医療フォーラムをハイブリッド開催!コロナ禍で生まれた新しい講演会のカタチへ

主催者: 社会福祉法人恩賜財団済生会熊本病院

イベントタイプ: セミナー

開催形式: ハイブリッド 参加人数: 256名

開催形式 ハイブリッド

参加人数 256名

高度で専門的な医療を提供する済生会熊本病院は、がんの治療について新しい医療を紹介する「未来連携フォーラムWEEK2021」を開催。コロナ以降、同フォーラムはオンライン開催となりましたが、2021年はハイブリッド形式で実施されました。初めての試みも多かった中で、新しいフォーラムのカタチが生まれた背景とは。講演会の企画・運営に携わった島本恵吾さん、岩瀬桃さん、有吉亮さんに、開催までの一部始終についてお話を伺いました。

医療フォーラムをハイブリッド形式で開催

ー 済生会熊本病院について教えてください

済生会熊本病院は熊本市南区にある病床400床の高度急性期病院です。急性期病院とは、緊急度・重症度の高い患者さんに対し、高度で専門的な医療を24時間体制で提供する病院のことです。当院は地域における急性期病院としての役割を担うため、「断らない救急」をスローガンに救命救急センターにて3次救急の患者を中心に受け入れ体制の充実を図っています。

また「地域医療支援病院」の認定を受け、緊急対応や高度な精密検査が必要な患者さんなど、地域の医療機関からの紹介があれば迅速に対応できる体制を整えています。当院の近隣エリアには、回復期リハビリテーション病院やかかりつけ医として日常的な診療や健康管理を行う診療所など、それぞれの特長を活かした医療機関があり、地域内での機能分化を進め、適切な場所で患者さんに最良の医療を受けていただけるよう、地域の医療機関との密な連携に取り組んでいます。

ー 今回のイベントはどのような経緯で開催に至ったのでしょうか?

未来連携フォーラムは“最先端のエビデンスユーザーを目指して”をテーマに、高度医療のPRと当院をご活用いただく事を目的に開催されました。2018年より年1回ずつ実施しており、今年で4回目を迎えました。今回は当院が取り組む「集学的がん診療」にスポットをあて、各分野の認知獲得とブランドイメージの向上による連携推進を目指しました。

(会場の様子)

ー イベント開催の目標などはありましたか?

多くの医師の方々に講演をご視聴いただくことを1つの目標に定めていました。2020年からEventHubを活用したオンラインライブ開催としていますが、昨年は1日のみの開催でイベントプラットフォームを有効に活用するという点ではやや物足りなさを感じていました。そこで第4回となる今回は更にEventHubを活用しようと、5日間に渡るプログラムに拡大させ視聴回数の向上に努めました。

商談やマッチング目的の活用ではないため、短期的な実績の評価がしづらい面もありますが、アーカイブ配信を含めるとおよそ2ヶ月に渡る長期間のイベントとなり、企画医療業界における新たな講演会のスタイルを確立することが出来た企画になったと思います。

ー 実際にイベントを開催してみていかがでしたか?

本フォーラムには院内外合わせて256名の医療関係者にご参加いただきました。100名を超える院外の先生方々にご参加いただいたこともあり、当院のがん診療に対するブランディングの構築という部分の一助になり、中長期的な視点での集患には繋がったと思います。

講演は擬似ライブ形式でオンライン配信、最終日の5日目はリアル会場の参加もできるようなハイブリッド形式でしたが、大きなトラブルなく運営を進めることができ、たくさんの参加者に満足いただけるフォーラムとなりました。

(会場の様子)

EventHubは院内スタッフで運営できるシンプルなUI/UX

ー EventHubを導入した経緯を教えてください

第1・2回はホテルを会場としたリアル開催で実施しましたが、コロナ禍の影響もありオンライン開催できるツールを探していたところ、当院の医師がEventHubを利用した別の講演会に参加した事がきっかけでEventHubのことを知りました。最近ではWeb会議ツールを使ったオンラインイベントもよく見かけますが、EventHubでは参加者のプロフィールが充実していて、イベントに参加しているという臨場感があり、参加者体験が非常に良かったです。このような背景から、オンラインイベントのプラットフォームの中では一番という印象を受けたほか、学会系の実績も豊富だったので導入を決めました。

ー EventHubを使ってみたご感想をお聞かせください

参加者目線での利用のしやすさはもちろん、管理画面もとてもシンプルな設計となっており、主催側としても少人数での運用が可能な点が助かりました。今回は映像収録から配信環境の整備等、全て院内のスタッフで対応し、映像配信などに関して特段専門性のあるスタッフがいるわけではありませんでしたが、EventHubは直感的で使いやすかったため、大きなトラブルなく本会を終えることが出来ました。

ー 弊社の担当のサポートについてはいかがでしたでしょうか?

イベントのニーズに合わせてオプションをご提示いただくなど営業担当の方にフォローしてもらいながら、予算内でのフォーラム開催が実現しました。その後のサポート体制も丁寧にフォローいただけたと思います。EventHubは非常にシンプルな設計にはなっているものの、イベント管理システムやプラットフォームの知識がなかったので、当初は何度も問い合わせながら設定を進めていくことを想定していました。しかしヘルプページが非常に充実していたため、管理画面を操作する上で大抵の疑問は同サイト上で解消することができ、操作面に関して都度問い合わせする必要もなく助かりました。何か質問が出てきた際も、ご担当者様やサポートチャットに丁寧かつ迅速に対応いただいたため、設定に関して困ることはなかったです。

視聴回数は延べ1900回超え!効果測定も簡単

ー イベント開催に役立った機能を教えてください

オンデマンドで後日視聴できる機能が良かったです。本イベントの視聴ターゲットは地域の開業医の医師ということもあり、ご多忙な方が多い傾向にあります。そのため過去には、クリニック診療が長引いた場合などは視聴機会を逃してしまうということが起こっていました。その点オンデマンド配信は、空き時間に気軽に視聴してもらえるので効果的だったように思います。

また参加者管理まで1つのツールで完結できる点も魅力で、どれくらいの人が参加登録し、参加ユーザーごとに視聴データを参照できるので、イベント開催後の効果測定も迅速に実施出来ました。アーカイブ視聴も含めると、視聴回数は延べ1900回(2022年2月時点)を超える結果となっており、多くの先生方々が当院へご関心を持っていただけたのではないかと考えています。

ー 多くの参加者様にご視聴いただけたのですね!

昨年は1日のみの開催でアーカイブ配信のオプションを付けておらず、当日限りのオンラインイベントとして終了していました。今回は5日間の配信とアーカイブ視聴も加えたことで企画終了後のタッチポイントの創出という点で過去にはない成果をあげることができました。当初の目標でもあった医師の視聴回数は今までで一番多かったので、満足のいく結果となりました。

リアル開催の頃は開催期間が限られていましたが、オンライン開催とアーカイブ配信を活用することによって、3ヶ月間自由に視聴できるようになったので、新しいフォーラムのカタチが確立できたのではないかと思います。

ー 次回のイベントではどのようなことを期待したいですか?

コロナ禍により多くの対面イベントがオンラインイベントに置き換わりましたが、コロナ収束後も全てが対面イベントに戻るということはなく、ハイブリッド形式での開催などが主流になっていくと思います。過去の開催実績から懇親の場を目的とした現地での開催というのも効果としては大きなインパクトがあるため、現地開催とオンライン、それぞれのメリットを加味した上で今後の企画を検討し、コロナ収束後も意識したオンラインイベントを模索していきたいと考えています。

(取材協力:島本さん、岩瀬さん、有吉さん)

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