ウェビナーの意味とは?メリットとデメリット、サービスの選び方を解説

コロナ禍では欠かせないITツール、ウェビナー(Webinar)とは?

インターネット上でセミナーを配信すること

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、一般的にはオンラインセミナーと同義です。セミナーは全てオンライン上での配信なので、参加者は会場に足を運ぶ必要がありません。三密回避が徹底されているコロナ禍においてそのメリットに注目が集まり、今や業界を問わず様々なシーンで活用されるようになりました。

一般的に「セミナー」と称されるイベントでは、特定のテーマに対する意見交換や討論を行うことが多いです。この特性上、セミナーをオンラインで行う場合には、参加者とどのように交流するか、イベントをどう活性化させるかが懸念事項となるケースが多く見受けられます。

本稿では、ウェビナーの配信形態から参加方法まで、オンライン開催のメリット・デメリットを交えて解説します。

録画配信とリアルタイム配信ができる

ウェビナーには主に、2種類の配信方法があります。

録画配信

1つ目は、事前に録画したセミナー動画を配信する方法です。複数回にわたっての配信が簡単で、毎回同じ質のセミナーを多数の視聴者に提供することができます。セミナーを事前に収録・編集することが可能なので、必要な情報のみを端的に視聴者へ伝えることができます。また、登壇者の拘束時間も短くて済み、比較的フレキシブルな予定の調整が可能です。セミナー当日の運営工数が激減することもメリットの1つです。

一方で、動画を一方的に配信する形になるので、視聴者とのコミュニケーションはほぼありません。セミナー当日に、参加者と登壇者との間でコミュニケーションを活性化させたい、双方向性の高いイベントを開催したいといった場合には、質疑応答や投票だけはリアルタイムで実施するなどの対策が必要です。

リアルタイム配信

2つ目は、リアルタイムでセミナーを配信する方法です。登壇者と参加者の双方向性が高く、臨場感のあるセミナーが開催できます。質疑応答を交えつつ、参加者の関心に沿ったセミナー開催が可能で、満足度を高めることもできます。イベント全体でコミュニケーションを促進することで、全ての参加者が主体性をもってテーマへの理解を深められる方法です。

一方で、配信トラブルが発生するなど、リアルタイム配信ならではのリスクがあることも事実です。通信環境を整えたイベント開催が成功の鍵となります。

ウェビナーの使い方(主催者側・参加者側)

 

主催者側

使用するツールによりますが、事前に視聴方法を参加者に通知します。事前準備の有無や当日の視聴方法まで、参加者目線に立った案内を行います。視聴の際の注意点や服装の指定などあれば、詳細に知らせることで、参加者が快適にウェビナー参加できるよう心がけます。

参加者側

主催者からの案内に従います。必要であれば事前にアプリをダウンロードしたり、参加者情報を入力するなどします。当日は入室したら、カメラをオンにするか、画面をオンにするか、主催者の指示に従ってください。ウェビナー途中でデバイスの充電が切れたりしないよう、電源につないだ状態での視聴が推奨されることも多いです。

ウェビナーに参加するときの注意点

参加環境

参加はスマートフォンからでも可能ですが、快適に映像が視聴できるだけの安定した通信環境は必須です。参加者同士の交流が求められるなど双方向性の高いウェビナーに参加する場合は、カメラやマイクが必要となります。ノートパソコンやスマートフォンの場合、カメラやマイクは内蔵されている場合が多いですが、内蔵されていない場合は外付けのものを別途購入します。また、ソフトのインストールが求められている場合は、事前に済ませておきましょう。

資料

リアル開催のセミナーでは、当日、会場内で紙の資料配布があることも多いです。一方、ウェビナーでは、資料は画面に投影されるか、事前・事後にPDFとして配布されることが多いです。紙の資料に直接メモを取ることに慣れている方は、今までと視聴方法を変える必要がありそうです。またこれはオンラインならではの良さですが、詳細な数字までメモしなくても後で資料ダウンロードできる場合も多いので、必要事項を見極めてメモを取ることが大事です。

ウェビナー(Webinar)のメリット・デメリット

参加者側のメリット・デメリット

メリット

どこからでも視聴可能です。自宅からでもウェビナーに参加でき、「ながら視聴」も可能です。会場までの交通費や移動時間を削減でき、時には国境を超えた視聴が可能です。その手軽さは参加者にとって非常に魅力的で、ウェビナーに積極的に参加する人が増えたことで、特にコロナ禍ではウェビナーの数は増加傾向にあります。

また、アーカイブ配信を行うウェビナーも多いです。アーカイブ配信とは本配信の後に録画しておいた配信を公開することで、期間内であれば時間を問わず自由に動画を視聴することができます。予定が合わない場合やウェビナーを繰り返し視聴したい場合などに使うことができます。

他にも、チャット機能を通じて登壇者と気軽にコミュニケーションをとることもできます。リアル開催の場合、会場で手を挙げて質問することをためらう方も多いかと思います。オンラインではチャット機能で視聴者からの質問を受け付けることが多く、テキストだけでの質問が可能なので、一般的に質問のハードルが下がると言われています。実際、リアル開催よりも活発な質疑応答が行われるケースもあるようです。

デメリット

最低限の通信環境を整える必要があります。特に、快適な視聴には安定した通信環境が必要です。自宅のネットワーク環境を整えることが必須となります。

ログインや登録が必要な場合があります。事前に参加者情報の記入を求められると億劫に感じることもあるかもしれません。パスワードを忘れてしまったなど、ログインに手間取るとウェビナー参加に遅刻する原因にもなりますので、注意が必要です。

主催者側のメリット・デメリット

メリット

大幅なコスト削減が可能です。対面形式のイベントを開催する際には、会場代、設備費用、装飾、提供する飲食代、人件費など、多くの費用がかかります。オンラインへの切り替えにより当日の人的リソースや移動コストが抑制でき、無駄を省いたイベント開催が可能となります。

また、イベントへの集客がしやすくなります。移動時間・コストが削減できることから、オンラインイベントでは参加ハードルが下がるのが一般的です。地方や海外からの参加も見受けられるなど、今まで集客の対象ではなかった層もその対象となり、集客の幅が広がります。

集客段階の効率化を始め、会場を抑える手間も省けるので、従来のリアル開催よりずっと早く準備が終わることも。株式会社プレイドが開催した「Experience  LIVE OUT」では、使用したプラットフォームEventHubの利便性も相まって、1~2ヶ月という期間でイベントの企画から開催まで完了しています。

デメリット

一方で、偶発的な出会いが創出しにくくなります。同じ場所に集うことでしか共有できない空気感や、予期せぬ出会いが起こる環境など、オンラインでは実現しにくいものもあります。双方向性の高いウェビナーでは特に、交流機能を活用するなど、バーチャルでも空間を共有するための環境づくりが欠かせません。

また、参加者のエンゲージメントが下がる懸念があります。参加のハードルが下がることで、熱意の低い参加者が混在したり、場合によっては当日キャンセルや途中離脱の可能性も否めません。チャット機能や質疑応答を利用して、参加者の関心に沿ったウェビナー作りが大切となります。

事実、参加者の様子が分からず不安を抱く主催者も多いようです。EventHubでオンラインイベントを開催したブラックライン株式会社もその一つ。しかし、質疑応答や投票機能、アンケート機能を駆使することで、「画面の向こう側にいる来場者の関心に沿ったコンテンツをお届けすることができた」と言います。

ウェビナー(Webinar)におすすめなサービスの選び方

ウェビナーに使用できるプラットフォームは数多くあります。無料で使えるものから有料のサービスまでその特性は様々。最適なプラットフォームを選定する際に考えるべきことを紹介していきます。

配信方法

ウェビナー開催を通じて達成させたいことを明確にした上で、はじめに配信方法を決定します。一方的かつ端的に情報を発信したい場合は録画配信、双方向性の高いウェビナーにしたい場合にはリアルタイム配信を選択します。それぞれの配信方法に適したツールを選定する必要があります。

録画配信に決定した場合、配信動画のクオリティや配信日時を設定できる機能が欠かせないポイントとなります。設定した日時に自動的に配信されるようなサービスを選ぶことで、ウェビナー当日の運営工数を削減することができます。

リアルタイム配信の場合は、双方向性の高いイベントが実現できるよう、それぞれのツールが持つ機能に注目します。チャット機能をはじめ、挙手、投票、オンライン名刺など、交流を促す機能は様々です。機能が充実したツールを見極めることで、オンラインでもリアル開催に近い形のコミュニケーションを促進することが可能となります。

使いやすさ

配信方法に関わらず、使いやすさ・見やすさは重要なポイントです。初期設定が複雑だったりと、主催者にとって使いづらいサービスは運営の妨げになります。特に初めてウェビナーを開催する時には、なるべくシンプルで直感的に使えるプラットフォームを選ぶことが成功の秘訣です。参加者にとって使いやすいかどうかも考慮すべきポイントです。例えば、アプリのダウンロードが不要だと、URL一つでウェビナーへのアクセスが可能で、親切だと言えるでしょう。

事実、EventHubでも、ウェブサービスに切り替えてからは平均してより多くの方にログインしていただくことに成功しており、ダウンロードが必須なアプリよりもはるかに多くの来場者に使っていただけることを実感しています(詳細はこちら)。

他にも、安定した配信環境を備えたサービスを選ぶことで、トラブルのリスクを軽減させ、快適なウェビナー参加を実現できます。

各種機能

視聴ログや参加者情報がデータとして残せるのはオンラインならではのメリットです。データに基づいてPDCAを回すことでウェビナーの改善が図れます。ウェビナー開催の際には、こういったオンラインならではの良さを最大限に活かすようなツールを活用することをおすすめします。

まとめ:オンラインならではの良さを活用する

移動時間・コストが削減できる、どこからでも視聴可能、アーカイブ配信ができる、など。ウェビナーの開催・参加を通じて、主催者・参加者共に、オンラインならでは良さを感じることができるはずです。一方で、リアル開催ならではの良さもまた、見えてくることでしょう。それぞれの良さを理解した上で、敢えて「ウェビナー」を活用することで、適切な情報発信・収集が可能になります。コロナ禍で人が集まることが困難な今だからこそ、一度使ってみてはいかがでしょうか。

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