オンラインカンファレンスとは？開催方法とメリット・デメリットを解説
コロナ禍で大規模イベントが開催できない状況が続いています。そんな中、カンファレンスをオンライン開催する動きが高まっています。コロナの影響が長引き、オンラインシフトに積極的な企業も増える中、ビジネスシーンでのカンファレンス形態はどう変わっていくのでしょうか。
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
オンラインカンファレンスとは
オンラインでのカンファレンス開催について、その配信方法をご紹介します。
動画配信ツールを使ったオンラインでのカンファレンス配信
その他のオンラインイベントと同様、動画配信プラットフォームを用いて開催します。
適切なツールを使うことで、誰でも簡単にオンラインカンファレンスを実施することができます。音声や映像だけでなく、チャット機能や投票機能、データ管理機能など、利便性の高い機能をもったツールを使うことで、より効果的なカンファレンス開催が可能になります。
オンラインならではの良さを活かした運営ができるようなツール選定を心がけましょう。
ツール選定の方法について、より詳しく知りたい方はこちらの記事をご参考にしてみてください。
オンラインイベントの企画の流れは？面白くするコツ5選とプラットフォームの選び方もご紹介 | イベントプラットフォーム EventHub
会場とオンライン配信システムを併用したハイブリッド開催
会場に人を集めつつオンラインでもカンファレンスに参加できるようにする、「ハイブリッド開催」にも注目が集まっています。
株式会社ニューズピックスは2020年12月、イベントプラットフォームEventHubを利用してハイブリッド型のカンファレンスを開催しました。
リアル・オンラインのハイブリッド開催！コロナ禍で見つけた新しいイベントの形とは | イベントプラットフォーム EventHub
同社は前回のイベント開催で「人が集まり、繋がること」の重要性を認識。コロナ禍でリアル開催が困難になった状況でも、敢えてハイブリッド開催にこだわってカンファレンスを設計しました。参加者同士が顔を合わせることで、イベント特有の熱や空気感を共有することを重視したようです。「ハイブリッド開催にこだわったからこそ、『空間を共有する』という代え難い体験を参加者にご提供できた」（担当者談）という感想も頂戴しました。
なお、リアル会場については、直接接触の排除、席配置や控室レイアウトを十分に検討し、感染リスクを最小限に抑えるよう努めてのカンファレンス開催を行いました。
このようにEventHubでは、リアル・オンライン双方の参加者が同じプラットフォームでカンファレンスを楽しむことができます。会場にいてもいなくても、ストレスなく空間を共有することができ、参加者の体験価値向上を図ることができるのです。
オンラインカンファレンスのメリット・デメリット
ここからは、オンラインカンファレンスのメリットとデメリットについて解説します。
オンラインカンファレンスのメリット
オンラインに切り替えることで、運営の効率化を実現することができます。
時間やコストを削減できる
まず、会場を手配する必要がありませんから、会場代や設備費などが削減できます。資料ダウンロードが可能なツールを使えば、配布資料印刷などの手間も省くことができます。受付や誘導の為に割いていた人員も不要になります。
また、オンライン開催であれば場所を問わず当日に向けた作業を進めることができるので、その都度かかっていた移動費や移動時間が削減できます。
実際、1ヶ月から2ヶ月ほどで、企画から開催までが完了したケースも。オンラインで全てが完結するので、リアル開催に比べて時間・コストを削減した効率的な運営が可能になります。
気軽に参加できるので参加者を集めやすい
全てのオンラインイベントに通じて言えることですが、リアル開催よりも気軽に参加できるのが特徴です。自宅からの視聴、ながら視聴、アーカイブ視聴など、各参加者は好きなようにカンファレンスを視聴できます。参加に対する心理的ハードルが下がり、申し込み数は増加します。
その分、当日キャンセル率・カンファレンス中の離脱率は増加する傾向にあるので工夫が必要ですが、集客段階での難易度はぐっと下がると言われています。
オンラインカンファレンスのデメリット
通信環境が大きく影響する
カンファレンスをオンライン配信する際には、安定した通信環境を整える必要があります。
オンラインカンファレンスの画質や音質は、配信場所/視聴場所のインターネット回線に大きく依存します。接続状況によっては最悪、途中で接続が途切れてしまうリスクもあります。
最低でも50Mbps以上の回線速度を確保することで、快適な配信/視聴を実現できます。通信環境を整えてオンラインカンファレンスに臨みましょう。
参加者の雰囲気を知ることが難しい
オンラインイベント最大の難点は、参加者同士のコミュニケーションが取りにくいことです。主催者や登壇者は画面の向こうにいる視聴者の様子を知ることができませんし、イベントならではの空気感を共有することが難しいです。ツールの選び方やカンファレンスの設計の仕方によっては、一方的に動画を垂れ流すだけのカンファレンスになり兼ねません。
双方向性の高いコミュニケーションが実現できるような機能をもったツールを選ぶことで、参加者のエンゲージメントを高めるカンファレンス開催が可能になります。
- チャット機能
- オンライン名刺交換
- 投票機能
- 交流機能
- Webミーティング機能
- アンケート機能
- 顧客管理機能
などの機能により、双方向性の高いカンファレンスを開催することが可能です。オンライン開催のデメリットを払拭できる機能が充実したツールを選定することで、オンラインの良さだけを活かしたカンファレンス開催が可能となります。
オンラインカンファレンスの開催方法
ここまで、オンラインカンファレンスとは何か、メリットやデメリットを交えて説明してきました。
では実際、オンラインカンファレンスはどうやって開催するのでしょうか。その開催方法について、リアル開催と異なる点を中心に解説いたします。
カンファレンスツールを選択する
はじめに、配信に使用するプラットフォームを選びます。ツール選定はオンライン開催の成功を左右すると言っても過言ではないので、慎重に検討を重ねましょう。
例えば、オンラインカンファレンスを開催した株式会社プレイドは複数のツールを検討する中で、
- 視聴ログが取れること
- 使いやすいこと
- アプリインストールが不要で参加者にも分かりやすいこと
などを理由に、EventHubを用いた開催を決定。ツール選定の段階で「自分たちが求めている形に近い」（担当者談）ものを選べたことで、その後の運営が効率的に進み、2ヶ月ほどで運営から開催まで実施することができたということです。
コロナ禍で考えた、双方向性の高いオンラインイベントとは | イベントプラットフォーム EventHub
アカウントを発行する
使うツールを決めた後は、開催に向けて準備を行います。
無料サービスの場合は、アカウント発行から全て自社で行う必要があります。有料サービスの場合、サポート体制が整っている場合も多いので、操作方法など不明点を直接問い合わせることができます。特に初めてオンラインイベントを開催する場合は、そのようなサポートを活用しましょう。
その他はリアル開催と同様、コンテンツの内容を検討や作成を行います。オンラインカンファレンスを含めたオンラインイベントについて、開催時のコツをこちらの記事にまとめています。コンテンツ作成の際にはぜひ、参考にしてみてください。
参加者を招待する
こちらもリアル開催同様、集客を行います。
オンラインカンファレンスの場合は、配信ツールに慣れていない参加者も想定した準備を行います。URL1つで簡単に視聴できるようなツールを選んだり、メールを通じて丁寧な案内をするなど、参加者への配慮が必要です。
また、カンファレンスへの期待値を上げるべく、リマインドメールを送付したり、SNSで告知するなどして当日の参加を促しましょう。
カンファレンスを開催する
当日は安定した配信環境のもと、カンファレンスを開催します。
双方向性の高いカンファレンスを開催する際は、当日の参加者とのやり取りが成功の鍵となります。チャットを通じた質問へ迅速に対応したり、投票機能やアンケート機能を使うなど、リアルタイムで参加者の声を拾うイベント設計を心がけましょう。
他にも、トラブルが発生した場合の連絡先を周知しておくことで、参加者が安心して参加できる環境を整えましょう。
まとめ： オンライン開催のデメリットはツールの機能で克服
オンラインカンファレンスのメリットを最大限に活用し、デメリットを克服する。ベストな環境でオンラインカンファレンスを開催するには、ツール選定にこだわる必要があります。
実現したいカンファレンスに最適なツール選びを心がけ、オンラインカンファレンスを成功させましょう。
