ウェビナーの開催方法とは? ウェビナーを成功させるコツを徹底解説

コロナウイルスの影響を受けて多くの対面イベントが中止される中、オンラインでのイベント開催は一般的になりつつあります。本稿では、その中でもウェビナー開催に焦点を当て、主催者からみたウェビナーのメリットや開催を成功させるコツをご紹介いたします。

 

ウェビナー開催のメリット・デメリット

はじめに、ウェビナー開催のメリット・デメリットについて解説します。ウェビナーを含むオンラインイベントのメリット・デメリットについて、より詳細に知りたい方ははじめにこちらの記事をご覧ください。

メリット

オンライン開催最大のメリットは、コストを削減しつつ、効率的な運営を行うことができることです。

コスト面では、会場代や当日の人件費を削減できるなど、大幅なコストダウンが可能になります。

運営の面では、会場を手配する必要もありませんし、当日配布の資料を用意する必要もありません。資料配布から当日の開催、アンケートの回収まで、全てオンライン上で完結します。これにより、運営側の作業工程を減らすことができるだけでなく、データに基づいた効率的なイベント運営が可能になります。

遠方からの視聴や見逃し配信が可能なことから、一般的には集客の難易度も下がると言われています。

デメリット

オンライン開催最大の難点は、参加者同士が交流しにくいということです。

顔を合わせないことがコミュニケーションの円滑さに影響を及ぼすことは、少なくありません。また、主催者が参加者の様子を把握しにくく、一方的な情報発信に留まってしまうケースも見受けられます。関心度の低い参加者も気軽にウェビナーを視聴できるので、途中離脱する人が多いこともデメリットの一つです。

しかし、バーチャル空間での交流を促す機能をもったツールを使用することで、これを解決することができます。

イベントプラットフォーム EventHubは、

  • チャット機能
  • オンライン名刺交換
  • 投票機能
  • 交流機能
  • Webミーティング機能
  • アンケート機能
  • 顧客管理機能

などの機能により双方向性の高いウェビナーを開催することが可能です。。オンライン開催のデメリットを払拭できる機能が充実したツールを選定することで、オンラインの良さだけを活かしたウェビナー開催が可能となります。

ウェビナーの開催方法!失敗しない方法とは?

このように、ウェビナー開催にはメリットが多数あります。長引くコロナの影響で、より一層、活用の場も広がっていくことでしょう。

ではウェビナーの開催を決めた後、具体的には何から準備を始めればいいのでしょうか。ここからはウェビナーの開催方法をご紹介いたします。

1.ツールを選定して配信環境を整える

まずはツールの選定から始めます。この時に重視するポイントは以下の通りです。

  • 導入目的
  • 配信方法
  • 使いやすさ
  • 配信環境
  • 各種機能

これらの判断基準に基づいて、数あるウェビナーサービスの中から最適なものを選定します。ツールの選び方について、詳しく知りたい方はこちらを参考にしてみてください。

自社に最適だと判断すれば積極的に新しいツールを選ぶなど、ツール選定の段階から他のイベントとの差別化を図り、参加満足度の向上を狙う企業もあります。使いやすさや安定した配信環境などは特に、ウェビナー運営の効率を左右します。妥協せずにツール選定を行うことが、ウェビナー開催における最初のポイントと言えるでしょう。

ウェビナー配信・収録を自社で行う場合は、配信機材を整えることも必要です。

概ね、

  • 最新版のGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeが動作するPC
  • カメラ(PCに内臓されていない場合は外付のもの)
  • マイク(PCに内臓されていない場合は外付のもの)
  • インターネット接続

など基本的なものを揃えれば、最低限の配信環境は整います。必要に応じて、一眼レフカメラやレフ版、マイクなど、動画のクオリティを上げるための機材も揃えることで、コンテンツの質向上にもつながります。

また対談形式等の際はコロナウイルス感染リスクを軽減することを目的としてアクリル板等を用意することをオススメします。

2.運営体制を整えて配信コンテンツを作成する

次に、運営体制を整え、コンテンツを作成します。

コンテンツの内容はウェビナーによって異なります。ここで重要なのは、ターゲットやタイトル設定に合ったコンテンツを作成すること、そして質の高いコンテンツを作成することです。

ウェビナーに関する案内が増加するなど、情報過多によりウェビナー選びに疲弊する・面倒に感じる「ウェビナー疲れ」という言葉も見受けられます。その中で、設定したターゲットに対して、適切にアプローチできるような案内やコンテンツ作りが求められています。他社との差別化を図りつつ、際だったコンテンツを作成することがポイントです。

また、ウェビナーは、参加のしやすさから視聴者が途中離脱しやすいと言われています。参加者を飽きさせない、質の高いコンテンツ作りで、参加者のエンゲージメント向上を図ります。動画のクオリティを上げる、適切な長さで配信する、ビジュアルを工夫するなどして、飽きられないコンテンツを作成しましょう。

3.集客して開催情報を案内する

コンテンツ作成の目処がついた後は、集客を開始します。

方法は主に、

  • メールマガジン
  • SNS投稿
  • ホームページ掲載
  • ウェビナー検索サイトに掲載

などが挙げられます。ターゲット設定に基づき、認知されやすい方法を選びます。

移動時間がかからず、遠方からも参加できるウェビナーでは、リアル開催時よりも参加者が増える傾向です。集客難易度はリアル開催より低く、より短期間での目標達成が可能だと言えるでしょう。

一方で、実際の参加率は対面のセミナーと比べ、鈍化する傾向にあります。よって、複数回に分けてリマインドを送付することで、当日の参加率向上を図ることも大事です。

リマインド送付のタイミングは、例えば、

  • 申込直後に申込内容の確認セミナー前日に視聴方法のご案内、申込内容のリマインド
  • セミナー当日の開催3時間前に再度、視聴方法のご案内、申込内容のリマインド

このように、当日の参加を促すようなリマインド送付を心がけます。

4.ウェビナーの開催

実際にウェビナーを開催します。

当日は、参加者がストレスなく視聴できるような環境を整えます。

特に、音声が途切れないよう十分な通信速度を整えることは必須です。最低でも50Mbps以上の回線速度を確保できれば快適な視聴を実現することができます。音声が途切れたり聞きづらかったりして、ストレスを感じた経験がある方も多いのではないでしょうか。このように、ウェビナー視聴において、音は非常に重要な役割を果たします。できるだけリスクを回避できるような環境づくりを心がけます。

ウェビナーを成功させるコツ!参加者の満足度を高める

ここからはウェビナー開催にあたって、特に重視されるポイントをご紹介いたします。

集客に力を入れる

先ほどもお伝えしたように、ウェビナーの集客は比較的効率よく進むことが多いです。

しかし、その手軽さが故に、ターゲット層にそぐわない人が参加したり、途中離脱する人が多かったりすることも。難易度が低いと思われるウェビナー集客においては、設定したターゲット層に適した参加者を集客することがポイントとなります。

アフターフォローを行う

ウェビナー終了後にもフォローを行い、イベントの価値を最大化させます。具体的には、アンケートの送付や次回イベントの案内がこれにあたります。

アンケートは各参加者の関心度合いを測るために実施します。例えば、イベント中のポップアップ表示や回答者に限定した資料配布など、回収率向上のため工夫を凝らす企業も見受けられます。

アンケートの回答結果を活用して、関心度の高い参加者には次回イベントを案内するのも効果的です。

このように、参加者との接点を活用する仕組みを作ることで、効率的な集客・ウェビナー運営が可能になります。

ウェビナーの開催情報がわかるサイト

「ウェビナー」という言葉が広く認知されるようになった今、その活用領域は単なる「セミナー」のオンライン版に留まらず、カスタマーサポートやeラーニングにも広がっています。

カスタマーサポートでは、顧客との密なやりとりが求められます。顧客から直接質問を受けることができるので、綿密な回答が可能となり、詳細な箇所までストレスなくコミュニケーションをとることができます。顧客データも自動で管理できるので、それ以降のサポートもスムーズになります。

eラーニングとは、インターネットを利用した学習スタイルのことです。オンライン上での学習を目的として利用されており、専門分野の知識を気軽に得ることができるのが大きな特徴です。参加者のプライバシーも守れるウェビナーは、ただ知識を得るためのツールとして魅力的で、ニーズも高まっています。

セミナー情報.COM こくちーずプロ(ウェビナーイベント特集) には、ウェビナーの開催情報が多数掲載されています。自社で開催を検討しているウェビナーに類似したものをリサーチしてみることで、料金相場や開催形態などを参考にできそうです。

ウェビナー開催ができるサービス一覧

ウェビナーに使用できるサービスは多数ありますが、その一例をご紹介します。

  • Calling
  • Cisco Webex Events
  • Cocripo
  • EventHub
  • FreshVoice Webinar
  • Google Meet
  • GigaCast
  • LiveOn
  • Skype
  • ULIZA
  • Vimeo
  • Zoom

(アルファベット順)

ウェビナーの多様化に伴って、それぞれのツールの強みもまた多様化しています。オンラインイベントの体験価値を向上させるものから、インタラクティブ性あるコミュニケーションを補完するものまで。その特徴は様々ですが、ウェビナーの目的に最適なツール選定が成功への第一歩と言えます。

EventHubを活用してウェビナーの効果を最大化させよう

イベントプラットフォームEventHubでは、参加者データベースや参加履歴を管理・分析し、データドリブンなイベント運営が可能です。来場者・出展企業のデータベースを維持・管理し、どのセッションやコンテンツが人気だったか、などを分析できます。

他にも、双方向性の高いウェビナーを実施するための機能を多数搭載しています。過去にEventHubをご利用いただいたお客様からも、「リアル開催と変わらず密なコミュニケーションを取れる」とご好評をいただいております。

詳しくは、こちらの導入事例をご覧ください!

まとめ:成功の秘訣は参加者目線でのウェビナー開催

本稿ではウェビナー主催者の目線に立って、ウェビナーの良さや成功の秘訣を解説いたしました。企画から運営まで、それぞれの段階で注意を払うことは様々ですが、重要なのは参加者目線に立った親切設計なウェビナー開催だということがご理解いただけたでしょうか。主催者と参加者の物理的距離を乗り越えたウェビナー開催を心がけましょう。

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