細やかな参加者対応で交流を活性化。オンライン開催だからできたこと

主催者 公益財団法人 木原記念横浜生命科学振興財団/ 横浜市経済局

カテゴリー カンファレンス

開催期間 3日間 参加人数 合計679名

開催期間 3日間

参加人数 合計679名

2021年2月、今年で4度目の開催となる「オープンイノベーションカンファレンス」がオンラインで開催されました。横浜市と木原財団が共催で実施したこのカンファレンスには、31もの団体が出展。来場者と出展者とが交流し、ビジネスマッチングを創出する場として開催されたこのカンファレンスについて、担当の仲間さんにお話を伺いました。

目標は業界を超えたマッチング。ライフサイエンス分野の発展を目指して

- 普段の活動内容について教えてください。

公益財団法人 木原記念横浜生命科学振興財団は、「生命科学で未来を切り拓く」ことを目指し、学術交流や学術奨励に取り組んでいる公益財団法人です。生命科学研究の重要性を社会に発信すると共に、大学や研究機関、企業など多様な機関の連携を図ることで、神奈川県内の生命科学の振興・産業の活性化に取り組んでいます。

- 今回のカンファレンスを共催した横浜市はどう関わっているのでしょうか?

横浜市はライフサイエンス分野に早くから注目し、オープンイノベーションを推進するプラットフォーム「LIP.横浜」を運営しています。これはイノベーション都市を宣言した横浜の地から、健康・医療分野のイノベーションを持続的に創出していくことを目指し、産官学の多様なプレイヤーが連携する土台として立ち上げられたものです。研究機関同士の連携促進と、中小・ベンチャー企業に対する支援を並行して行うことで、新技術・新製品の開発を行政という立場から援助しています。

- ライフサイエンス分野の発展を目指す木原財団・横浜市が共催したのが、今回のカンファレンスというわけですね。

オープンイノベーションカンファレンスⅥ」と題して行った今回のカンファレンスは、中小・ベンチャー企業の技術を実用化し企業活動を支援することを目的に、販路拡大やビジネスマッチング創出の場として開催しました。

-カンファレンスの開催を通じて達成したかった目標はなんですか?

近年、様々な異業種企業がライフサイエンス分野へ積極的に進出していますが、先進技術を有するバイオベンチャーやアカデミアとコンタクトする場が極めて限られていて、共同研究等のオープンイノベーションが進まないことが重要な課題の1つでした。

そこで、LIP.横浜の事業趣旨を軸にカンファレンスを開催することで、「ライフサイエンス産業に積極進出したい大企業」と「ライフサイエンス業界内の中小・ベンチャー企業」が交流できる環境を準備することにしました。木原財団は、横浜市のバイオ産業支援機関として業界を超えたマッチングを促し、新たなライフサイエンスビジネスや共同研究の創出促進を目指しました。来場者と出展者がマッチングし、ビジネス機会の創出に繋がるようなカンファレンスを開催したいという想いでした。

「カンファレンスとツールの相性がよかった」初めてでも簡単にできた

- 初めてのオンラインカンファレンス開催に際して、不安に感じていた点はありますか?

オンラインイベントに関する経験やノウハウがなく、ゼロからのスタートだったので、色々と不安に感じていました。特にオンラインイベントでは参加申し込みだけして当日は参加しない人も多いのではないかと懸念していたので、期待しているような成果があげられるのか、イベントは活性化するのか、担当者としては不安なところでした。

- そのあたり、実際にやってみていかがでしたか?

懸念していたイベントの活性化について、想像以上に活発なカンファレンスとなったので驚きましたし、手応えを感じることもできました。正直、オンラインだと「参加申し込みして参加しない人」「参加しても資料だけ閲覧して離脱してしまう人」が多いのかと懸念していたんです。わざわざ足を運ぶわけではないし、簡単に参加できる反面、簡単に視聴を止めることもできるので。しかし実際に開催してみると、面談実施(マッチング)している参加者が非常に多かったです。

- オンライン開催に期待していた点もありますか?

コロナの状況に左右されずにイベントを企画できるという点では、オンライン開催にしたことによる安心感もありました。全国から参加できるイベントになったので、参加者層が多様化するのも魅力的でした。イベント内で交流することに付加価値を加えられるし、出展企業にとっても普段関われないような方が来場してくださるというのは、メリットになったと思います。

- 開催にはEventHubをご利用いただきましたが、いかがでしたか?

シンプルな設計で、初めてオンラインイベントを開催する私でも設定しやすかったです。直感的に操作できるので、使っていくうちに理解することができました。事前準備から当日の運営まで、主に私と、もう1人の担当者のみで行うことができました。

自分で考えてイベントページを作っていくというよりは、管理画面に情報を入力するだけで簡単にイベントページが作れたように思います。必要な情報を埋め込んでいく感覚ですかね。システムに詳しい人が運営チームの中にいなかったので、助かりました。

出展企業ページに関しても、運営の方でまとめて監修できるのでイベントの一体感を創出できたと思っています。特に今回は、参加者同士の交流が大事だったので、EventHubの交流機能を活用することもできましたし、カンファレンスの性質とプラットフォームとの相性が良かったともいえますね。

成功の秘訣は細やかなアプローチ。8割以上の参加者がマッチング!

- 参加者同士の交流が大切なイベントでしたが、主催者として工夫された点はありますか?

主催者として出展企業・来場者の双方に、積極的にお声がけをしました。今回のイベントは参加者同士のマッチングが最大の目的だったので、オンラインでもそれを成功させなければならないという責任を感じていました。

まず、出展企業様に対しては、それぞれの企業に最適な形で支援するよう心がけました。例えば、出展企業ページの記入方法を各企業に提案しました。単純に会社説明を記載するのではなく、今回のマッチングにふさわしい形で自社をPRする、例えば強みとなる技術や出会いたい人を明確に記入する方が効果的だとご提案するなどしましたね。

- 来場者へのアプローチはどのように行いましたか?

その方が興味を持てそうな企業を個別メッセージで紹介するなど、積極的に出展企業ページを覗くアクションを起こしてもらえるように心がけました。ご紹介した企業に興味を持ってもらえたら、その事実を出展企業様に伝えてアプローチしてもらうことも。

ただ「交流しましょう」というアナウンスをするだけでなく、各参加者が何を求めてきているのか、どういうことに興味があるのか、どういう人と交流したくて参加しているのか、細かいところまで把握して、適切な対応が取れるように心がけました。こういった企業支援活動・来場者への細やかなアプローチは、オンライン開催だったから実現できたことです。

- 細やかな案内を行った成果はいかがでしたか?

実際、679名の参加者中、280件を超える個別面談(マッチング)を生み出すことができました。8割以上の参加者がこのイベントで面談を実施したことになります。このように結果を残せ、プロジェクトマネージャーとして責任が果たせたので安心しました。

- 開催してみて、参加者の方々からの反応はいかがでしたか?

基本的にはオンライン開催について好印象な感想が大半だったように思います。

全体的にEventHubがシンプルなデザインだったので、使いやすかったというお声も頂戴しました。ただの展示会で終わらず、参加者同士が積極的に交流できるイベントを作れたのは、EventHubの機能を活用して開催したからこそ、だと感じています。EventHub内で面談の実施もできるので、参加者の体験としてはスムーズだったと思っています。

オンライン開催で当日の運営をラクに。手厚い参加者対応ができたワケ

- 当日の運営方法についてもリアル開催時と異なる点が多かったのではないでしょうか?

そうですね。会場でカンファレンスを開催する時は、受付対応・司会・誘導・出展企業への対応・会場の設営や装飾など、当日の運営に非常に人手や労力を割かなければいけません。それが今回はオンライン開催だったので、そういった会場にまつわる準備は一切不要。その分、参加者対応に時間を割くことができたのは、オンライン開催の大きなメリットだと感じました。

- 準備段階でもオンライン開催のメリットを感じることは多かったですか?

出展企業ページを主催者が管理できるというのは、効果的だったと思います。

会場でのカンファレンス開催は、出展企業のブース設営や展示内容を全て出展企業のみなさまにお任せする必要があります。主催者がそこに関与することは滅多にありません。しかし、EventHubを使って開催した今回は、主催者側で出展企業ページを管理することができました。カンファレンスのテーマに沿った展示内容にできるという点で、イベントの質を高め、交流を生み出すには効果的だったのではないかと思います。

- 他にはどんなメリットがありましたか?

会場でカンファレンスを行う場合、どのくらいの参加者が来場したのか、参加者同士がどうマッチングしたのか、誰と誰が交流したのかなど、細かい現状把握が非常に困難です。しかしオンラインで開催すると、カンファレンスに関する詳細な情報が一気にデータとして取得できます。主催者として行った企業支援の効果を測定することもできます。

参加者同士の交流の様子を見れば、業界間のニーズ・シーズの把握にも繋がります。今後のイベント開催に向けたPDCAが回せるだけではなく、ライフサイエンス分野に関する知見、交流促進に関するノウハウ蓄積できますね。

- 今後の展望について教えてください!

今後もオンラインイベントを積極的に開催しつつ、ノウハウを蓄積していきたいと考えています。リアル開催とオンライン開催のどっちが良いのか、今の段階では判断できません。オンライン開催では、運営側の工夫や仕組みづくり、参加者へのアプローチが非常に重要ですし、今後改善を重ねていかねばならないところでもあります。一方で、オンラインシフト・DXへの動きが社会にあるのも事実ですから、常に最適解を見極めていく必要があります。

- 仲間さん、ありがとうございました!

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