大規模カンファレンスをオンライン化！交流を促進する運営のコツに迫る

起業支援と転職支援を中核とした成長産業支援事業を推進するフォースタートアップス株式会社。ネットワークやデータベースを駆使しながら、成長産業分野に挑戦する起業家やスタートアップを支援してきた同社は、2021年1月、成長産業カンファレンス「FUSE」を開催しました。本イベントは全ての参加者が自宅から参加する、Home to Home (H2H) の形式で実施されました。

イベントには、スタートアップ企業、大手・中小企業、学術研究機関、政府機関が登壇し、これまで取り組んできた協業事例について語り合いました。多様なプレイヤーが集う場を作り、事業創造の機会を生み出すことを目指して開催されたこのイベントについて、担当者の真島さんにお話を伺いました。登壇者の講演を視聴するだけではなく、商談の機会を積極的に創出するために行った工夫や、オンラインイベントならではの良さについて、お話しいただきました

オンライン参加は交流の可能性を広げる

ー イベント開催に至った経緯を教えてください

当社は成長産業支援事業を展開しており、タレントエージェンシー（人材紹介）や、スタートアップと大手・中小企業の連携を支援するオープンイノベーションサービスを提供しています。国内最大級の成長企業データベースである「STARTUP DB」を中心に展開を進めているオープンイノベーション領域分野において、当社の認知度をあげていきたいという狙いがありました。より多くの方に、「フォースタートアップス＝成長産業支援・オープンイノベーション」と認知していただくにはどうすればいいか。そう考える中で、今回のような大規模イベントの開催を検討するようになりました。

ー 緊急事態宣言が発出され、当初の予定とは異なるH2Hでの開催に切り替えたと伺いました。開催形態の変更に伴って、苦労された点はありますか？

1度目の緊急事態宣言を経ての発出だったので、私自身、そんなに困惑することはなかったですね。みなさんそうだと思いますが、どういう流れで何が規制されるのか明確だったので、以前よりは動きやすかったと思います。

もともと、参加者はオンライン視聴の予定でした。コロナの影響もありましたし、規模も大きかったので。緊急事態宣言を受けて変更したのは、登壇者の出演方法のみですね。イベントのライブ感を生み出すため、登壇者にはできるだけ対面でのご登壇をお願いしていました。特段、苦労した点はないのですが、登壇方法の変更を皆様にお願いしなければいけなかったので、ご負担をおかけする結果にはなりました。

ー オンラインでの出演を打診した際、登壇者の方々の反応はいかがでしたか？場合によっては、困惑される方もいらっしゃるのかな…と想像しますが

オンラインでの登壇をお願いした際は、「しょうがないですよね」という反応が大半でした。中には、当初からリモートでの登壇を予定されている方もいらっしゃったので。今回はオンライン登壇が妥当だと納得してくださる方が多かったです。

また、1回目の緊急事態宣言時と比べて、オンライン登壇に慣れている方が増えているのも特徴的ですね。困惑される方はいらっしゃらなかったように感じます。

ー 真島さんご自身は、イベントの開催経験を多数お持ちのようですが、今回のイベントについて不安に感じていた点はありますか？

イベント配信の質が外的要因に大きく左右される、という点は不安でした。

特に通信環境に関しては、いくら念入りに準備をしても当日やってみないとわからない部分が大きいです。YouTubeをはじめとした外部メディアを使うこともあり、「イベント開催時に一時的に回線が遅くなっていたら…」など、自分たちではどうにもできない部分に依存せざるを得ない環境は不安でした。

登壇者の数も多かったので、登壇者側のネットワーク環境を十分に整えられるか、というところにも細心の注意を払いました。裏側で控室を作ってリハーサルをしたり、一人ひとりと個別にやりとりするなど、密なコミュニケーションを心がけてはいました。しかし、登壇者それぞれに都合もあるので、それらを網羅して準備をするのは大変でしたね。

当初の予定を変更してH2Hになったので、登壇者がオンラインでの出演になった分、ライブ感が損なわれてしまうのではないかという懸念もありました。

運営側の工夫で機会損失を防いで交流を活性化

ー オンライン開催の良さが一般的にも認知され始めています。真島さんが考えるオンライン開催のメリットを教えてください！

参加するハードルが圧倒的に下がるのは、オンラインの大きな魅力ですね。

今回のイベントでは「融合と着火」がテーマであり、その入り口の交流がキーポイントだったので、参加者の幅を広げるためにも、当初からオンラインでの参加を予定していました。オンラインでは国境すら簡単に超えてしまいます。参加者のバリエーションが増えれば、普段交流できない方と交流できる場所になり、希少価値が高まります。

幅広い属性の方々と交流できる環境というのは、参加者にとってもメリットが大きいですよね。交流から生まれる可能性が広がったからこそ、結果として、もっと積極的に交流したいと思えるようなイベントが作れたのだと思っています。

ー 今回のイベントは、参加者同士の交流が醍醐味の1つでしたよね。交流を活性化するために工夫したことはありますか？

前提として、交流を目的にイベントに参加する人が多かったということがあります。「交流しなきゃ損だよね」みたいな共通認識がありました。成長産業分野での一般的な共通認識と言っても良いかもしれません。「コロナだから、緊急事態宣言が出ているから、オンラインだから、交流できない…」そういう考え方の人が、少なかったんだと思います。このご時世でも能動的に交流を求めてくる方に、多く参加していただきました。

とは言え、工夫も色々しましたよ。笑

例えば、交流を促すようなメッセージを運営側が積極的に発信しました。当社の代表も例外ではなく、参加者一人ひとりに直接メッセージを送っていました。この取り組みは、非常に反響が大きかったです。交流してみたいけれど躊躇している、そんな人の背中を押すことができたのではないかと思っています。

当日のアナウンスにも力を入れました。プロフィール画面の編集方法を画面に投影しながら、充実させると良いポイントを解説するなど。こんなにオンラインが普及した今でも、ウェビナーの冒頭でツールの使い方を説明したりしますよね？参加者のリテラシーに任せて運営するのは違うな、と思っています。情報をどこかに載せておくだけ、というのも十分ではない。ある程度の強制力を持って参加者全員に使い方を認知してもらえるよう、当日も複数回に渡ってアナウンスの時間を設けました。そうすることで、機会損失を防ぎ、交流を活性化できました。

事前に参加者の期待値を高めておくのもポイントですね。イベントの公式ページやプレスリリース、広告クリエイティブなど、EventHubを用いた交流が可能であることをしっかりと事前に発信するのも肝要です。今回は交流も重要なイベント要素だったので、そこに対して期待値をあげておく工夫も効果的でした。実際、「当日交流できるのが楽しみです」というお声もいただいていたので、効果があったと感じています。

バーチャル空間で効率良く出会える環境を創出

ー 当日のログイン率が高かったのはどうしてだと思われますか？

直前のリマインドはもちろんのこと、当日の社員からのセッションごとのSNS投稿に加えて、メッセージ機能を活用したから、でしょうか。この機能は、参加者へのリマインドとして非常に効果的だと感じました。

参加者のみなさん同士が個別に送るメッセージ機能ですが、差出人やメッセージ内容が全て登録されたメールアドレスにも送信されます。ただ通知が飛んでくるだけだと流してしまうという方も多いので、「誰から・どういう内容の」メッセージがきたのか、メールで簡単に確認できるのは非常にパワフルな機能です。具体的なメッセージ内容がメールから確認できたおかげで、メッセージの開封率も高く、結果としてイベント参加のリマインドとしての機能を果たしたのだと思います。実際に、参加者の方からメールでメッセージ内容が確認できたから返答する回数が上がったという声もいただきました。

ー 実際に開催してみて、参加者からの反響はいかがでしたか？

参加者の方から、「FUSEを通じて知り合った人と全く別のシーンで偶然遭遇した」「FUSEで知り合った人と商談した」などのお声を頂戴することがあります。

こういった感想を耳にすると、市場に対して「フォースタートアップスのFUSE」「成長産業支援のフォースタートアップス」というインパクトを残せたと感じられます。個人的には、かなりの影響力があったのでは、という印象を持っています。

商談に関して言えば、「リアル開催よりも多くの人と繋がれた」という声もありました。会場でイベントをすると、一人ひとりとのやりとりに時間がかかるじゃないですか。挨拶して、名刺交換して、その場で少し会話して…と。オンラインでは、その一連のやりとりが効率的に進みますね。オンラインでは広く浅く、リアルでは狭く深く。交流の質が違い、どちらにも良いところはあるので甲乙つけがたいですが。

今回のイベントに関しては、マッチングの組数も多かったですし、結果として参加者の満足度が向上しました。これはオンラインの特徴であり、良さの1つでもありますね。

オンライン開催の弱点はツール活用で乗り越える

ー 懸念されていたライブ感について、H2Hで開催をしてみた結果、いかがでしたか？

登壇者をオンラインにせざるを得ない状況の中で、商談用のメッセージ機能は役に立ちました。ライブ感、リアルタイム性を生み出すには便利な機能だと感じました。

登壇者同士が顔を合わせることができなかったので、絵面的な熱量には欠けてしまいましたが、その分は別の熱量で補えたと考えています。というのも、そもそもツールで空気感を作るのは難しいので。対面での登壇が難しかった分、イベントのブランディングやツールの機能でライブ感を補えた、という感触です。また、先ほども触れた通り、フォースタートアップスのメンバーはSNSでの発信力が非常に長けています。積極的に各セッション情報や、その中で登場したキーワードや名言などをシェアしていました。結果、EventHubの外でも盛り上がりが生まれて、ログインや飛び込み参加に大きく寄与していました。

ー 他にもEventHubの機能の中で、便利だった機能があれば伺いたいです！

マルチチャンネル機能は重宝しました。STAGE-AとSTAGE-Bで同時に開催する予定だったので、2ステージの切り替えができるツールであるということは必須でした。

私自身、もともと交流機能に優れたツールとしてEventHubは認識はしていましたし、使用を検討したこともありました。今回は登壇者も多く、複数会場での開催が決定していたので、「マルチチャンネルならEventHubだ」と思いました。これができるツールは少ないので、貴重ですし、利用を決めたポイントでもあります。

ー 今後のイベントもオンライン開催の予定ですか？

状況は読めないので、オンラインに軸足を置きつつ、空気感やライブ感の演出は対面実施でカバーしていきます。やはり、会場に人が集まって対面で交流する熱量に勝るものはないですね。ハイブリッド開催も検討しつつ、オンライン・リアルの良さを融合させたイベント設計を続けていきます。