ウェビナーフォローの最適解｜HOTリードを逃さないメール・架電術

ウェビナーを開催したものの、「参加者へのフォローが後手に回ってしまう」「誰から優先的にアプローチすべきか分からない」といった課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

ウェビナーは、開催して終わりではなく、開催後のフォローアップこそが商談化率を左右する重要なフェーズです。実際に、フォローのタイミングやアプローチ方法を最適化するだけで、商談化率が大きく向上した企業も少なくありません。

本記事では、ウェビナー後のフォローアップ方法を徹底解説します。参加者の温度感を見極めてHOTリードを逃さないメール・架電術、すぐ使えるお礼メールの例文、MA（マーケティングオートメーション）連携による自動化のコツまで網羅しています。商談化率を高めたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

ウェビナーフォローアップとは？目的と重要性

ウェビナーフォローアップとは、オンラインセミナー開催後に参加者や欠席者に対して行う一連のアプローチのことです。お礼メールの送信から、資料送付、アンケート回収、架電によるアポイント打診まで、見込み顧客との関係構築に必要なすべてのアクションを含みます。

フォローアップの目的｜なぜ開催後が勝負なのか

ウェビナーのフォローアップには、大きく3つの目的があります。

1. 参加者の記憶が新鮮なうちに関係を深める
   ウェビナー終了直後は、参加者の興味・関心が最も高まっている状態です。講師の話やテーマへの印象が鮮明なこのタイミングでアプローチすることで、自社の製品・サービスへの検討度合いを一気に高められます。
2. HOTリードを見極めて営業にパスする
   すべての参加者が同じ温度感ではありません。フォローアップを通じて、今すぐ商談につながる可能性が高いHOTリードを特定し、インサイドセールス（IS）や営業担当に適切に引き渡すことが重要です。
3. 中長期的なナーチャリング（顧客育成）の起点をつくる
   すぐに商談化しないWARMリードやCOLDリードに対しても、継続的なメール配信やコンテンツ提供を行い、将来の商談機会を構築します。

フォローの有無で商談化率はどれだけ変わるか

フォローアップの実施有無と商談化率の関係を示すデータがあります。

フォロー状況	商談化率（目安）	備考
フォローなし	1〜3%	参加者が自発的に問い合わせるケースのみ
一律メールのみ	3〜5%	お礼メール送信のみで個別対応なし
セグメント別フォロー	8〜15%	温度感に応じたメール＋架電
リアルタイムフォロー	15〜25%	視聴データ活用＋24時間以内の架電

上記はあくまで目安ですが、フォローの質とスピードによって商談化率に大きな差が出ることは明らかです。特に、参加者の行動データを活用してセグメント別にアプローチする企業は、高い成果を上げています。

マーケティングとインサイドセールス（IS）の役割分担

ウェビナーフォローアップを成功させるには、マーケティング部門とインサイドセールス部門の連携が欠かせません。

役割	マーケティング	インサイドセールス（IS）
主な業務	お礼メール配信、資料送付、ナーチャリング	HOTリードへの架電、アポイント獲得
対象リード	全参加者・欠席者	HOTリード（優先）、WARMリード
タイミング	当日〜翌日（メール）、1〜2週間（継続配信）	1〜3日以内（架電）
使用ツール	MA、メール配信システム	SFA、架電ツール

この役割分担を事前に明確にしておくことで、「誰がいつ何をするか」が曖昧にならず、スピーディーなフォローが可能になります。

参加者の温度感を見極める方法｜HOT・WARM・COLDリードの分類

ウェビナーフォローアップで最も重要なのは、参加者の温度感を正確に見極めることです。すべての参加者に同じアプローチをしていては、HOTリードを逃し、COLDリードに無駄なリソースをかけることになります。

HOT・WARM・COLDリードの定義と分類基準

リードの温度感は、以下の基準で分類します。

• HOTリード（今すぐ）
  • 商談・導入検討の意思が明確
  • 具体的な課題や導入時期が決まっている
  • 製品デモや個別相談を希望
• WARMリード（そのうち）
  • 興味・関心はあるが、具体的な検討はこれから
  • 情報収集段階
  • 資料請求やメルマガ登録に積極的
• COLDリード（まだまだ）
  • 情報収集が目的、または競合調査
  • 自社の課題が明確でない
  • すぐにアクションを起こす可能性は低い

視聴データ×アンケート回答でリードを選別する

温度感を見極めるには、「行動データ」と「申告データ」の両方を活用することが効果的です。

行動データ（視聴ログ）で判断できること

• 視聴時間：最後まで視聴した参加者は関心度が高い
• 離脱タイミング：製品紹介パートで離脱した場合は興味が薄い可能性
• Q&A・チャットへの参加：質問を投稿した参加者はHOTリードの可能性大
• 資料ダウンロード：ダウンロードした参加者は検討度合いが高い

申告データ（アンケート回答）で判断できること

• 導入検討時期：「3ヶ月以内」「半年以内」などの回答
• 課題・ニーズ：具体的な課題を記載している場合は優先度高
• 資料請求・デモ希望：明確なアクション希望はHOTリードの証拠
• 満足度：ウェビナー内容への満足度が高いほど商談化しやすい

興味関心の高い参加者を見逃さないチェックポイント

以下のチェックリストに該当する参加者は、HOTリードとして優先的にフォローしましょう。

• ウェビナーを最後まで視聴した（視聴率80%以上）
• Q&Aで具体的な質問をした
• アンケートで「3ヶ月以内に導入検討」と回答
• 資料ダウンロードを行った
• 過去にも自社ウェビナーに参加している（リピーター）
• 役職が決裁者クラス（部長以上）

【EventHubなら】視聴時間・離脱タイミング・Q&A質問内容でHOTリードを自動抽出

EventHub for Webinarでは、参加者ごとの詳細な視聴ログを自動取得できます。「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」はもちろん、Q&Aへの質問内容やアンケート回答もすべて一元管理。これらのデータを掛け合わせることで、HOTリードを即座に特定し、インサイドセールスが優先的にアプローチできる体制を構築できます。

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タイミング別フォローアップの実践方法

フォローアップは「何をするか」だけでなく「いつするか」が成果を大きく左右します。ここでは、ウェビナー終了後のタイミング別に、具体的なアクションを解説します。

24時間以内｜お礼メール＋資料送信の基本

ウェビナー終了後、最も重要なのが24時間以内のお礼メール送信です。参加者の記憶が新鮮なうちにコンタクトを取ることで、印象を強化し、次のアクションにつなげます。

お礼メールに含めるべき要素

• 参加へのお礼
• ウェビナー内容のおさらい（要点を簡潔に）
• 当日の資料（PDF）のダウンロードURL
• アーカイブ動画の視聴URL（用意している場合）
• アンケート回答のお願い（未回答者向け）
• 次回ウェビナーの案内や関連コンテンツへの誘導

送信タイミングの目安

タイミング	内容	対象
開催当日（終了後2〜3時間以内）	お礼＋資料送付	参加者全員
翌営業日午前中	アンケートリマインド	未回答者

3日以内｜HOTリードへの架電・個別アプローチ

お礼メール送信後、HOTリードに対しては3日以内に架電やメールで個別アプローチを行います。

架電の優先順位

1. アンケートで「デモ希望」「資料請求」と回答した参加者
2. Q&Aで具体的な質問をした参加者
3. 視聴率80%以上かつ決裁者クラスの参加者
4. 過去の自社イベントにも参加しているリピーター

個別メールのポイント

HOTリードには、一斉配信ではなく個別メールを送ることで、パーソナライズされたコミュニケーションが可能になります。ウェビナー中の質問内容やアンケート回答に触れることで、「自分のことを理解してくれている」という印象を与えられます。

1〜2週間｜WARMリードへのナーチャリングメール配信

すぐに商談化しないWARMリードに対しては、1〜2週間かけて段階的にナーチャリングメールを配信します。

ナーチャリングメールのステップ例

配信日	内容	目的
3日後	関連ブログ記事の案内	追加情報で興味喚起
7日後	導入事例の紹介	具体的なメリットを訴求
14日後	次回ウェビナーの案内	再接点の創出
21日後	個別相談会の案内	アクション促進

欠席者へのフォロー｜録画案内と次回開催への誘導

申込みをしたにもかかわらず当日参加できなかった欠席者（不参加者）へのフォローも忘れてはいけません。欠席者は「興味があったが都合がつかなかった」層であり、適切なフォローで商談につながる可能性があります。

欠席者フォローメールに含める内容

• 欠席を責めないトーンでのお礼（「ご都合がつかなかったようで残念です」など）
• アーカイブ動画のURL（録画を公開している場合）
• 当日資料のダウンロードURL
• 次回開催の日程案内
• 個別説明会への誘導（希望者向け）

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商談化率を高めるフォローメールの書き方と例文

フォローメールは、ただ送ればよいというものではありません。件名、本文、CTA（行動喚起）のすべてを最適化することで、開封率・クリック率を高め、商談化につなげることができます。

件名・本文の基本構成｜開封率を上げるコツ

件名作成のポイント

• 30文字以内で簡潔に
• 受信者の名前や会社名を入れる（可能であれば）
• ウェビナーのテーマやタイトルを明記
• 特典（資料、動画など）があれば記載

件名の例

• 【資料送付】本日のウェビナーにご参加いただきありがとうございました
• 〇〇様｜ウェビナー「△△」のアーカイブ動画をお届けします
• 【限定公開】ウェビナー参加者様へ｜追加資料のご案内

本文構成の基本

1. 冒頭：参加へのお礼（簡潔に）
2. 中盤：ウェビナー内容のおさらい＋追加価値（資料・動画）
3. 終盤：次のアクションへの誘導（CTA）
4. 署名：担当者名、連絡先

お礼メールの例文｜参加者・欠席者別テンプレート

【参加者向け】お礼メール例文

件名：【資料送付】本日のウェビナーにご参加いただきありがとうございました

〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日は「ウェビナータイトル」にご参加いただき、誠にありがとうございました。
ウェビナーでお伝えした内容が、貴社の課題解決の一助となれば幸いです。
当日の資料を下記URLよりダウンロードいただけます。

▼資料ダウンロードURL
https://example.com/download

また、ウェビナー内でご質問いただいた内容への回答や、
より詳しい導入事例については、個別にご案内することも可能です。
ご興味がございましたら、お気軽にご連絡ください。

▼個別相談のお申し込みはこちら
https://example.com/contact

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

—
株式会社△△
□□（担当者名）
TEL：00-0000-0000
Email：xxx@example.com

【欠席者向け】お礼メール例文

件名：【アーカイブ公開】ウェビナー「〇〇」の録画をお届けします

〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日は「ウェビナータイトル」にお申し込みいただき、
誠にありがとうございました。
当日はご都合がつかなかったとのこと、残念ではございますが、
アーカイブ動画をご用意いたしましたので、ぜひご覧ください。

▼アーカイブ動画URL
https://example.com/archive

▼当日資料のダウンロード
https://example.com/download

また、次回ウェビナーは〇月〇日（〇）に開催予定です。
テーマは「△△」を予定しておりますので、
ご興味がございましたらぜひご参加ください。

▼次回ウェビナーの詳細・お申し込み
https://example.com/next-webinar

ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

—
株式会社△△
□□（担当者名）

資料送付メールの例文｜興味喚起につなげる書き方

資料送付メールでは、単に資料を送るだけでなく、その資料を読むことで得られるメリットを明記することが重要です。

件名：〇〇様｜ウェビナー補足資料「導入事例集」をお届けします

〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日のウェビナーでは、時間の都合上ご紹介しきれなかった
導入事例を追加資料としてまとめました。
本資料では、貴社と同業界の企業様が
どのような課題を解決し、どのような成果を上げたのかを
具体的な数値とともにご紹介しています。

▼資料ダウンロードURL
https://example.com/case-study

特に「〇〇業界での活用事例」は、
多くの企業様からご好評をいただいておりますので、
ぜひご一読いただければ幸いです。

—
株式会社△△
□□（担当者名）

アポイント打診メールの例文｜次のアクションを促すCTA設計

HOTリードに対しては、個別相談やデモのアポイントを打診するメールを送ります。

件名：〇〇様｜ウェビナーでのご質問について、個別にご説明させてください

〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日のウェビナー「タイトル」にご参加いただき、
誠にありがとうございました。
ウェビナー中にQ&Aでいただいたご質問
「△△について詳しく知りたい」について、
より具体的にご説明させていただければと考えております。
オンラインで30分程度、貴社の状況をお伺いしながら、
最適な活用方法をご提案できればと思います。
下記の日程でご都合のよい時間帯はございますでしょうか。

• 〇月〇日（〇） 10:00〜 / 14:00〜 / 16:00〜
• 〇月〇日（〇） 10:00〜 / 14:00〜 / 16:00〜
• 〇月〇日（〇） 10:00〜 / 14:00〜 / 16:00〜

上記以外でもご都合に合わせて調整いたしますので、
お気軽にご連絡ください。

—
株式会社△△
□□（担当者名）

架電によるフォローアップ｜成功するアプローチのコツ

メールだけでなく、架電（電話）によるフォローアップも商談化には欠かせません。特にHOTリードに対しては、メールと架電を組み合わせることで、アポイント獲得率が大きく向上します。

架電すべきリードの優先順位の付け方

すべての参加者に架電する必要はありませんが、以下の優先順位でリストを作成し、効率的にアプローチしましょう。

【優先度：高】必ず架電すべきリード

• アンケートで「デモ希望」「個別相談希望」と回答
• Q&Aで具体的な質問をした（導入時期、費用、機能など）
• 過去にも問い合わせ履歴がある

【優先度：中】状況を見て架電するリード

• 視聴率80%以上
• 役職が部長・マネージャー以上
• ターゲット業界・企業規模に該当

【優先度：低】メールフォローを優先するリード

• 視聴率50%未満
• アンケート未回答
• 過去の反応（メール開封・クリック）が薄い

架電のタイミングとトークスクリプトの基本

最適な架電タイミング

タイミング	効果	注意点
ウェビナー翌日の午前中	記憶が新鮮、つながりやすい	月曜午前は避ける
ウェビナー翌日の夕方	業務が落ち着いた時間帯	18時以降は避ける
ウェビナーから3日以内	ギリギリのライン	これ以上遅れると効果激減

トークスクリプトの基本構成

1. 自己紹介：会社名、名前、ウェビナー参加のお礼
2. アイスブレイク：ウェビナーの感想を聞く
3. ヒアリング：現在の課題、検討状況を確認
4. 提案：課題に対する解決策を簡潔に提示
5. クロージング：次のアクション（デモ、資料送付など）を提案

架電の冒頭トーク例

お忙しいところ恐れ入ります。
株式会社△△の□□と申します。
先日は「ウェビナータイトル」にご参加いただき、
誠にありがとうございました。
ウェビナーの内容はいかがでしたでしょうか？
何かご不明点やもう少し詳しく聞きたい点などございましたら、
ぜひお聞かせいただければと思いまして、お電話いたしました。

アンケート回答を活用したパーソナライズ架電

アンケートで得られた情報を架電に活用することで、パーソナライズされたアプローチが可能になります。

活用できるアンケート項目と架電トークの例

アンケート項目	架電での活用方法
検討時期 「3ヶ月以内」	「3ヶ月以内にご検討とのことでしたので、具体的なスケジュール感をお伺いできればと」
課題 「作業工数の削減」	「作業工数の削減が課題とのことでしたが、現在どのような作業に時間がかかっていますか？」
興味のある機能 「MA連携」	「MA連携にご興味をお持ちとのことでしたので、現在お使いのMAツールをお伺いしてもよろしいでしょうか」

このように、アンケート回答に基づいた具体的なトークを準備しておくことで、受信者に「自分のことを理解してくれている」という印象を与え、商談化率を高められます。

MA/SFAツール連携でフォローを自動化する方法

ウェビナーフォローアップの工数を削減し、かつ成果を最大化するには、MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）との連携が欠かせません。

データ連携の仕組みと設定の流れ

ウェビナーツールとMA/SFAを連携させることで、以下のような自動化が実現できます。

連携で実現できること

• 参加者データの自動取り込み（手動入力不要）
• 視聴ログ・アンケート回答の自動紐づけ
• リードスコアリングの自動更新
• シナリオメールの自動配信
• HOTリードの自動通知（営業への引き渡し）

連携設定の基本ステップ

1. ウェビナーツールとMA/SFAのAPI連携を設定
2. データの紐づけ項目（メールアドレス、会社名など）を定義
3. リードスコアリングのルールを設定
4. シナリオメールのトリガー条件を設定
5. 営業への通知ルールを設定

シナリオメール（ステップメール）の設計例

MA連携を活用すれば、参加者の行動に応じたシナリオメールを自動配信できます。

シナリオメール設計例：参加者向け

トリガー	配信内容	配信タイミング
ウェビナー参加	お礼＋資料送付	当日
資料ダウンロードあり	関連事例の紹介	3日後
資料ダウンロードなし	資料リマインド	3日後
メール開封なし	件名を変えて再送	7日後
メール開封＋クリックあり	個別相談の案内	7日後

シナリオメール設計例：欠席者向け

トリガー	配信内容	配信タイミング
欠席（不参加）	アーカイブ動画案内	翌日
動画視聴あり	お礼＋追加資料	視聴から1日後
動画視聴なし	動画リマインド	7日後
次回ウェビナー告知	次回案内	14日後

【EventHubなら】Salesforce・HubSpotと連携で工数削減

EventHub for Webinarは、Salesforce、Marketo、HubSpotなどの主要なMA/SFAツールと連携可能です。ウェビナーで取得した参加者データ、視聴ログ、アンケート回答を自動で顧客管理システムに反映できるため、手動入力の工数を大幅に削減。フォローアップのスピードと精度を両立させることができます。

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ウェビナーフォローでよくある失敗パターンと対策

ウェビナーフォローアップで成果が出ない企業には、共通する失敗パターンがあります。ここでは、よくある3つの失敗と、その対策を解説します。

失敗①｜フォローが遅すぎて機会損失

失敗の状況

ウェビナー終了後、他の業務に追われてフォローが後回しになり、お礼メールを送ったのが1週間後。架電しても「もう他社で検討を進めています」と言われてしまう。

原因

• フォロー業務の優先度が低い
• 担当者が明確でない
• データ整理に時間がかかる

対策

• フォローアップの作業時間を事前にブロック
• お礼メールは事前にテンプレートを用意し、終了後すぐに配信
• ウェビナーツールとMAを連携し、データ整理を自動化
• HOTリードは当日中に営業に共有する仕組みを構築

失敗②｜一律送信で各参加者の温度感を無視してしまう

失敗の状況

全参加者に同じお礼メールを送り、全員に同じタイミングで架電。HOTリードもCOLDリードも同じ対応をしてしまい、HOTリードを取りこぼし、COLDリードには「しつこい」と思われる。

原因

• リードのセグメント分けができていない
• 視聴データやアンケート回答を活用していない
• 「全員に平等に」という誤った認識

対策

• HOT/WARM/COLDの分類基準を明確化
• 視聴ログ×アンケート回答でスコアリング
• セグメント別のメールテンプレートを用意
• HOTリードは個別対応、COLDリードはメールナーチャリング

失敗③｜営業引き渡し後の放置で案件化しない

失敗の状況

マーケティング部門がHOTリードを営業に引き渡したものの、営業からのフォローがなく放置。結果的に競合に流れてしまう。

原因

• マーケティングと営業の連携不足
• 引き渡しルールが曖昧
• 営業がリードの温度感を把握していない

対策

• 引き渡し基準を明文化（例：アンケートで「3ヶ月以内に検討」と回答）
• 引き渡し時にリードの情報（視聴ログ、アンケート回答、質問内容）を共有
• 営業からのフォロー状況をSFAで可視化
• 定期的なマーケ・営業の情報共有ミーティングを実施

まとめ：ウェビナーフォローは「スピード×パーソナライズ」が成功のカギ

本記事では、ウェビナー後のフォローアップ方法について、タイミング別のアクション、メール・架電の具体的な例文、MA/SFA連携による自動化まで解説しました。

ウェビナーフォローアップの成功ポイント

• スピード：24時間以内にお礼メール、3日以内にHOTリードへ架電
• パーソナライズ：視聴データ×アンケート回答で温度感を見極め、セグメント別にアプローチ
• 自動化：MA/SFA連携でデータ連携・シナリオメールを自動化し、工数削減と精度向上を両立
• 連携：マーケティングと営業の役割分担を明確にし、HOTリードを確実に商談化

ウェビナーは「開催」がゴールではなく、「フォローアップ」からが本当の勝負です。本記事で紹介した方法を参考に、商談化率の向上を目指してください。

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よくあるご質問

質問：ウェビナー後のお礼メールはいつまでに送るべきですか？

回答：ウェビナー終了後、24時間以内に送ることを強くおすすめします。理想は当日中（終了後2〜3時間以内）です。参加者の記憶が新鮮なうちにコンタクトを取ることで、ウェビナー内容の印象を強化し、資料ダウンロードや次のアクションにつなげやすくなります。翌日以降になると開封率が下がり、競合他社に先を越されるリスクも高まりますので、お礼メールは事前にテンプレートを用意しておき、終了後すぐに配信できる体制を整えておきましょう。

質問：HOTリードとCOLDリードの見分け方を教えてください

回答：HOTリードとCOLDリードを見分けるには、「行動データ」と「申告データ」の両方を活用します。行動データとしては、視聴時間（最後まで視聴したか）、Q&Aへの質問投稿、資料ダウンロードの有無などが判断材料になります。申告データとしては、アンケートでの「導入検討時期」「具体的な課題」「デモ・資料請求希望」などの回答が重要です。これらを掛け合わせてスコアリングを行い、HOT（今すぐ商談）、WARM（情報収集中）、COLD（将来検討）に分類します。

質問：ウェビナーに欠席した人へのフォローは必要ですか？

回答：はい、欠席者（不参加者）へのフォローは非常に重要です。欠席者は「興味があったが当日都合がつかなかった」層であり、適切なフォローで商談につながる可能性があります。欠席者には、アーカイブ動画の視聴URLと当日資料のダウンロードURLを記載したメールを送りましょう。また、次回ウェビナーの案内や個別説明会への誘導も効果的です。欠席を責めるようなトーンは避け、「ご都合がつかなかったようで残念です」といった配慮ある表現を心がけてください。

質問：フォローの架電はどのタイミングで行うのが効果的ですか？

回答：架電のベストタイミングは、ウェビナー翌日の午前中または夕方です。翌日午前中は参加者の記憶が新鮮で、業務が本格化する前なのでつながりやすい傾向があります。夕方は業務が落ち着いた時間帯で、比較的ゆっくり話を聞いてもらえます。ただし、月曜午前中は週初めの会議などで忙しいことが多いため避けた方が無難です。また、ウェビナーから3日を過ぎると効果が大きく下がるため、HOTリードへの架電は3日以内を目標にしましょう。

質問：MA/SFAツールと連携するメリットは何ですか？

回答：MA/SFAツールとウェビナーツールを連携させることで、主に3つのメリットがあります。第一に、参加者データの手動入力が不要になり、工数を大幅に削減できます。第二に、視聴ログやアンケート回答を自動でリードスコアリングに反映でき、HOTリードを即座に特定できます。第三に、シナリオメールの自動配信やHOTリードの営業への自動通知が可能になり、フォローのスピードと精度が向上します。EventHub for Webinarは、Salesforce、HubSpot、Marketoなど主要なMA/SFAとワンクリックで連携可能です。

こちらの記事の監修・執筆者

	株式会社EventHub マーケティングマネージャー　鈴木 優一
	2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。