発表しました。
これにより、約4000人の職員が同サービスを利用することになります。デジタル化した名刺を保管・活用することで、名刺を整理する時間の短縮や、職員の人脈の可視化といった効果を見込んでいます。
「新しい生活様式」に合わせた「新しい働き方」を目指す取り組みの一貫で、今後は外部とのウェブミーティングにも積極活用するようです（参照記事はこちら）。
無料でカンタン！オンラインで名刺交換できるアプリ
オンライン名刺交換の主要な方法である名刺管理ツールには、どのようなものがあるのでしょうか。個人で利用を始められる無料のツールについて、例をご紹介します。
Eight
Sansan株式会社が運営する、個人向け名刺アプリです。企業向けサービスもあります。
名刺を撮影するだけで素早く正確にデータ化できるので個人で始めるのも簡単。URLやQRコードを相手に送るだけで簡単に名刺交換ができます。相手がEightを使っていなくても名刺交換できるようになっています。検索性に優れており、タグでのグループ検索が可能で、繋がりのある人の情報を楽に管理することができます。
いつでも最新の情報が受け取れるだけでなく、Eight内で企業の情報収集や求人への応募も可能です。
myBridge
LINEが運営するオンライン名刺管理アプリです。URLを送付することで、誰にでも簡単に自分の名刺情報を共有できます。
スマホで撮影するだけで全ての名刺情報を正確にデータ化できます。直接修正したり、入力する必要はありません。登録した情報を検索するのも簡単で、氏名や企業名、役職名などのキーワードで必要な情報を探すことができます。
共有の名視帳を作ることもできるので、社内の名刺をメンバーとシェアして一括管理できます。LINEのトークから登録データを共有することもできます。
まとめ
コロナやDXによるオンラインシフトの流れを受けた「新しい日常」に馴染む形として注目されているオンライン名刺交換。今後、ビジネスマッチングの機会もオンラインへと変わっていく中、初対面の人にオンラインでどう挨拶するのかが重要になってきます。オンライン商談やオンラインイベントでの名刺交換をオンラインに切り替えることで、オンライン上でも「最初の挨拶」ができるだけでなく、人間関係を効率的に管理、社内へ還元することもできます。ぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか。
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