EventHub導入によりオンラインセミナ運営を効率化・省力化!
年間200回以上のセミナ開催を少人数で実現

主催社: NTTデータ先端技術株式会社

イベントタイプ: ウェビナー/カンファレンス

開催形式: オンライン 業界: 情報通信・IT

開催形式 オンライン

業界 情報通信・IT

「カンファレンス」検討時の課題

  • セミナ開催のオンライン化に伴い減少したアンケート回答率を回復させたい
  • セミナ配信における運営作業のミスやインシデント発生を防止したい
  • ミスやインシデント発生を防止するために肥大化した運営手順や定型的な確認作業を自動化により削減したい
  • セミナ配信の自動化を進めたい一方、ライブ配信セミナならではの臨場感は維持したい

「EventHub」の効果

  • オンラインセミナ開催に最適化されたインタフェース・アンケート回答を促す機能(アンケートプッシュ機能)の活用によりアンケート回答率をオンライン化前の水準まで回復
  • 擬似ライブ配信機能を利用することで、セミナ配信作業を定型化・自動化。ライブ配信セミナならではの臨場感を保ちつつ、運営の自動化による操作ミスの削減を実現。

NTTデータ先端技術株式会社では、NTTデータグループの中でも特にシステム基盤領域といわれる分野に強みを持ち、同領域における様々なサービス・ソリューションを展開しています。システム基盤領域の中でも特に、ITシステムの安定運用を実現するソリューションとして、統合運用管理ソフトウェア「Hinemos」を開発・展開を行っています。

「Hinemos」の展開に際し、統合運用管理ソフトウェアに興味を持つ層に対し、製品を認知していただくことは非常に重要であり、認知を獲得いただく手段の一つとして、イベント・セミナの開催を積極的に行ってきました。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い対面でのセミナ開催自粛が必要となる以前は、年間30回程度セミナを主催し、製品の認知拡大を図っていましたが、同ウイルスの感染が拡大した2020年春には対面セミナの開催を中止、オンラインでのセミナ開催にシフトしました。

セミナのオンライン化当初は、別の会議ソフトウェア(Zoom、WebEXなど)を用いたセミナの開催運営を行っていましたが、アンケート回答率の低下や、運営作業におけるミスの発生、ミスを防止するための確認作業の肥大化など様々な課題が顕在化しました。そのような状況を解決するために、イベント・セミナ開催に特化したサービス・ソリューションへの切り替えを検討し、2021年春よりEventHubの利用を開始、2024年現在では年間200回ものセミナ開催を少人数で実現し、従来の課題の解消にも至っています。

なぜこんなに多くのセミナ開催が実現できたのか、Hinemosビジネス全体を統括する大上貴充担当部長及び同製品のマーケティングプロモーションを担当する石田純一課長に詳しくお話を伺いました。

事業内容・セミナ開催背景について

「Hinemos」を認知いただくための様々なプロモーション施策と、製品理解をより深めていただくための主催セミナ開催

ー御社の事業内容を教えてください

弊社は、NTTデータグループ各社の中でも特に基盤領域に強みを持つ会社で、当担当では特に「Hinemos」というソフトウェアの開発、展開を行っています。「Hinemos」の展開において、ITシステムの運用管理という領域に興味を持つ方に、製品を認知していただくことは非常に重要であることから、マーケティングプロモーションは重要と考え、広告配信やイベント出展など様々なプロモーション施策に取り組んでいます。また、各種プロモーション施策で「Hinemos」という製品を知って頂いた皆様には、製品をより深く理解してもらえるように、主催セミナをご案内しています。当担当では、主催セミナの開催運営にEventHubを利用しています。

カンファレンス・セミナについて

カンファレンスで認知を広げ接点のあった方々への定期的なフォローのために頻繁にセミナを開催

ーカンファレンス・セミナについて詳しくお聞かせください

当担当では「Hinemos」の開発・提供を2005年に開始し、当初よりIT系イベントへの参加やセミナの主催といった形で、様々なプロモーション施策に取り組んできました。また、2010年からは、毎月数回開催する小規模セミナに加え、数百人規模の主催大規模セミナを年2回、毎年オフライン・対面で開催していました。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、主催セミナのオンライン化が必要になった際は、EventHubではなく当時利用していたオンライン会議用のソフトウェアを活用し、約1ヶ月でオンライン開催への切り替えを実現しました。オンライン開催を早急に開始した上で、オンライン化のメリットや課題を洗い出し、それらを踏まえて様々なツール・ソリューションの調査検討を実施、主催セミナの最適な開催方法を模索しました。その結果、たどり着いたソリューションがEventHubとなります。

オフラインセミナのオンライン化ではなく、オンラインならではのセミナの企画検討

ー参加者の満足度を上げるための取り組みや工夫についてお聞かせください

オンラインでの主催セミナ運営を数多く実施することで、オンライン化のメリットや課題がより明確になりました。こうした違いを理解することで、現在はセミナの企画検討において、オンラインであることを前提としたセミナの企画検討を強く意識し、工夫を図っています。

例えば、当社主催の大規模セミナ(開催時間2時間以上)では、セミナ会期中に30分以上の休憩時間を確保しています。これは、アンケート回答やアクセス状況の分析から、セミナセッション間に、他業務に対応するための長めの休憩時間を希望する人が多い点や、休憩時間中にセミナ参加者の顕著な退出が見られない、といった点を踏まえての対応となっています。

また、しっかりとセミナアンケートに回答を頂くためにも、オンラインならではの企画検討が必要であると考えています。例えば、オンラインセミナにおいて、対面個別でのアンケート回答を促進するための個別のお声がけは困難になりますが、資料送付やアーカイブ配信・個別相談会のご案内、オンラインならではのノベルティ準備など、セミナ参加者様へのアフターフォロー施策の一部としてアンケート実施を企画することで、回答率や回答内容の向上を実現し、さらなるセミナ改善・満足度向上につなげています。

EventHubの選定理由

日本市場にマッチしたちょうどよい機能

ーEventHubを導入した理由を教えてください

オンラインセミナ運営方法の最適化検討を進めていた際、検討メンバの1人が参加した他社セミナがEventHubを用いて開催されていた事が、当社がEventHub利用検討を開始したきっかけとなります。

  • オンラインセミナ開催に最適化され、直観的に利用できるインタフェースを有する
  • アンケート回答を促す機能(アンケートプッシュ機能)が提供されている
  • ライブ配信セミナならではの臨場感を保ちつつ、セミナ配信の自動化が図れる

EventHubの利用検討においては、上記の機能要件がすべて満たせた点が、導入した理由となります。また、以下の点もEventHubの採用に際し決め手となったポイントとなります。

  • 国内企業が提供するサービスであり、サービス利用時の社内クリアランスの取得が容易
  • 日本語前提のインタフェース、多機能過ぎない操作画面が日本のユーザ向きである
  • EventHubの利活用をサポートする体制が国内においても充実している

今後の展望

EventHubを利用することで、セミナ運営業務の定型化・自動化が進み、担当者が寂しさを感じるほどに運営の手間が削減されました。今後は、セミナのハイブリッド開催や、セミナ参加者とのインタラクションを促進するイベントの企画など、セミナ運営面・企画内容の双方において、新しいことにチャレンジしていきたいと考えています。

ー本日はありがとうございました!

取材協力

NTTデータ先端技術株式会社
マネージド&ファシリティサービス事業本部 マネージドサービス事業部 サービスマネジメント担当 担当部長
大上 貴充 様

NTTデータ先端技術株式会社
ソフトウェアソリューション事業本部 AI戦略室 課長
石田 純一 様

まずはEventHub概要資料をご覧ください。

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