【イベントレポート】初カンファレンス開催までの裏話

EventHubは2021年7月にFUTURE OF EVENTSを開催しました。自社カンファレンスの開催は初めての試みでしたが、わずか1ヶ月半の準備で約1500人が参加するカンファレンスとなりました。

本稿では、本カンファレンスの企画から開催までのフローをお話しした自社ウェビナー『準備1ヶ月半、集客1500名。初カンファレンス開催までの裏話(2021/8/18 配信)』の内容の一部をご紹介します。

オンラインイベント完全攻略
ガイドブック
  • オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい

  • 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい

  • ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい

FUTURE OF EVENTS 2021カンファレンス概要

開催目的

EventHubはイベント管理ツールを提供していますが、過去に自社でカンファレンスを主催した経験がありませんでした。イベント業界は新型コロナウイルスなどの外的要因を受けやすいため、トレンドやニーズが著しく変化します。そこでイベント開催の一連の流れを再認識すること、さらには自社の認知やブランディングを目的に本カンファレンスの企画に至りました。

またイベント業界だけでなく、「ポストコロナ」や「BtoB」というテーマを皮切りに、オンラインの可能性からイベントマーケティングまで幅広い論点で、これからのトレンド変化について考える機会にもなっています。セッション内容は定期的に再配信していますので、随時HPをご確認ください。

〈開催目的〉

  • イベント管理SaaS提供企業としてのイベント開催経験の蓄積
  • 変化の激しいマーケットの中での認知・ブランド強化
  • ニーズ顕在化前のリード獲得

開催実績

FUTURE OF EVENTS 2021ではmmhmmの創業者フィル氏やメディアアーティストの落合陽一氏、さらにBtoB企業やイベントマーケティングの第一線で活躍されている方々を迎え「ポストコロナの社会はどう変わるのか」についてディスカッションしました。

〈FUTURE OF EVENTS 2021セッション一覧〉

  1. mmhmm・Everton創業者が語る最先端のリモートワークのカタチ
  2. ワクチン後の未来。これからの「リアル」の可能性
  3. 国内トップクラスのイベント運営責任者達が語る成功するオンラインシフトの理論と実践
  4. B to B事業を急成長させるこれからの顧客接点の作り方

本カンファレンスの準備期間はわずか1ヶ月半と短い期間でしたが、最終的には約1500人の参加登録を取り込むことができました。限られた準備期間の中でどのように効率的にマネジメントしたのか、企画から開催後のフォローに関するノウハウをご紹介します。

〈FUTURE OF EVENTS 2021開催実績〉

  • 準備日数:51日
  • 参加登録数:約1500人
  • ログイン率:83% 
  • 平均視聴率:48.1% 

カンファレンスの企画

セッションとテーマを決める

カンファレンスを企画するにあたって最も大事なのは、テーマ・セッション決めです。ここでコンセプトやターゲットの認識にズレが生じてしまうと、その後の運営体制や集客にも影響してしまいます。そのためテーマ設定には十分な時間を割くようにしましょう。

テーマ設定の考え方として、弊社ではフレームワーク思考で下記のように目的や対象を徹底的に認識のすり合わせを行いました。

当初、本カンファレンスは「イベントマーケ」をテーマに設定する予定でしたが、ターゲット層の狭さや、当時のトレンドを踏まえ「ポストコロナの社会はどう変わる」というように変更しました。社内だけでは盲点となってしまうポイントが生じうるので、社外からも積極的にフィードバックを求めるとより良いテーマに近づけることができるでしょう。

〈ポイント〉

  • Objective > Who > What > How のフレームワークを活用
  • 意思決定に関わるステークホルダー全員を半日拘束×2回等の議論時間を確保
  • アイディア段階から、社内外からのフィードバックを積極的に収集

登壇者を招待する

セッション内容が決まったら、登壇者の候補者を検討します。非常にマネジメントが難しいタスクですが、意識すべきポイントは目的とテーマに合った「知り合い」から優先的に依頼を進めることです。本カンファレンスでは開催日までのタイムラインが差し迫っていたので、代表の山本の知人をベースに打診依頼を行いました。スケジュール調整が関係するため、目的から逆算した理想とその実現可能性を早急に整理し、計画的に進めることが求められます。

特に招待される側は、他の登壇者の参加状況を鑑みて、カンファレンスに参加するか否かを判断するケースもあるため、早い段階からアプローチの準備をしましょう。

〈ポイント〉

  • 目的とテーマに合った「知り合い」を最優先
  • 知名度と確度の観点から最善のアプローチ順を決定
  • 目的から逆算した理想と実現可能性を認識する

カンファレンスの運営体制

大規模カンファレンスと言われると、それなりに運営リソースが割かれると思いがちですが、今回のようにオンライン形式+EventHub上での実施という形では、スリムな運営を実現できます。実際のチーム体制は以下の通り、開催経験があるスタッフはいませんでしたが、企画から運営の大部分を自社内で完結させ、動画配信のみALPHABOAT合同会社に協力を依頼し、まとめあげることができました。

また当日は、参加者・登壇者対応、SNS投稿係用の人員も増員し、人数に余裕を持つことで、当日の不測の事態に対応できる体制を整えました。

カンファレンスの開催準備

タスク・スケジュール管理

方向性が定まったら、スケジュールの確認とタスクの洗い出しを行いましょう。スリムな運営が実現できるとはいえ、厳しいタイムラインの中で準備を進めることになるため、まずはできるだけ無駄を削ること、そして期日に確実に間に合うよう個人単位でタスク・役割を明確にすることが欠かせません。

〈ポイント〉

  • 何よりも先にタスク全体像を整理し可視化し、役割と進捗を明確にする
  • タスク漏れを埋め合わせる時間が無い
  • 準備開始段階で無駄を削ぎ落とすことを心がける

使用したツール・サービス

洗い出したタスクを効率よく消化していくための工夫も必要です。特に外部へタスクを依頼する際は、デッドラインを明確に定め、進捗のディレクションを徹底することが重要です。

また効率化を図る方法としてノーコードツールを利用するのも良いでしょう。今回ではタスク管理ツールにAsanaを使って進捗やスケジュールを可視化しながら一括で管理しました。またLPの作成にはSTUDIOを活用し、エンジニアの工数を実質0に抑えることができました。

〈使用したサービス・ツール〉

  • オンライン会場:EventHub
  • LP:STUDIO(デザイナー1名でほぼ完結)
  • タスク管理:Asana
  • 配信全般:ALPHABOAT

会場デザイン

配信スタジオも事前に詳細・イメージを詰めておくと、当日の負担が軽減されます。可能であれば以下のようにデザインや配置まで設計できると良いでしょう。今回は装飾が少なくても成立するような会場を選択し、画角は下記よりもシンプルな形で実施することとなりました。

カンファレンスの集客

イベント開催において集客の設計とその施策の工夫は難しい問題です。十分な予算をかけられる場合を除けば、大半のケースで懸念事項となる可能性があります。

弊社の場合は、SNSや外部メディア、メール配信など利用できる媒体を最大限に活用し、社内の協力を仰ぎながら集客に努めました。その結果1ヶ月半で約1500人の参加登録を呼び込むことに成功しました。

集客をする上で注意したい点は、獲得経路のトラッキング体制を整えることです。こちらが万全であれば、追加の施策を打つ際にも適切な判断を下しやすくなります。

〈ポイント〉

  • 集客の手法を洗い出しやり切る
  • 獲得経路のトラッキング体制を整える

これらのステップを全て網羅することができれば、あとは当日を迎えるのみです。1ヶ月半の準備でもかなりTO DOが立て込むことが見込まれるため、あらゆるリスクに対応できるよう、全体的なスケジュールに余裕を持たせた上でカンファレンス開催に臨みましょう。

カンファレンスの事後フォロー

非常に短い期間の準備でしたが、FUTURE OF EVENTS 2021は大きなトラブルが発生することなく無事に終了しました。とはいえこの段階ではまだ、参加者の事後フォローという重要なタスクが残っています。最後に開催後の参加者フォローの段取りを確認しましょう。

EventHubではイベントの開催や運営効率を上げるだけでなく、管理画面に集約されたデータをもとに、イベント開催後のフォローもスムーズに行うことができます。

〈取得できるデータの例〉

  • 参加登録情報全般
  • セッションの視聴情報
  • アンケート結果
  • 交流・マッチング情報
  • 資料DL履歴

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今回はセッション視聴がメインだったため、視聴情報やアンケート結果をもとにリードのフォローを行いました。このようなデータドリブンなアプローチによって、効率的に参加者と接点を持てるようになります。リードはカンファレンスのターゲット層に直結するため、改めてテーマ設定と照らし合わせ、問題がないか細部まで確認することがカンファレンス成功のカギです。

〈ポイント〉

  • セッション視聴情報・アンケート情報を用いて最優先のリードからアプローチ
  • セッション視聴ログ・アンケート回答情報をEventHubから取得
  • SFDC上から上記の情報を簡易に確認できるようにすることでスムーズに連携

まとめ

以上のように、開催経験なし、短い準備期間、スタートアップでもカンファレンス開催は可能であることがお分かりいただけたかと思います。全体的なポイントとして

  • 徹底的に無駄を排除したリーンな形で実施する。
  • リーンな中でも、外してはいけないポイントは時間をかけて入念に。
  • ゴールへの最短ルートでイベントの質を向上するレバレッジが効くポイントを見極める。

を念頭に入れ、自社の目的に合致するようなカンファレンスの企画・運営を目指しましょう。

EventHubでは多様なイベントタイプや開催方式に対応し、カンファレンスのような大規模イベントでも運営の効率化を図ることができます。

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