【イベントレポート】参加者の交流が増加するオンライン学会の運営方法

2021年12月14日(火)、EventHub主催ウェビナー『【学会運営の担当者必見】参加者の交流が増加するオンライン学会の運営方法』が開催されました。本セミナーでは2022年1月に開催予定の「第61回近畿理学療法学術大会」にてシステム運用部長を務められている山口良太さんをお迎えし、オンライン学会運営の秘訣に迫りました。

開催までの流れやオンライン開催の活かし方、参加者の交流を盛り上げる工夫など、当日に向けた運営ノウハウを多岐に渡って解説いただきましたので、その内容の一部をご紹介します。

オンラインイベント完全攻略
ガイドブック
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学会運営に求められる条件

学会運営では発表の時間に焦点が当てられますが、「それ以外のオフの時間もひっくるめて学会。その時間で他の人と交流をするのも一つの醍醐味」と話し、実際に準備委員の方で学会に求められることをヒアリングしたところ下記のような要素が求められると言います。

  • 自分の領域に加え、少し違うトピックスに触れられる
  • 発表者に直接質問できて、その後の交流につながるようなディスカッションができる
  • 顔と名前を覚えてもらえる
  • 学会でしか会えない人と交流ができる
  • オフタイムにいろんな人とあーだこーだ話ができる

リアル開催の場合は、オフタイムも気軽に交流が可能ですが、オンラインでは、いかにして参加者同士の交流を活性化できるかが主な課題となるでしょう。また従来の開催方法とは違った準備やオペレーションが求められます。

本学会では当日に向けてどのような取り組みがなされているのでしょうか?

 

オンライン学会の運営体制から当日までの準備

オンライン学会の運営体制

第61回近畿理学療法学術大会では下記のような体制で準備が進んできました。企画や事務作業、運営面などの当日までのタスクは少なくありません。また規模が大きくなると、スポンサーを募集し、実際にお金を集めていく必要があるなど、オペレーションが煩雑になっていきます。

そこで本学会ではEventHubを導入いただき、一連のオペレーションを同プラットフォームで回してきました。学会の運営体制や当日までの準備においてはどのような点がポイントなのでしょうか?

オンライン学会専用特殊部隊

学会をオンラインでするにあたり、重要だったのは「オンライン学会専用特殊部隊」を設置したことと話します。

「各局との連携をしながら、企画・運営を行うシステム運用部、集客や広報に向けて、SNS運営やLP作成を行う広報局、プレイベントの企画・運営や当日のアフタートークルームの対応をする学術局の3つチームを発足させ準備を進めてきました。特にシステム運用部は今回新たに設置された部署で、オンライン開催に伴いプラットフォームの選定を行ったり、他局との連携を深めるなど重要な役割を果たしました。」

上記のような特殊部隊を設置し、そこに十分な予算と権限を与えることがオンライン開催にむけての第一歩となります。

SNSやLPを活用した広報

SNSの広報ではTwitter、Instagram、Facebook、YouTubeと色んな媒体を使って広報が行われています。中でもポイントは「絶えずコンテンツを発信し続けること」と強調し、オンラインでも集客に気を抜かず、当日まで継続的に発信していくことが大事です。

 

(実際の広報活動)

 

さらに一連の広報活動の強化を目的として、学会のHPとは別に、広報ページも開設されました。

「通常の学会HPでは、必要な情報は掲載されていますが、堅苦しい印象でどういった魅力があるのかが伝わりづらい場合が多いです。そこで今回はそのような点を払拭するべく、広報ページのサイトを開設し、見どころなどを紹介しています。」


(第61回近畿理学療法学術大会
広報ページより)

 

「広報活動をTwitterやInstagramのインプレッションに比例して、本学会への登録者数も増えています。8月からYouTube上で先生方々のインタビューをアップし学会への関心を徐々にもっていただけるようになりました。また10月にカウントダウン動画を、開催直前期から事前登録者はプレイベントを視聴できるなど、施策を工夫し広報活動を進めていきました。」

学会開催の当日

開催日をまもなく控えた「第61回近畿理学療法学術大会」では当日の参加体験をリッチにするためにどのような工夫がなされるのでしょうか?ここではオンラインならではの学会運営TIPSをご紹介いただきました。

オンラインのメリットは全開で

①オンデマンド配信

(広報ページより)

本学会では大会終了後は2週間配信した動画が見放題になるほか、事前登録をすることでプレイベントセッションを視聴できるようになっています。

「オンラインのメリットは全開で使っていただこうということなり、オンデマンド配信期間中は好きなだけ視聴が可能となっています。」

 

②参加者交流

またEventHubを活用いただくことにより、オンラインの良さをより一層引き出すことが可能です。参加者はチャット機能や掲示板を使うことで参加者同士あるいは、参加者⇄登壇者の交流が気軽にできます。

 

③決済・受付機能

主催側は決済・登録も一元化されたプラットフォームなので、運営コストを削減に貢献します。中でもオンライン開催に伴い財務業務の一部である、「参加者の申し込み管理や領収証の発行すなわち決済が一元化できるかが懸念だった」と話していました。その点、EventHubでは事前登録から運用がスムーズだったと評価いただき、オンライン学会運営の一助となりました。

 

Zoomを活用したアフタートークルーム

発表後が終わった後はカジュアルに話せるアフタートークルームが開かれます。セッション視聴のみでは受動的な体験となってしまいますが、このような場を設けることで、参加者と登壇者のインタラクティブな交流が生まれます。

(イメージ:アフタートークルームへの導線)


「発表後はシンポジウムや講師の方のセッションを中心に、Zoomでアフタートークルーム実施します。緊張感のほぐれた空間で、カジュアルに会話をしたり質問できる機会を提供します。」

どれもオンラインならではの強みであり、気軽に取り入れられるのでぜひ検討してみてください!

 

オンライン学会開催の秘訣まとめ

いかがだったでしょうか?オンライン学会が主流になりつつある今、準備・運営を工夫することで、オンラインでも質の高い学会を開催できることがお分かりいただけたと思います。

中でもオンライン学会を開催する上で特に大事なポイントは下記の点です。

  • 集客・広報活動に積極的に取り組む
  • オンライン特殊部隊を設置して、権限と予算を与える
  • 工夫すればオンラインでもリアルのように盛り上げられる

リアル開催との違いを踏まえながら、強みを活かす取り組みを心がけましょう。

EventHubではチケット登録・販売や参加者交流も可能で、学会開催に関するプロセスを一気通貫で管理でき、「学会におすすめしたいイベント管理ツールNo.1」として評価されています(日本マーケティングリサーチ機構調べ2021年11月期 イメージ調査)


学会運営に関してご相談はこちら、オンラインイベントの開催方法を知りたい場合はこちらをご参照ください。

 

▼登壇者プロフィール

株式会社アールイーコンセプト 代表取締役
一般社団法人兵庫県理学療法士会 理事
第61回近畿理学療法学術大会 システム運用部長
山口 良太氏
2001年に理学療法士免許取得。2012年神戸大学大学院保健学研究科修了、博士(保健学)。大学病院での勤務を経て、2013年に株式会社アールイーコンセプトを設立。2016年より一般社団法人兵庫県理学療法士会理事に就任。2022年1月に開催される第61回近畿理学療法学術大会ではシステム運用部長として、EventHubを用いた学会運営を担当している。

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