リアル・オンラインのハイブリッド開催！コロナ禍で見つけた新しいイベントのカタチ

株式会社ユーザベースから分社化して、2015年に創立された株式会社ニューズピックス。「経済を、もっとおもしろく。」をミッションに、ソーシャル経済メディアNewsPicksを提供しています。同社は「西から日本を牽引する時代がやってくる」と捉え、2019年から「WestShip」を開催。2020年、コロナ禍での開催に差し当たって、オンラインとリアルのハイブリッド開催を決定した背景とは。担当の内田さんにお話を伺いました。

前回開催で「会う」ことの大切さを実感

― 早速ですが、WestShipについて簡単に教えてください。どういった目的のイベントですか？

「2025年に大阪万博を迎える西 (West) から、日本に新しい風を吹かせたい」。そんな想いから、Westに縁が深い変革者・実践者の方々が集う象徴的なカンファレンスを創っていきたいとして2019年に生まれたのがWestShipです。日本全国に新しい風を吹かせなければならない、そのためには強いリーダーシップを発揮できる存在が必要です。そして、西から挑戦の火種が生まれるきっかけとなる場としていくべく、今後も毎年の開催を目指しています。

― 前回とは大きく異なる状況下でのイベント開催となりましたが、コロナ禍での開催にあたって、1番悩んだことはなんでしたか？

イベントを開催したのは12月8日。新型コロナウイルス感染拡大への不安は付きまとう状況でした。イベント開催の制限基準に抵触しない運営内容ではありましたが、イベントのSpecial Partnerである大阪府とも何度も相談を重ね、より安全な運営を目指しました。

やはり1番悩んだのは、開催形態についてです。プロジェクト自体は2020年3月から始動していましたが、ハイブリッド開催での実施を決定したのは9月頃でしたね。ほんとうに、イベント直前まで様々な対応に追われていました。コロナ感染予防において、念入りな準備を重ねたことで、幸い、クラスターは発生せず無事にイベントを終えることができました。

― オンライン開催ではなく、敢えてオンライン・リアルのハイブリッド開催とした経緯を教えてください。

前回2019年にWestShipを開催した際、参加者の方々が高いエンゲージメントでセッションを聴いてくださったことを実感しました。懇親会も好評で、人と繋がりを持てたことに対して大きな反響をいただきました。会場に集って顔を合わせる環境、セッションの「熱」を共有できる環境を作ることで、参加者の方々に大きなメリットをご提供できると感じたんです。

なのでコロナ禍でオンラインシフトを迫られた際も、対面の機会をすべて無くしてしまう、という決断はしませんでした。前回開催でリアル開催の良さを体感していたからこそ、ハイブリッド開催にこだわって準備を進めることにしました。

リアルでもオンラインでも。同時にイベントを楽しむ方法

― ハイブリッド開催は実例もまだ少なく慣れない点も多かったと思いますが、準備段階ではどういったことを心がけましたか？

リアル会場に関しては、感染症対策を徹底して行いました。直接接触の排除、席の配置や控室のレイアウトについても十分に検討し、感染リスクを最小限に抑えるよう努めました。

その上で、皆さんにストレスなく参加してもらうことを重要視しました。本イベント開催の最大の狙いは、「参加者の体験価値の向上」でした。オンラインでの参加者もリアル会場での参加者も、同じプラットフォームで視聴できるようにしたかったです。

― EventHubの利用を決めた理由を教えていただけますか？

「参加者の体験価値の向上」という観点では、リアル・オンラインの参加者が一つのイベントを楽しめることが重要です。ハイブリッド開催をするからには、リアル会場にいる参加者もオンラインで視聴している参加者も、どちらにも楽しんで欲しい。しかも双方の参加者にとってストレスの無い形でそれを実現させることを重要視していました。

ハイブリッド開催での利用を前提としたサービスが少ない中、EventHubはハイブリッド開催に適していると判断して利用を決めました。

ハイブリッド開催でイベントが立体化

― 実際にEventHubで開催してみていかがでしたか？

大阪の会場に足を運べない方、例えば都内在住の方にもリアルタイムで参加していただけたことは良かったと思います。この点については、オンラインならではの良さとして既に認識されていますが。今回はそれに加えて、大阪会場との同時進行だったからこそ、イベントがより立体的になったと感じています。

WestShipでは、人と人の出会いを創ることを重要視していますし、前回開催でも「出会い」を持てたことについての反響が非常に大きかったです。バーチャル空間でも出会いの場を創出すること、セッションに参加することはもちろん可能ですが、リアルの場で空間を共有できるからこそ、より一体感を持つことができることを今回、改めて実感しました。感染症予防の観点から懇親会等、交流の要素は断念しましたが、オンライン開催ではなく、ハイブリッド開催にこだわったからこそ、「空間を共有する」という代え難い体験を提供できたのではないかと手応えを感じています。

その点で、リアル・オンラインの双方が同じプラットフォームでイベントを楽しめるEventHubというプラットフォームはありがたかったです。改善の余地はありますが、EventHubを用いたハイブリッド開催という決断は、総じて良かったと思います。

― 来場者の反応はいかがでしたか？

オンラインでの参加ができたことで、参加へのハードルが下がったという声を頂きました。あとは、見逃し配信についての反響が大きかったですね。大阪会場に来場した方も見逃し配信を視聴できるようにしました。対面で集まれる環境は整えながらも、その時々の状況を鑑みて、無理に足を運んでいただかなくても安心して視聴できる仕組みを作ることができました。コロナ禍ならではですが、良い機能だったと思います。

― 出展社の反応はいかがでしたか？

企業紹介ページをはじめ、「こんなこともできるんだ」という驚きや感心のお声を頂戴しました。EventHubの機能を駆使することで、より出展者、参加者のみなさまの出会いの場を創っていけるものと感じました。今後、活用のための工夫をもっとしていきたいと考えています。

ポスト・コロナを見据えて。ハイブリッド開催を選択肢の1つに

― イベント開催の目的は達成できましたか？

5,000名以上の方にお申込みいただき、イベントを通じて弊社が伝えたかったメッセージを伝えることができたことを嬉しく思います。一方で、「関西で挑戦の火種が生まれるきっかけとなる場を作ること」に関しては、大阪会場の規模を縮小せざるを得なかったこともあり、ハードルが高いと感じることもありました。懇親会含め、対面で集うことを前提としたコンテンツの縮小を受けて、コロナ禍で熱度高い交流を実現させるのは難しかったですね。今後はオンラインの場での交流もより促進できるよう仕組みづくりをしていきたいと思います。

一方で、オンラインを駆使したハイブリッド開催にしたことで、セッションの熱を多くの方に届けることには成功しました。セッションに参加したことで勇気や元気をもらったなど、参加者さまからのポジティブな感想をいただけ、本当に勇気づけられました。

― 今後もハイブリッド開催を続けていかれますか？

ポストコロナの時代を想像するのは難しいですが、一気に前の世界に戻ることはないと思っています。弊社としても、オンライン開催の良さは認識しましたが、一方でリアル開催の良さもあることを痛感しました。イベントのコンセプト、そしてもちろん感染症拡大の状況によって、リアル開催・オンライン開催・ハイブリッド開催を使い分ける必要がありますね。

特に今回のような大規模イベントについては、小規模の分科会を作るなど、参加者同士が深く繋がれるような工夫を凝らしていかなければいけません。EventHubの機能がますますアップデートされていくことに期待しつつ、それを利活用する形で、出展社の方々と共にその都度、最適な環境を作っていきたいと考えています。

― 内田さん、ありがとうございました！