数百人規模のイベントにEventHubを活用
イベント運営の一元管理で大幅に工数削減

「カンファレンス」検討時の課題

• コロナ禍でオフラインイベントからオンラインイベントへの切り替えが急務に。どんなツールを使えばよいのか
• イベント参加者の満足度をいかにして上げるか
• エクセルでの顧客情報管理に膨大な時間がかかっている

「EventHub」の効果

• 参加登録からランディングページ作成、分析まで一貫して行えることで大幅な工数削減が実現
• 視聴者の行動データが取得できるため、お客様のニーズ把握が可能に
• オンラインとオフライン両方のカンファレンスに対応可能

ベクター・ジャパン株式会社は、Vector Informatik GmbH（ベクターグループ本社、在ドイツ、以下ベクター）の日本法人です。ベクターは、自動車、医療機器、IoT、航空宇宙などの高度で複雑な電子システム開発に従事するメーカーやサプライヤーを世界中でサポートしています。特に自動車開発分野において、ベクターのソリューションはデファクトスタンダードとして長年の実績を誇ります。今、自動車業界では、Software-Defined Vehicle（ソフトウェア・デファインド・ビークル／SDV）、Vehicle OS、E-モビリティ、コネクテッド、自動運転、先進運転支援システム（ADAS）、セーフティ／セキュリティなどの先進技術に、多くの開発エンジニアが取り組まれています。ベクターは、複雑な課題を可能な限りシンプルに分かりやすく解決することで、日々の開発者の業務をサポートしています。

今回、同社マーケティング・コミュニケーション部でイベントマーケティングを担当する新井一希様に、コロナ禍をきっかけとしたイベント形態の変化や、EventHubの導入効果など、振り返りも含めてお話を伺いました。

事業内容

ソフトウェア開発者が取り組む複雑な課題を、可能な限りシンプルかつ分かりやすく解決

ーまずは御社の事業内容をお教えください

弊社は、自動車、商用車、建機、農機、医療機器、航空宇宙、鉄道、輸送、産業機器など、あらゆる業界のソフトウェア開発者をサポートするための、組み込みシステム開発向けツールやソフトウェアコンポーネントを提供しています。特にこれらの分野はミッションクリティカルと呼ばれていて、つまり、開発の成果物が停止や誤作動をすれば人命に関わる重大な影響を与えてしまうので、非常に高度な技術が必要とされる分野です。開発の技術や手法、プロセスに求められる難易度が高くなると、ソフトウェア開発者の課題も高度化します。弊社は、そうした高度で複雑な課題を可能な限りシンプルに分かりやすく解決し、開発者をサポートしています。

ーマーケティング部と新井様のお役割をお教えください

私が所属するマーケティング・コミュニケーション部では、大まかに言えば、ベクターの製品やサービスのプロモーションを行っています。ドイツ本社が制作したコンテンツをローカライズしたり、日本市場向けに独自コンテンツを制作することもありますし、Webや動画、イベントなど、その他にも数多くのチャンネルを活用してマーコム活動をしています。私は入社以来ずっと、イベントマーケティングをメインに担当しています。

ベクターは、イベントを介して参加者と交流することをとても大切に考えています。交流といっても様々な方法があると思いますが、たとえば、ドイツ本社はオフラインイベントでは講演時間を短めにしてネットワーキングの時間を長く設定し、参加者とベクター社員の「交流」に重きを置くことが多いですね。一方、日本では、参加者、特に自動車業界の方々は、じっくり講演を聴いたり、製品デモ展示を見てしっかり説明を聞くことを重視する傾向がありますので、私としてはそれを満たしつつ交流の要素も入れられるよう、日々、アイデアを模索しています。

目的はイベントごとに異なりますが、全てのイベントに共通しているのは、最新かつ有益な情報を提供することで「参加して良かった」と思っていただき、その積み重ねによって、信頼できるパートナーとして参加者と関係性を築いていくことです。そのための手法として、イベントは非常に有効だと思っています。

カンファレンスの開催について

2022年以降、自社のお客様向け大規模イベントでEventHubを活用中

ー御社の大規模イベントについて詳しく教えてください

Vector Tech World 2024 受付の様子

弊社は年間さまざまなイベントに出展し、また自社でも複数のイベント開催していますが、なかでも「Vector Tech World」と名付けたイベントは年に一度の大規模なお客様向けイベントとして特に注力しています。昨年はソフトウェア・デファインド・ビークル (SDV) などの自動車開発分野の注目トピックに関する講演をメインに、オフラインで開催しました。講演のほかに、製品デモ展示や懇親会もホワイエで行い、講演の合い間のコーヒーブレイクも含めてネットワーキングの時間を意識して作りました。結果として、来場いただいたお客様から高い満足度を頂戴しました。

今はこうしたオフラインのイベントができていますが、振り返れば、2019年末頃からコロナ禍になり、しばらくオフラインイベントを開催できない状況がありました。その時は、Vector Tech Worldを「Vector Japan Virtual Week」というオンラインイベントに急きょ切り替えて、結果的には2020年、2021年と続けて開催することになりました。オンラインイベントのメリットは、オフラインではなかなか参加が難しい遠方からの参加できるので、参加者数が増加したことです。また、九州や北海道など、今までなかなかリーチできなかったエリアの方と接点が持てたのは良かったと思います。

2022年からはコロナに関する状況が少しずつ落ち着いてきたため、オフラインのVector Tech Worldを再開しました。オンラインには参加者増やエリア接点の拡張というメリットはありましたが、やはり、インタラクティブな交流はオフラインイベントに比較すると限界があると感じました。参加者アンケートにも「オフラインイベントの方が交流しやすい」とのお声がありました。

Vector Tech World 2024 セッションの様子

ーイベントのKPIはどこに設定していますか？

現状、KPIは参加者の満足度としています。弊社のVector Tech Worldは300名から400名、時にはそれ以上のお客様にご来場いただくので、来場者数をKPIにすることもできますが、先ほど申し上げたような「参加者にとって信頼できるパートナー」になるために、イベント担当としてできることは、満足度の高いイベントを提供し続けることだと考え、敢えて満足度をKPIに設定しています。イベントは、今すぐ売上につなげるための営業的な雰囲気のものではなく、「何かあった時はベクターに聞いてみよう」と思っていただけるような信頼関係を結ぶための機会であると捉えています。

 EventHub導入の理由と効果

導入の決め手は「必要な機能」と「コスト」のバランスの良さ

ーEventHubを導入した理由を教えてください

Vector Tech World 2024 製品展示ブースの様子

コロナ禍でオフラインイベントをオンラインイベントに切り替えていくことが急務になり、様々なツールを検討するなかでEventHubを知りました。多くの類似サービスに比べ、EventHubは私たちが必要としている機能とコストのバランスが良かったことが導入の決め手となりました。

たとえば、バーチャル展示会を特徴とする他社サービスは、製品グラフィックが挿入できたり、実際に展示会場に足を運んだような体験ができる一方で、導入コストは数百万から数千万円と高額でした。ハードウェアを扱うBtoC企業であれば製品ビジュアルも重要ですが、私たちの製品はソフトウェアが中心であり、イベント内容もセミナーがメインでしたので、凝ったバーチャル空間を駆使するような機能は求めていませんでした。EventHubは事前登録やメール配信、セミナーの視聴有無など、私たちに必要な機能がコンパクトにまとまっていて、コストもリーズナブルだと思いました。

イベント運営を一元管理し、工数の大幅削減に成功

ーEventHubの導入効果を教えてください

Vector Tech World 2024 懇親会の様子

一番の効果は、参加登録からランディングページ作成、分析までを一元管理できるのでEventHub上ですべてを完結でき、大幅に工数を削減できたことですね。それまでは、独自の事前登録システムで管理を行い、そのシステムからエクセルを抽出し、アンケート結果やリード情報を手動で統合させていたため、非常に工数がかかっていました。EventHubは、登録情報にアンケート結果やリード情報、セミナー視聴情報が自動で紐づくため、データを統合する工数が大幅に減ります。今ではデータをほぼ加工せずに社内関係者に引き渡すことができているので、助かっています。

加えて、資料のダウンロード履歴や訪問ページなどの行動データも取得できるので、営業担当がフォローする必要がある場合は、来場者の興味関心を把握しておけるという利点もあります。また、オフラインイベントの受付ではQRコードチェックイン機能を利用していますが、以前は専用の機材を用意し、それが大きく場所を取っていました。現在はスマートフォンを使ってコンパクトに受付対応ができています。これは導入前に期待していた機能ではありませんでしたが、便利に感じています。

今後の展望

ー今後の展望について教えてください

弊社のイベントは毎回、高い満足度を獲得することができています。これはまず、時間を割いて来場くださるお客様のおかげですし、次には講演、デモ展示、懇親会といったイベント内容がどれだけお客様に響くかが大事な要素になっていると思います。ただ、忘れてはならないのが、イベントを無事に完遂するための環境の構築です。弊社はEventHubの利用開始から何度も相談させていただきながら、ツールの機能と弊社のやりたいことをすり合わせてきました。印象として、可能な範囲で柔軟に対応いただいたと思っていますし、感謝しております。今後もEventHubでできる機能が増えれば、弊社のイベントにも新たなアイデアが生まれるかもしれません。それを、楽しみにしています。

＜取材協力＞
ベクター・ジャパン株式会社
マーケティングコミュニケーション部
新井一希様