セミナーのお礼メールの書き方は？セミナー開催後のフォローアップメールについてご紹介

セミナー開催後、主催側は参加者にお礼メールを送ります。このお礼メールは参加へのお礼の旨を伝えるだけではなく、その後のフォローアップとして重要な役割があります。本稿ではお礼メールの書き方とそのポイントをご紹介します。

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なぜセミナー開催後にお礼メールを送るのか

セミナーによって開催目的やゴールは異なりますが、主催側はセミナー参加後に参加者にとってほしいアクションがあるでしょう。サービスの導入検討、次回セミナーの参加など必ず何かしら期待する行動があるはずです。そのような行動へ誘導する際、お礼メールは絶好の機会となります。なぜなら開催後はセミナーの印象が強く残っており、期待値が非常に高い状況だからです。メールの開封率も高く、参加者の目に留まりやすいので、お礼メールに反応してもらう工夫や、次のアクションへの導線を工夫し、セミナー開催の効果を引き出しましょう。

セミナー開催後のお礼メールのポイント

お礼メールでは下記のポイントをおさえることで、次の行動を参加者に促すことができるようになります。

お礼メールを送るタイミング

セミナー参加者へのお礼メールは当日中に送信するようにしましょう。セミナーの印象が残っているうちに、お礼メールを送ることが大事になります。開催後は事後フォローなどのタスクでバタバタしてしまいやすいので、文面は事前に用意しておき、送信日時まで決めておきましょう。

お礼メールのセグメント

お礼メールはなるべく、参加者の出席状況などにあわせてメールのパターンを用意するのが良いとされています。なぜなら、参加者によってセミナーに対する温度感は異なるからです。温度感が変われば次に期待できる行動も異なる可能性が高いため、お礼メールの内容もそれに応じて準備するのが無難でしょう。あらかじめ出席状況のセグメントを想定しておき、どのような誘導が適切かを考えます。また確度が高い参加者に対しては、丁寧なフォローアップが求められるため、さらに細かくセグメントを切ることも検討してください。具体的には、セミナーに出席した上で、アンケート回答がなされているか、動画の視聴は最後までされていたかなど、エンゲージメントを確認することでより細かな参加者像を想定することができます。

〈出席状況やエンゲージメントによるセグメント〉

• 確度が高い参加者
  • セミナー参加&アンケート回答済み
  • セミナーに最初から最後まで参加
• 確度が低い参加者
  • セミナーに途中参加または途中退出
  • セミナー不参加

セミナー開催後のお礼メールに入れる

• セミナー開催後のフォローアップ
• アンケート回答のお願い
• 次回セミナーの案内
• アーカイブ動画の案内

セミナー開催後のフォローアップ

お礼メールの主たる目的である、フォローアップの効果を最大限に引き出すために、上記で想定した参加者セグメントをもとに導線を整えます。特に確度が高い参加者に対しては、丁寧なフォローアップが求められるでしょう。具体的にはサービス・製品ページの閲覧、資料請求、カジュアル面談への誘導が挙げられます。

アンケート回答のお願い

アンケート回答はセミナー終了間際に依頼するのが一般的ですが、回答を再度リマインドをすることで回答率を上げることが期待できます。アンケートフォームだけでなく、期限と回答にかかる所用時間を記載すると、参加者もアンケートを回答しやすくなります。

次回セミナーの案内

次のセミナー開催日時が決まっている場合は、必ず参加登録の案内をしましょう。特にナーチャリング目的のセミナーは、参加者に定期的に参加してもらうことが重要になります。セミナー開催後は参加者の期待値も高いため、このタイミングで次回の参加登録までしてもらえるよう導線を整えておきましょう。

アーカイブ動画の案内

セミナー後に動画の視聴を希望する参加者が出てくることも想定されるため、アーカイブ動画の用意も進めておきましょう。アーカイブ動画を案内することで、途中入退出や不参加の参加者に対しても、セミナーを届けることができます。ただし、全参加者に案内してしまうと、当日の参加意義がなくなり出席率が下がる恐れもあるため、取扱いには注意が必要です。

 

セミナー後のお礼メールのテンプレ

下記のメールテンプレを参考にして、お礼メールの文面を事前に準備しておきましょう。

確度高い参加者へのお礼メール

セミナーへの参加熱が高く、見込み顧客として期待できる参加者に対しては、セミナー参加に対するお礼だけではなく、顧客の関心をより一層高めるために、サービス概要に関するアクションを促す内容にしましょう。

〈ポイント〉

• サービス概要や導入事例の紹介を記載する
• 資料請求や問い合わせの導線を設ける

確度が低い参加者へのお礼メール

確度が低い参加者に対しては、自社サービスの宣伝を控え、次回以降につながるようナーチャリングを意識したお礼メールを送ります。次回セミナーにも参加登録してもらえるように、、次回セミナー登録やアンケート回答、アーカイブ動画などの案内をするなどのフォローを行い、セミナーの満足度向上に努めましょう。

〈ポイント〉

• 自社サービスの紹介をなるべく避ける
• 次回セミナーの参加登録、アンケート回答を促す

まとめ

お礼メールはセミナー開催のフォローアップに欠かせないタスクです。開催後の営業活動を促進させるためにも、上記の要点を踏まえ、自社のマーケティング活動をグロースさせることに取り組みましょう。

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