【イベントレポート】ウェビナーシリーズ EVENT HACKS#3 を開催しました！
2021年6月17日、弊社主催のウェビナーシリーズ・EVENT HACKSの第3回を開催しました。このウェビナーシリーズでは、EventHubエバンジェリストである野中 瑛里子氏が毎回ゲストと対談し、オンラインイベントのあり方を模索していきます。オンラインイベントのメリットや成功の秘訣について経験豊富な登壇者の方にお話を伺い、参加者の皆さんの疑問や不安を解消していきます。
今回は、イベント運営やライブ配信など年間100以上のオンライン企画をサポートする西舘 聖哉氏をゲストにお招きしました。コロナ禍におけるイベントの現状や注目が集まるハイブリッド開催について、運営・企画の目線から様々なTipsをお話しいただきました。
オンラインイベントの現状
新型コロナウイルスの影響により、2020年は私たちの生活が大きく変化した年となりました。仕事やエンタメ、イベント活動などあらゆるものがオンライン化。そして2021年6月現在、オンラインイベントの活用シーンは広がり続けています。
オンラインの良さが認識されるようになった
西舘（敬称略）：「オンラインイベントの市場は伸び盛りで、実際、オンラインで何かすることのビジネスチャンスが広く認識され始めています」
事実、世界規模でオンラインイベントの市場は拡大しています。
西舘：「じゃあなぜオンラインイベントが伸びているかというと、主観ではありますが、オンラインのメリットが前よりも広く認識されるようになったから、なんですね。今日も皆さんそれぞれの環境からこのウェビナーを視聴していますが、時間・空間を超えて情報収集できるというメリットがあります。企業側（主催者側）にしても、これまではイベント会場に来てくれた人にしか自社製品をプロモーションできなかったけれど、オンラインでは世界中に発信できる。コロナを機に、参加/開催 両側面のメリットが知られるようになりました」
差別化の手段として広がるハイブリッド開催
オンラインイベントのメリットが認識されて数が増えたことで、オンラインイベント市場は今、「飽和状態」だと西舘さんは話します。
西舘：「集客面とか企画面とか、主催者の方々は結構迷われていて。特に集客に関してはなかなか伸びていかないという悩みが多いです。どこもかしこもやっているし、多分このウェビナーに関しても、同じ時間にやっている”裏番組”って絶対あると思うんですよ」
そこで大事なのが、「他社との差別化」です。
西舘：「自分たちのイベントをどうユニークに作っていくか、テーマ選びとかも大事なんですけど、やっぱり何かちょっとした仕掛けを作ることが大事です。方法の一つとして、オンライン配信で一方的に喋るだけじゃなくて会場にも人を集めて感想を共有する『ハイブリッド開催』が増えています」
ハイブリッド運営のポイント
オンラインイベントが浸透する中で注目されて開催の数が増えているハイブリット開催について、運営のコツを伺いました。
オンライン参加者を置き去りにしないフォローを
オンラインにもオフライン（会場）にも参加者がいるハイブリッド開催では、オンラインイベントとは異なる点に気を払う必要があります。
西舘：「ハイブリッドイベントだと、会場で参加している人にばかり気が向いてしまうんです。会場では参加者が目の前にいるので何かあったときにフォローできたり、話しを振りやすかったりします。その分、熱量も上げやすいんです。一方でオンラインで参加している人とは、コミュニケーションを取るのも難しい。オフライン参加者・オンライン参加者が同じ体験をするってまず難しいんですよ。この認識を持つのが非常に大事なんです」
その上で、オフライン・オンラインどちらの参加者も置き去りにしない設計が必要となります。具体的にどういう工夫をしたらいいのかについても伺いました。
西舘：「例えば、Sli.doのようなライブコメントにいいねを付け合えるサービスを使うことで、オンライン・オフライン関係なく感想をシェアできるようにします。あとは、タイムスケジュール上もちゃんとそのオンライン参加者が喋る時間を作るとか。オンライン参加者をフォローする専任のスタッフも必要です。ちゃんと音声が聞こえているかチェックしたりコメントで何か困ってる人がいたら対応したりする人ですね」
西舘：「他にも、イベント後の交流タイムでオフラインの参加者だけじゃなくてオンラインの人も交えるよう、EventHubのようなサービスを使うとか。オフラインの参加者と同じ体験ができる場所を作るだけでも全然満足度って変わるので、オンライン参加者向けのコンテンツは意識して作っていくようにしています」
その他にも、会場の参加者全体を撮るだけのカメラを置いて、その様子を配信することでオンライン参加者にも会場の様子を感じてもらい、「今度は会場に行きたい」と感じてもらえるよう工夫をするなどもしているようです。
イベントを盛り上げるために
野中：「先程ご指摘があったコメントに関して、参加者側のリテラシーに依存する部分もあり、なかなか盛り上げが難しいというお悩みもたくさん寄せられていますが…？」
西舘：「アイスブレイク的に、例えば好きな動物を聞いたり、オンラインイベントで鉄板ですけど『今どこから視聴しているか』を聞いたり。最初にコメントしやすい空気を作るのは大事ですね」
野中：「講義よりコメントが盛り上がっていると嬉しいですよね（笑）」
西舘：「ですよね。まあでも野中さんがおっしゃるように参加者のリテラシーやイベントテーマに依る部分も大きいので、コメントがあまり来なくても気にしないというのも方法だとは思います」
配信時の注意点、必要なもの、便利なツール
実際ハイブリッド配信する時に整える環境について伺いました。
西舘：「ハイブリッドの場合、圧倒的に準備が複雑なのでリハーサルは必ずしてください。配信デバイスに関しては、今日も実はパソコン2台（配信用と資料用）使っているんですが、配信機材を繋いでるPCはそのまま動かさず、何かオペレーション用のPCは別に準備した方がいいですね。音声チェックは自分のスマホとかiPadとかで簡単に実施します」
配信に必要な機材、一式揃えるためにかかった費用についてもお話ししてくださいました。
西舘：「大きく分けると、パソコン・映像周り（カメラとスイッチャー）・音声周り（マイクとオーディオミキサー）、あとは会場のスピーカーとかですね。質問が多かったので答えますが、一式揃えるのに、大体80万くらいかかりました。
よりよいイベントにするための大前提
西舘さんご自身がイベントを運営する際に気をつけていることがあるそうです。
西舘：「イベント担当者は、たくさんのイベントを体験してください。自分が感じたイベントの良かったところ・課題だと思ったところを、自分が創るイベントに活かしてみてください。自分も一時期は仕事の時間以外ほとんどイベント参加していました。とりあえずイベントに参加してみる。これが最初の一歩かと思います」
イベント開催のコツ：番外編
事前アンケートで募集した質問・当日チャット欄で寄せられた質問にも答えていただきました
質疑応答より抜粋
いくつかの質問と回答をご紹介します
質問①：「ハイブリッド開催では通信環境や広さを考慮して会場を選ぶ必要がありますが、会場選定のポイント、費用を抑えるコツなどはありますか？」
西舘：「特にコロナ禍では、例えば20人定員のイベントでも50人収容できるような会場を押さえる必要があるので、まず会場費を抑えるっていうのは結構難しいと思います。オフラインで来る人を対応するスタッフも必要ですし、オンラインイベントに比べて手間もかかります。オンラインイベントのメリットの一つは、圧倒的な手軽さなので。それでもハイブリッド開催にする理由だとか効果を見据えた上で、判断することが大事だと思います」
質問②：「配信ツールとかソフトウェア関連にあまり馴染みがない方、例えば大手企業さんとか金融機関の方を対象にしたイベントを開催する時、何か対策の余地はありますか？」
西舘：「行政のイベントもサポートしたりするんですが、やはり慣れていない方にとってはぶっつけ本番の参加って難しいんですよね。例えば、イベントの少し前にZoom練習会をやってみたことはあります。要は、リハーサルに参加者も参加できるみたいな。ここで1回Zoomを繋ぐ体験をしてもらうことで、参加方法を覚えてもらう。登壇者の方にも、Zoomの繋ぎ方とか画面共有の方法とかマイクボリュームの調整の仕方とか、注意事項をまとめて事前に読んでもらったりもしますね」
質問③：「オンラインイベントでアンケートの回収率を高める方法が知りたいです」
西舘：「その場ですぐに答えてもらえるような工夫をします。例えば、配信が終わった後の画面に10分くらいイベントのヘッダー画像とアンケートのQRコードを表示しておいて、イベントページを閉じる前に回答を促すなど。イベント終了直後の『まだ会場にいる』雰囲気を残すイメージですね。リマインドメールに関しても、すぐにアクションを起こしてもらえるよう終了直後に送付するとか。何しろ、鉄は熱いうちに打つ、のが大事ですよね」
ウェビナーシリーズの第三弾、いかがだったでしょうか？
たった1時間で完結するとは思えないほど、内容の濃いウェビナーとなりました。今後も月に一度のペースで、オンラインイベントについて考えるウェビナーを開催していきます。皆さまのご参加、お待ちしております！
