オンラインイベントの企画の流れは?開催事例や人気のプラットフォームをご紹介

一口にオンラインイベントと言っても、開催目的から配信形態、ツールに至るまで選択肢は様々です。本記事では、各業界で急速に需要が高まっているオンラインイベントについて、企画や運営の方法から配信に使うプラットフォームの選び方まで、その基本をご紹介します。

そもそもオンラインイベントとは

2020年は世界中が新型コロナウイルスの感染拡大に翻弄される年となりました。感染拡大を防止すべく、人が集まることは全面的に規制され、他人と顔を合わせて集う機会は激減。2021年を迎えても大規模イベントの開催は規制を受け、緊急事態宣言下で成人式が相次いで中止になったことは記憶に新しいです。

そんな中でイベントを中止にするばかりでなく、どうにかして開催を叶えるための方法として注目され始めたのがオンラインでのイベント開催。「オンライン○○」は、2020 ユーキャン 新語・流行語大賞でトップ10にも選出されました。

オンラインイベントとはその名の通り、オンライン上で開催するイベントのことです。会場に集まらず、三密を回避できるその特性から、コロナ禍で大いに注目されるようになりました。

オンラインイベントの運営方法は?開催のノウハウをご紹介

オンラインイベントを開催する際の流れは、基本的にリアルイベントと同じです。ここでは主に、オンライン開催ならではの注意点を踏まえてその方法を説明します。

オンラインイベントの企画方法

リアルイベント同様、イベントの開催目的やターゲットを定める他、コンテンツ内容の策定や開催日時の決定、集客方法の検討などが必要となります。リアルイベントと大きく異なる点は、会場の手配に代わって配信プラットフォームの選定が必須だということです。プラットフォームの選び方については、後ほどご説明します。

オンラインイベントの運営方法

こちらもリアルイベント同様、集客のための広報活動や参加者情報の分析が必要です。オンラインならではの注意点を挙げるとするなら、配信環境の整備に最大限気を付けるということです。参加者が途中で不意に離脱してしまった時の連絡先を周知しておくなど、トラブルへの対応策を講じておくことが欠かせなくなります。

一般的にオンラインイベントは、参加者の申し込みに対する心理的ハードルが下がると言われています。「ながら視聴」が可能であったり、移動時間・コストを削減できることから、特に参加費無料のイベントでは、参加申し込み数が増加傾向にあります。だからこそ、申し込んだイベントに必ずしも全員が参加するとは言えず、むしろ当日キャンセル率はリアルイベントを上回るケースが多いです。そこで欠かせないのがリマインドメールの送付です。開催日時に加えて、参加方法や当日の注意点などを記したメールを送ることで、イベント参加を促します。

オンラインイベントの開催方法

参加者への対応がメインですが、オンライン開催、特にライブ配信型のイベントでは、運営に関して特に気をつけることがあります。それは、無断でのスクリーンショットやレコーディングによるリスク対策です。講演内容が外部に流出することを考慮した運営、特に画面共有時のリスク管理が重要となります。クライアント情報他、社外秘の情報が漏洩しないよう、別タブやデスクトップのファイルにまで注意を払う必要があります。

また、講演に使用している端末の通知音を切っておくなど、視聴者が集中を切らさずにイベントに参加できる環境を作る、オンラインならではの配慮も必要です。

他にも、講演中のディバイスとは別に運営側で視聴用のディバイスを用意しておくと、視聴者目線でのイベント 作りができるだけでなく、配信中のトラブルにも即座に気付くことができます。

オンラインイベントに使える人気のプラットフォームは?

オンラインイベントに使用できるプラットフォームは数多くあります。ZoomやMicrosoftTeamsなど無料で使えるものから有料のサービスまで、その特性は様々です。自社イベントに適したプラットフォームをどう選ぶのか、判断基準の例を挙げていきます。

導入目的にあったツール

オンラインイベントを開催する目的を明確にします。参加者に何を提供するのか、イベントを通して何を達成したいのかを定めます。その上で、イベントの特性上、参加者同士の交流が必要なのか否か、講演等を通じて一方的に情報を伝えるだけで事足りるのか、を判断していきます。これによってイベントの開催形態(オンデマンド配信・ライブ配信・事前収録など)が変わってきます。

初めてでも使いやすいツール

オンラインイベントでの音声トラブルは致命的です。イベントの最中にトラブルが生じたりしないよう、安定した配信環境が整ったプラットフォームを選びます。効率的にイベントを開催するためには、使いやすさも大事です。運営工数をなるべく減らせるような、少ない人数でも運営できるような、使いやすいものを選びます。

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双方向性高いイベントを開催できるツール

イベントの目的を踏まえた上で、参加者同士の交流が必要、或いは出展社と参加者間の双方向性を保ちたい、ということであれば、交流を目的としたイベントに適したプラットフォームを選びます。配信ツールの選び方によっては、ただ動画を垂れ流すだけのオンラインイベントになり得るので、注意が必要です。

このように様々な判断基準を掛け合わせて検討を重ねることで、自社イベントに最適なプラットフォームを選定します。例えば、不特定多数に向けて一方的に情報を伝えるだけであれば、URL一つで簡単にアクセスできるような動画配信プラットフォームが適しています。一方で、参加者が限定的で、ビジネスマッチングの成立を目指すものであれば、交流機能が豊富なプラットフォームが適していると言えます。

オンラインイベントの企画から開催まで。導入事例をご紹介

コロナ禍で、既存のリアルイベントをオンライン化させることに成功した事例をいくつかご紹介します。

BeyondTheBlack【ブラックライン株式会社】

年次イベントをコロナ禍でオンライン化。ユーザー企業の事例講演、パートナー企業のセッション、また有識者による特別講演やパネルティスカッションを交えた、2日間のオンラインイベントを開催しました。

開催にあたって同社は、様々な動画配信プラットフォームを検討。最終的にイベントプラットフォームEventHubの利用を決めた理由として、登壇者と来場者間でのインタラクティブ性が保てる機能が多いことを挙げています。EventHubは、名刺交換機能やウェブミーティング予約、質疑応答、投票機能など、登壇者と来場者がバーチャルに交流できる機能を多数搭載しています。

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KARTE CX Conference【株式会社プレイド】

リアル開催予定だったイベントをオンライン化。オンラインセミナーが濫立する中、イベントの双方向性を高めることで、満足度向上を目指しました。

当初は、ZoomとYouTube LIVEを検討していたようです。しかし、Zoomに関しては、セッションの移動が不便なことやコメントによる盛り上がりに欠けることを懸念。YouTube LIVEに関しては、配信しても誰がいつ視聴したのかが分からないということを問題視していました。

最終的にEventHubの利用を決定した理由には、視聴ログが取れることを挙げています。事実、視聴ログを記録しておくのは、リード管理やリードの質を判断するためにも、出展企業がいるイベントであれば出展企業へリード納品する際にも、非常に重要とされています。

コロナ禍で考えた、双方向性の高いオンラインイベントとは?
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面白いオンラインイベントとは?イベントでプレゼンする時のコツ5選

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待機画面にもこだわる

参加者が入室してからイベント開始までの間、或いはイベントの中に設けた休憩時間など、イベントの各所には待機時間が存在します。視聴者はその間、待機画面を見ることになるわけですが、ここに工夫を凝らすことでイベントへの訴求力が高まると考えられます。

例えば、待機画面には最低限、タイトル・時間・イメージ画像を含めることが重要と考えられます。休憩中の待機画面には、再開時間も記載しておくと良いでしょう。イメージ画像には、イベントの雰囲気を表現するものが適しています。

このように必要な情報を載せておくことで、参加者に配慮したイベント運営を図り、運営側への信頼を高めます。運営側と参加者に物理的な距離があるからこそ、些細な点にも注意を払い、「ただ待たされている感」を与えないことで、イベントへの興味が高まると考えられます。

出演者の背景を統一して一体感を演出

オンラインイベントでは、登壇者も様々な場所から講演をするため、登壇者間、ひいてはイベントそのものの統一感が失われがちです。

例えば、背景画面。それぞれ背景画面が異なる場合、視覚的な情報が多すぎることで講演内容への集中力が削がれる可能性があります。例えばこれをシンプルなデザインに統一することで、イベントの一体感を演出できます。服装含め、無駄な色を使わないことで、視聴者の集中を高めることも狙えるでしょう。

スライドの字は大きくシンプルに

オンラインイベントを視聴する際、その端末がパソコンだとは限りません。スマートフォンで視聴する参加者がいることも考慮したうえで、見やすいスライドの作成を心がけることが大事です。

そもそもオンラインイベントにおけるスライドの役割は、今話していることを登壇者・参加者間で共有することにあります。レジュメや細かい数字が入った資料は後から配布することも視野に入れ、講演時に投影するスライドは最低限の情報のみで構成します。スライドに盛り込んだストーリーを参加者と共有するため、必要に応じて口頭で補いながら、見せたいものだけを残すスライド作りが求められます。

ハッシュタグはシンプルで被らないものを使用

オンラインイベントでは、参加者自身によるSNSへの投稿もまた、イベント活性化の鍵になります。特にオンタイムで簡単に自分の考えを投稿できるTwitterは、オンラインイベントと同時進行で、外からイベントを盛り上げるツールの一つと捉えられます。そのために欠かせないのが、ハッシュタグです。ハッシュタグをつけてツイートしてもらうことで、参加者の温度感を感じることができることができ、運営側と参加者で共にイベントを作り上げていく雰囲気を創出できます。

ハッシュタグをつけたツイートを促すには、投稿しやすい(打ちやすい)ハッシュタグに設定しておくことが重要です。例えば、半角英数字・カタカナ・ひらがなを混ぜない、文字数は少なくするなど、視聴者が気楽に打てるようなものであるに越したことはありません。ハッシュタグの探しやすさも考慮して、そのイベントでしか使っていない独自性のあるものか、被らないように事前に調べておくことも欠かせません。

まとめ

オンラインイベントでは、どうしても運営側と参加者の物理的距離が生まれてしまいます。イベント開催の目的を明確にした上で、最適な開催方法を選定し、参加者が快適に参加できるよう配慮したイベントの運営を行うことが、成功への鍵となります。

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