Zoomウェビナーの主催社向け使い方完全ガイド｜設定から当日運営まで
Zoomウェビナーは、BtoB企業のセミナーや製品説明会、大規模なオンラインイベントで広く活用されている配信ツールです。しかし、主催社として初めて開催する場合、「設定項目が多くて何から始めればいいかわからない」「当日のオペレーションに不安がある」という声も少なくありません。
この記事では、Zoomウェビナーを主催社として開催するために必要な手順を、事前準備から当日運営、事後フォローまで体系的に解説します。スケジュール作成、参加者の登録設定、パネリストの招待、メール配信設定といった事前準備から、練習セッション（リハーサル）の活用、画面共有・投票・Q&Aの操作方法、そして参加者レポートやアンケートの活用まで、開催に必要なすべての工程を網羅しています。
初めてZoomウェビナーを開催する方はもちろん、運営フローを見直したい方にも役立つ内容です。ぜひ最後までお読みいただき、成功するウェビナー開催にお役立てください。
Zoomウェビナーとは？Zoomミーティングとの違い
Zoomウェビナーは、大規模な一方向配信に特化したオンラインイベント向けツールです。Zoomミーティングとは参加者の役割や権限が大きく異なり、セミナーや説明会など「登壇者が話し、視聴者が聴く」形式のイベントに最適化されています。主催社がZoomウェビナーを選ぶべきかどうかは、開催するイベントの目的と規模によって判断しましょう。
Zoomには「Zoomミーティング」と「Zoomウェビナー」の2つの製品があります。どちらもオンラインでのコミュニケーションを実現するツールですが、設計思想と機能が異なります。
Zoomミーティングとの主な違い
| 項目 | Zoomミーティング | Zoomウェビナー |
|---|---|---|
| 主な用途 | 双方向の会議・打ち合わせ | 一方向のセミナー・講演・説明会 |
| 参加者の役割 | 全員が対等に発言可能 | ホスト・パネリスト・視聴者に分かれる |
| 参加者のカメラ・マイク | 全員がオン/オフ可能 | 視聴者はオフ固定（パネリストのみ可能） |
| 最大参加人数 | 最大1,000名（大規模プラン） | 最大50,000名（プランによる） |
| 登録機能 | オプション | 標準搭載 |
| Q&A機能 | なし | あり |
| 練習セッション | なし | あり |
| 料金 | 基本プランに含まれる | 有料アドオン（別途ライセンス契約が必要） |
Zoomウェビナーを選ぶべきケース
Zoomウェビナーは、以下のようなイベントに適しています。
- 製品・サービスの説明会やデモセミナー
- 業界向けの講演・カンファレンス
- 社外向けの採用説明会・IR説明会
- 100名以上が参加する大規模なオンラインイベント
- 参加者情報を事前登録で取得したいケース
一方、参加者同士のディスカッションやワークショップなど、双方向のコミュニケーションが中心となるイベントには、Zoomミーティングのほうが適しています。
Zoomウェビナーの主催社とは？役割と権限の違い
Zoomウェビナーでは、参加者が「ホスト」「共同ホスト」「パネリスト」「視聴者（出席者）」の4つの役割に分かれます。主催社はホストとしてウェビナー全体を管理し、共同ホストやパネリストと協力して運営を進めます。それぞれの役割と権限を正しく理解することが、スムーズな運営の第一歩です。
ホスト・共同ホスト・パネリストの役割の違い
| 役割 | 概要 | 主な権限 |
|---|---|---|
| ホスト （主催者） |
ウェビナーの最高管理者。スケジュール作成者が自動的にホストになる | すべての管理権限（開始・終了、録画、参加者管理など） |
| 共同ホスト | ホストの補佐役。ホストが事前または当日に指定 | ホストとほぼ同等の権限（ウェビナーの終了は不可） |
| パネリスト | 登壇者・スピーカー。ホストが事前に招待 | 画面共有、ビデオ・音声のオン/オフ、チャット、Q&A回答 |
| 視聴者 （出席者） |
一般参加者。登録または招待URLから参加 | 視聴、Q&A質問、チャット（設定による）、投票への回答、挙手、リアクション |
ホストは1名のみですが、共同ホストは複数名を指定できます。大規模なウェビナーでは、Q&A対応担当、チャット管理担当、タイムキーパーなど役割を分担し、共同ホストやパネリストに権限を委譲することで、スムーズな進行が可能になります。
主催社（ホスト）ができること一覧
ホストは、ウェビナーの企画から事後フォローまで、すべてのフェーズで管理権限を持ちます。
事前準備フェーズ
- ウェビナーのスケジュール作成・編集・キャンセル
- 登録フォームの設定（取得する参加者情報の項目設定）
- パネリスト・共同ホストの招待
- 自動送信メール（リマインダー、フォローアップ）の設定
- 投票・アンケートの事前作成
- 待機室・パスコードなどセキュリティ設定
当日運営フェーズ
- 練習セッションの開始
- ウェビナーの開始・終了
- 参加者（視聴者）の入室許可・退出
- パネリストのミュート/ミュート解除、ビデオ停止
- パネリストから視聴者への降格、視聴者からパネリストへの昇格
- 画面共有の開始・停止
- 録画（レコーディング）の開始・停止
- 投票の実行、Q&Aの管理
事後フォローフェーズ
- 参加者レポート（出席者レポート）のダウンロード
- 登録者レポートのダウンロード
- アンケート回答結果の確認・ダウンロード
- 録画データの管理・共有
【事前準備①】Zoomウェビナーのスケジュール作成方法
ウェビナー開催の第一歩は、Zoomウェブポータルでスケジュールを作成することです。トピック（タイトル）、開催日時、登録設定、セキュリティ設定など、必要な項目を入力してウェビナーを設定します。ここでの設定内容が、参加者への案内や当日の運営に直結するため、慎重に進めましょう。
ウェビナーのスケジュールを作成する手順
Zoomウェブポータルにサインインし、以下の手順でウェビナーをスケジュールします。
ステップ1：ウェビナーのスケジュール画面を開く
左側のナビゲーションメニューから「ウェビナー」をクリックし、「ウェビナーをスケジュールする」ボタンをクリックします。
ステップ2：基本情報を入力する
| 項目 | 入力内容 | 備考 |
|---|---|---|
| トピック | ウェビナーのタイトル | 参加者に表示される名前 |
| 説明 （任意） |
ウェビナーの概要・内容 | 登録ページに表示 |
| 開催日時 | 開始日・開始時刻 | タイムゾーンも確認 |
| 所要時間 | 予定時間 | 目安として設定（超過しても自動終了しない） |
| タイムゾーン | 日本時間（GMT+9:00 Osaka, Sapporo, Tokyo） | 参加者への案内と一致させる |
ステップ3：登録設定を行う
「登録」のチェックボックスをオンにすると、参加者に事前登録を求めることができます。登録を必須にすることで、参加者の氏名、メールアドレス、会社名などの情報を事前に取得できます。
ステップ4：オプション設定を確認する
- Q&A：質疑応答機能を有効にするかどうか
- 練習セッションを有効にする：リハーサル機能を使用する場合はオン
- 認証されているユーザーのみ参加可能：セキュリティを強化する場合
- 自動的にウェビナーをレコーディングする：録画を自動開始する場合
ステップ5：保存してスケジュールを完了する
すべての項目を入力・選択したら、「スケジュール」ボタンをクリックして保存します。スケジュールが作成されると、ウェビナーの詳細ページが表示され、参加者用の登録URL、パネリスト招待用のリンクなどを確認できます。
登録設定で参加者情報を取得する方法
登録を必須に設定することで、参加者の情報を事前に取得できます。取得した情報は、当日の出欠管理や事後のフォローアップに活用できます。
デフォルトで取得できる情報
- 名前（名・姓）
- メールアドレス
追加で取得できる標準項目
- 住所（都道府県、市区町村など）
- 電話番号
- 業界
- 会社名
- 役職
- 購入に関する役割
- 従業員数
- 質問やコメント
カスタム質問の追加
標準項目以外にも、独自の質問を追加できます。「カスタムの質問」タブから、短い回答（テキスト入力）または単一選択（ラジオボタン）形式で質問を作成できます。
例：
- 「本ウェビナーを知ったきっかけを教えてください」
- 「現在お使いのツールを教えてください」
- 「ウェビナーで特に聞きたいテーマはありますか」
承認方法の選択
登録者の承認方法は「自動承認」と「手動承認」から選択できます。一般公開のウェビナーでは自動承認、限定イベントや審査が必要な場合は手動承認を選びましょう。
待機室とセキュリティ設定のポイント
ウェビナーのセキュリティを強化するために、以下の設定を確認しましょう。
パスコード設定
ウェビナーにパスコードを設定することで、URLを知っているだけでは参加できないようにできます。登録必須のウェビナーでは、登録確認メールにパスコードが自動で記載されるため、参加者の手間は増えません。
認証設定
「認証されているユーザーのみ参加可能」を有効にすると、Zoomアカウントにサインインしているユーザーのみが参加できます。社内向けウェビナーや、参加者を限定したい場合に有効です。
待機室の活用
待機室を有効にすると、参加者はウェビナーに直接入室せず、一旦待機室に入ります。ホストが手動で入室を許可することで、不正な参加者を排除できます。ただし、大規模なウェビナーでは運営負荷が高くなるため、登録必須＋パスコード設定で対応するケースが多いです。
【事前準備②】パネリスト・共同ホストの招待方法
ウェビナーの登壇者（パネリスト）や運営補佐（共同ホスト）は、事前に招待しておく必要があります。招待メールを送信し、当日スムーズに参加できるよう準備を進めましょう。パネリストには事前案内として、接続環境や操作方法についても共有しておくと安心です。
パネリストを招待する手順
ステップ1：ウェビナー詳細ページを開く
Zoomウェブポータルの「ウェビナー」から、該当するウェビナーをクリックして詳細ページを開きます。
ステップ2：パネリストを追加する
ページ下部の「招待状」タブをクリックし、「パネリストを招待」セクションの「編集」をクリックします。
ステップ3：パネリスト情報を入力する
パネリストの名前とメールアドレスを入力し、「保存」をクリックします。複数のパネリストを追加する場合は、「別のパネリストを追加」をクリックして繰り返します。
ステップ4：招待メールを送信する
保存後、パネリストには自動的に招待メールが送信されます。招待メールには、パネリスト専用の参加用URLとパスコードが記載されています。
パネリストに事前共有すべき情報
招待メール以外にも、以下の情報を別途共有しておくと、当日のトラブルを防げます。
- ウェビナーの開始時刻と接続推奨時刻（開始15〜30分前など）
- 練習セッション（リハーサル）の日時
- 登壇順序とタイムテーブル
- 画面共有する資料の事前共有・確認
- 使用する機材（PC、マイク、カメラ）の推奨スペック
- トラブル時の緊急連絡先
共同ホストを設定する手順
共同ホストは、事前に設定する方法と、当日ウェビナー中に設定する方法の2つがあります。
事前に設定する場合
ウェビナーのスケジュール作成時または編集時に、「代替ホスト」のフィールドに共同ホストのメールアドレスを入力します。代替ホストに指定されたユーザーは、ホストが不在でもウェビナーを開始できます。
当日ウェビナー中に設定する場合
ウェビナー開始後、「参加者」パネルでパネリストの名前にカーソルを合わせ、「詳細」→「共同ホストにする」をクリックします。
共同ホストに任せる役割の例
- Q&Aの監視・回答
- チャットの管理・対応
- タイムキーパー（進行時間の管理）
- トラブル対応（参加者からの問い合わせ対応）
- 録画の開始・停止
【事前準備③】メール配信設定（リマインド・お礼メール）
Zoomウェビナーでは、登録確認メール、リマインドメール、フォローアップメールを自動送信できます。これらのメールを適切に設定することで、参加率の向上と事後フォローの効率化が期待できます。件名や本文はカスタマイズ可能なので、自社のブランドに合わせた案内を送りましょう。
自動送信メールの種類と設定方法
Zoomウェビナーでは、以下の自動送信メールを設定できます。
| メールの種類 | 送信タイミング | 主な内容 |
|---|---|---|
| 登録確認メール | 登録完了直後 | 登録完了の通知、参加用URL、日時など |
| リマインダーメール | 開催前（指定したタイミング） | 参加URLの再案内、日時のリマインド |
| フォローアップメール（参加者向け） | 終了後 | お礼、録画URL、資料共有など |
| フォローアップメール（欠席者向け） | 終了後 | 録画視聴の案内、次回イベントの案内など |
メール設定の手順
- ウェビナー詳細ページの「メール設定」タブをクリック
- 各メールの「編集」をクリック
- 件名、本文をカスタマイズ
- リマインダーメールは送信タイミング（1時間前、1日前、1週間前など）を選択
- 「保存」をクリック
カスタマイズのポイント
- 件名：具体的なウェビナー名を入れる（例：「【明日開催】〇〇ウェビナーのご案内」）
- 本文：参加用URLを目立つ位置に配置する
- ロゴ：自社ロゴを挿入してブランディングを統一する
- フッター：問い合わせ先、SNSリンクなどを追加する
メール配信で参加率を高めるコツ
ウェビナーの申込み後、実際に参加する割合（参加率）は一般的に50〜70%程度と言われています。リマインドメールを適切に配信することで、参加率を高めることができます。
リマインドメールの最適な配信タイミング
- 1週間前：スケジュール調整のリマインド
- 1日前：最終確認と接続準備の案内
- 1時間前（または30分前）：直前リマインドで離脱を防止
開封率を上げる件名の工夫
- 開催日時を明記する（例：「本日14:00〜」「明日開催」）
- 参加者の名前を差し込む（Zoomの変数機能を活用）
- 緊急性・限定性を伝える（例：「参加枠残りわずか」）
欠席者へのフォローアップ
欠席者向けフォローアップメールを設定し、アーカイブ動画（オンデマンド配信）の視聴を案内しましょう。欠席者も潜在的なリードであり、録画視聴をきっかけに商談化につながるケースもあります。
【当日運営①】開催前のリハーサル（練習セッション）の活用方法
練習セッションは、ウェビナー本番前にホストとパネリストだけで接続し、リハーサルを行うための機能です。視聴者（参加者）には見えない状態で、音声・映像の確認、画面共有のテスト、進行の最終確認などを行えます。本番でのトラブルを防ぐために、必ず活用しましょう。
練習セッションでできること
練習セッションを有効にしておくと、ウェビナー開始前にホストとパネリストが専用の「練習モード」に入ることができます。
練習セッションの主な活用シーン
- パネリストの接続確認（音声、ビデオ、インターネット回線）
- 画面共有のテスト（資料の表示確認、動画再生の確認）
- 投票・Q&A機能の動作確認
- 進行台本の読み合わせ、タイムキーパーとの連携確認
- 登壇者間の役割分担の最終確認
練習セッションの開始方法
- ウェビナー詳細ページから「このウェビナーを開始」をクリック
- Zoomアプリが起動し、練習セッションモードで開始
- 画面上部に「練習セッション中です」と表示される
本番への移行方法
練習セッションから本番に移行するには、画面上部の「ブロードキャスト」ボタンをクリックします。クリックすると、待機していた視聴者がウェビナーに入室し、本番がスタートします。
本番前に必ずチェックすべき10項目
リハーサル時に以下の項目を確認し、本番でのトラブルを未然に防ぎましょう。
| # | チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 1 | 音声の品質 | マイクが正しく認識されているか、ハウリングがないか |
| 2 | 映像の品質 | カメラが正しく認識されているか、照明は適切か |
| 3 | インターネット回線 | 安定した有線接続が望ましい、バックアップ回線の準備 |
| 4 | 画面共有の動作 | 資料が正しく表示されるか、動画の音声は共有されるか |
| 5 | 投票機能の設定 | 事前作成した投票が表示されるか、実行できるか |
| 6 | Q&A機能の設定 | 質問の受付・回答ができるか、匿名設定は適切か |
| 7 | 録画設定 | 自動録画の設定、または手動録画の操作確認 |
| 8 | 進行台本 | タイムテーブル、各登壇者の持ち時間を共有 |
| 9 | 緊急連絡先 | トラブル時の連絡手段（電話、チャットなど）を確認 |
| 10 | バックアップ体制 | 登壇者が落ちた場合の代替手順、機材トラブル時の対応 |
【当日運営②】Zoomウェビナー主催社の操作ガイド
当日の運営では、ウェビナーの開始から終了まで、ホストとしてさまざまな操作を行います。画面共有、投票、Q&A、チャットなどの機能を使いこなし、参加者にとって価値あるウェビナー体験を提供しましょう。ここでは、当日の流れに沿って、主要な操作方法を解説します。
ウェビナー開始から終了までの流れ
- 練習セッションで最終確認（本番30分前〜）
・ ホスト・パネリストが接続し、音声・映像・資料を最終確認
・ 進行台本の確認、役割分担の再確認 - ブロードキャスト開始（本番開始時刻）
・ 「ブロードキャスト」ボタンをクリックし、視聴者の入室を開始
・ 開始のアナウンス、注意事項の説明 - 本編の進行
・ 登壇者による講演・プレゼンテーション
・ 画面共有で資料を表示
・ 必要に応じて投票を実施
・ Q&Aで質問を受け付け - 質疑応答
・ Q&Aパネルで寄せられた質問に回答
・ チャットでの質問にも対応 - クロージング
・ まとめ、次回イベントの案内
・ アンケートへの回答依頼
・ 終了の挨拶 - ウェビナー終了
・ 「終了」ボタンをクリック
・ 「全員に対してウェビナーを終了」を選択
画面共有の操作方法と注意点
画面共有は、ウェビナーで資料やスライドを表示するための基本機能です。
画面共有の開始手順
- 画面下部のツールバーから「画面の共有」をクリック
- 共有する対象を選択（デスクトップ全体、特定のウィンドウ、PowerPointなど）
- 「共有」ボタンをクリック
共有対象の選び方
| 選択肢 | 用途 | 注意点 |
|---|---|---|
| デスクトップ全体 | 複数のアプリを切り替えながら説明 | 通知やプライベートな情報が映り込むリスク |
| 特定のウィンドウ | PowerPoint、Webブラウザなど特定のアプリのみ | 切り替え時に再選択が必要 |
| PowerPointファイル | スライドショーモードで直接共有 | アニメーションも正常に動作 |
動画を再生する場合の設定
動画を含む資料を共有する場合は、画面共有の選択画面で「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れます。これを忘れると、動画の音声が視聴者に聞こえません。
画面共有中のトラブル対応
- 画面が真っ黒になる → 共有を一度停止し、再度開始
- 資料が映らない → 共有対象の選択を確認（最小化されていないか）
- 動画の音が出ない → 「コンピューターの音声を共有」を確認
投票・Q&A・チャット機能の使い方
ウェビナーの双方向性を高めるために、投票、Q&A、チャットを活用しましょう。
投票機能
事前に設定した投票を本番中に実行し、参加者の回答をリアルタイムで集計できます。
- 実行方法：ツールバーの「投票」→ 該当する投票を選択 → 「開始」
- 結果の共有：「結果を共有」をクリックすると、参加者に結果が表示される
- 活用シーン：参加者の属性確認、理解度チェック、次のテーマの投票など
Q&A機能
視聴者からの質問を受け付け、テキストまたはライブで回答できます。
- 質問の確認：ツールバーの「Q&A」をクリックし、寄せられた質問を確認
- 回答方法：テキストで回答（入力して送信）またはライブで回答（口頭で回答）
- 却下・無視：不適切な質問は「却下」で非表示にできる
- 匿名設定：参加者が匿名で質問できるよう設定可能
チャット機能
参加者同士、または参加者とホスト・パネリスト間でメッセージを送受信できます。
- 送信先の設定：「全員」「パネリストのみ」「ホストのみ」など選択可能
- 参加者のチャット制限：設定により、参加者のチャット送信を制限できる
- ファイル共有：チャットを通じて資料のURLを共有可能
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投票・Q&A機能をさらに活用し、参加者のエンゲージメントを高める方法を知りたい方はこちら。
👉️Zoom投票・Q&A機能の使い方｜参加者エンゲージメントを高める方法
トラブル発生時の対応ポイント
ウェビナー中にトラブルが発生した場合、冷静に対応することが重要です。よくあるトラブルと対処法を把握しておきましょう。
音声トラブル
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 登壇者の声が聞こえない | マイクがミュートになっている | ミュート解除を依頼 |
| 音声が途切れる | インターネット回線の不安定 | 有線接続への切り替え、ビデオをオフにする |
| ハウリングが発生 | スピーカーの音をマイクが拾っている | イヤホン・ヘッドセットの使用を依頼 |
映像トラブル
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| カメラが映らない | カメラがオフになっている | ビデオの開始を依頼 |
| 画面共有ができない | 権限設定の問題 | ホストが画面共有の許可を確認 |
| 画面共有が止まる | PCの負荷が高い | 不要なアプリを終了、解像度を下げる |
接続トラブル
| 症状 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| 登壇者が落ちた | 回線切断、PCトラブル | 再接続を案内、共同ホストが進行を繋ぐ |
| 参加者が入れない | URL・パスコードの誤り | チャットやメールで正しい情報を再送 |
参加者への案内方法
トラブル発生時は、参加者に状況を正直に伝え、復旧までの目安を案内しましょう。チャット機能を活用して、テキストでも状況を共有すると親切です。
【事後フォロー】参加者データの活用方法
ウェビナー終了後は、参加者データを活用したフォローアップが重要です。Zoomウェビナーでは、参加者レポートやアンケート結果をダウンロードできます。これらのデータを営業活動やマーケティング施策に活かし、ウェビナーを商談化につなげましょう。
参加者レポートのダウンロード手順
参加者レポートには、実際にウェビナーに出席した参加者の情報が含まれています。
ダウンロード手順
- Zoomウェブポータルにサインイン
- 左側ナビゲーションから「レポート」→「ウェビナー」をクリック
- 該当するウェビナーを選択
- 「登録レポート」または「出席者レポート」を選択
- 「CSVレポートを生成」をクリック
- ファイルをダウンロード
レポートの種類と内容
| レポート種類 | 内容 |
|---|---|
| 登録レポート | 登録者全員の情報（参加・不参加問わず） |
| 出席者レポート | 実際に参加した人の情報、入室時刻、退出時刻、参加時間 |
| パフォーマンスレポート | 登録数、参加数、参加率などの集計データ |
| Q&Aレポート | 質問内容と回答 |
| 投票レポート | 投票結果の集計 |
データの活用方法
- 参加者リストをMA/SFAツールにインポートし、フォローアップメールを配信
- 参加時間が長い人を抽出し、HOTリードとして営業にパス
- 途中離脱が多いタイミングを分析し、コンテンツを改善
アンケート結果の確認と活用
ウェビナー終了後のアンケートは、参加者の満足度や関心度を把握する重要なデータです。
アンケートの設定方法
- ウェビナー詳細ページの「アンケート」タブをクリック
- 「新しいアンケートを作成」または「既存のアンケートを使用」
- 質問を追加（単一選択、複数選択、評価スケール、記述式など）
- 「保存」をクリック
アンケート回答率を高めるコツ
- 質問数は5〜10問程度に抑える
- 回答時間の目安（1〜2分）を伝える
- 回答者特典を用意する（資料のプレゼントなど）
- ウェビナー終了直前にアンケートへの協力を口頭で依頼する
回答結果の確認・ダウンロード
ウェビナー詳細ページの「アンケート」タブから、回答結果のサマリーを確認できます。詳細データはCSV形式でダウンロード可能です。
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ウェビナーの効果測定とKPI設計について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
録画データの保存と共有方法
ウェビナーの録画データは、アーカイブ配信やコンテンツの二次活用に役立ちます。
録画の種類
| 種類 | 保存先 | 特徴 |
|---|---|---|
| クラウドレコーディング | Zoomクラウド | 容量制限あり（プランによる）、共有が簡単 |
| ローカルレコーディング | 自分のPC | 容量はPC次第、アップロードが必要 |
クラウドレコーディングの共有手順
- Zoomウェブポータルの「レコーディング」をクリック
- 該当する録画を選択
- 「共有」ボタンをクリック
- 共有設定（視聴パスコード、ダウンロード許可など）を設定
- 共有リンクをコピーして参加者に送付
アーカイブ配信（オンデマンド配信）の活用
録画データを活用して、以下のようなオンデマンド配信が可能です。
- フォローアップメールで録画URLを案内し、欠席者にも視聴機会を提供
- Webサイトに録画を埋め込み、新規リード獲得のコンテンツとして活用
- 編集してハイライト動画を作成し、SNSで拡散
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録画機能の詳しい使い方やアーカイブ配信の活用法を知りたい方はこちら。
👉️Zoomウェビナーの録画方法｜保存先とアーカイブ配信のコツ
Zoomウェビナー運営でよくある課題と解決策
Zoomウェビナーは高機能なツールですが、定期的に開催する企業にとっては運営上の課題も少なくありません。ここでは、多くの主催社が直面する課題と、その解決策について解説します。
課題①：定期開催のたびに同じ準備作業が発生する
毎週・毎月のようにウェビナーを定期開催している企業では、スケジュール作成、登録設定、メール設定、投票作成といった準備作業を毎回繰り返す必要があります。
具体的な課題
- 同じ形式のウェビナーでも、毎回ゼロから設定し直す手間
- 集客用のランディングページ（LP）も毎回作成が必要
- 登録フォームの項目設定、メール文面の調整に時間がかかる
Zoomでの対応策
Zoomには「定期的なウェビナー」機能がありますが、これは同一の登録URLで複数回開催できるもので、設定の複製・テンプレート化とは異なります。根本的な工数削減には限界があります。
この課題を解決するのが、イベントマーケティングプラットフォーム「EventHub for Webinar」の「イベント複製機能」です。過去に開催したウェビナーの設定（登録フォーム、メール文面、投票設定など）をワンクリックで複製できるため、定期開催の準備工数を大幅に削減できます。集客ページの作成から参加者管理、メール配信、アンケート回収までを一つのツールで完結でき、毎回のゼロからの設定作業が不要になります。
課題②：参加者データの手動管理に時間がかかる
ウェビナー終了後、参加者データを営業活動に活用するまでに多くの手作業が発生します。
具体的な課題
- 参加者レポートをダウンロードし、Excelで加工する手間
- MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）への手動インポート
- 「誰が最後まで視聴したか」の詳細な分析が難しい
- アンケート回答と参加者データの突合作業が煩雑
データ活用の理想と現実
本来であれば、「視聴時間が長い参加者」「アンケートで興味ありと回答した参加者」をHOTリードとして即座に営業にパスしたいところですが、手作業でのデータ整理に時間がかかり、フォローアップが遅れてしまうケースが多く見られます。
EventHub for Webinarでは、「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」という詳細な視聴ログを自動で取得・蓄積できます。さらに、Salesforce、HubSpot、Marketoなどの主要なMA・SFAツールと標準で連携しているため、参加者データを手動でインポートする作業が不要になります。データの加工・突合作業にかかっていた時間を、本来注力すべきフォローアップ活動に充てられるようになります。
課題③：HOTリードの特定と営業連携がスムーズにいかない
ウェビナーの最終目的が商談化である場合、HOTリードを特定し、インサイドセールス（IS）にスピーディにパスする仕組みが重要です。
具体的な課題
- 「視聴時間が長い人」「質問をした人」「アンケートで興味ありと回答した人」を手作業で抽出している
- データ整理に時間がかかり、フォローアップにタイムラグが生じる
- 営業担当が参加者の温度感を把握できないまま連絡してしまう
商談化率を高めるために必要なこと
ウェビナーを商談につなげるには、「誰が・どのくらい興味を持っているか」をデータで可視化し、営業がアプローチする優先順位を明確にする必要があります。これを手作業で行うのは限界があり、ツールによる自動化が求められています。
EventHub for Webinarなら、視聴ログとアンケート回答を自動で紐づけ、HOTリードを即座に特定できます。「最後まで視聴し、かつアンケートで『詳しい話を聞きたい』と回答した参加者」といった条件でリードを抽出し、インサイドセールス（IS）に自動通知する機能を搭載。ウェビナー終了直後の「ゴールデンタイム」に、温度感の高い見込み顧客への優先アプローチを開始します。
📥 関連情報
ウェビナーからの商談化率を高めたい方は、EventHub for Webinarの機能詳細をご確認ください。
👉️ EventHub for Webinar｜HOTリードの即時特定で商談化を加速
ウェビナー運営を効率化するツール活用のすすめ
Zoomウェビナーの課題を解決するアプローチとして、ウェビナー運営に特化したプラットフォームを併用・活用する方法があります。ツール選定では、「配信機能」だけでなく「データ活用」「MA連携」「工数削減」の観点で比較検討することが重要です。
ツール選定で重視すべきポイント
| 観点 | チェックポイント |
|---|---|
| 工数削減 | 過去のイベントを複製・テンプレート化できるか |
| データ取得 | 視聴ログ（誰が・いつ・どのくらい視聴したか）を自動取得できるか |
| データ連携 | MA/SFAツールとの連携が簡単か（API連携、ワンクリック連携など） |
| リード特定 | HOTリードを自動で抽出・通知できるか |
| 集客支援 | LP作成、メール配信、登録管理が一元化されているか |
イベントマーケティングプラットフォームという選択肢
近年、Zoomウェビナーの課題を解決するために、イベントマーケティングに特化したプラットフォームを導入する企業が増えています。例えば、EventHub for Webinarのようなツールでは、以下のような機能が提供されています。
- イベント複製機能：過去のウェビナー設定をワンクリックで複製し、定期開催の準備を最小化
- 視聴ログの自動取得：「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」を自動でデータ化
- アンケート×視聴データの自動紐づけ：回答内容と視聴行動を組み合わせてHOTリードを特定
- MA/SFAツールとのワンクリック連携：Salesforce、HubSpot、Marketoなどと連携し、手動入力をゼロに
- HOTリードの即時通知：温度感の高いリードを営業にリアルタイムで通知
EventHub for Webinarは、Zoomの配信機能と組み合わせて使用することも可能です。Zoomウェビナーの使い慣れた操作性はそのままに、データ活用・MA連携・HOTリード特定といった課題を解決できます。
📥 関連情報
Zoomウェビナーの課題を解決し、ウェビナー運営の効率化と商談化を実現したい方は、EventHub for Webinarの詳細をご覧ください。
👉️ EventHub for Webinar サービス紹介ページ
まとめ：Zoomウェビナーを活用した主催社のフロー
本記事では、Zoomウェビナーを主催社として開催するために必要な手順を、事前準備から当日運営、事後フォローまで体系的に解説しました。
事前準備のポイント
- スケジュール作成では、登録設定を有効にして参加者情報を取得する
- パネリスト・共同ホストを事前に招待し、役割分担を明確にする
- リマインドメール・フォローアップメールを設定し、参加率向上と事後フォローを効率化する
当日運営のポイント
- 練習セッション（リハーサル）で音声・映像・資料を最終確認する
- 画面共有、投票、Q&A、チャットを活用して参加者のエンゲージメントを高める
- トラブル発生時の対応フローを事前に準備しておく
事後フォローのポイント
- 参加者レポート、アンケート結果をダウンロードし、データを活用する
- 録画データをアーカイブ配信やコンテンツの二次活用に役立てる
- HOTリードを特定し、スピーディな営業フォローにつなげる
Zoomウェビナーは高機能なツールですが、定期開催やデータ活用の観点では課題も存在します。ウェビナーを商談化につなげ、マーケティング成果を最大化したい場合は、イベントマーケティングプラットフォームの活用も検討してみてください。
EventHub for Webinarは、Zoomウェビナーと併用しながら、定期開催の工数削減・詳細な視聴データ取得・MA連携・HOTリード特定といった課題を解決できるイベントマーケティングプラットフォームです。ウェビナーを「商談につながるマーケティング施策」として強化したい方は、ぜひサービス詳細をご確認ください。
📥 関連情報
EventHub for Webinarの機能・導入事例を詳しく知りたい方はこちら
👉️ EventHub for Webinar サービス紹介ページ
よくあるご質問
質問：Zoomウェビナーとミーティングは何が違いますか？
回答：Zoomミーティングは双方向の会議・打ち合わせに適しており、参加者全員がカメラ・マイクをオンにして発言できます。一方、Zoomウェビナーは一方向のセミナー・講演に特化しており、視聴者はカメラ・マイクがオフ固定で、ホスト・パネリストのみが発言できます。また、ウェビナーには登録機能、Q&A機能、練習セッション機能など、セミナー運営に便利な機能が標準搭載されています。大規模な説明会やオンラインセミナーにはウェビナー、少人数の双方向ディスカッションにはミーティングが適しています。
質問：Zoomウェビナーを開催するには有料プランが必要ですか？
回答：はい、Zoomウェビナーは有料のアドオンライセンスです。Zoomの基本プラン（無料）には含まれておらず、Pro以上の有料プランを契約した上で、ウェビナーライセンスを追加購入する必要があります。参加者数の上限（500名、1,000名、3,000名など）に応じて料金が異なり、年間契約が基本となります。自社の開催頻度と想定参加人数を踏まえて、最適なプランを選択しましょう。
質問：練習セッションは何のために使いますか？
回答：練習セッションは、ウェビナー本番前にホストとパネリストだけで接続し、リハーサルを行うための機能です。視聴者（参加者）には見えない状態で、音声・映像の品質確認、画面共有のテスト、投票・Q&A機能の動作確認、進行台本の読み合わせなどを行えます。本番でのトラブルを防ぐために、開催30分〜1時間前から練習セッションを開始し、準備を万全にしておくことをおすすめします。
質問：参加者レポートではどのような情報を取得できますか？
回答：Zoomウェビナーの出席者レポートでは、参加者の氏名、メールアドレス、入室時刻、退出時刻、参加時間（分）などの情報を取得できます。登録レポートでは、登録時に入力された会社名、役職、カスタム質問への回答なども含まれます。これらのデータをCSV形式でダウンロードし、Excelで加工したり、MA/SFAツールにインポートしたりすることで、事後のフォローアップや営業活動に活用できます。
質問：ウェビナー終了後のフォローアップを効率化する方法はありますか？
回答：Zoomウェビナーでは、フォローアップメールを自動送信する機能があります。参加者向け・欠席者向けにそれぞれメールを設定でき、録画URLやアンケートへの協力依頼などを含めることができます。ただし、「視聴時間の長い参加者をHOTリードとして抽出する」「アンケート回答と視聴データを紐づけて営業にパスする」といった高度なデータ活用には、手作業での加工が必要です。より効率的なフォローアップを実現したい場合は、MA/SFAツールとの連携や、イベントマーケティングプラットフォームの活用を検討するとよいでしょう。
