オンライン展示会とは？おすすめのシステムやメリット・デメリットを徹底解説
コロナ禍で大規模イベントが中止・延期になる中、イベントをオンラインで開催するケースが急増しています。展示会も例外ではなく、コロナ禍でも新たなビジネスマッチングの場を創出しようと、多くの企業が展示会のオンライン開催を検討するようになりました。
しかし、展示会のような大規模イベントはオンライン化のハードルが高いと考える方も少なくありません。そこでこの記事では、オンライン展示会のメリット・デメリット、便利に開催できるツールについて解説いたします。
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
2021年、オンライン展示会の動向は？
実は、コロナ禍以前にも展示会をめぐって、ある流行が生じていたことをご存知でしょうか？
『MICE』とは｜展示会 (Exhibition) もMICEの1つ
コロナ禍以前、インバウンド効果に期待して観光業を推進していた日本政府は、観光立国推進のための施策の一環として『MICE』という概念を提唱していました。
MICEとは、集客交流が見込まれるビジネスイベントの総称で、以下の要素の頭文字をとったものです。
- Meeting：企業のミーティング等（社内会議、研修など）
- Incentive：企業報奨等（報奨旅行、レセプション、表彰など）
- Convention：総会・学術会議等（国際会議、学会、大会など）
- Exhibition/ Event：展示会・見本市等/ 文化・スポーツイベント等（フェア、ショー/ 万国博覧会、オリンピック、キャンペーンなど）
MICEが開催される国や地域の経済は、大きく活性化されます。特に日本では、MICEによる国際化の推進に、既に大きな期待が寄せられています。MICEについて、詳しくはこちらの記事で紹介しております。
MICEの1つである展示会についても、政府によって開催が後押しされる傾向があることは間違いなく、展示会の開催や出展をビジネスチャンスとして捉える企業も少なくありません。
2020年、コロナの影響で事例が急増
展示会はただ商品を展示するだけのイベントではなく、商談を通じて新たな販路を拡大したり正しく商品情報を伝える場として、ビジネスシーンで広く重宝されています。
しかし2020年以降、コロナの影響によって大規模イベントの中止や延期が相次いでいます。コロナの影響が長引く中、次第に大規模イベントをオンラインで開催する動きが強まるようになりました。展示会もその例外ではなく、オンライン開催の事例数が急増しています。
しかし、自社サービスに強い関心を寄せる参加者が一堂に会することが展示会の良さであり、特徴でもありました。オンラインでの開催に切り替えることを躊躇する主催者も多いようです。小規模で一方的な情報発信が中心となるウェビナーよりも、オンライン化に対する心理的ハードルが高いイベントと言えます。
オンライン展示会のメリット
オンライン展示会には様々なメリットがあります。リアル会場での開催よりも便利になる点をご紹介します。
幅広い集客が実現する
会場の立地を問わずに集客できるので、参加者の幅が広がります。
オンライン開催では、時に国境すら簡単に超えてしまいます。参加者が住んでいる場所を考慮せずに集客することが可能になり、参加者の多様化が進みます。これまで交流の機会を持てなかった参加者と交流できる環境を作ることで、展示会そのものの付加価値を高めることもできるのです。
集客の対象が広がる上、会場のキャパシティを考えずに参加を募ることができるので、リアル開催時よりも参加者が増加する傾向にあります。
コストを大幅に削減できる
展示会をオンラインで開催することで削減できるコストとして
- 会場まで移動費
- 会場のレンタル費
- 会場の装飾費
- 当日配布する資料の印刷費
- 当日の人件費（受付・誘導・ブースの設営など）
- 飲食提供費
などが挙げられます。
時間や場所に左右されずに準備を進めることができるので、準備も効率的に進みます。全てオンラインで完結するので、コストや運営工数が大幅に削減でき、効率的なイベント運営が可能になります。
参加者のデータに基づいた運営ができる
参加者の情報をデータとして管理できます。
ツールによっては、参加者のプロフィールや動画の視聴履歴を一括管理することが可能です。他にも、例えば会場で展示会を行う場合、実際の来場人数を正確に把握することは難しいです。オンライン展示会であれば、申し込み人数・来場者数が簡単にわかるだけでなく、それぞれの参加者がどのブースで誰と交流したのか、滞在時間はどれくらいだったのか、なども全てわかります。
ツールによっては、名刺交換やアンケートをオンラインで実施する機能を持っており、オンライン展示会でも十分に参加者同士の交流を生み出すことが可能です。来場者の行動をデータ化することで、自社に関心が高い来場者へ適切にアプローチできます。機会損失を少なくすることで、時にリアル会場で発生するよりも多くのビジネスマッチングを創出することができるのです。
オンライン展示会のデメリット
運営や出会いの効率化など、オンライン開催には様々なメリットがあることがわかりました。一方で、オンラインならではのデメリットも存在します。これらの弱点を乗り越えられるような機能を持ったツールを選定することが成功の秘訣です。
偶発的な出会いが創出しにくい
オンラインでも確かに交流はできるのですが、偶発的な出会いが生まれにくいというのはオンライン開催のデメリットと言えるでしょう。
例えば、リアル開催の展示会で出展者は、対面で不特定多数の人に呼びかけを行ったり、チラシを配ったりすることができます。しかし、オンラインではこういった行為は難しいです。オンライン上での出会いはデータに基づくマッチングがその基礎となっており、「たまたま出会う」というシーンが稀だからです。
参加者の多様性を向上させ、参加者同士が気軽に声を掛け合えるような機能を活用することで、この弱点を克服することが可能です。
展示物が触れない
直接的な体験、参加者の五感に訴えた体験の提供が難しいです。特に嗅覚や味覚、触覚へのアプローチは、オンラインでは困難です。よって、オンライン展示会に向いている商材と不向きな商材があることを理解しておく必要があります。
例えば、ソフトウェア商材は、動画でのアプローチや実際のツールへの誘導で、オンラインでも問題なく展示をすることが可能です。来場者も実際に商材を使用しながら理解を深めることができるので、オンライン展示会に適している商材と言えます。
一方で、ハードウェア商材は、実際に見て触ってもらうことで来場者に稀有な体験を提供できる商材の一つです。飲食関連も同じで、商品を来場者に直接体験してもらうことが肝要となります。この「直接触れる」経験の提供が不可欠な展示会は、オンライン開催にあまり向いていません。
動画やVRなどの技術を駆使してオンライン展示会を開催することが可能ですが、物理的な展示物を触ることが非常に重要なタイプの展示会には、オンラインは未だハードルが高いと言えます。
一方的な情報発信になりやすい
オンライン展示会では参加者同士の顔が見えないことが多く、出展企業や登壇者による一方的な情報発信に留まってしまうこともあります。
会場で行われる展示会では、その場の雰囲気に合わせて会話の内容を変えるなど、対面ならではの臨場感あるコミュニケーションが実現します。対してオンライン上では相手の顔が見えないままコミュニケーションを取らざるを得ないこともあり、双方向性ある意思疎通が難しい場合も多いです。
主催者は、質疑応答や投票機能を用いて、来場者の興味に沿ったコンテンツ設計を行う必要があります。
オンライン展示会におすすめのプラットフォーム
オンライン展示会を開催する時、どのようなツールを使えばよいのでしょうか？ツール選定の際に気をつけるポイントをご紹介します。
やり方が一目で分かる！初心者でも使いやすいツール
シンプルで使いやすいツールを選びます。
主催者側の管理画面が分かりやすいと、運営に携わる人員を削減することができます。効率良くオンライン展示会を開催するためにも、操作がわかりやすいプラットフォーム選択をおすすめします。サポート体制が充実したサービスを選ぶと、初めてでも安心して利用できます。
2020年から急速に増えたイベントスタイルなので、来場者や出展者もオンライン開催に慣れていません。参加方法や商談の申し込み方法などを参加者に案内するのに手間がかかると、運営の効率を下げてしまいます。直感的に操作できるツールをおすすめします。
URL1つで簡単アクセス、気軽に参加できる
参加者にとって、URLをクリックするだけでイベントページにアクセスできるのは大変便利です。
実際、アプリダウンロードが必要なツールよりも、URLだけで簡単に参加できるツールの方が、利用率が高いというデータもあります。
交流機能が豊富なツール
参加者同士の交流を目的とする展示会では、交流機能が豊富なツールを選ぶことをおすすめします。
イベントプラットフォームEventHubでは、参加者同士の交流を促し、ビジネスマッチングを創出する機能を豊富にお使いいただけます。連絡先を交換する必要はなく、 EventHub内で全て完結するので安心してお使いいただけます。気になる人とチャットで気軽にやりとりできるだけでなく、オンラインでの名刺交換やその場でオンライン商談も可能です。
まとめ：オンライン展示会でビジネスマッチングの機会創出
オンラインでの展示会開催について、ご説明してきました。まだまだ改善や検討の余地がある部分も多いですが、開催事例の急増に伴って、ツールも日々アップデートされています。最新の機能を取り入れて、コロナ禍での展示会開催に踏み切ってみてはいかがでしょうか？
