イベントでツール導入するメリットは？人気のイベント管理システム
イベントを自社開催する時には、事前準備から当日の対応、アフターフォローまで、煩雑な作業が発生します。それぞれの段階で使うツールも異なり、情報管理・共有も複雑になります。
そこで取り入れたいのが、イベント管理システム。集客から参加者への案内、イベント開催、開催後のアンケート回収まで、1つのツールで完結するようなイベント管理システムを使うことでイベント運営が楽になります。本稿では、イベント管理システム導入のメリットや選定のポイント、人気のツールをご紹介します。
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
イベント管理システムとは？エクセルでの管理とサヨナラ？
イベント管理システムとは、自社でイベントを開催する時の情報管理に特化したサービスのことです。情報を一元管理し、業務の効率化を図るために役立ちます。
イベント運営をラクに、情報管理がこれ1つで
イベントを楽に開催する機能とは？イベント管理システムには具体的にどのような機能があるのかまとめました。
参加者リストを自動でデータ化できる
システムには、イベント参加者の氏名、メールアドレス、所属先などの情報を管理できる基本機能が備わっています。申し込みをした参加者情報を自動でデータベース化できるので、手作業でリスト化する必要がなくなります。申し込みフォームの作成から参加者情報の管理までを、ワンストップで行うことで、社内共有がしやすくなり、業務の効率化にも繋がります。
決済機能でイベントチケットの販売も
無料の参加登録だけでなく、有料チケットを販売できるツールもあります。これにより、「早割」「学生割」など参加者のタイプに合わせていくつかの料金体系を設けることができます。事前決済にすることで当日の参加率を上げる効果もあります。
当日の受付を簡素化できる
参加者に自動生成のQRコードを発行するなど、簡単に受付を済ませられる機能を備えたツールが多いです。コードを読み取ることで、参加者の受付状況をリアルタイムで把握でき、受付にまつわる人為的ミスもなくなります。
メール送信の自動化ができる
セグメントごとのメール送信機能がついていれば、サンクスメールや次回イベントの案内、開催前のリマインドなど、顧客対応を自動化できます。参加者情報はリストにまとまっているので、イベント後のアフターフォローにも簡単につなげられ、マーケティング効果を最大化できます。
ツール選定のポイントは？
いくつものツールがある中で、どのような選定基準で選べば良いのでしょうか。価格帯やその特徴まで様々なツールがある中で、自社のイベントに最適なものを選ぶときに気をつける点、注意する点について考えていきます。
使いやすいかどうか
どれだけ素晴らしい機能が揃っていても、使いにくいシステムでは逆に効率を悪化させ本末転倒になってしまうことも。特にシステムを初めて導入する際やチームメンバーがシステムの操作に慣れていない場合、操作性を重視して選び導入の効果を最大化させるようにします。
主催者側だけでなく、参加者にとっても使いやすいかどうか考慮することも大切です。業界によっては、参加者自身がツールを触ることに慣れていないケースもあります。例えば、URLをクリックするだけでブラウザから簡単にイベントページを閲覧できたり、ページ遷移が少なかったりなど、参加者の手間を省く工夫が揃っていると参加者にとって親切です。
開催目的を達成する機能が備わっているか
イベントの規模や開催形式、コンセプトやターゲットの属性を把握することで、どういう機能が必要なのかが明確になります。事前登録制にするのか、参加者同士の交流は必要か、い集客はどうやって行うのか、参加者へのフォロー体制はどうするのか、などを検討することで、本当に必要な機能を洗い出します。汎用性の高いツールは価格も高くなりがちなので、自社が求めている機能を備えたツールを選ぶようにします。
人気のイベント管理ツール4選！特徴まとめ
様々な特徴を持ったイベント管理ツールが存在します。今回はその中から特徴が全く異なる4つのツールを取り上げ、それぞれの導入メリットについてご紹介します。自社のイベントにはどれが最適か、判断する際の参考にしてみてください。
EventHub｜あらゆるB2Bイベントに対応
弊社が提供するイベントプラットフォームEventHubは、カンファレンスなどの大型イベントからユーザー会などの小規模イベントまで、どんな形式のイベントでもお使いいただけます。オンライン・オフライン・ハイブリッド、全ての開催タイプに対応。参加者同士の交流が必要な展示会でのご利用から、交流は一切不要なウェビナーでのご利用まで、導入実績は幅広いです。
国内ではシェアNo.1の実績があり
- イベントプラットフォーム使いやすさNo.1
- ウェビナー運営におすすめしたいイベント管理ツールNo.1
- ハイブリッドイベントにおすすめしたいイベント管理ツールNo.1
- 学会運営におすすめしたいイベント管理ツールNo.1
として多くのユーザーから評価されています（＊日本マーケティングリサーチ機構調べ 2021年11月期 イメージ調査）
管理画面に情報を入力するだけでイベントページが完成するので初めてでも簡単。ウェビナーに特化した料金プランもリリースしており、用途に合わせた無駄のないサービス利用が可能です。
Peatix Business｜イベント集客を強化できるツール
620万の会員の中から興味がありそうな人にイベントをレコメンドする機能があるので、集客面での強みが特徴的です。サイト内検索にも優れており、これまで接触することのなかった層にアプローチできる可能性もあります。
クレジットカード、コンビニ、ATMが利用可能で事前決済も簡単に。無料イベントの場合は、事前予約受付・集客サイトとして活用できます。
Doorkeeper｜コミュニティの作成で関係性を持続
B2B、B2C、C2Cイベントの共用プラットフォームです。「コミュニティ」を作ってイベントの拠点を作成、イベントが開催されない期間でもコミュニティメンバーにメールを配信できるので、イベント終了後もメンバーの関係性が持続します。
チケット販売やキャンセル待ちの機能を備えているほか、リマインドメールの自動送信やQRコードつきのデジタルチケット発行も可能です。
楽らく受付くん｜セミナーに特化した管理システム
クラウド型の受付システムで、セミナー募集やイベント運営の手間を削減することを目的としています。
このサービスを提供する株式会社コームラは、創業以来、印刷業を続けている企業です。イベント告知で使用するチラシや販促物の印刷も引き受けており、「印刷」「システム」の両側面からイベント開催をサポートしています。
まとめ
ここまで、イベント管理システムを導入するメリットやツール例を紹介してきました。ツールを導入することで、イベント開催にまつわる煩雑な作業を一気に効率化することができます。一回きりではなく複数回にわたる開催が鍵となるイベントでは特に、運営工数の削減が必須となります。
イベントプラットフォームEventHubはイベントの運営をラクに効果的にするツールです。詳細はぜひこちらからお問い合わせください！
