ウェビナーの参加方法は?ウェブミーティングとの違いを徹底解説

ビジネスでの活用に限らず、世間一般的にも数多く開催されているウェビナー。しかし、その参加方法や開催方法について、漠然と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

  • 「参加する時もカメラをオンにしなきゃいけない?」
  • 「参加するために準備することは?」
  • 「参加者をどうやって管理する?」
  • 「ウェビナーを成功させるためには?」

参加者目線の不安点から主催者側の疑問まで、本稿で徹底解説いたします。

「そもそもウェビナーって…?」そんな疑問をお持ちの方、よろしければこちらの記事からご覧ください!

 

ウェビナーの参加方法は?主催者側の指定するツールを使う

興味のあるウェビナーを見つけたら、まず参加申し込みを行います。その後、主催者から参加案内が送られてくるので、基本的にはその指示に従います。

ウェビナー機能を持つツールは沢山あり、その使い方も様々です。URL1つで簡単にアクセスできるものから、事前の登録やアプリダウンロードが必要なものまで。主催者の案内に従って、必要な場合は事前の準備を済ませておくことで、当日スムーズに参加できます。

ウェビナー機能とは?ウェブミーティングとの違い

リモートワークの推奨にあたって、社内会議のオンライン化が促進されています。それに伴い、ウェブミーティング機能をもつツールにも焦点があたるようになりました。これらのツールをウェビナーで使用することはできるのでしょうか?

ウェビナー主催者が参加者のマイクやカメラを操作可能

一般的に普及しているツールを例に、ウェブミーティングとウェビナーの違いをご説明します。

そもそもミーティングとは、打ち合わせや連絡のための会合を指す言葉であり、比較的少人数での情報共有を目的とします。事実、ウェブミーティングでの使用を前提とするツールの中には、セッションを小さなグループに分ける機能を搭載しているものもあります。

一方、セミナーから派生したウェビナーは、特定のテーマに対して、意見交換や討論を行う場とされています。登壇者がいることも多く、ミーティングよりも大規模なものが想定されるのが一般的です。実際、ウェビナーでの使用と想定したツールでは、ホストや主催者に権限が付与されているケースも多いです。ツールによっては、主催者から発言を許された場合にのみ、参加者が発言できるものもあります。

ウェビナー形式は講演会やセミナーなどのイベント向け

ウェブミーティングよりも大人数でのウェビナー開催を見越して、最大接続人数を拡大するウェビナーツールも見受けられます。

このように、ウェビナー開催を前提としたツールは、中小規模のものは勿論、大企業や行政による規模の大きな講演会やウェビナーにも適していると言えるでしょう。

ウェビナーツールを活用し、主催者がある程度の権限をもって視聴者を管理できる環境を整えることで、大規模イベントのオンライン化も実現できます。必要に応じて登壇者同士の交流を許可したり、テキストベースで質問を受け付けることで、双方向性を保ちながら秩序あるウェビナーが開催できます。

ウェビナーは参加者の顔や音声など画面を映さずに配信できる

大人数の参加者を見込んだウェビナーでは、視聴者のプライバシーを守ることも重視されています。

前提として、ウェビナーツールは、視聴者・主催者・登壇者という関係性で構成されることが多く、基本的には主催者を中心にイベントが進行していきます。よって、主催者が全視聴者のカメラ・マイクを統一してオフにすることができるツールも存在します。ビデオ共有や参加者リストの閲覧も、主催者のみに許される場合が多いです。

このように、視聴者とホストとの役割を明確にわける機能をもったツールを使うことで、プライバシーを守りながら、バーチャル空間でも主催者は参加者を簡単に管理することができるのです。

ウェビナー機能の使い方は?参加に必要なもの

ウェビナーに参加する際に必要なものはツールによって異なります。

参加用URLやアプリダウンロード、該当イベントIDや参加者用パスワードなどがこれにあたります。基本的には主催者からの案内に従えば不足はないはずですので、事前に送付される案内を見落とさないようにしましょう。他にも、最低限の通信環境を整えておいたり、ウェビナー中にディバイスの充電が切れたりしないよう、電源に繋いでおいたりすることで、快適に参加できます。

ウェビナー開催のメリット|会場なしでどこでも見てもらえる

参加者から見たウェビナーのメリットやデメリットが知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください!

ウェビナー開催のメリットはズバリ、会場の手配が不要であること、そして参加者にどこからでも視聴してもらえることです。会場の手配が不要になることで、コストや運営工数を大幅に削減できます。

場所を選ばずに視聴できるという特性から、より気軽なイベント参加を促せるのもオンライン開催のメリットです。実際、自宅での「ながら視聴」が可能であるウェビナーでは、リアル開催よりも効率的に集客できたというケースが多いです。国内外問わず遠方からも簡単に参加できるので、より多くの参加者にウェビナーを届けることができます。

ウェビナー開催のデメリット|参加者が離席しやすい

参加者のエンゲージメントを保つこと、参加者とのコミュニケーションを促進すること。これらは、ウェビナー開催の最大の課題とも言えます。

リアル開催とは異なり、参加者の五感やその場の空気感に頼ったイベント作りが難しいです。その分、ターゲット設定をより具体的に行うなど、参加者層に適したコンテンツ設計が欠かせません。質疑応答や投票機能を活用することで、参加者の関心に沿ったウェビナーを開催する必要があります。

ウェビナー開催のやり方は?ウェビナー機能があるサービス例

ウェビナーの開催方法は、リアル開催のセミナーとほとんど変わりません。目標設定やターゲット設定などの企画に始まり、集客やコンテンツ作成、事前案内や当日の運営まで、大まかな流れは従来のセミナーと同じと考えてよいでしょう。

大きく異なる点があるとすれば、会場の手配に代わって、ツールの選定や配信機材の準備が必要になるということです。ウェビナーの目的に合わせて最適なツールを選定する必要があります。

以下、ウェビナーに使用できるツールの一例をご紹介します。(アルファベット順)

  • Calling
  • Cisco Webex Events
  • Cocripo
  • EventHub
  • FreshVoice Webinar
  • Google Meet
  • GigaCast
  • LiveOn
  • Skype
  • ULIZA
  • Vimeo
  • Zoom

ツールの選び方や参加料金の決め方など、ウェビナー開催についてより詳しく知りたい方は是非、こちらの記事をご覧ください。

ウェビナーを成功させるには?参加者の確認やデータ管理が重要

ウェビナーを含めたオンラインイベントには様々な良さがあります。

そのうちの1つに、参加者の視聴状況や参加者情報をデータとして残せるという点があります。実際、オンラインイベントを開催した企業からは、来場者の様子がデータとして把握できることにメリットを感じたという声も上がっています。

オンラインイベントを開催した株式会社プレイドの担当者は、「視聴ログを記録しておくのは、リード管理やリードの質を判断するためにも、出展企業がいるイベントであれば出展企業へリード納品する際にも、非常に重要になる点だと考えていました」と話しています。

EventHubを利用して株式会社プレイドが実施したオンラインイベントについて、導入事例がございます。よろしければこちらの記事を参考にしてみてください。

EventHubを活用してデータドリブンなウェビナーを開催

オンラインイベントプラットフォームEventHubでは、参加者データベースや参加履歴を管理・分析し、データ・ドリブンなイベント運営が可能です。

来場者・出展企業のデータベースを維持・管理し、どのセッションやコンテンツが人気だったか、などを分析できます。これにより、次に活かすデータドリブンなイベント運営を行うことが可能となります。

ウェビナーに使用できるツールは様々ありますが、視聴ログが取れるツールを選定することで、データ分析に基づいてPDCAを回してイベントを改善していくことができます。オンラインの良さを最大限に活かすためにも、データ管理ができるツールを選んでみてはいかがでしょうか。

まとめ:参加者との物理的距離を搭載機能で乗り越える

本稿では、ウェブミーティングとの違いから、ウェビナーの特性について考えてきました。

参加者との双方向性を保ちつつ、登壇者と視聴者の役割を明確に分けることで、セミナーとしての質が担保できます。また、参加者を管理できるだけでなく、視聴状況や参加者情報をデータとして残せるようなツールを選定することで、オンラインならではの良さを活用できます。

参加者をどう管理し、どうコミュニケーションを図り、どう分析するのか。参加者と物理的に距離があるからこそ、ツールの選定により一層注力して搭載機能をフルに活用する必要がありそうです。

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