展示会出展後のレポート作成手順と営業効果が伝わるテンプレート活用法

展示会は、自社の製品・サービスの価値や魅力を多くの人に伝え、見込み顧客との接点を得る重要なマーケティング施策のひとつです。しかし、出展そのものが目的ではなく、得られた成果を社内で共有し、次回以降の改善に活かすための「レポート（報告書）」作成が不可欠です。本記事では、出展後の報告書作成における基本的な流れや構成、営業成果の可視化方法、テンプレートの活用法など、実務に直結する情報を整理しています。また、社内での情報共有や次回展示会に向けた振り返り方法、名刺やメモの整理といった具体的な業務のコツにも触れ、担当者がスムーズにレポートを作成できる内容を実践的な視点で解説していきます。

レポート（報告書）作成の目的と重要性を正しく理解する

展示会後にレポート（報告書）を作成する目的は、出展の成果を社内で客観的に評価し、次回以降の施策に生かすことにあります。単なるイベントの報告で終わらせるのではなく、得られた「事実」を整理し、「所感」と区別したうえで、誰が読んでも内容が理解できる形で記述することが求められます。

展示会は、多くの準備とコストをかけて実施される活動です。出展社は、当日のブース運営だけでなく、事前の告知や資料作成、スタッフの配置など、さまざまな業務をこなしています。こうした全体の流れを踏まえ、報告書を通じてどのような「効果」があったのかを明確にすることで、出展が単発の施策ではなく、長期的なビジネス戦略の一環であることを示すことができます。

また、他部署や上司、関係者に対して報告内容を明確にするためにも、文章は簡潔で読みやすいものとし、必要に応じて写真や資料、数値データなどを挿入し、レポート（報告書）の説得力を高めましょう。

なぜ展示会の報告書が必要なのか

展示会の報告書が必要とされる理由は、主に以下のような点にあります。

• 出展の目的と成果を明確にする
  事前に設定した目的と実際の成果を照らし合わせて評価することで、今後の出展可否や戦略判断の材料になります。
• 営業活動への連携を強化する
  名刺交換や会話から得られた「見込み顧客」情報を整理し、インサイドセールス（IS）や営業チームと共有するための基盤となります。
• 社内でのナレッジ共有を促進する
  イベントの様子や参加者の反応、競合他社の動きなどを記録しておくことで、他チームとの情報共有がスムーズに行えます。
• 予算や施策の正当性を説明する材料になる
  展示会にかかった費用と得られた成果を可視化することで、次回の出展判断や予算獲得時の「説得材料」として使えます。

このように、レポートは単なる報告ではなく、次の「提案」や「計画」に活かすための基礎資料です。展示会の成功を企業全体の成果に結びつけるには、客観的かつ網羅的な記録が必要不可欠です。

展示会レポート（報告書）の構成要素と記載ポイント

展示会のレポート（報告書）を効果的に仕上げるためには、構成を明確にし、読み手が必要な情報にすぐアクセスできるような流れを意識することが重要です。レポート（報告書）の読みやすさや理解のしやすさは、内容だけでなく構成そのものに左右されるため、初めての担当者でも基本に沿って作成すれば十分対応可能です。

一般的なレポート（報告書）構成は以下のとおりです。

• 表紙・タイトル：展示会名、開催日時、会場、出展社名を明記します。
• 概要・目的：今回の展示会における出展の目的、出展の背景を簡潔にまとめます。
• 当日の様子：写真や簡単なタイムライン、ブース運営体制などを記録します。
• 成果：名刺獲得数、来場者数、製品・サービスへの反応などを具体的に記載します。
• 所感・課題：現場の気づきや改善点を、主観的ではなく根拠と共にまとめます。
• 次回に向けた提案：改善すべき点、今後の準備で意識すべき事項を提案します。

この構成に沿うことで、関係者にとって価値ある「社内資料」としての役割を果たしやすくなります。業務報告としてのレポート（報告書）であることを意識し、専門用語や社内独自の略語は必要に応じて注釈を入れるなどの工夫も効果的です。

基本構成と記載すべき主な項目

展示会レポート（報告書）に記載するべき主な項目を、具体的に解説します。

• 開催情報の明記
  展示会名、主催社、開催日時、場所、出展スペースの位置などの「基本情報」は正確に記録しましょう。
• 出展の目的とKPI
  「何のために出展したのか」「どのような成果を目指していたのか」など、KPIやゴール設定も合わせて記述することで評価軸が明確になります。
• ブース設計と運営体制
  スタッフ配置やブースのレイアウト、来場者対応フローを記録しておくことで、次回以降の参考になります。
• 来場者データと反応の整理
  名刺情報、商談件数、アンケート回答率などの数値データをもとに、来場者の傾向や関心事項を把握します。
• 課題と改善点の記載
  当日現場で発生した問題や、集客・対応・資料内容などに関する改善点を具体的に記録します。
• 使用した資料やツールの記録
  配布したパンフレット、動画、ノベルティなどの使用状況や反応も、報告書に記載しておくと有益です。
• 写真や図表の挿入
  会場の様子やブースの写真は、文章だけでは伝わらない雰囲気を補完してくれるため、適切に活用しましょう。

このような「チェックリスト」を活用して記載すべき項目を整理しておくと、書き漏れを防ぎ、誰が読んでも内容が伝わりやすいレポート（報告書）になります。

営業成果を可視化するデータの扱い方

展示会の出展は営業活動の一環である以上、レポートにおいても「商談機会」や「営業貢献度」を明確に示す必要があります。そのためには、名刺情報や来場者の反応、アンケート結果などの「データ」を整理・分析し、成果を可視化する視点が欠かせません。レポートのなかで定量的な指標を提示することで、主観的な印象ではなく、客観的な評価が可能になります。

営業成果の可視化にあたっては、以下のような視点が求められます。

• 名刺獲得数、商談件数などの「実績データ」をまとめる
• 来場者の役職・業種・関心テーマといった「属性情報」を整理する
• 過去の展示会と比較して改善点や変化を明示する
• アンケート回答やブースでの会話をもとに「ニーズ傾向」を分析する

こうした定量・定性データをまとめる際には、見やすいフォーマットを使い、表やグラフ、図解などを挿入すると、レポート全体の説得力が向上します。

名刺・来場者情報の整理と突合作業

営業成果を正確に把握するには、展示会で得た名刺や来場者情報の「整理」と「突合作業」が不可欠です。

• 名刺情報のデータ化
  展示会で獲得した名刺をスキャンし、CRMや顧客管理ツールに登録します。氏名、会社名、役職、連絡先に加え、会話の要点なども記録しておきましょう。
• 来場者との会話内容をメモで記録
  どのような課題を抱えているか、どの製品に関心があったかなどの会話内容は、後のフォローや提案活動に役立ちます。
• 重複チェックと突合作業の実施
  既存顧客との重複がないかを確認し、名寄せを行うことでデータの整合性を確保します。ISとの情報共有時にも重要なプロセスです。
• 名刺とアンケートの統合分析
  会場で取得したアンケートと名刺情報を突合することで、より正確な「見込み度」評価が可能になります。
• フォロー対象のランク分け
  商談につながる可能性が高いリードを優先的に対応するために、「A：今すぐ提案」「B：中長期検討」「C：情報提供のみ」などのランク分けを実施します。

名刺や来場者情報の取り扱いは、展示会後の営業活動の成否に影響する重要なプロセスです。スピード感を持って整理・分析し、社内チームと連携できる状態を早期に整備しておきましょう。

自動ランク付けによるリード管理とレポート精度の向上

展示会では、限られた時間のなかで多くの名刺を獲得するため、情報整理の効率化が求められます。EventHubが提供する「EventHub Lead Scan」は、名刺をスキャンするだけで自動的に情報をデジタル化し、加えて見込み度合いに応じたリードの自動ランク付けまで実現できるツールです。

この機能により、展示会直後のデータ整理と営業連携が迅速かつ精度高く行えるようになり、報告書作成においてもより正確な数値把握と定量的な成果評価が可能になります。

特に、以下のような課題を感じている企業には有効です。

• 名刺管理の入力・整理に時間がかかっている
• フォロー優先度の判断が属人的になっている
• 報告書に掲載する「見込みリード数」の定義が曖昧である
• ISや営業との連携がスムーズに進んでいない

こうした課題を解消し、展示会後の業務を大幅に効率化できるEventHub Lead Scanについては、下記より資料をダウンロードのうえご確認ください。

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テンプレートを活用した効率的な報告書作成

展示会の報告書作成は、出展のたびにゼロから構成を考えるのではなく、あらかじめ整理されたテンプレートを活用することで、大幅な業務効率化が可能です。特に、限られた時間内で提出が求められる企業では、テンプレートの存在が作成者の負担を軽減しつつ、内容の質も安定させます。

また、社内のレポート（報告書）提出基準に即した「フォーマット」があることで、チーム全体で共通認識を持った情報共有が実現できます。記載すべき項目が明示されていれば、担当者ごとに表現がばらつくことも最小限に抑えられます。

多くの企業が社内共有用にカスタマイズした独自のテンプレートを使用していますが、初めての作成時や構成に迷った場合は、サンプルテンプレートから着手してみるのも有効です。

テンプレートで押さえるべき基本要素

テンプレートを活用する際は、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。

• 出展概要と基本情報
  展示会の名称、開催日、会場、主催社名、出展ブース番号などの事実情報を整理して記載します。
• 出展目的とKPI
  何を達成するための出展だったのかを明記し、名刺獲得数や商談数などの数値目標もあわせて記述します。
• ブース運営体制と当日の流れ
  担当スタッフ、シフト体制、声かけフロー、ノベルティの配布タイミングなどを時系列でまとめると振り返りに役立ちます。
• 来場者の反応・ニーズ
  主な関心分野、製品への質問傾向、反応が良かった展示内容などを記録しておきましょう。
• 成果サマリー
  名刺獲得数、商談化数、アンケート回答率などの定量的な実績は必須です。可能であればグラフで視覚化すると効果的です。
• 所感と課題
  現場で気づいた改善点や、今後の出展に活かせる視点を簡潔に整理します。
• 今後のアクション
  具体的な営業フォローやナーチャリング計画、セミナー案内など、次につながる動きを明記します。

テンプレートにはこのような「基本的な構成」と「記載ルール」が含まれていることが望ましいです。特に初めてレポート（報告書）を書く担当者にとっては、記述内容の漏れや偏りを防ぐうえで心強いサポートになります。

レポート（報告書）作成は、記録のみならず次のアクションにつなげる業務であると捉えることで、資料の価値は大きく高まります。

成果の振り返りと次回展示会への活用方法

展示会後の報告書は、単なる記録で終わらせず、「次回の出展成功」に活かすことが重要です。そのためには、成果や課題を冷静に振り返り、次の戦略や改善案に結びつける視点が求められます。報告書の末尾に、具体的なアクションプランや学びを記載することで、社内での情報共有や意思決定がスムーズになります。

振り返りの際は、以下のような観点で情報を整理すると、実用的なレポート（報告書）として機能します。

• 計画と実行のギャップを把握する
• 顧客の反応から製品や訴求方法の改善点を抽出する
• 競合の展示内容やブース運営を比較・分析する
• 社内体制や準備プロセスの見直しポイントを明確にする

このように、展示会後の評価と改善提案をセットでレポート（報告書）にまとめておくことで、報告業務は単なる過去の記録から、今後の成長につながる「提案書」へと進化します。

レポート（報告書）から導く課題と改善策

成果の振り返りを踏まえて、どのような「改善点」が見えたのかを具体的に記載しましょう。以下のような切り口で整理すると効果的です。

• 集客面の課題
  想定より来場者が少なかった場合、事前告知の手法や展示会自体のターゲットが適切だったかを検討する必要があります。
• ブース運営の改善点
  スタッフの声かけが不十分だった、案内導線がわかりにくかった、資料の説明が難解だったなど、当日の運営面の振り返りを行いましょう。
• 製品・資料訴求の見直し
  パンフレットや動画などのコンテンツが適切に伝わったか、製品の特長が十分に理解されたかを確認し、表現や構成の改善を検討します。
• 顧客ニーズとのズレ
  想定していた訴求ポイントと、実際の来場者の関心が異なる場合は、市場調査や顧客インサイトの再検討が必要です。
• 営業連携の強化ポイント
  名刺情報の整理が遅れた、フォロー体制が整っていなかったなど、展示会後の対応プロセスにも改善点が見つかることがあります。

これらを具体的な提案形式でレポート（報告書）に記載することで、次回展示会への準備段階から戦略的に取り組むことが可能になります。

報告書作成に使える最適なテンプレート例

展示会の報告書は、読み手によって求められる情報が異なるため、「誰に」「何を伝えるのか」を意識したフォーマットが重要です。以下に示すテンプレートは、営業部門・マーケティング部門・経営層など、社内のさまざまな関係者との情報共有に対応できる構成となっています。記載漏れや主観の入りすぎを防ぐうえでも、定型フォーマットの活用は非常に有効です。

以下は、展示会終了後の社内報告書として活用できる詳細なテンプレート例です。必要に応じてカスタマイズし、日々の報告業務の効率化にご活用ください。

展示会報告書 テンプレート

1. 基本情報

項目	内容（記入例）
展示会名	例：第●回●●エキスポ
主催社	株式会社●●
会期	2025年10月15日（水）〜10月17日（金）
会場	東京ビッグサイト 西展示棟
出展社名	株式会社●●
出展ブース番号	西1ホール B-12
担当部署／責任者	マーケティング部／田中太郎
提出日	2026年10月20日

2. 出展の目的とゴール設定

• 出展目的（複数可）
  • 新製品／サービスの認知拡大
  • 見込み顧客との接点獲得
  • 市場動向／競合調査
  • 既存顧客との関係強化
• 成果指標（KPI）とその数値例
  • 名刺獲得数：100件
  • 商談化目標数：15件
  • アンケート回答数：80件
  • LPアクセス数：200件

3. 当日の様子（写真・動画を添付）

• ブース全体の写真、装飾、レイアウトの様子
• スタッフの配置と役割（受付・説明・誘導など）
• デモや展示物の注目ポイント
• 来場者の反応（口頭での声、リアクションなど）

※写真や動画は社内共有フォルダまたはクラウドストレージのリンクも併記してください。

4. 成果（定量情報）

指標	実績	備考
名刺獲得数	112件	想定：100件／達成率：112%
商談件数	18件	製品Aが最多の関心を集めた
アンケート回収数	92件	回答率：約82%
ノベルティ配布数	120個	在庫完売／反応良好
LPアクセス数	210件	展示会中に配布したQRコードからの流入

5. 所感（主観）

• 来場者の関心度は高かったが、製品の説明に時間がかかり、列ができやすかった
• 説明スタッフの人数がやや不足していたため、対応待ちが発生
• 動線設計は改善の余地あり。声かけと誘導のバランスが重要
• デモに対する反応は好評だったが、資料との連動がやや弱かった

6. 課題と改善点（客観的評価）

• ブース装飾の視認性が弱く、遠目での訴求力が不十分だった
• 名刺交換後のメモ記録が人によってバラつきがあったため、入力フォーマットを統一したい
• デモ機材の動作確認を前日準備時点で徹底すべきだった
• 資料が専門的すぎて、初見の顧客にとっては理解しにくかった

7. 競合・市場の気づき（視察内容）

• ●●社：大型モニターと実演による視覚的訴求が印象的
• ●●社：ノベルティの活用がユニークで話題性があった
• ●●社：ブース内で小規模セミナーを開催し、来場者の滞在時間を延ばしていた

8. 次回展示会に向けた提案とアクション

• スタッフの役割分担を明確化し、ブース内の導線を事前に設計する
• 会話メモの入力ルールを定め、情報共有を標準化する
• 製品資料は用途別にレベル分けし、関心度に応じて配布する
• 商談につながったリードには48時間以内にISが初回アプローチを実施

9. 添付資料リスト

• 名刺スキャン一覧（CSV形式）
• アンケート集計レポート
• 撮影した写真（クラウドURL）
• 展示会用パンフレットPDF
• LPへのアクセス分析結果（GAスクリーンショットなど）

このテンプレートは、必要に応じてGoogleドキュメントやWordファイルなどに転記し、関係者と共有してください。社内ポータルやファイル共有システムに登録しておくことで、報告業務の「標準化」と「効率化」にもつながります。

まとめ：展示会レポート（報告書）が企業活動に与えるインパクト

展示会への出展は、単なるイベント参加ではなく、営業・マーケティング戦略の中核を担う重要な施策です。そして、その効果を正確に評価し、次の施策につなげるためには、客観性と網羅性を備えた「展示会レポート（報告書）」の作成が不可欠です。以下に、本記事で解説した要点を、トピックと補足説明に分けて整理します。

• 出展目的を明確に定義する
  「誰に何を届けるのか」を整理したうえで、KPIやターゲット像をレポート（報告書）内に明記します。
• レポート（報告書）の基本構成を押さえる
  概要・成果・課題・今後の提案など、抜け漏れなく整理された構成で書くことが信頼性につながります。
• 客観的データで成果を可視化する
  名刺数・商談件数・アンケートなどの数値情報を活用し、営業貢献度を定量的に示します。
• 名刺やメモを早期に整理・分析する
  情報の鮮度が高いうちに突合作業を進め、営業部門と迅速に連携できる体制を整えます。
• テンプレートを活用して効率的に作成する
  テンプレートや自社のフォーマットを活用することで、記載漏れを防ぎ、短時間で作成できます。
• 課題と改善点を次回に活かす
  展示会の振り返りを明文化し、今後の出展計画に組み込むことで、継続的な改善が可能になります。

何度もお伝えしている通り、展示会レポート（報告書）は、単なる業務報告ではなく、次のアクションにつながる重要なものです。作成者自身の視点だけでなく、社内外の関係者にとって有益な情報を伝える意識を持つことで、その価値は大きく広がります。今後の出展活動の精度を高めるためにも、本記事を参考に、レポート（報告書）作成の質を一段引き上げてみてください。

よくあるご質問

質問：展示会レポート（報告書）の提出タイミングとして最適な時期はいつですか？

回答：理想は展示会終了から3営業日以内の提出です。名刺やメモの整理が完了し、鮮度の高い情報を盛り込めるタイミングで報告書を作成することで、営業活動への接続や社内での情報共有もスムーズに行えます。可能であれば展示会当日の夜に概要だけでも記録しておくと、後の作成が効率的です。

質問：社内向けと経営層向けで報告書の内容に違いはありますか？

回答：はい、あります。社内チーム向けには現場の詳細や課題、次回への提案など実務的な内容を重視し、経営層向けには成果の要点やビジネスインパクト、今後の戦略的活用案など、より簡潔で判断材料となる内容を中心に構成すると効果的です。

質問：展示会の成果として記載すべき「定量データ」とは何を指しますか？

回答：名刺獲得数、来場者数、アンケート回答率、資料の配布部数、商談件数、LPへのアクセス数などが代表的な定量データです。特に営業活動への貢献度を可視化するためには、これらの数値を整理して報告書に記載することが重要です。

質問：報告書に写真や動画を入れる際の注意点はありますか？

回答：掲載する写真は被写体の許可を得たものを使用し、ブースの様子や来場者の反応が分かるような構図を意識してください。動画を使用する場合は、社内共有の閲覧環境も考慮し、クラウドストレージや社内ポータルへのリンクで対応するとスムーズです。視覚的な情報は文章だけでは伝わらない印象を補完するため有効です。

質問：展示会で競合他社のブースを視察した内容もレポート（報告書）に記載すべきですか？

回答：はい、記載を推奨します。競合他社の展示手法、製品訴求、ノベルティの工夫、スタッフの対応などを「視察メモ」として整理しておくことで、自社の改善に直結するヒントになります。評価や比較だけでなく、今後の出展テーマを検討する上でも有益な情報となります。