予約面談成立数は900件超え！商談チャンスをつくって地域創生を目指す

2020.04.09

主催社：第一生命保険株式会社

イベントタイプ：商談会

開催形式：オフライン業界：金融・VC・保険

開催形式オフライン

業界金融・VC・保険

2020年2月、都内会場にて、第一生命保険株式会社主催の「地域創生ビジネス交流会2020」が開催されました。参加企業同士を引き合わせ、商談のきっかけを生み出すビジネスマッチングツールとしてEventHubをご利用いただきました。担当の方にイベント運営のコツについてお話を伺ってきましたので、ご紹介します。

このイベントについてお教えください。

地域創生ビジネス交流会2020は、地域振興・地域活性化の役に立てればという想いから、「東京・首都圏と地方をつなぐ」というコンセプトのもと、毎年開催しています。首都圏のみならず東日本を中心とした各地域で元気に活動している企業様にもご出展いただくことで、地域や業種を超えて新たなビジネスチャンスを創出するきっかけ作りとして開催しているイベントです。

EventHubを導入いただいた背景、導入にあたって期待していたことを教えてください。

ビジネスチャンスを創出するきっかけづくりの1つとして、来場者様同士のマッチングを例年行っています。そこで、当日に来場者の情報を得て会いたい企業を探すよりも、事前に互いの情報を見ていただき当日来場いただければ、より企業様間のマッチングがうまくいくのでは、と感じるようになっていました。そんな時、EventHub社よりご提案を受けて今回の導入に至りました。

期待していたことはいくつかありますが、主に運営のレベルアップの観点から、ツールの導入に期待していた部分が大きかったです。

マッチング増加
企業HPリンクが掲載できるなど情報の充実化ができる
今までのPRブック作成・編集の営業担当者・事務局の業務削減も期待できる
企業様の登録推移、マッチング数の推移についてデータ取得できイベントの振り返りがしやすい

Eventhubを利用して良かった点は何でしょうか？

来場企業様の情報がいつでも（イベント前にも）簡単に検索・閲覧できることで、お客様の利便性が向上しました。

事前予約面談も好評を博し、大変感謝しております。当社としては初めてWebでの参加申込を導入したため、お客様や当社営業担当者の反応などに不安を抱えていました。しかしEventHubの設計はシンプルで、感覚的に操作ができるため初めての方でもわかりやすく、当初の懸念よりスムーズに導入ができました。

一方でシンプルに見えて色々な工夫が施されており、EventHubにお願いして良かったと思っております。

例えば、EventHubにログインしてしばらくすると「現在500組が交流中です」といった利用数の表示が出ます。とてもさりげないこの表示ですが、マッチングの推進に大変効果があったと思っています。ログイン数が増えてもリクエストを送りあっていただけなければマッチングには至りません。メッセージが表示されることで「こんなに交流してるんだ」と思っていただき、リクエストを送るハードルが下がったという方が多数いらっしゃったのでは、と思っています。

また、当初の目的であった互いのPRを確認し合っていただくという点でも、PR部分の様々な項目があり情報が充実したので良かったです。文章以外は選択肢をクリックするだけなので登録しやすく、シーズ・ニーズなどはビジネスマッチングへ役立つPRポイントであり、とても有用であったと思います。検索画面もシンプルで、お客様も企業探しがしやすかったのではないかと思います。

他にも運営の点で工夫した点があれば教えてください！

当日は会場内のいたるところで名刺交換が活発に行われ、大変活気あふれる会場でした。用意していた面談専用ルーム（26テーブル×18コマの計468商談）も予約で満席に。通路にフリーの共有テーブル設置するなど、より多くの方が商談できるように対応しました。

今回はじめてEventHubを利用しましたが、面談時間と場所を設定する「事前予約面談機能」が大活躍でした。事前に面談を予約するだけではなく、当日に面談予約をする上でも活用できたようです。会場内ではスマートフォンなどでお相手を確認いただきました。他にも、共有端末をならべた企業検索カウンターを準備し、その場でも会いたい人を探せるようにしました。参加者さま同士が繋がることができるイベント作りを心がけました。

当社としては、Webでの参加応募は初の試みでした。そのため、参加予定者に参加証をご案内する際に事前予約面談機能をお知らせしたり、イベント2週間前に一斉リマインドメールを送付するなど、面談数をアップさせる工夫もしました。

結果として、面談ブースは開催日前にほぼ満席に！さらに会場内の任意の場所での面談設定機能も活用して、合計900件以上の予約面談が成立しました。当日は廊下まで商談待ち合わせの方で満員の大盛況、会場内のフリースペースも活用いただき、多数のマッチングが成立しました。