展示会後のフォローアップ完全マニュアル
展示会で多くの名刺を獲得したものの、「フォローアップがうまくいかず商談につながらない」というお悩みはありませんか？
展示会の成果は、当日のリード獲得数だけで決まるものではありません。むしろ、展示会後のフォローアップこそが、出展の成否を分ける最大のポイントです。どれほど多くの来場者と名刺交換をしても、適切なアフターフォローがなければ、その接点は商談や受注につながることなく終わってしまいます。
本記事では、展示会で獲得した見込み顧客を確実に商談化するためのフォローアップ方法を、事前準備から具体的なアプローチ手法、成功事例まで徹底解説します。お礼メールの書き方やテンプレート、リードの優先順位付けの考え方など、すぐに実践できるノウハウをお伝えします。
展示会後のフォローアップが成果を左右する理由
展示会出展には、ブース設営費、装飾費、人件費、販促物の制作費など、多大なコストと時間がかかります。しかし、その投資に見合った成果を得られている企業は、実はそれほど多くありません。
展示会の費用対効果を最大化できるかどうかは、会期終了後のフォローアップの質とスピードにかかっています。
フォローアップなしでは展示会出展の成果は半減する
展示会で名刺を集めただけでは、商談や受注にはつながりません。来場者は1日で数十社ものブースを回り、多くの出展社と名刺交換をしています。つまり、あなたの会社の製品やサービスの記憶は、時間とともに急速に薄れていくのです。
一般的に、展示会で得た情報の記憶は72時間で大幅に減衰するといわれています。3日も経てば、ブースでどんな会話をしたか、どんな製品に興味を持ったかを、来場者自身が思い出せなくなってしまうのです。
さらに忘れてはならないのは、競合他社も同じリードにアプローチしているという事実です。同じ展示会に出展している企業は、同じ見込み顧客をターゲットにしています。フォローアップが遅れれば、競合に先を越され、せっかくの商談機会を逃してしまいます。
成功企業と失敗企業のフォローアップの違い
展示会フォローアップにおける成功企業と失敗企業の違いは明確です。
| 項目 | 成功企業 | 失敗企業 |
|---|---|---|
| フォロー設計 | 展示会前に戦略・シナリオを設計済み | 展示会後に「どうしよう」と考え始める |
| 初動のスピード | 当日〜翌日にお礼メールを送信 | 名刺整理に1〜2週間かかる |
| リードの分類 | 興味度合い・温度感で優先順位付け | 全員に同じ一斉メールを送付 |
| 営業連携 | HOTリードは即座に営業へエスカレーション | マーケと営業の連携が曖昧 |
| 継続施策 | WARMリードにはナーチャリングを実施 | 初回フォロー後は放置 |
成功企業に共通するのは、フォローアップを「展示会後の作業」ではなく「展示会戦略の一部」として事前に設計していることです。準備段階からフォローのシナリオを描き、当日は獲得したリード情報を即座にデータ化し、翌日には最初のアクションを起こせる体制を整えています。
【事前準備】展示会前に設計すべきフォロー戦略
フォローアップの成否は、実は展示会当日より前に決まっています。事前にどれだけ具体的なフォロー戦略を設計できているかが、成果を大きく左右します。
ここでは、展示会前に準備しておくべき3つのポイントを解説します。
フォローアップの全体設計図を描く
まず取り組むべきは、展示会終了後のフォローアップ全体像を「設計図」として描くことです。いつ、誰が、どのような手法でアプローチするのかを、時系列で整理しておきましょう。
フォローアップのタイムライン例
| タイミング | 施策 | 担当 | 目的 |
|---|---|---|---|
| 当日〜翌日 | お礼メール送信 | マーケティング | 記憶が新しいうちに接点を維持 |
| 2〜3日後 | HOTリードへ電話 | インサイドセールス | アポイント獲得 |
| 1週間後 | 追加資料・事例送付 | マーケティング | 興味喚起・検討促進 |
| 2週間後 | 未反応リードへリマインド | マーケティング | 再アプローチ |
| 1ヶ月後〜 | メルマガ・ウェビナー案内 | マーケティング | 中長期的な育成 |
このようなタイムラインを事前に作成し、マーケティング部門と営業部門で役割分担を明確にしておくことが重要です。「誰がボールを持つのか」が曖昧なまま展示会に臨むと、フォローの抜け漏れや遅延が発生します。
また、使用するチャネル（メール、電話、DM、SNSなど）も事前に決めておきましょう。複数のチャネルを組み合わせることで、接触の機会を増やし、反応率を高めることができます。
リードの分類基準を事前に決めておく
展示会で獲得するリードは、すべてが同じ温度感ではありません。今すぐ商談したい見込み顧客もいれば、情報収集段階の来場者もいます。リードの興味度合いや購買フェーズに応じて、アプローチ方法を変えることが、効率的なフォローアップの鉄則です。
そのためには、リードの分類基準を事前に定義しておく必要があります。
リード分類の例
| 分類 | 定義 | フォロー方針 |
|---|---|---|
| HOTリード | 具体的な課題があり、導入時期が明確。決裁権を持つ担当者 | 即座に営業へ引き渡し、個別商談を設定 |
| WARMリード | 興味・関心はあるが、導入時期は未定。情報収集フェーズ | 継続的な情報提供でナーチャリング |
| COLDリード | 名刺交換のみ。具体的なニーズは不明 | メルマガ登録、長期的な関係構築 |
この分類基準に基づいて、ブースで来場者にヒアリングすべき質問項目も設計しておきましょう。
ブースでヒアリングすべき質問例
- 現在、どのような課題をお持ちですか？
- 製品・サービスの導入時期はお決まりですか？
- 今回の展示会で特に関心のあるテーマは何ですか？
- ご検討にあたって、他にご覧になりたい資料はありますか？
これらの質問への回答を記録しておくことで、フォローアップ時に「誰を優先すべきか」「どんな提案をすべきか」を判断できます。
フォロー用コンテンツとテンプレートを準備する
フォローアップのスピードを上げるために、事前にコンテンツとテンプレートを用意しておくことも欠かせません。
展示会終了後に「お礼メールの文面をどうしよう」と考え始めていては、競合に後れを取ります。以下のようなコンテンツを、展示会前に準備しておきましょう。
事前に準備すべきコンテンツ
- お礼メールのテンプレート： （複数パターン）
- 送付用の製品資料・カタログ： （PDF）
- 課題別のホワイトペーパーや事例集
- 次のアクションへの導線： （ウェビナー案内、個別相談予約ページなど）
特にお礼メールは、リードの分類ごとに複数パターンを用意しておくと、パーソナライズされた印象を与えつつ、効率的に配信できます。
【リード整理】展示会後すぐに行う名刺・顧客情報の整理方法
展示会が終わると、担当者の手元には大量の名刺が残ります。この「名刺の山」をいかに素早く整理し、フォローアップにつなげるかが、成果を分けるポイントです。
名刺情報のデータ化を最速で行う
展示会後のフォローアップで最初のボトルネックになるのが、名刺のデータ化です。
手作業で名刺情報をExcelやCRM（顧客関係管理システム）に入力していては、膨大な時間がかかります。100枚の名刺を手入力するだけで、数時間から半日を要することも珍しくありません。その間にも、来場者の記憶は薄れ、競合他社はフォローを進めています。
名刺のデータ化を高速化するためには、名刺管理ツールやアプリの活用が効果的です。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで、文字情報を自動的にデータ化できるツールを導入すれば、展示会当日中にデータ化を完了させることも可能です。
また、名刺情報だけでなく、ブースでの会話内容やアンケート回答を紐付けて記録することも重要です。「この人はどんな課題を持っていて、何に興味を示したのか」という情報がなければ、的確なフォローアップはできません。会話メモやヒアリングシートの内容を、名刺データと一緒に管理できる仕組みを整えましょう。
見込み度合いによるリードの優先順位付け
名刺をデータ化したら、次に行うのがリードの優先順位付け（ランク分け）です。
事前に設計した分類基準に基づいて、獲得したリードを「HOTリード」「WARMリード」「COLDリード」などに振り分けます。判断材料となるのは、以下のような情報です。
優先順位付けの判断材料
- ブースでの会話内容： （具体的な課題やニーズの有無）
- ブースでの滞在時間： （長いほど興味度合いが高い傾向）
- アンケート回答： （導入時期、予算、決裁権の有無など）
- 役職・部署： （意思決定に関与するポジションか）
- 過去の接点： （既存リードか、新規リードか）
この優先順位付けによって、営業がすぐにアプローチすべきリストと、マーケティングがナーチャリングすべきリストを明確に分けます。すべてのリードに同じ対応をするのではなく、温度感に応じたアプローチを行うことが、効率的なフォローアップの基本です。
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MA・SFA（顧客管理システム）への連携
整理したリード情報は、MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）に連携することで、その後のフォローアップを効率化できます。
手動でリスト管理を行っていると、以下のような問題が発生しがちです。
- 情報の入力漏れや重複
- 営業とマーケティング間での情報共有の遅れ
- フォロー状況の可視化ができない
- 過去の接点履歴が追えない
Salesforce、HubSpot、Marketoなどのツールと連携すれば、リード情報を一元管理し、フォロー状況をリアルタイムで把握できます。また、リードのスコアリングやメール配信の自動化など、継続的なナーチャリング施策も実現可能です。
展示会で獲得したリード情報は、一度きりの接点で終わらせるのではなく、企業の「資産」として蓄積し、活用していくという視点が重要です。
【実践】フォローアップの具体的な方法とステップ
ここからは、展示会後のフォローアップを具体的にどのように進めるか、時系列に沿って解説します。お礼メールの書き方から、電話でのアプローチ、継続的なナーチャリングまで、実践的な手法をお伝えします。
【当日〜翌日】お礼メールの送り方とテンプレート
展示会フォローアップの第一歩は、お礼メールの送信です。
お礼メールは、展示会終了後24時間以内に送ることを目標にしましょう。来場者の記憶が新鮮なうちにアプローチすることで、開封率・反応率が大きく変わります。「明日やろう」「週明けに」と後回しにしていると、あっという間に1週間が経ち、効果は半減してしまいます。
お礼メールのポイント
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 展示会名を明記し、開封したくなる件名に。例：「【〇〇展 御礼】ブースへのご来場ありがとうございました」 |
| 冒頭 | 展示会名・ブース番号を記載し、どの展示会で会ったかを明確に |
| 本文 | ブースでの会話内容に触れ、パーソナライズする |
| 資料添付 | 興味を持っていた製品・サービスの資料を添付 |
| 次のアクション | 個別相談、デモ、ウェビナーなど、次のステップを提示 |
お礼メールテンプレート例
——————–
件名： 【〇〇展 御礼】ブースへのご来場ありがとうございました
本文：
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
先日は「〇〇展示会」の弊社ブース（小間番号：A-01）にお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
ブースでは、貴社の〇〇に関する課題についてお話を伺い、弊社の「△△」がお役に立てる可能性を感じております。
つきましては、ご参考までに製品資料をお送りいたします。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ぜひご一読いただければ幸いです。
また、より詳しいご説明や、貴社の状況に合わせたご提案をご希望でしたら、オンラインでの個別相談も承っております。 下記よりご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
▼ 個別相談のご予約はこちら URL
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
————-
このテンプレートをベースに、ブースでの会話内容や来場者の興味・関心に応じてカスタマイズしましょう。「あなたのことを覚えています」というメッセージが伝わることで、反応率は大きく向上します。
【3日〜1週間】電話・追加メールでのアプローチ
お礼メールを送った後、HOTリードに対しては電話でのフォローアップを行います。
メールだけでは埋もれてしまうことも多いため、電話で直接コンタクトを取ることで、アポイント獲得の確率を高められます。電話をかけるタイミングは、お礼メール送信から2〜3日後が目安です。メールを確認している可能性が高く、展示会の記憶もまだ残っている時期です。
電話フォローのトーク例
———————
「お忙しいところ失礼いたします。株式会社△△の□□と申します。
先日の〇〇展示会では、弊社ブースにお越しいただきありがとうございました。 その後、メールでお送りした資料はご覧いただけましたでしょうか？
ブースでは〇〇についてお話を伺いましたが、もしよろしければ、より詳しいご説明や、御社の状況に合わせたご提案をさせていただければと思います。
来週でしたら、〇日の午前中か、〇日の午後あたりでご都合いかがでしょうか？」
——————–
電話では、具体的な日時を2〜3つ提案することで、アポイントが取りやすくなります。「ご検討ください」「ご都合のよいときに」といった曖昧な表現は、先延ばしにされる原因になります。
また、お礼メールに反応がないリードに対しては、1週間後を目安にリマインドメールを送りましょう。追加の事例資料や、別の切り口からのコンテンツを添えることで、再度興味を引くことができます。
【1週間〜1ヶ月】継続的なナーチャリング施策
すべてのリードがすぐに商談化するわけではありません。展示会で獲得したリードの多くは、情報収集段階や検討初期フェーズにいます。こうした「今すぐ客」ではない見込み顧客に対しては、継続的なナーチャリング（育成）施策が必要です。
ナーチャリング施策の例
- メルマガ配信： 業界動向、ノウハウ、事例などの有益な情報を定期的に発信
- ホワイトペーパー・資料送付： 課題解決に役立つコンテンツを段階的に提供
- ウェビナー招待： 自社開催のセミナーやウェビナーに招待し、接点を維持
- SNSでのつながり： LinkedInなどでつながり、継続的な関係を構築
特にウェビナーへの招待は、展示会リードの育成に効果的な手法です。展示会で興味を持った製品やサービスについて、より深く学べる機会を提供することで、検討を前に進めてもらえます。
展示会で獲得したリードを、すぐに営業に渡すだけでなく、マーケティングが継続的に育成し、適切なタイミングで営業に引き渡すという連携が、商談化率の向上につながります。
DMや手紙を活用したアナログ施策
デジタル施策だけでなく、DM（ダイレクトメール）や手紙といったアナログ施策も、フォローアップの選択肢として有効です。
メールが大量に届く現代において、郵送物は逆に目立ちます。特に、以下のようなケースでは、アナログ施策が効果を発揮します。
- メールの開封・反応がないリードへの再アプローチ
- 決裁権を持つ役職者への特別なアプローチ
- 高単価商材で、1件あたりのフォローにコストをかけられる場合
DMや手紙には、製品カタログ、事例集、オリジナルノベルティなどを同封し、印象に残る工夫をしましょう。手書きのメッセージを添えることで、より丁寧な印象を与えることもできます。
ただし、アナログ施策はコストがかかるため、優先順位の高いリードに絞って実施することがポイントです。
商談化率を高めるフォローアップの成功ポイント
フォローアップの「やり方」を理解したら、次は「質」を高めるためのコツを押さえましょう。同じ施策でも、以下のポイントを意識するかどうかで、商談化率は大きく変わります。
スピードが重要 競合より早く動く
フォローアップで最も重要なのは、スピードです。
展示会終了後、来場者のもとには多くの出展社からフォローの連絡が届きます。その中で、最初に連絡をくれた企業は、強い印象を残すことができます。逆に、フォローが遅れれば遅れるほど、競合他社との差別化が難しくなります。
目標は、お礼メールを展示会当日中、遅くとも翌日午前中に送信することです。そのためには、以下のような体制づくりが必要です。
- 展示会当日に名刺を即時データ化できる仕組み
- 事前にお礼メールのテンプレートを準備
- マーケティング担当者が当日中にメール配信できるスケジュール
- HOTリードを営業に即時エスカレーションするルール
「展示会後の1週間」ではなく、「展示会後の24時間」を勝負どころと捉えましょう。
パーソナライズで「覚えている」を伝える
一斉送信のメールと、パーソナライズされたメールでは、開封率・反応率に大きな差が出ます。
来場者は、「自分のことを覚えてくれている」と感じたときに、返信や次のアクションへの意欲が高まります。ブースでの会話内容をメールに盛り込むことで、「あなただけに送っています」という印象を与えられます。
パーソナライズの例
- 「〇〇についてお悩みとのことでしたので、関連する事例資料をお送りします」
- 「ブースでは〇〇の機能に興味を持っていただきましたね。詳しいデモをご用意できます」
- 「お話しいただいた〇〇業界での導入事例をご紹介します」
そのためにも、ブースでの会話内容をしっかり記録しておくことが重要です。名刺だけでなく、「この人は何に興味を持ち、どんな課題を抱えていたか」という情報を残しておきましょう。
次のアクションを明確に提示する
フォローメールや電話の最後を、「ご検討ください」「何かあればご連絡ください」で終わらせていませんか？
これでは、相手に判断を委ねてしまい、次のアクションにつながりにくくなります。商談化率を高めるためには、具体的な次のステップを提示することが重要です。
次のアクション提示の例
- 「来週の火曜日か木曜日の午後、30分ほどお時間をいただけませんか？」
- 「まずは15分のオンラインデモで、実際の画面をご覧いただけます」
- 「来月開催の〇〇ウェビナーにご招待いたします。参加無料ですので、ぜひご登録ください」
具体的な日時や、心理的ハードルの低いオファー（短時間のデモ、無料ウェビナーなど）を提示することで、次のアクションへの移行率が向上します。
フォローアップを効率化するツール活用のすすめ
展示会後のフォローアップで成果を出すためには、「スピード」と「質」の両立が不可欠です。しかし、手作業でこれらを実現するのには限界があります。ここでは、フォローアップを効率化するためのツール活用について解説します。
フォローアップを阻む「手作業」の限界
展示会で数百枚の名刺を獲得した場合、以下のような作業が発生します。
- 名刺情報のデータ入力： （手入力の場合、1枚あたり数分）
- リードの分類・優先順位付け
- お礼メールの作成・送信
- 営業へのリード情報共有
- フォロー状況の管理・記録
これらをすべて人力で行っていては、スピードと質の両立は困難です。展示会の規模が大きくなればなるほど、対応しきれなくなり、フォローの遅延や抜け漏れが発生します。
また、展示会は一度きりではありません。年間で複数の展示会に出展する場合、毎回同じ作業に追われていては、本来注力すべき「商談化」の活動に時間を割けなくなります。
名刺管理・MA連携ツールでできること
こうした課題を解決するのが、名刺管理ツールやMA（マーケティングオートメーション）との連携です。
ツール活用で実現できること
| 機能 | 効果 |
|---|---|
| 名刺の即時データ化 | 手入力の工数を大幅削減。当日中にデータ化完了 |
| 会話内容・アンケートの紐付け | リードの温度感・興味関心を正確に把握 |
| CRM/MAへの自動連携 | 営業への引き渡しをスムーズに。データの二重入力を排除 |
| フォローメールの自動配信 | お礼メールを即座に送信。ステップメールで継続フォロー |
| 効果測定・分析 | 開封率・クリック率を可視化し、改善につなげる |
ツールを活用することで、「作業」に追われる時間を減らし、「成果につながる活動」に集中できるようになります。
EventHub Lead Scanの活用例
イベントマーケティングプラットフォーム「EventHub」が提供する「EventHub Lead Scan」は、展示会出展時のリード獲得〜フォローアップを効率化するソリューションです。
EventHub Lead Scanの特徴
- スマホで名刺をスキャン→その場で即座にデータ化
専用アプリのインストールは不要。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで、文字情報を自動的にデータ化します。 - 会話メモをリード情報に紐付けて記録
名刺データだけでなく、ブースでの会話内容やアンケート回答も、その場で紐付けて記録できます。後日のフォロー時に、文脈を踏まえたアプローチが可能になります。 - Salesforce、HubSpotなどへリアルタイム連携
展示会会場で獲得した名刺情報を、リアルタイムでMA/SFAツールに連携。競合他社よりも早く、お礼メールや電話フォローを開始できます。 - 展示会リードを自社ウェビナーにワンクリックで招待
展示会で獲得したリード情報はEventHub内に蓄積されるため、後日開催する自社ウェビナーへ簡単に招待・登録させる仕組みを構築できます。「展示会で接点→ウェビナーで育成」という流れをスムーズに実現します。
📥 関連情報
展示会出展の成果を最大化したい方は、ぜひEventHub Lead Scanの活用をご検討ください。
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まとめ：展示会フォローアップ成功のチェックリスト
展示会後のフォローアップは、出展の成果を最大化するために欠かせないプロセスです。本記事でご紹介した内容を、チェックリスト形式でまとめます。
【事前準備】
- フォローアップのタイムラインとシナリオを設計した
- リードの分類基準（HOT/WARM/COLD）を定義した
- マーケティングと営業の役割分担を明確にした
- お礼メールのテンプレートを複数パターン用意した
- 送付する資料・コンテンツを準備した
- ブースでのヒアリング項目を設計した
【展示会当日〜翌日】
- 名刺情報を即座にデータ化した
- 会話内容・アンケート回答を名刺データに紐付けた
- リードの優先順位付け（ランク分け）を完了した
- お礼メールを24時間以内に送信した
- HOTリードを営業に即時エスカレーションした
【1週間以内】
- HOTリードに電話でアポイントの打診を行った
- 未反応リードにリマインドメールを送った
- 追加資料・事例を送付した
【継続施策】
- WARMリードにメルマガ・ウェビナー案内を配信した
- MA/SFAでリードの行動を継続的にトラッキングしている
- 適切なタイミングで営業に引き渡す仕組みがある
このチェックリストを活用し、展示会出展の投資を確実に成果につなげていただければ幸いです。
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展示会出展の成果を報告書にまとめる方法についてはこちらの記事「展示会出展後のレポート作成手順と営業効果が伝わるテンプレート活用法」もご一読ください。
👉️展示会出展後のレポート作成手順と営業効果が伝わるテンプレート活用法
よくあるご質問
質問：展示会後のお礼メールは、いつまでに送るべきですか？
回答：お礼メールは、展示会終了後24時間以内に送ることを強くおすすめします。来場者は1日で多くのブースを回っており、時間が経つほど記憶は薄れていきます。72時間を過ぎると、どのブースで何を話したかを思い出せなくなる方も少なくありません。当日中、遅くとも翌日午前中には送信できるよう、事前にテンプレートを準備しておきましょう。
質問：展示会で獲得した名刺すべてに、同じお礼メールを送ってもよいですか？
回答：すべてのリードに同じ一斉メールを送ることは避けた方がよいでしょう。リードの興味度合いや温度感に応じて、メールの内容をカスタマイズすることで、開封率や反応率が大きく向上します。HOTリードには個別商談の提案を、WARMリードには役立つ資料やウェビナーの案内を、といった形で分けるのが効果的です。少なくとも2〜3パターンのテンプレートを用意しておくことをおすすめします。
質問：お礼メールに反応がない場合、どうすればよいですか？
回答：最初のお礼メールに反応がない場合は、1週間後を目安にリマインドメールを送りましょう。その際、最初のメールとは異なる切り口でアプローチすることがポイントです。別の事例資料を添付したり、ウェビナーへの招待を行ったりすることで、興味を引き直せる可能性があります。また、メールだけでなく、電話やDMなどチャネルを変えてアプローチすることも有効です。
質問：すぐに商談化しないリードは、どのようにフォローすべきですか？
回答：すぐに商談化しない見込み顧客は、継続的なナーチャリング（育成）施策の対象として管理しましょう。メルマガで業界情報やノウハウを定期的に配信したり、自社開催のウェビナーに招待したりすることで、接点を維持します。検討フェーズが進んだタイミングで再度アプローチすることで、中長期的な商談化が期待できます。MAツールを活用すれば、リードの行動をトラッキングし、適切なタイミングで営業に引き渡すことも可能です。
質問：展示会フォローアップの成果は、どのような指標で測定すればよいですか？
回答：展示会フォローアップの成果を測る主な指標（KPI）としては、以下のようなものがあります。お礼メールの開封率・クリック率、アポイント獲得数、商談化率（リード数に対する商談数の割合）、受注数・受注金額、そして展示会出展のROI（投資対効果）です。これらの指標を展示会ごとに記録・分析し、改善につなげていくことが重要です。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
