イベント管理システムの導入メリットとは？おすすめツールと選び方も紹介
イベントを自社で開催する際には、事前準備から当日の運営、開催後のフォローまで多くの作業が発生します。各工程で異なるツールを使い分けることで、情報の管理・共有が煩雑になり、担当者の負担も大きくなりがちです。
そこで注目したいのが「イベント管理システム」です。集客から参加者管理、開催当日の運営、アンケート回収までを一つのツールで完結できれば、イベント運営の効率が格段に上がります。
本記事では、イベント管理システム導入によって得られるメリットや、選定時のチェックポイント、人気のイベント管理ツールについて詳しくご紹介します。
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
イベント管理システムとは？エクセルでの管理とサヨナラ？
イベント開催に必要な準備は多岐にわたります。参加者の受付やチケット販売、案内メールの送信から、当日の運営・開催後のアンケートまで、すべてを個別に管理していては業務負担が増える一方です。こうした煩雑な業務を効率化するために注目されているのが「イベント管理システム（EMS）」や「イベント運営プラットフォーム」と呼ばれるツール群です。
イベント運営をラクに、情報管理がこれ1つで
イベントを楽に開催する機能とは？イベント管理システムには具体的にどのような機能があるのかまとめました。
参加者リストを自動でデータ化できる
イベント管理システムを使えば、申し込みフォームで収集した参加者の情報を自動でデータベース化できます。氏名やメールアドレス、所属先などの基本情報が整理されることで、手作業による管理の手間やミスが減り、プロジェクト全体の円滑な情報共有につながります。
決済機能でイベントチケットの販売も
参加登録型イベントやセミナーなどでは、有料チケットの事前販売が求められるケースも多くあります。イベント管理プラットフォームの中には、クレジットカード決済やコンビニ払いなど多様な支払い方法に対応したものもあり、参加率向上に貢献します。「早割」「限定枠」などの価格設定も柔軟に行えるため、マーケティング施策と連携した価格戦略も可能になります。
当日の受付を簡素化できる
イベント開催当日は、受付対応がスムーズに進むかが参加者の第一印象に直結します。イベント支援ツールの多くは、参加者ごとに自動発行されるQRコードや電子チケットを活用し、受付を短時間で完了させる機能を備えています。リアルタイムでの出席確認や混雑緩和にも効果的です。
メール送信の自動化ができる
メールマーケティング機能を備えたイベント管理サービスを活用すれば、開催前のリマインダーや開催後のサンクスメール、アンケート依頼などを自動化できます。セグメント別に送信対象を絞り込んだり、配信タイミングを柔軟に設定したりと、より戦略的なコミュニケーションが可能になります。
イベント管理システムの選び方と比較ポイント
いくつものツールがある中で、どのような選定基準で選べば良いのでしょうか。価格帯やその特徴まで様々なツールがある中で、自社のイベントに最適なものを選ぶときに気をつける点、注意する点について考えていきます。
使いやすいかどうか
どれだけ機能が充実していても、操作性が悪ければ現場の混乱を招きます。UI／UXが直感的であることは、イベント現場での円滑な運用のために非常に重要です。また、参加者にとってもストレスなくアクセスできる仕組みが整っているかをチェックしましょう。
開催目的を達成する機能が備わっているか
イベントの種類によって必要な機能は異なります。セミナーや社内説明会など情報伝達が中心のイベントでは「配信機能」「申込管理」が重要ですし、商談会や展示会のように交流やマッチングが鍵となる場合は「チャット機能」「予約調整機能」なども求められます。開催目的を明確にし、それを支援できる構成を備えたシステムを選びましょう。
人気のイベント管理ツール4選！特徴まとめ
実際に導入されている人気のイベントプラットフォームを4つご紹介します。それぞれの特徴を把握することで、自社に合ったサービス選びの参考になります。
EventHub｜あらゆるB2Bイベントに対応
弊社が提供するイベントプラットフォームEventHubは、カンファレンスなどの大型イベントからユーザー会などの小規模イベントまで、どんな形式のイベントでもお使いいただけます。オンライン・オフライン・ハイブリッド、全ての開催タイプに対応。参加者同士の交流が必要な展示会でのご利用から、交流は一切不要なウェビナーでのご利用まで、導入実績は幅広いです。
国内ではシェアNo.1の実績があり
- イベントプラットフォーム使いやすさNo.1
- ウェビナー運営におすすめしたいイベント管理ツールNo.1
- ハイブリッドイベントにおすすめしたいイベント管理ツールNo.1
- 学会運営におすすめしたいイベント管理ツールNo.1
として多くのユーザーから評価されています（＊日本マーケティングリサーチ機構調べ 2021年11月期 イメージ調査）
管理画面に情報を入力するだけでイベントページが完成するので初めてでも簡単。ウェビナーに特化した料金プランもリリースしており、用途に合わせた無駄のないサービス利用が可能です。
Peatix Business｜イベント集客を強化できるツール
Peatix Businessは、イベント告知・集客に強いイベント運営ツールです。独自のプラットフォーム上に存在する数百万人規模のユーザーネットワークを活用し、イベントに興味を持つ新規層へのリーチが可能。支払い手段の多様性やUIの親しみやすさも好評で、特にB2C領域のイベント開催に適しています。
Doorkeeper｜コミュニティの作成で関係性を持続
Doorkeeperは、イベントを単発ではなく「継続的な関係づくりの起点」として捉えるイベントホスティングサービスです。コミュニティ作成機能を通じて、イベント以外の期間でも情報発信や参加者フォローを行えるため、NPOや教育機関、勉強会主催者などに支持されています。
楽らく受付くん｜セミナーに特化した管理システム
「楽らく受付くん」は、セミナー・研修などの定型イベント運用に適した受付管理システムです。QRコード受付や名簿自動生成、参加証印刷といった機能に加え、印刷物の制作支援もセットで依頼できる点が特徴です。ITに不慣れな方でも使いやすく、地方自治体や医療系イベントなどでも多く利用されています。
まとめ
イベント管理システムやイベント運営支援ツールの導入によって、業務の効率化・参加者満足度の向上・マーケティング活用といった多くのメリットを享受できます。特に複数回開催されるウェビナーや商談会などでは、データの一元管理やリードナーチャリングとの連携が成功の鍵を握ります。
中でもEventHubは、国内有数の導入実績を誇るイベントDX基盤として、B2Bマーケティングにおける商談創出を支える重要なソリューションとなっています。今後のイベント戦略において、信頼できる管理システムを導入することで、成果の最大化が図れるでしょう。詳細はぜひこちらからお問い合わせください！
