イベントカテゴリ別！マッチング・交流の促進パターン

イベントカテゴリ別！マッチング・交流の促進パターン

イベントのマッチングを促進する際、「イベント」の定義が多岐にわたるため、イベントの種類や目標にあった適切なマッチングを提供することが非常に重要になります。

EventHubではイベントに参加している人をセグメント化し、セグメントごとのプロフィール項目を設定したり、どのセグメント間のマッチングを可能にするか、などを設定することが可能です。また、年に一度や二度のイベントの場合は単発利用になりますが、毎月１回など頻繁に開催されている場合は、継続的利用をし半年以上同じサイトを継続提供することも可能です。イベント種類別に、どのようにマッチングを行なっているか、ご紹介します。

展示会の場合

多くの展示会の場合、主にマッチングしたいのは出展社と来場者になりますが、多くの場合出展社同士のマッチングも許可します。一方で、来場者同士のマッチングに関しては主催者の意見が分かれ、イベントの盛り上がりや魅力度アップのために来場者同士のマッチングを許可する展示会と、出展メリットをより強調するために不可とする展示会があります。

また、展示会の場合、商談場所は通常出展ブースか、個別に設置された商談室やハイテーブルに誘導します。出展ブースに商談テーブルが設置されている場合は来場者に出展ブースに立ち寄ってもらい商談を行いますが、個別に商談室やハイテーブルを準備している展示会の場合は、EventHub上で部屋の予約を可能に設定します。

商談予約としての機能以外に、EventHubマッチング・ツールをインフォデスクに設置し、検索ツールとして提供することも可能です。多くの展示会には案内デスクやマッチングコンシェルジュデスクがあるため、そのデスクにモニターを設置していただき、マッチングサイトを開いてお見せする、または担当者様が使えるようにすれば、その場で出展社検索をすることが可能になります。

カンファレンスの場合 

カンファレンスには展示エリアがあり展示会の要素を持つものと、展示エリアがほとんどないものと多様なパターンがありますので一概にはまとめにくいですが、展示会と比べて多くの場合、参加者全員の間の、カジュアルかつフラットなマッチング体験を提供するパターンが多いです。

展示会の場合は「来場者」「出展者」と２セグメントに分けることが多いですが、カンファレンスの場合は特に参加者を差別化せずフラットにマッチングをしてもらうパターンと、「スピーカー」、「協賛企業」、「来場者」、「スタッフ」など細かくセグメントを分ける場合もあります。導入時のコンサルティングにイベントの目的や実現したい体験をヒアリングし、決定することがほとんどです。

カンファレンスの場合展示会のように商談室を準備する、というよりも若干カジュアルに使えるハイテーブルや、仕切りがない面談テーブルを準備することが多いです。カンファレンスの中には面談テーブルが並んでいる箇所を「ネットワーキング・エリア」としてセクションとして設計し、ネットワーキング・スポンサー（通常１社か数社）にご協賛いただくこともあります。

総じて、展示会などと比べて若干カジュアルさを担保しつつ、なるべくフラットに全員がマッチングできるように設計することが多いのがカンファンレンスです。

就職フェアの場合 

就職フェアの場合、マッチングするのは出展企業と求職者の間のみになり、それ以外のマッチングは一切行いません。出展企業は他の出展企業が見えない、求職者も他の求職者が見えないように設定する必要があります。

また、就職フェアの場合はニックネームやイニシャルを使うなど、個人が特定できないようにプロフィールを設計することもあります。（もちろん、出展ブースに足を運んだらその場で対面で本名は名乗ります。）

就職フェアであえてマッチング・ツールを導入すると、「人」や「キャリア」という軸での検索や会社との出会いが生まれます。通常就職フェアは株式会社名がずらりと並ぶものですが、マッチング・ツールが導入されていると、例えばエンジニアの就職フェアでは得意な言語別にプロフィールを検索できたり、転職フェアでは自分と似たような出身企業の先輩の転職先を検討する、など多面的な出会いのきっかけが生まれます。

コミュニティイベントや協会の場合

コミュニティや協会で、メンバー間のマッチングを促進するために利用されるケースもあります。この場合のマッチングの性質は、そのコミュニティにもよりますがよりカジュアルなマッチングであることが多いです。

コミュニティの場合は通常月に１回、または複数イベントを行うことが多く、イベントの規模は展示会やカンファレンスと比べて小規模です。そのような場合にも、「イベントのマッチングページ」というよりは「コミュニティメンバーページ」と題し、頻繁に行われているイベントに通常参加しているメンバーを見ることができる名簿として活用したり、イベントでの交流を促進するために使うケースもあります。

特に協会・コミュニティに参加するメリットとして横の軸、繋がりを提供しているケースは、このようにいつでもアクセスできるメンバーページを提供することによってメリットの拡大を狙うことができます。FacebookやLINEグループで代替することも可能ですが、全員がアカウントを持っているわけではないこと、プロフィールに職業情報まで書いていない方が多いこと、そしてプライベートのアカウントとビジネスを紐づけたくない人も多いことから、個別のページを作成されるケースが多いです。

経営者交流会の場合

経営者交流会の場合はコミュニティに非常に似ていますが、参加されている方々が経営者＝決裁権者なため、意思決定が非常に早く、商談を実現するのには適しているコミュニティになります。よって、コミュニティのカジュアルなマッチングよりも、より商談や協業につなげることができるような設計にすることが適しています。

事前に各経営者のプロフィールにどのような会社を経営しているか、提供している製品は何か、どのようなパートナーを探しているか、を可能な限り記入していただく方が、有意義なつながりにつながるでしょう。また、経営者の集まりの方が通常のイベントよりも年齢層が高まることが多いため、テクノロジーの使い方の支援をする必要がありそうです。

国際会議の場合

国際会議の場合でも、交流の要素があればマッチング・ツールは活用できます。国際会議の場合はカジュアルなマッチングを実現する場合と、面談部屋を設置し面談予約をきちんと行う場合と様々です。マッチングの方向は、基本的に全員間のマッチングを促すことが多いですが、たまに年齢別や地域別にイベントの内容を区切るパターンでは、これらをセグメントとして、グループ間のマッチングを促す場合もあります。

ほとんどの国際会議の場合、サイトの主言語は英語に設定することが多いです。国によって追加の言語が必要だったり、利用デバイスが異なる場合がありますので、マッチング・ツールを活用できるかどうかが心配な際はまずはご相談ください。 

ユーザ会の場合 

パートナー企業が集う会や、商品のユーザが集うカンファレンス・会議でご利用いただく場合は、なるべくパートナー企業同士のマッチングを促進するよう設計いたします。

イベントの目的により異なるものの、このようなイベントの場合は事前にご協力いただけるパートナー企業、いわゆるサービスを熟知している「モデル企業」を事前に選んでおき、彼らにイベント内で他のパートナー企業に声かけをしていただけるよう、事前に働きかけると場が活性化しやすいです。

また、EventHub上のホーム画面で「・・・でお困りの場合は」「xxxxxでお困りの場合は」など、課題別に相談できるパートナー企業を優先表示し、比較的新規のパートナー企業のエンゲージメントを高める施策なども作れます。

セミナーの場合

セミナーの場合は、まずマッチングを導入する前に、主に情報を提供するセミナーなのか、交流の要素もあるセミナーなのかを判断する必要があります。あまり規模が大きくないセミナーで、主に情報収集を目的に参加者が来ているものだとマッチング・ツールを導入しても、交流意欲が低くあまり活発に使われないケースもあります。

一方で交流の要素もあり、参加者同士の出会う意欲も比較的あるセミナーの場合は、カンファレンスやコミュニティイベントと同様マッチングの促進を行うことができます。セミナーは継続的に開催されることが多いので、コミュニティイベントのように月１利用で、同じマッチングサイトを常時オープンし、セミナーの常連企業や参加者が他の方と交流できるように設計することも可能です。

まとめ

上記の通り、イベントの属性や参加者の層によってマッチングの促進の方法は異なります。

基本的に

・事前に誰が来るかある程度わかる、事前登録がある（全員が当日ウォークイン参加じゃない）
・参加者・出展者にマッチング・交流意欲がある
・大半の参加者が50代以下である（デジタルリテラシーのため）
・イベント中にスマホを見ることが禁止されていない

これらに当てはまるイベントであれば、ご利用いただけることが多いです。もしご関心・質問がある場合はお問い合わせフォームよりお問い合わせください。