同一ウェビナーを複数回開催する方法｜日程選択式の設定と運営術
「せっかく企画したウェビナーなのに、日程が合わず参加できない」という見込み顧客の声を聞いたことはありませんか。BtoBマーケティングにおいて、ウェビナーは顧客との接点を増やし、リード獲得や商談創出に直結する重要な施策です。しかし、単一日程での開催では、スケジュールの都合がつかないターゲット層を取りこぼしてしまうという課題があります。
この課題を解決するのが「複数日程での開催」という方法です。同じ内容のウェビナーを複数回開催することで、参加者が都合の良い日程を選択でき、申込み率・参加率の向上が期待できます。
本記事では、複数日程ウェビナーの企画設計から、日程選択式の申込みページ作成、参加者管理の効率化、集客ノウハウ、当日の配信運営、成果分析まで、5つのステップで徹底解説します。運営工数を削減しながら成果を最大化するツール活用術もご紹介しますので、定期的にウェビナーを開催している担当者の方はぜひ参考にしてください。
ウェビナーを複数日程で開催する目的とメリット
複数日程開催は「参加障壁の低減」と「リーチ拡大」を同時に実現する施策です。ターゲットとなる顧客に対して参加機会を増やすことで、単一日程では獲得できなかったリードを取り込み、マーケティング成果の向上につなげられます。ここでは、複数日程で開催する具体的なメリットを3つの観点から解説しますします。
参加率向上｜都合の良い日程を選べる安心感
複数日程を用意することで、参加者は自分のスケジュールに合わせて都合の良い日程を選択できます。これにより「その日は予定がある」という理由で申込みを諦めていた層を取り込めるようになります。
BtoBウェビナーの場合、参加者の多くは業務時間中に視聴することになります。ミーティングや外出予定と重なってしまうケースは珍しくありません。日程の選択肢を複数用意することで、申込みから参加までのコンバージョン率が向上し、結果的により多くのリードと接点を持てるようになります。
実際に、単一日程から複数日程に変更したことで申込み数が20〜30%増加したという事例も報告されています。
ターゲット層の拡大｜時間帯で届く層が変わる
開催する時間帯によって、参加しやすい層は異なります。複数日程を設けて時間帯をずらすことで、より幅広いターゲット層にリーチできます。
| 時間帯 | 参加しやすい層 | 特徴 |
|---|---|---|
| 午前 （10:00〜12:00） |
経営層・意思決定者 | 午後は会議が多いため午前に時間を確保しやすい |
| 昼 （12:00〜13:00） |
現場担当者 | 昼休みを活用して参加 |
| 午後 （14:00〜16:00） |
マーケティング・営業担当者 | 業務の合間に参加しやすい時間帯 |
| 夕方 （17:00〜18:00） |
管理職・多忙な担当者 | 日中の業務終了後に視聴 |
このように、複数日程を異なる時間帯で設定することで、単一日程では届かなかった層にもアプローチでき、獲得できるリードの幅が広がります。
運営リスクの分散｜トラブル時のリカバリー
オンラインでの配信には、通信環境のトラブルや機材の不具合、登壇者の体調不良など、予期せぬ事態が発生するリスクがあります。複数日程を設けておくことで、万が一1回目の開催でトラブルが発生しても、別日程でリカバリーが可能です。
また、1回あたりの参加者数を適正化できるというメリットもあります。参加人数が多すぎると、チャットやQ&Aでの質問対応が追いつかず、参加者の満足度が低下する恐れがあります。複数回に分散することで、各回の参加者に対してきめ細かい対応ができ、顧客体験の質を維持できます。
複数日程ウェビナーの企画設計｜何日程がベストか
多くの場合、2〜3日程が運営負担と集客効果のバランスが最適です。日程数が少なすぎると参加機会の拡大効果が限定的になり、多すぎると運営工数が増大します。ここでは、自社に最適な日程数の決め方と、曜日・時間帯の選び方について解説します。
日程数の決め方｜ターゲット規模と運営リソースから逆算
最適な日程数は、目標とする申込み数と運営リソースから逆算して決定します。
日程数の算出方法
目標申込み数 ÷ 1回あたりの想定参加者数 = 必要日程数
たとえば、目標申込み数が150名で、1回あたり50〜60名程度の参加を想定する場合、3日程が目安となります。
ただし、日程数を増やすほど以下のリソースが必要になります。
- 登壇者・司会の稼働可能日
- 運営サポートスタッフの確保
- 配信機材・環境の準備
- 事前のリハーサル時間
運営体制に余裕がない場合は、まず2日程から始めて、効果を検証しながら段階的に拡大していくことをおすすめします。
曜日・時間帯の選び方｜BtoBウェビナーの傾向
BtoBウェビナーでは、参加率が高い曜日・時間帯に一定の傾向があります。
参加率が高い傾向にある曜日・時間帯
- 火曜日〜木曜日
- 11:00〜12:00（午前の業務終わりに視聴）
- 14:00〜15:00（昼休み明けに視聴）
避けた方が良い曜日
- 月曜日：週初めで会議やタスクが集中しやすい
- 金曜日：週末前で早めに退勤する人が多い
- 祝前日・連休前後：参加率が低下する傾向
ただし、業界や職種によって傾向は異なります。たとえば小売業界では月曜午前が比較的空いているケースもあります。自社のターゲット層の働き方を考慮して、最適な日程を設計しましょう。
シリーズ化を見据えた日程設計
同じテーマのウェビナーを継続的に開催する場合は、固定の曜日・時間帯でシリーズ化することも効果的です。
たとえば「毎月第2火曜日 14:00〜」のように固定化することで、参加者に「この時間は空けておこう」という習慣化を促せます。これにより、リマインドなしでも自発的に参加してくれるリピーターが増え、集客工数の削減にもつながります。
年間のマーケティングスケジュールと照らし合わせながら、製品アップデートの発表時期や展示会・カンファレンスとの連動も考慮して計画を立てましょう。
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【STEP1】日程選択式の申込みページを設計する
参加者が1つのページで複数日程から選べる設計が、申込み率と管理効率の両面で最適です。ここでは、日程選択式の申込みページを作成する2つの方法と、登録フォームの項目設計について解説します。
方法①：1ページで複数日程を選択できる設計
1つの申込みページ内で、参加者が希望する日程を選択できる設計です。この方法には以下のメリットがあります。
メリット
- 参加者が複数ページを行き来する必要がなく、離脱を防止できる
- 申込みデータを一元管理でき、運営側の工数が削減される
- 日程ごとの申込み状況をリアルタイムで把握しやすい
実装方法
ウェビナーツールの「日程選択」機能を活用するのが最も効率的です。EventHub for Webinarでは、1つのイベントページ内で複数日程を設定し、参加者がプルダウンやラジオボタンで希望日程を選択できる機能を標準で提供しています。
フォーム作成ツールやMAツールを使って自作する場合は、選択した日程に応じて異なるリマインドメールを配信する仕組みも合わせて構築する必要があります。
方法②：日程ごとに別ページを用意する設計
日程ごとに独立した申込みページを作成する方法です。
メリット
- 日程別に異なる集客施策（広告、SNS投稿など）を展開しやすい
- 日程ごとのページ流入数・コンバージョン率を個別に分析できる
デメリット
- 参加者がどの日程に申し込めばよいか迷う可能性がある
- ページごとに申込みデータが分散し、管理が煩雑になる
- 複数ページのURLを案内する必要があり、告知の手間が増える
この方法は、日程ごとにターゲット層が明確に異なる場合（例：初級者向け / 上級者向け）や、日程別に登壇者・コンテンツが異なる場合に適しています。同一内容を複数回開催する場合は、方法①の1ページ完結型をおすすめします。
登録フォームの項目設計｜必要最低限に絞る
申込みフォームの項目数は、コンバージョン率に直結します。項目が多すぎると入力の手間が増え、離脱率が上昇します。
必須項目（推奨）
- 氏名
- メールアドレス
- 会社名
- 希望日程（選択式）
任意項目（必要に応じて追加）
- 部署・役職
- 電話番号
- 参加目的・期待すること
- 自社製品の導入状況
フォーム項目を増やすほど詳細なデータを収集できますが、申込みのハードルも上がります。まずは必要最低限の項目でフォームを作成し、詳細な情報はウェビナー中のアンケートや、フォローアップの過程で収集する設計が効果的です。
【STEP2】申込み・参加者管理を効率化する
日程ごとの参加者リストを一元管理し、リマインドメールを自動配信する仕組みが運営工数削減の鍵です。複数日程を開催する場合、日程別のデータ管理やメール配信の設定が煩雑になりがちです。ここでは、効率的な管理体制の構築方法を解説します。
日程別の参加者リスト管理｜一元化のポイント
複数日程の参加者データを効率的に管理するためには、以下のポイントを押さえましょう。
一元管理のポイント
- 全日程の申込みデータを1つのダッシュボードで確認できる状態にする
- 日程ごとのフィルタリング・絞り込みができる仕組みを用意する
- 申込み日時、参加日程、出欠状況を一覧で把握できるようにする
スプレッドシートで手動管理する場合は、日程ごとにシートを分けるのではなく、1つのシートに全データを集約し、「参加日程」列でフィルタリングする運用がおすすめです。
EventHub for Webinarでは、複数日程の参加者データを1つの管理画面で統合管理でき、日程別・ステータス別の絞り込みも簡単に行えます。データのエクスポートやMA/SFAツールへの連携も自動化できるため、手作業によるミスや工数を大幅に削減できます。
リマインドメールの自動配信設定
参加率を高めるためには、適切なタイミングでリマインドメールを配信することが重要です。複数日程を開催する場合、日程ごとに異なる配信スケジュールを設定する必要があります。
リマインドメールの推奨タイミング
| タイミング | 目的 | 内容例 |
|---|---|---|
| 3日前 | 予定の再確認 | 開催日時、視聴URL、事前準備の案内 |
| 前日 | 直前リマインド | 視聴URL、当日の流れ、質問の事前受付 |
| 当日1時間前 | 最終確認 | 視聴URL、開始時刻の再案内 |
パーソナライズのポイント
- 件名・本文に参加者名を差し込む
- 選択した日程に応じた開催日時を自動挿入
- 参加者の属性（業種・役職など）に応じた訴求メッセージの出し分け
手動でメール配信を行う場合、日程ごとに配信リストを分けて管理し、配信タイミングを間違えないよう注意が必要です。MAツールやウェビナーツールの自動配信機能を活用すれば、設定した条件に基づいて自動でリマインドメールが送られるため、工数を大幅に削減できます。
日程変更・キャンセル対応の効率化
複数日程を用意すると、参加者から「別の日程に変更したい」「キャンセルしたい」という問い合わせが増える可能性があります。これらの対応を効率化する仕組みを整えておきましょう。
効率化のポイント
- 参加者自身が日程変更できるセルフサービス機能を提供する
- リマインドメール内に日程変更・キャンセル用のリンクを記載する
- キャンセル待ち機能を活用し、欠員が出た際に自動で繰り上げ登録を行う
日程変更やキャンセルの手続きが煩雑だと、連絡なしの欠席（No Show）が増えてしまいます。手続きを簡素化することで、参加者の負担を軽減しながら、運営側も正確な参加人数を把握しやすくなります。
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【STEP3】複数日程ウェビナーの集客ノウハウ
「ご都合の良い日程をお選びください」の訴求と、日程別の残席表示が申込み率を高めます。複数日程を用意していることを効果的に伝え、申込みを後押しする集客施策について解説します。
告知文・LPでの訴求ポイント
複数日程で開催していることを明確に伝え、参加のハードルを下げる訴求を心がけましょう。
告知文・LPに盛り込むべき要素
- 見出しに「3日程から選べる」「ご都合に合わせて参加可能」などの文言を入れる
- 各日程の開催日時を一覧で見やすく表示する
- 申込みボタンの文言を「日程を選んで申し込む」「参加日程を選択」など、選択肢があることを示す表現にする
日程ごとの特徴を明記する例
| 日程 | 開催日時 | 特徴 |
|---|---|---|
| 第1回 | 1月20日（火）14:00〜 | 初回開催・Q&Aの時間を長めに確保 |
| 第2回 | 1月22日（木）11:00〜 | 追加開催・午前中に参加したい方向け |
| 第3回 | 1月28日（火）14:00〜 | 最終回・お申込みはお早めに |
このように各回に特徴を持たせることで、参加者が自分に合った日程を選びやすくなります。
残席表示・締切設定で申込みを後押し
申込みを先延ばしにされないよう、緊急性を演出する施策も効果的です。
緊急性を高める施策
- 「残席わずか」「あと◯名」など、残席数をリアルタイムで表示する
- 日程ごとに申込み締切日を設定し、「◯月◯日締切」と明記する
- 満席になった日程は「満席」と表示し、他の日程への申込みを促す
これらの施策により、「後で申し込もう」と思っていた層の早期申込みを促進できます。ただし、虚偽の残席表示は信頼を損なうため、実際の状況を反映した正確な情報を表示しましょう。
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【STEP4】当日の配信運営｜日程ごとの注意点
基本の運営フローは同じでも、日程ごとの参加者属性や質問傾向を把握して臨むことが重要です。同一内容を複数回配信する際の運営ポイントを解説します。
配信前のチェックリスト｜毎回確認すべき項目
複数回開催する場合でも、毎回の配信前に以下の項目を確認しましょう。「前回大丈夫だったから」と油断すると、思わぬトラブルに見舞われることがあります。
配信前チェックリスト
- □ 配信URL・接続テストの実施
- □ 登壇者・司会・パネリストのスケジュール最終確認
- □ 投影資料の最新版がアップロードされているか確認
- □ マイク・カメラ・音声の動作確認
- □ 通信環境の安定性チェック
- □ 録画設定の確認
- □ チャット・Q&A・投票機能の設定確認
- □ バックアップ用の機材・回線の準備
特に、インターネット回線の安定性は配信品質に直結します。可能であれば有線接続を推奨し、バックアップ用のモバイル回線も用意しておくと安心です。
日程ごとの参加者傾向を把握する
同じ内容のウェビナーでも、日程によって参加者の傾向が異なる場合があります。
日程ごとの傾向例
| 日程 | 参加者の傾向 | 対応のポイント |
|---|---|---|
| 初回日程 | 情報感度が高く、積極的に質問する層が多い | Q&Aの時間を十分に確保、詳細な説明を準備 |
| 中間日程 | バランスの取れた参加者構成 | 基本的な運営フローで進行 |
| 追加・最終日程 | 「とりあえず申し込んだ」層も含まれる | 基礎的な説明を丁寧に、離脱防止の工夫 |
前回の開催で出た質問や反応を踏まえて、次の日程の運営を改善していくことも重要です。よく出る質問があれば、先回りして説明に盛り込むことで、参加者の満足度が向上します。
同一内容でも鮮度を保つ工夫
登壇者のモチベーション維持と、参加者への適切な情報提供のために、以下の工夫を取り入れましょう。
鮮度を保つ工夫
- 冒頭の挨拶で日程に言及する（「本日は2回目の開催となります」など）
- 前回日程で出た質問を踏まえた補足説明を追加する
- 最新のデータや事例があれば、適宜アップデートする
- 登壇者のアドリブや参加者との双方向コミュニケーションを取り入れる
同じ内容を複数回話すと、登壇者がマンネリ化してしまうことがあります。各回の参加者は初めて聞く内容なので、毎回初回のつもりで臨むことが大切です。
【STEP5】成果分析｜日程別と全体の両軸で振り返る
日程ごとの参加率・エンゲージメントを比較し、全体としての商談化率・ROIを分析することで次回開催の精度が上がります。複数日程を開催した場合の効果測定と、次回への示唆出しについて解説します。
日程別に比較すべき指標
複数日程を開催した場合、日程ごとのパフォーマンスを比較することで、最適な開催条件が見えてきます。
| 指標 | 確認ポイント |
|---|---|
| 申込み率 | 告知からの申込み転換率は日程によって差があるか |
| 参加率（出席率） | 申込み者のうち実際に参加した割合 |
| 視聴維持率 | 開始から終了まで視聴し続けた割合 |
| 離脱タイミング | どの時点で離脱が多いか |
| Q&A・チャット投稿数 | 参加者のエンゲージメント度合い |
| アンケート回答率 | 終了後アンケートへの回答率 |
これらの指標を日程別に比較することで、「火曜日の14時開催は参加率が高い」「最終日程は離脱率が高い」といった傾向を把握できます。
全体で見るべき成果指標
日程別の分析に加えて、複数日程全体としての成果も評価しましょう。
全体で見るべきKPI
- 総リード獲得数（全日程合計の申込み者数）
- リードの温度感別内訳
- HOTリード：視聴時間が長く、アンケートで「商談希望」と回答した層
- WARMリード：最後まで視聴したが、商談希望ではない層
- COLDリード：途中離脱や未参加の層
- 商談化数・商談化率
- 受注数・受注率
- ウェビナー経由の売上・ROI
これらの指標は、MA（マーケティングオートメーション）ツールやSFA（営業支援）ツールと連携することで、継続的にトラッキングできます。ウェビナーを起点とした商談・受注までの流れを可視化することで、施策の投資対効果を正確に評価できます。
次回開催への示唆出し｜日程設計の最適化
分析結果をもとに、次回開催に向けた改善点を整理しましょう。
次回への示唆出しポイント
- 参加率の高かった曜日・時間帯を特定し、次回の日程設計に反映する
- 申込み〜参加の歩留まりが悪い日程がある場合、その原因を分析する
- エンゲージメントの高い参加者層の特徴を把握し、集客ターゲティングに活かす
- 離脱が多かったパートがあれば、コンテンツの改善を検討する
EventHub for Webinarでは、視聴ログとアンケート回答データを掛け合わせて分析できます。「長時間視聴 × 商談希望」のHOTリードを自動で抽出し、インサイドセールスへの引き渡しを効率化することも可能です。
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複数日程ウェビナーの運営を効率化するツール活用
複数日程特有の管理工数を削減するには、日程選択・参加者管理・MA連携を一元化できるツールの活用が不可欠です。ここでは、ツール選定のポイントと、EventHub for Webinarが提供する機能について解説します。
ツール選定で重視すべき機能
複数日程のウェビナーを効率的に運営するために、以下の機能を持つツールを選定しましょう。
重視すべき機能一覧
| 機能 | 重要度 | 効果 |
|---|---|---|
| 日程選択式の申込みページ作成 | ★★★ | 参加者が1ページで希望日程を選択可能 |
| 日程ごとのリマインドメール自動配信 | ★★★ | 配信タイミングのミスを防止、工数削減 |
| 複数日程のデータ統合管理 | ★★★ | 日程横断での参加者把握、レポート作成 |
| MA/SFAツールとの連携 | ★★☆ | リードデータの自動同期、商談化トラッキング |
| 視聴ログの自動取得 | ★★☆ | HOTリードの特定、フォローの優先順位付け |
| イベント複製機能 | ★★☆ | 定期開催の準備工数を最小化 |
これらの機能が揃っているツールを選ぶことで、複数日程特有の管理負担を大幅に軽減できます。
Zoom単体での限界と解決策
もし仮にZoomウェビナーをご利用されている場合、申込み管理やデータ活用の面では複数日程開催については課題があります。
Zoomウェビナーの課題
- 1つのウェビナーに対して1日程しか設定できない
- 日程選択式の申込みページを作成できない
- 参加者データの取得・管理が手動作業になりやすい
- MA/SFAツールとの連携に追加設定が必要
解決策
「配信はZoom、管理はEventHub」という運用で、両者の強みを活かせます。EventHub for Webinarは、Zoomミーティングで配信を行うことが可能です。日程選択式の申込みページはEventHubで作成し、参加者がZoomミーティングにスムーズに入室できる導線を構築できます。
【EventHub for Webinar】複数日程開催を支える機能
EventHub for Webinarは、複数日程のウェビナーの運営を効率化するための機能を豊富に備えています。
EventHub for Webinarの主な機能
- イベント複製機能
過去に開催したウェビナーの設定を複製し、準備工数を最小化。集客ページ、メール設定、アンケートなどをワンクリックで再利用できます。 - 日程選択式の申込みページ
1つのページ内で複数日程を表示し、参加者が希望日程を選択して申し込める設計を簡単に作成できます。 - 参加者データの一元管理
全日程の申込み・参加状況を1つのダッシュボードで把握。日程別のフィルタリングやデータエクスポートもスムーズです。 - リマインドメールの自動配信
日程ごとに適切なタイミングでリマインドメールを自動送信。配信漏れや誤送信を防止します。 - MA/SFAツールとの連携
Salesforce、HubSpot、Marketoなどの主要ツールとワンクリックで連携。取得した参加者データを自動で顧客管理システムに反映できます。 - 視聴ログ × アンケートでHOTリード抽出
「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」のデータと、アンケート回答を掛け合わせて、温度感の高いリードを自動で特定できます。
これらの機能により、複数日程開催の運営工数を削減しながら、データを活用した効果的なマーケティング施策を実現できます。
まとめ：複数日程開催で「参加障壁」を下げ、成果を最大化する
本記事では、同一ウェビナーを複数日程で開催する方法について、5つのステップで解説しました。
記事のポイント
- 複数日程開催は「参加障壁の低減」と「リーチ拡大」を同時に実現する施策
- 最適な日程数は2〜3日程。運営リソースと目標申込み数から逆算して決定
- 日程選択式の申込みページは1ページ完結型が効率的
- リマインドメールの自動配信と参加者データの一元管理が工数削減の鍵
- 日程別と全体の両軸で成果を分析し、次回開催に活かす
- ツール活用で複数日程特有の管理負担を大幅に軽減
複数日程開催は、準備や管理の工数が増えるように思われがちですが、適切なツールを活用すれば、むしろ効率的にリード獲得数を増やすことが可能です。
まずは2日程から始めて効果を検証し、徐々に運用を最適化していくことをおすすめします。定期開催を検討している場合は、シリーズ化を見据えた日程設計も合わせて検討してみてください。
よくあるご質問
質問：複数日程で開催する場合、何日程がベストですか？
回答：多くの場合、2〜3日程が運営負担と集客効果のバランスが最適です。目標申込み数を1回あたりの想定参加者数で割って、必要な日程数を算出しましょう。たとえば、目標150名で1回50名程度を想定するなら3日程が目安です。ただし、日程を増やすほど登壇者や運営スタッフの稼働が必要になるため、リソースに余裕がない場合は2日程から始めて段階的に拡大することをおすすめします。
質問：同じ内容を複数回話すと登壇者がマンネリ化しませんか？
回答：登壇者のモチベーション維持は重要な課題です。対策として、各回の参加者は初めて聞く内容であることを意識してもらい、冒頭で日程に言及したり、前回出た質問を踏まえた補足を追加したりする工夫が効果的です。また、参加者との双方向コミュニケーション（Q&A、チャット、投票など）を積極的に取り入れることで、毎回新鮮な気持ちで臨めるようになります。
質問：Zoomウェビナーで複数日程を設定するにはどうすればよいですか？
回答：Zoomウェビナーの標準機能では、1つのウェビナーに対して1つの日程しか設定できません。複数日程を開催する場合は、日程ごとに別のウェビナーを作成する必要があります。日程選択式の申込みページを用意したい場合は、EventHubなどの外部ツールと連携する方法が効果的です。「配信はZoom、申込み管理はEventHub」という運用で、両者の強みを活かせます。
質問：日程ごとにリマインドメールを送り分けるにはどうすればよいですか？
回答：MAツールやウェビナー管理ツールの自動配信機能を活用するのが最も効率的です。参加者が選択した日程に基づいて、3日前・前日・当日1時間前などのタイミングで自動的にリマインドメールを送信する設定ができます。手動で対応する場合は、日程ごとに配信リストを分けて管理し、配信スケジュールを表にまとめて漏れや誤送信を防止しましょう。
質問：複数日程で開催した場合、成果はどのように測定すればよいですか？
回答：日程別と全体の両軸で分析することが重要です。日程別には、申込み率・参加率・視聴維持率・Q&A投稿数・アンケート回答率などを比較し、最適な開催条件を特定します。全体では、総リード獲得数・HOT/WARM/COLDリードの内訳・商談化率・ROIを評価します。MAツールやSFAツールと連携することで、ウェビナーを起点とした商談・受注までの流れを継続的にトラッキングできます。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
