ウェビナー報告書の作成方法｜KPI整理から社内共有まで完全ガイド
ウェビナーを開催したものの、「報告書をどう書けばいいかわからない」「何の数値を報告すべきか迷う」という担当者の方は多いのではないでしょうか。
ウェビナーは開催して終わりではありません。開催後の振り返りと適切なレポート作成が、次回施策の成果を大きく左右します。しかし、配信ツールやアンケート、マーケティングオートメーション（MA）など複数のツールに分散したデータを集約し、読み手に伝わるレポートにまとめるのは、想像以上に手間のかかる業務です。
本記事では、ウェビナー報告書に含めるべき項目、効果的な書き方の4ステップ、そして経営層・マーケティング部門・営業部門それぞれに最適化したテンプレートまで網羅的に解説します。
ウェビナー報告書（レポート）とは？作成する目的と重要性
ウェビナー報告書とは、オンラインセミナーの開催結果をまとめ、関係者に共有するための文書です。単なる記録ではなく、次回施策の改善につなげるための重要な資料として位置づけられます。
なぜウェビナー開催後に報告書が必要なのか
ウェビナーの成果を最大に活かすためには、開催後の振り返りが欠かせません。報告書を作成する目的は、大きく3つあります。
報告書作成の3つの目的
| 目的 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 成果の可視化 | 集客数・参加率・商談化数などの数値を整理し、ウェビナーの成果を客観的に評価する |
| 改善点の抽出 | データ分析とアンケート結果から、次回に向けた具体的な改善点を明確にする |
| 社内への価値証明 | 経営層や関係部門に対し、ウェビナー施策の継続・拡大を提案するための根拠を示す |
この考え方は、ウェビナーだけでなくオンライン研修やセミナー、eラーニングなどの社内イベントにも同様に適用できます。開催形式がライブ配信でも録画配信でも、振り返りの重要性は変わりません。
報告書の読み手を整理する｜経営層・マーケ・営業の視点
効果的なレポートを作成するためには、まず「誰に向けて報告するのか」を明確にする必要があります。読み手によって知りたい情報は異なるため、目的に応じた構成を意識しましょう。
読み手別の関心事項
| 読み手 | 主な関心事項 | 求める情報の粒度 |
|---|---|---|
| 経営層・上司 | ROI（費用対効果）、ビジネスインパクト | 簡潔なサマリー、結論重視 |
| マーケティング部門 | 集客チャネルの効果、エンゲージメント | 詳細なデータ分析、施策別の比較 |
| 営業部門 （インサイドセールス） |
HOTリードの情報、フォロー優先度 | 個別リードの行動履歴、アプローチのヒント |
たとえば、経営層への報告では「このウェビナーで〇件の商談が創出され、ROIは〇%でした」という結論を冒頭に置くのが効果的です。一方、マーケティング部門向けには、集客チャネル別の申込み数や、コンテンツごとの視聴継続率といった詳細データが求められます。
レポート作成のベストタイミング
ウェビナー終了後、どのタイミングでレポートを作成すべきでしょうか。目的に応じて、3つのタイミングを使い分けることをおすすめします。
レポート作成の3つのタイミング
- 速報レポート（開催後24〜48時間以内）：基本的な数値（申込み数・参加者数・アンケート回答率）を共有。営業部門へのHOTリード引き渡しはこのタイミングで実施
- 詳細分析レポート（開催後1〜2週間）：視聴データの詳細分析、商談化の進捗、改善点の抽出まで含めた包括的なレポート
- 振り返りサマリー（四半期・半期ごと）：複数回のウェビナー実績を横断的に比較し、施策全体の効果検証と今後の計画策定に活用
特に速報レポートは、インサイドセールス（IS）による迅速なフォローアップを可能にするため、スピードが重要です。ウェビナー参加者の関心が高いうちにアプローチすることで、商談化率の向上が期待できます。
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ウェビナー報告書に含めるべき項目｜データ別に解説
ウェビナー報告書には、どのような項目を含めるべきでしょうか。ここでは、報告書に記載すべき5つのカテゴリを、具体的な項目とともに解説します。
基本情報（開催概要）
報告書の冒頭には、ウェビナーの基本情報を簡潔にまとめます。読み手が「どのようなイベントだったのか」を瞬時に把握できるよう、必要な情報を漏れなく記載しましょう。
基本情報として記載すべき項目
| 項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 開催日時 | 2026年1月15日（水）14:00〜15:00 |
| ウェビナータイトル | 「BtoB企業のためのウェビナー活用術」 |
| 登壇者・講師 | 株式会社〇〇 マーケティング部 山田太郎 氏 |
| 配信形式 | Zoomウェビナーによるライブ配信 |
| 開催目的 | 新規リード獲得、自社サービスの認知向上 |
| ターゲット | BtoB企業のマーケティング担当者、セミナー企画担当者 |
例文（報告書冒頭の書き方サンプル）
本ウェビナーは、BtoB企業のマーケティング担当者をターゲットに、ウェビナー活用による商談創出の方法を解説する目的で開催いたしました。
講師には、年間50回以上のウェビナー登壇実績を持つ山田太郎氏をお招きし、実践的なノウハウを共有いただきました。
集客データ（申込み〜参加までの数値）
ウェビナーの集客状況を定量的に評価するため、申込みから参加までの数値を整理します。目標値との比較を行うことで、集客施策の効果を客観的に把握できます。
集客データの主要項目
| 項目 | 定義 | 計算式・備考 |
|---|---|---|
| 申込み数 | フォームから登録した人数 | 集客施策の総合的な成果 |
| 参加者数 | 当日実際に視聴した人数 | ライブ配信の場合は同時視聴数も記録 |
| 参加率 | 申込み者のうち参加した割合 | 参加者数 ÷ 申込み数 × 100 |
| キャンセル率 | 申込み後にキャンセルした割合 | キャンセル数 ÷ 申込み数 × 100 |
集客チャネル別の内訳例
| チャネル | 申込み数 | 構成比 | 参加率 |
|---|---|---|---|
| メールマガジン | 120名 | 48% | 65% |
| SNS | 45名 | 18% | 52% |
| Web広告 | 50名 | 20% | 48% |
| 自社サイト | 35名 | 14% | 70% |
| 合計 | 250名 | 100% | 58% |
このようにチャネル別の内訳を整理することで、「どの集客手段が効果的だったか」を具体的に分析できます。次回のウェビナー企画では、参加率の高いチャネルに予算を重点配分するといった判断が可能になります。
エンゲージメントデータ（参加者の行動）
参加者がウェビナー中にどのような行動をとったかを示すエンゲージメントデータは、コンテンツの質を評価する重要な指標です。
エンゲージメントデータの主要項目
- 平均視聴時間：参加者がウェビナーを視聴した平均時間。60分のウェビナーで平均45分であれば、75%の視聴維持率
- 視聴完了率：最後まで視聴した参加者の割合。途中離脱が多い場合は、コンテンツ構成の見直しが必要
- 離脱タイミング：どの時間帯で離脱が発生したかを分析。特定のスライドや話題で離脱が増えていないか確認
- Q&A・チャット投稿数：質問やコメントの数は、参加者の興味・関心度を示す指標
- アンケート回答率：終了後アンケートへの回答率。業界平均は30〜40%程度
特に「離脱タイミング」の分析は、次回のコンテンツ改善に直結します。たとえば、講演開始から20分で離脱が増加している場合、冒頭の構成を見直す、インタラクティブな要素を追加するなどの対策が考えられます。
成果データ（ビジネスインパクト）
経営層への報告で最も重視されるのが、ビジネス成果に直結するデータです。ウェビナーが商談や受注にどれだけ貢献したかを数値で示します。
成果データの主要項目
| 項目 | 定義 | 目標例 |
|---|---|---|
| リード獲得数 | 新規で獲得した見込み顧客の数 | 100件 |
| HOTリード数 | 商談化の可能性が高いリードの数 | 20件 |
| 商談化数 | 実際に商談に至った件数 | 10件 |
| 受注数・受注金額 | 商談から受注に至った件数と金額 | 3件・300万円 |
| パイプライン金額 | 商談中の案件の総額 | 1,500万円 |
成果推移の可視化例
| 開催回 | 申込み数 | HOTリード数 | 商談化数 | 商談化率 |
|---|---|---|---|---|
| 第1回（4月） | 180名 | 15件 | 5件 | 2.8% |
| 第2回（6月） | 220名 | 22件 | 8件 | 3.6% |
| 第3回（9月） | 250名 | 28件 | 12件 | 4.8% |
このように過去の実績と比較することで、施策の成長度合いを客観的に評価できます。
定性的なフィードバック
数値データだけでなく、参加者や関係者からの定性的なフィードバックも報告書に含めることで、より立体的な振り返りが可能になります。
定性フィードバックの収集源
- 参加者アンケートの自由回答：満足度の理由、改善要望、次回希望テーマなど
- 登壇者・講師からの所感：参加者の反応、質問の傾向、改善提案
- 運営チームからの気づき：当日のトラブル、オペレーション上の課題、スタッフ体制の評価
アンケート自由回答の整理例
| カテゴリ | 代表的なコメント | 件数 |
|---|---|---|
| 内容への満足 | 「具体的な事例が参考になった」「実務にすぐ活かせる」 | 45件 |
| 改善要望 | 「質疑応答の時間をもっと長く」「資料の事前配布を希望」 | 12件 |
| 次回テーマ希望 | 「MA連携の具体的な設定方法」「業界別の成功事例」 | 18件 |
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ウェビナー報告書の書き方｜4ステップで解説
ここからは、実際にウェビナー報告書を作成する手順を4つのステップで解説します。このフレームワークに沿って進めることで、漏れなく効率的にレポートを完成させることができます。
Step1：必要なデータを収集・整理する
まず、報告書に必要なデータを各ツールから収集します。ウェビナー運営では複数のツールを併用することが多いため、データの突合作業が発生します。
データ収集元の例
| データ種類 | 収集元ツール |
|---|---|
| 申込みデータ | 申込みフォーム、MAツール |
| 視聴データ | Zoom、配信ツール |
| アンケート回答 | Googleフォーム、アンケートツール |
| 商談・受注データ | SFA（Salesforce、HubSpotなど） |
データ収集時の課題
多くの企業では、これらのデータが複数のツールに分散しており、Excelへの手作業での転記や突合作業に多くの工数がかかっています。特に、「申込みフォームのデータ」と「配信ツールの視聴ログ」を紐づける作業は、氏名やメールアドレスの表記揺れもあり、担当者の大きな負担となっています。
この課題を解決するためには、データを一元管理できるツールの導入を検討することが効果的です（詳しくは後述の「ツール活用法」で解説します）。
Step2：KPIと実績を比較分析する
収集したデータを、事前に設定したKPI（重要業績評価指標）と比較します。目標に対する達成率を算出し、未達・超過の要因を分析しましょう。
KPI比較表の例
| KPI項目 | 目標値 | 実績値 | 達成率 | 評価 |
|---|---|---|---|---|
| 申込み数 | 200名 | 250名 | 125% | ◎ |
| 参加率 | 60% | 58% | 97% | ○ |
| アンケート回答率 | 40% | 35% | 88% | △ |
| HOTリード数 | 25件 | 28件 | 112% | ◎ |
| 商談化数 | 10件 | 8件 | 80% | △ |
分析のポイント
- 達成率が100%を超えた項目：成功要因を特定し、次回も再現できるよう言語化する
- 達成率が100%未満の項目：未達の原因を仮説立てし、改善施策を検討する
可視化のコツとして、数値だけでなくグラフや表を活用することで、読み手が一目で状況を把握できるレポートになります。経営層への報告では特に、視覚的にわかりやすい構成が求められます。
Step3：成功要因と改善点を抽出する
Step2の分析結果をもとに、「良かった点」と「改善すべき点」を明確に分離して整理します。
成功要因・改善点の整理フォーマット
【成功要因】
- 集客：メールマガジンのタイトルにターゲットの課題を明示したことで、開封率・申込み率が向上
- コンテンツ：冒頭15分で「本日のゴール」を明確にしたことで、離脱率が前回比20%改善
- フォロー：HOTリードへの架電を24時間以内に実施したことで、商談化率が向上
【改善点】
- 集客：SNS経由の参加率が低い。投稿タイミングや訴求内容の見直しが必要
- コンテンツ：Q&Aの時間が不足。次回は講演を5分短縮し、質疑応答を拡大
- アンケート：回答率が目標未達。回答特典の設定やリアルタイム回答の導入を検討
定量データ（数値）と定性データ（アンケートの自由回答）を掛け合わせることで、より深い洞察が得られます。たとえば、「視聴時間が短い参加者」のアンケート回答を分析すると、「内容が期待と違った」「途中から参加したため文脈がわからなかった」といった具体的な理由が見えてくることがあります。
Step4：次回施策への提案を盛り込む
報告書は「過去の記録」ではなく「未来への提案書」です。振り返りの結果を踏まえ、次回に向けた具体的なアクションプランを提示しましょう。
次回施策提案の例
| 課題 | 改善施策 | 優先度 | 担当 | スケジュール |
|---|---|---|---|---|
| SNS経由の参加率が低い | 開催1週間前からカウントダウン投稿を実施 | 高 | マーケ | 次回開催 2週間前〜 |
| Q&A時間の不足 | 講演時間を45分→40分に短縮、 Q&Aを15分→20分に拡大 |
高 | 企画 | 次回から適用 |
| アンケート回答率が低い | 回答者限定で講演資料PDFを配布 | 中 | 運営 | 次回から適用 |
| HOTリードの定義が曖昧 | 視聴時間×アンケート回答で スコアリング基準を策定 |
中 | IS | 今月中に策定 |
このように、課題に対する施策・担当者・スケジュールまで落とし込むことで、報告書が「次のアクション」につながる実用的な文書になります。
レポート作成を効率化するツール活用法
ウェビナー報告書の作成において、最も時間がかかるのがデータ収集と整理の工程です。ここでは、ツールを活用してレポート作成を効率化する方法を解説します。
データ収集の自動化で工数を削減する
前述のとおり、多くの企業ではウェビナー関連のデータが複数のツールに分散しています。この状態でレポートを作成しようとすると、以下のような作業が発生します。
手作業でのデータ収集の流れ
- 配信ツール（Zoom等）から視聴ログをCSVでダウンロード
- 申込みフォームから申込者リストをエクスポート
- アンケートツールから回答データを取得
- Excelで3つのデータを突合・結合
- 集計・グラフ作成
- レポートフォーマットに転記
この作業には、1回のウェビナーあたり2〜4時間程度かかるケースも珍しくありません。定期的にウェビナーを開催している企業では、この工数が大きな負担となっています。
ツールに求められる機能
| 機能 | メリット |
|---|---|
| 申込み〜視聴〜アンケートの一元管理 | 突合作業が不要になる |
| 視聴ログの自動取得 | 「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」をリアルタイムで把握 |
| ダッシュボードでの可視化 | グラフ作成の手間を削減 |
| MA/SFA連携 | 手動入力なしで顧客データベースに反映 |
データ取得からレポート作成までを効率化する方法
イベントマーケティングプラットフォーム「EventHub」を活用すると、ウェビナー運営に必要なデータを一元管理でき、レポート作成の工数を大幅に削減できます。
EventHub for Webinarの特徴
- 視聴ログの自動取得：参加者ごとの視聴時間、離脱タイミング、再生箇所を自動で記録
- アンケートとの自動紐づけ：申込みデータ・視聴データ・アンケート回答が一画面で確認可能
- HOTリードの自動抽出：視聴時間やアンケート回答をもとに、温度感の高いリードを自動でスコアリング
これにより、従来2〜4時間かかっていたデータ収集・整理作業を、数十分程度に短縮できます。担当者は集計作業ではなく、分析や次回施策の検討といった付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。
MA/SFA連携でレポートデータを自動反映
ウェビナーで獲得したリード情報を、マーケティングオートメーション（MA）やSFA（営業支援システム）に手動で入力している企業も多いのではないでしょうか。
EventHubは、Salesforce、HubSpot、Marketoなどの主要なMA/SFAツールとの連携機能を備えています。ウェビナー参加者のデータを自動で顧客管理システムに反映できるため、以下のメリットがあります。
MA/SFA連携のメリット
- 参加者データの手動入力が不要になり、ミスや漏れを防止
- ウェビナー参加履歴がリードのタイムラインに自動記録される
- ウェビナー経由の商談・受注を一気通貫で追跡可能
- インサイドセールスへのHOTリード引き渡しがスムーズに
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👉️ イベント管理システムとは？導入する前に理解したい機能と比較軸
ウェビナー報告書テンプレート｜目的別3パターン
報告書の読み手に応じて、最適なフォーマットは異なります。ここでは、3つの目的別テンプレートの構成を紹介します。
【パターン1】経営層向けサマリーレポート
経営層への報告では、詳細なデータよりも「結論」と「ビジネスインパクト」を重視します。1ページで完結する、要約の形式が効果的です。
経営層向けレポートの構成
| セクション | 記載内容 | 目安分量 |
|---|---|---|
| 結論（冒頭） | ウェビナーの成果サマリー、目標達成状況 | 3〜5行 |
| 主要KPI | 申込み数、参加率、HOTリード数、商談化数 | 表1つ |
| ROI | 費用対効果の算出結果 | 2〜3行 |
| 次回提案 | 継続・拡大・改善の方向性 | 3〜5行 |
例文（経営層向けレポート冒頭）
【結論】 本ウェビナーは、申込み250名（目標比125%）、HOTリード28件（目標比112%）と、集客・リード獲得ともに目標を達成しました。商談化数は8件（目標比80%）と目標未達でしたが、現在フォロー中の案件が15件あり、今後の上積みが見込まれます。費用対効果（ROI）は前回比15%改善し、施策の効率化が進んでいます。
【パターン2】マーケティング部門向け詳細レポート
マーケティング部門向けには、集客チャネル別の分析やエンゲージメントの詳細データを含めた包括的なレポートが求められます。
マーケティング部門向けレポートの構成
| セクション | 記載内容 |
|---|---|
| 開催概要 | 基本情報、目的、ターゲット |
| 集客分析 | チャネル別の申込み数・参加率・CVR |
| エンゲージメント分析 | 視聴時間分布、離脱タイミング、Q&A投稿数 |
| コンテンツ評価 | スライド別の視聴維持率、アンケート満足度 |
| 施策効果検証 | A/Bテスト結果（タイトル、メール件名など） |
| 改善提案 | 次回の集客施策、コンテンツ改善案 |
【パターン3】営業部門向けリード引き渡しレポート
営業部門（インサイドセールス）には、「誰に・どのようにアプローチすべきか」がわかるリード情報を提供します。
営業部門向けレポートの構成
| セクション | 記載内容 |
|---|---|
| HOTリード一覧 | 氏名、会社名、役職、視聴時間、アンケート回答 |
| リード分類基準 | HOT/WARM/COLDの定義と判定条件 |
| 個別リード情報 | 視聴行動の詳細、質問内容、関心領域 |
| アプローチ推奨 | 各リードへの推奨トークポイント、提案資料 |
リード分類の基準例
| 分類 | 定義 | フォロー優先度 |
|---|---|---|
| HOTリード | 視聴時間80%以上 かつ アンケートで「相談希望」と回答 | 24時間以内に架電 |
| WARMリード | 視聴時間50%以上 または Q&Aで質問あり | 1週間以内にメール＋架電 |
| COLDリード | 視聴時間50%未満 かつ アンケート未回答 | メールナーチャリング |
まとめ：ウェビナー報告書は「次の成果」につなげるために作成する
本記事では、ウェビナー報告書の作成方法について、含めるべき項目から書き方のステップ、目的別のテンプレートまで解説しました。
本記事のポイント
- ウェビナー報告書の目的は「振り返り」ではなく「次の成果につなげる改善サイクルの起点」
- 読み手（経営層・マーケ・営業）によって求める情報が異なるため、目的に応じたレポートの使い分けが重要
- データ収集・分析の効率化がレポート品質を左右する。一元管理できるツールの活用を検討すべき
- 報告書には「成功要因」「改善点」「次回アクション」まで盛り込み、実行につなげる
ウェビナーを定期的に開催している企業ほど、レポート作成の効率化が施策全体の成果に直結します。手作業でのデータ収集・突合に時間を取られている場合は、EventHubのようなイベントマーケティングプラットフォームの導入をご検討ください。
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👉️ BtoBウェビナー成功事例 13選｜EventHubを活用することで成果を最大化
よくあるご質問
質問：ウェビナー報告書は開催後いつまでに作成すべきですか？
回答：ウェビナー報告書は、目的に応じて3つのタイミングで作成することをおすすめします。HOTリードを営業部門に引き渡すための速報レポートは24〜48時間以内、詳細な分析と改善点を含む包括的なレポートは1〜2週間以内、複数回の実績を横断的に比較する振り返りサマリーは四半期ごとが目安です。特に速報レポートは、参加者の関心が高いうちにフォローアップを行うために重要です。
質問：ウェビナー報告書に最低限含めるべき項目は何ですか？
回答：最低限含めるべき項目は、①開催概要（日時・タイトル・登壇者・目的）、②集客データ（申込み数・参加者数・参加率）、③エンゲージメントデータ（平均視聴時間・アンケート回答率）、④成果データ（HOTリード数・商談化数）、⑤次回への改善点の5つです。読み手が経営層の場合はROI（費用対効果）、営業部門の場合はHOTリードの詳細情報を追加するなど、報告先に応じてカスタマイズしてください。
質問：HOTリードの定義はどのように設定すればよいですか？
回答：HOTリードの定義は企業によって異なりますが、一般的には複数の指標を組み合わせて判定します。たとえば「視聴時間が全体の80%以上」「アンケートで相談・商談を希望と回答」「Q&Aで具体的な質問をした」などの条件を設定します。EventHubのようなツールを使えば、これらの条件に基づいてHOTリードを自動でスコアリング・抽出することも可能です。自社の商談化実績をもとに、定期的に定義を見直すことをおすすめします。
質問：ウェビナーのアンケート回答率を上げるにはどうすればよいですか？
回答：アンケート回答率を上げるためには、いくつかの施策が効果的です。まず、ウェビナー終了前にアンケートの案内を行い、回答時間を確保することが基本です。回答特典（講演資料のPDF配布、限定コンテンツへのアクセスなど）を設定することも有効です。また、設問数を5〜7問程度に絞り、回答負担を軽減することも重要です。EventHubでは、ウェビナー視聴画面から直接アンケートに誘導できるため、回答率の向上が期待できます。
質問：複数のツールに分散したウェビナーデータを効率的に集約する方法はありますか？
回答：複数ツールのデータを効率的に集約するには、大きく2つのアプローチがあります。1つ目は、Excelやスプレッドシートでデータ突合のテンプレートを作成し、毎回同じ形式で集計する方法です。2つ目は、申込み・視聴・アンケート・商談データを一元管理できるイベントマーケティングプラットフォームを導入する方法です。EventHubのようなツールを使えば、データの突合作業自体が不要になり、レポート作成の工数を大幅に削減できます。定期的にウェビナーを開催している企業では、ツール導入による効率化のメリットが大きくなります。
