複数の価格帯の有料チケットを一元管理できる
3,000通もの参加者間の開催前のやりとりがアポイントや当日の商談を創出

主催社: Plug and Play Japan株式会社

イベントタイプ: カンファレンス

開催形式: オフライン 集客人数: 〜1,500人

開催形式 オフライン

集客人数 〜1,500人

「オフラインイベント」開催の課題

  • 値段の異なる複数の有料チケットがあるため顧客管理が不安
  • ブースを複数に分けることで参加者が分散してしまわないか不安
  • わざわざ来場してもらうため「つながる価値」をしっかり提供したい

「EventHub」の効果

  • LP・チケットフォームが複数作れることで全ての顧客の一元管理が可能に
  • 事前に参加者同士でメッセージを送ることができる機能でサミット前に3,000通ものメッセージのやりとりが
  • Slack連携により集客状況をリアルタイムに把握できた
  • どこから申し込みをしたお客様かが可視化できたことで、足りないところに力を注ぎ、結果期待を超える集客が実現

Plug and Play Japan株式会社は、シリコンバレー発のイノベーションプラットフォームです。シリコンバレーで2006年にスタートし、日本上陸は2017年。グローバルネットワークを活かした「大手企業のイノベーション支援」「業界横断型アクセラレータープログラム」「スタートアップ投資」「政府・自治体連携によるスタートアップの海外展開支援」を強みとしており、革新的な技術やアイデアを持つスタートアップと大手企業との共創を支援しています。

2023年9月14-15日に開催したJapan Summit Summer/Fall 2023 Batchは2日で1,500名の来場があり大成功をおさめました。Japan Summit Summer/Fall 2023の運営を担った清野雄太様に事業内容やJapan Summit Summer/Fall 2023について詳しくお話を伺いました。

 

パートナー企業とスタートアップ企業が「つながる場」を生み出すことが私たちのミッション

オフラインイベント:Japan Summit Summer/Fall 2023 Batch

ーJapan Summit Summer/Fall 2023 Batchの概要・背景をお教えください

2023年9月14-15日の2日間にわたり、「日本とグローバルのスタートアップエコシステムを探索する2日間」をコンセプトに、Japan Summit Summer/Fall 2023 Batchを開催しました。弊社のミッションの一つは、企業パートナーと国内外のスタートアップ企業を結び、新たなイノベーションを創出するアクセラレータープログラムの運営です。年間2回、3ヶ月間のアクセラレータープログラムがあり、3月と9月のプログラム終了時に「サミット」を開催しています*1

今回は久しぶりのオフラインイベントで、交流者同士のリアルな繋がりを強く意識するサミットとなりました。

*1 2024年1月現在

106社のスタートアップと1,500人の来場者をつなげる様々な仕掛け

Japan Summit Summer/Fall 2023 BatchのCLOSING様子(2023年9月14-15日開催)

今回のサミットでは、106社のスタートアップがピッチを通して各社事業について紹介しました。スタートアップ企業と来場者がコミュニケーションをはかれるよう、各社のブースやネットワーキングができるエリアを用意しました。また、国内外のスタートアップエコシステムや最新の技術トレンドについて少しでも多くの方に知って頂くために、トークセッションを数多く開催、関係者に加えて一般の方も来場可能にしたのも大きなポイントです。

集客面でも2日間で1,500人の来場があり、大成功をおさめることができました。当日は、ピッチを二つの部屋で同時並行し、トークセッションも複数会場で開催したため、来場者が一部に偏ってしまわないかという懸念がありましたが、それぞれに人が溢れて盛り上がっていたので、全体としてとても熱気が感じられるイベントになったと思います。

EventHub導入の決め手

事前に参加者同士がコミュニケーションを取れる機能により3,000通以上のやりとりが発生・当日のコミュニケーションも円滑に

ーEventHubを導入の決め手を教えてください。

EventHub導入の決め手の一つに、事前に参加者同士がコミュニケーションが取れる機能がありました。この機能を通じて登録を開始してから実際のサミットの開始までに、3,000通近いメッセージでのやりとりがあったのです。

サミットの開催前から活発にやりとりを重ねたことによって、参加者同士が事前にアポを取ったり情報交換をし、当日の商談やコミュニケーションもスムーズに行うことができました。この機能は当日の盛り上がりに多いに役に立ったと思います。

Japan Summit Summer/Fall 2023 Batchのブース様子(2023年9月14-15日開催)

ダッシュボードで集客状況がリアルに把握できたのも集客成功のポイント

集客にはマーケティングの部署だけでなく、全社一丸となって取り組みました。私たちのプログラムでは、企業パートナーの注力分野や技術ニーズに基づいて、「バーティカル」と呼ばれる業界テーマを8個設定しているのですが、それぞれのバーティカルの担当者が数字の責任を負って集客を行いました。ダッシュボードで簡単に集客の状況が把握できたので、集客開始から当日までの2ヶ月間、「集客目標に対して今何人参加者が決定し、目標の何%達成しているか」を常に社内で把握していました。

EventHubのダッシュボード機能(データはイメージ)

EventHubはAPI連携が可能だったため、今回はSlackを使って、集客状況を定期的に社内へ通知していました。当初は週次で、イベント直前は毎日共有することで、集客が足りていないチームに協力を促すなど、全体で集客目標の達成に向けて盛り上がる雰囲気がありました。

API連携の実装に際しては、私たちの利用方法が通常とは異なっていたため、マニュアルの記載に加えて別途カスタマイズが必要でした。コードの書き方など、連携時につまずいたポイントをご質問したところ、EventHubのカスタマーサポート担当の方に迅速にご対応頂けて非常に助かった記憶があります。

EventHubの効果

QRコードを添付したメールを配信し、スムーズな受付体験を実現

ーEventHubを導入して良かった点を教えてください


 受付の様子

今回は1,500名以上の方が参加する大型イベントとなったため、参加者には事前にQRコードを配布し、スムーズな入場管理を心掛けました。イベント開始後も、未入場の方に絞り込み、「受付開始」というタイトルでQRコードを添付したメールを配信することで、参加者がすぐにQRコードを提示できるような工夫もしました。

入場を済ませた方にはパスケースを配布し、名刺を入れてもらいました。 パスケースの色を分けることでスタッフや来場者を一目で判断できる工夫をしました。事前マッチングを使った交流も良いですが、当日出会って交流をするイベントだからこその偶発的な出会いも多く、受付付近は大賑わいとなっていました。

複数のLP・チケットフォームが作れる機能によりどのチケット購入者なのか一目瞭然

今回のサミットは有料チケットの中にも複数の価格帯があったため、申込や来場時に混乱が起きないか懸念がありました。しかしEventHubではLPもチケットフォームも複数設定できるため、値段ごとにLPとチケットフォームを設定することができます。全ての価格帯用のチケットフォームを一元管理することができたのでとてもスムーズでした。

セグメントメールも一斉メールも送れるため事前のプッシュメールがより効果的に

また前日には来場を促進するメールをお送りしましたが、EventHubのメール配信機能は一斉送信だけではなくセグメントごとでのメール配信もできたのがとても良かったです。お客様の状態に合わせてメールを送れるので、お客様体験も損ねずに来場してもらえたと思っています。

今後の展望

ー今後のEventHubの活用やイベントの予定について教えてください

今回は大型カンファレンスの事例をご説明しましたが、弊社では大小様々な規模のイベントを頻繁に開催しており、EventHubはなくてはならないツールという位置付けになっています。2024年2月28日には、京都にて関西のスタートアップエコシステムを盛り上げるためのイベント「Kansai Inspiration Day 2024」を開催します。その他、オンラインだけのイベントやハイブリットイベントなど、 多様な形式のイベントでナレッジを提供し、日本のスタートアップエコシステムを盛り上げていきたいと考えています。

ー本日はありがとうございました!

 

取材協力

Plug and Play Japan株式会社 Digital Marketing Manager
清野 雄太様

大学卒業後、複数の出版社にて編集者としてコンテンツ制作を担当。その後、複数のスタートアップ勤務を経て、2022年にPlug and Play Japanへ入社、デジタル施策を中心としたリード創出、エンゲージメント向上などのBtoBマーケティング業務に従事

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