アンケート回答率は30%アップ！
セミナー運営の「属人化」をなくし、運営工数は48%削減

「セミナー運営」の課題

• Zoom 、Google Formなど様々なツールを複数利用することで膨大な工数がかかる
• 「各ツールの使い方を教える」がネックになり、セミナー運営が属人化してしまい人に振れない

「EventHub」の効果

• 一つのツールで済むため作業工数が48%削減
• 作業を引き継げるようになり、他の人でも簡単にセミナー運営が行える
• 本質的な部分に集中できるようになり、アンケート回収率が30%アップ

1982年に日本初のベンチャーファンドである「ジャフコ1号投資事業組合」を設立し、以来一貫してスタートアップ企業を支援しているベンチャーキャピタルのジャフコ グループ株式会社。同社は、コロナ初期の2020年４月にはオンラインセミナーの開催に踏み切り、大企業向けセミナー・投資先のスタートアップ向けのセミナーなどを数多く開催。当初からほぼ一人でセミナー運営を切り盛りされているジャフコ グループ株式会社 ビジネスディベロップメント部のシニアアソシエイト 山本 惇志様に、EventHub導入の経緯や導入後の効果など詳しくお話を伺いました。

※2023年8月3日に開催したセミナー「アフターコロナのウェビナー活用法 〜体験作り・営業連携・運営効率化でB2Bマーケティングを加速させる〜」を元に編集・追記しています。

セミナー開催の目的とEventHub導入前の状況

「投資先との共催セミナー」「JAFCO独自企画のセミナー」の二軸でマッチング機会を創出

—現在は多い時は月に10回近いセミナーを開催されていますが、コロナ前はどういったセミナーを開催されていたのでしょうか？

<セミナー中のジャフコ グループ株式会社山本様とEventHub鈴木>

弊社は1982年の創業以来、ベンチャーキャピタルとしてスタートアップ企業を支援させて頂いており、コロナ前は本当に1件1件、大企業の方とミーティングを組んでいました。その中で「こんなサービスを提供している会社やスタートアップが投資先にありますよ」というお話をして、60分のミーティングを組み、そこでお引き合わせをするというこのスタイルをとっていました。

しかし、2020年の春以降コロナ禍になり対面でのミーティングができなくなり、様々なことがオンラインに移行し始めましたが、「オンラインでのミーティングは嫌だ」というお客様もいらっしゃいました。

しかし、「これは両社にとって大きな機会損失だな」と感じ、私自身全くのウェブマーケティングの未経験のド素人ながらオンラインセミナー開催に踏み切ることになりました。それが2020年の4月です。

当社は、「投資先との共催セミナー」と「JAFCO独自企画のセミナー」という二軸でセミナーを行うようになりました。

<投資先との共催セミナー>

• 投資先企業へのリード提供のためのセミナーを開催
• コンテンツ設計支援、JAFCO接点事業会社への告知

<JAFCO独自企画のセミナー>

• 大企業の新規事業開発者へ有益な情報を発信
• 登壇者として事業会社の新規事業担当者や有識者を招いて接点創出

JAFCO独自企画のセミナーは、大企業の新規事業では自社のプロダクトだけではスピード感が足りなかったり開発が必要なこともあるので、弊社が支援しているスタートアップ企業とのマッチングで課題解決できれば、と考えています。

知り合い数名に声をかけZoomリンクを直接送る「超アナログ」な初回のセミナー

—山本さんはご自身でも「ド素人」と仰っていますが、当初どのような形でセミナーを開始されましたか？

私自身ずっと投資をメインにやってきましたので、ウェビナーやwebマーケティングの知識など全く無い、まさにド素人でした。そのため、最初は知り合いの数名に声をかけて自分でZoomのURLを送って…という、本当にアナログな開催でしたね。そういう意味では2020年4月の第一回目の開催は、私にとってはとても大きな一歩でした。

セミナー担当者にのしかかる「膨大な労力」と「属人化」という課題

多くのツール利用からくる煩雑さが担当者の大きな負担に

—徐々にセミナー開催の回数を増やしていったと聞いていますが、回数を増やすことのお悩みはありましたか？

最初の一回をどうにか開催した後は少しずつ慣れてきて回数も段々増えていったのですが、回数を重ねるごとにセミナー開催の課題が見えてきました。まず、セミナーを開催するにあたり多くのツールを使わなければならないという問題がありました。

以下が、セミナー開催に必要な作業と、それぞれに使うツールです。

＜投影スライドより　ジャフコ グループ株式会社様　「EventHub導入前のウェビナー運営フロー」＞

セミナーを開催するに当たって様々な作業が発生しますが、この図のように「作業ごとに使うツールが違う」という煩雑さがありました。

具体的に言うと、集客のためのバナー作成はCanva、申込フォームはGoogle Form、LPの制作はWIX、実際の配信はZoom…といったように、最後の集計に至るまで、多くのツールを使いこなさなければなりません。

特に一番手間がかかったのが、右端にある「各種データの突合」です。本来であればセミナーが終わったらすぐに参加者にアプローチをかけたいのに、申込のデータと付け合わせたり様々な関数で必死にデータを作ったりと、ここが一番工数がかかりました。

その結果、私自身セミナー運営以外の業務までなかなか手が回らなくなってしまったのです。

ツールが複数に跨るが故に「セミナー運営が属人化」する悪循環

—人員を増やすことは難しかったんですか？

「それなら他の人間に振ったり、人数を増やせば良いじゃないか」と思われると思うのですが、この使用ツールの多さがネックになって「各ツールの使い方を教える」ということ自体にものすごく手間がかかってしまって。

＜投影スライドより　ジャフコ グループ株式会社様　「EventHub導入前の課題」＞

「だったら自分でやった方が早い」と私自身が抱え込むことになり、セミナー開催自体も属人化してしまったんです。その結果、私は本業の投資関係までなかなか手が回らず、セミナーばかりに追われる、という悪循環になっていました。

そこでセミナー開催をスタートして間もなく、「セミナー開催の回数を増やしていくためにも、セミナー運営をもっと効率化しなくてはいけないぞ」と強く思うようになったんです。

EventHub導入の理由

EventHub一択！ここまでカバー範囲が広いツールはない！

—EventHubを選んで頂いた理由を教えてください

上でも述べたように、セミナー開催のためには様々なツールを複数使いこなさなければならないと言う煩雑さや、ツールを組み合わせるからこそ何かミスをするんじゃないか、と言う心理的負担がとても大きくありました。

利用ツールが多すぎるせいで他の人にも振れなかったのですが、EventHubは配信から最後のデータの突合、そのほか様々な作業が全て一つのツールで完結し、しかもどの作業もとても簡単なんです。こんなにカバー範囲が広いツールは他になく、EventHub一択でしたね。

EventHubの具体的な機能（一部）

セミナー開催に特化しているため「かゆいところに手が届く」機能で心理的負担も軽減

—他に、EventHubを選ばれた理由はありましたか？

さらに、EventHubはセミナー開催に特化したツールだからこそ、「かゆいところに手が届く機能」がたくさんあることも有り難かったです。

例えばセミナー日程は、LPや申込フォーム、リマインドメールなどの複数に記載しなければなりません。一つでも間違えたら謝罪メールを送らなければならないなどとても気を使いますが、日程も全て紐づいていて間違いようがないんです。

こういった「セミナー開催が円滑に進むための細かな配慮」が色々あり、その結果、セミナー開催に対する心理的負担が大幅に減りました。

 EventHub導入後の効果

EventHub導入により担当者の工数が48％削減！一番手間のかかったデータ突合は97％の工数削減

—実際、EventHubでどのくらい工数は削減されましたか？

EventHub導入前まで、セミナー開催の際にかかっていた負荷を全体で100とすると、このような割合でした。

＜投影スライドより　ジャフコ グループ株式会社様　EventHub導入前の運営フロー＞

こちらを見ていただくと分かる通り、一番重要な最後のデータ突合が一番手間がかかっていたんです。本来はセミナー終了と同時にアプローチをしたいのに、そのデータがすぐには取り出せないと言うとはとてもストレスでした。

それがEventHub導入後、一番大変で神経も使っていたデータの突合がボタン一つで一瞬でできるようになり、今まで30/100かかっていた手間が1/100になったのです。お陰で今では、セミナーを午前中に開催したら、午後にはもう参加者にアプローチすることができるようになっています。

データ突合以外も色々スムーズになり、全体で見るとEventHubを導入した結果、48%も削減することができました。

＜投影スライドより　ジャフコ グループ株式会社様　EventHub導入後の工数削減＞

セミナー開催の属人化問題も解消

さらに嬉しいのは、今までは私にどんなに負荷がかかっても「様々なツールを教えなければならない」と言う負担が大きすぎて誰にもセミナー運営が振れなかったのが、今ではEventHub一つを教えれば良いだけなので、依頼や作業の分担も簡単になったことです。

セミナーに注力した結果アンケート回収率が30％アップ

また、お客様のニーズを把握したりその後にアプローチする材料としてもアンケートは非常に重要ですが、EventHubを導入してからなんとアンケートの回収率が30％も上がりました。

これはセミナー開催の多くの煩雑な作業や手間が省けた分、セミナーの内容など本来力を注ぐべきところに集中できるようになった結果だと思います。

作業の膨大さに加えてもう一つの懸念だった「セミナー運営の属人化」問題も解決されて、EventHubは本当に神ツールだと思っています！これはポジショントークではないですよ（笑）。

—ご期待に添えているようで良かったです！

今後はセミナー開催数の増加も検討

EventHubを導入前はセミナーの開催数もまちまちでしたが、現在では定期的に8,9回など開催できるようになっています。

＜投影スライドより　ジャフコ グループ株式会社様　ウェビナー開催回数＞

現在は毎週セミナー内容を検討する会議を開き、「今、大企業にはどんな課題があるか」「その課題を解決するために、どこの投資先企業のサービスとマッチングできるか」などニーズに合うセミナーを開いています。大幅にセミナー開催の工数が省けた分、今後はセミナーの企画など本来のセミナー運営に力を入れていきたいですね。

—本日はありがとうございました！

取材協力

	ジャフコ グループ株式会社　ビジネスディベロップメント部　シニアアソシエイト 山本 惇志様
	新卒で株式会社ジャフコ（現ジャフコグループ株式会社）へ入社し、九州支店に5年間在籍し地域活性化や成長支援に貢献。現在はビジネスディベロップメント部で、投資先支援や大企業とスタートアップの協業支援に従事し、イノベーションとコラボレーションを促進。

	株式会社EventHub　マーケティング/PRマネージャー 鈴木 優一
	2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。