3名の担当者で5000人規模のカンファレンスを運営！初のオンライン開催を成功へ導く

「クラウド人事労務ソフト」を提供している株式会社SmartHRは、2021年に大規模オンラインカンファレンスを開催。同社においてカンファレンスのオンライン開催は初の試みで、かつメインのプロジェクトメンバーは3人のみだったにもかかわらず、目標を大きく上回ることに成功しました。少人数でも大規模カンファレンスを成功へ導くことができた秘訣とは。企画から開催日までの背景についてSmartHRマーケティンググループの桑野さんと藤岡さんにお話を伺いました。

コロナ禍で初めてのオンラインカンファレンスを開催

ー 今回のカンファレンスについて教えてください

労務管理から人材マネジメントへとサービス領域を広げているSmartHRは、2021年6月22日〜 24日の3日間、人材マネジメントをテーマにしたオンラインカンファレンス「SmartHR Next 2021」を開催しました。このイベントは、コロナ禍前の2018年に都内のリアル会場で実施した「SmartHR Next 2018」以来3年ぶりの開催になります。本カンファレンスではSmartHRを人材マネジメントのサービスとしてブランディングをすることと、見込み顧客のリード獲得を目的としてコロナ禍の中でもより多くの方にリーチしたかったため、企画当初からオンライン開催に絞って検討を進めました。

ー オンラインカンファレンスを開催するにあたって懸念していたことはありますか？

申し込み受付から配信まで視聴者側がいかに迷うことなくカンファレンスに参加できるかという点は気になっていましたね。最近ではオンラインイベントが主流になってはいるものの、オンラインに慣れていない方もまだまだ少なくありません。そのため開催するプラットフォームには参加者に説明なしでも簡単に利用できるようなシンプルなUI/UXを求めたいと思っていました。

ー オンライン開催ではイベントプラットフォームの選定も特に重要になるのですね

オンライン開催の成否はいかにスムーズかつリアルにも匹敵するようなインタラクティブな顧客体験を提供できるかにかかってきます。そのためイベントプラットフォームの選定もイベント成功に欠かせない要素のうちの1つでした。

ー そのような課題があった中、EventHubを導入いただいた経緯と決め手は何だったのでしょうか？

開催の4ヶ月前から国内外の各サービスを比較検討し始めました。海外のプラットフォームは機能面で開発が国内よりも進んでおり、当初はこちらを検討していましたが、UI/UXや言語切り替えなどで参加者側が使いこなせるかという懸念点もありました。導入候補の1つだったEventHubはユーザー画面の見やすさ、扱いやすさは優れており、カンファレンス開催に必要十分な機能も備えられています。直感的に操作できるという点は、イベントを成功へ導く上で重要なポイントとなるため好印象を受けました。

また実績という面も大きかったです。今回のイベントのように規模が大きくなると、配信面の同時接続数や集客のキャパシティも考慮していく必要がありますが、EventHubでは大規模カンファレンスの実績も多く、国内でもNo.1のシェアを占めているため、心理的な安心感もありEventHubを導入することに決めました。

メインの運営は3人のみで5000人規模のカンファレンスを実施

ー イベント開催までの準備についてお聞かせください

オンライン開催ということもあり、会場関連の工数は大幅に削減されることになりました。リアル開催の場合は、申し込み状況などをにらみながら、座席数や配置の変更などについて直前まで会場側とのやり取りが続きますが、SmartHR Next 2021では会期直前でも順調に準備を終えられ、逆に見落としていることがあるのではないかと心配になるくらいスムーズでした。

動画の制作・配信についてはEventHubから紹介を受けた専門業者に依頼しましたが、設定などは、EventHubのカスタマーサクセスなどのサポートを受けながら、プロジェクトメンバー3人でやりきることができました。主催側の管理画面も直感的で設定に大きくつまづくことはなく、またヘルプページも非常に充実していたため大部分は弊社側で準備を進められました。

ー 当日の反響はいかがでしたか？

イベント参加登録は目標の2000人に対し、当日参加だけで4000人超の申し込みがある盛況となりました。参加率も66%と一般的なオンラインイベントに比べて10〜20%程度高い数値を記録。イベント後もアーカイブ視聴が1000人を超え、合計すると全体で5400人の方々にご参加いただく結果となりました。

ー 目標を大きく上回る形となったのですね！

申し込み後にログインすると、すぐに視聴画面が出てくるので迷うことがないわかりやすさも、参加率が高かった要因の1つだったと思います。参加者数は当初の想定よりも大きく上回る結果となりましたが、EventHubでは参加人数ごとの課金となるため、EventHub側の担当者にも契約周りで柔軟にご対応いただき、参加者数の上限を気にすることなく運営に集中することができました。

豊富な機能とシンプルなUI/UXで参加者体験を向上

ー EventHub上で実際に開催してみた感想をお聞かせください

まずは動画配信が一番心配でしたが、大きなトラブルなく配信を終えることができ安心しました。動画配信とシームレスな連携ができるため、本番もストレスなく講演を視聴することができました。

イベント会場に資料を展示することができる導線設計も良かったです。人材マネジメントの概念や具体的施策に落とし込む手法については複雑な内容もあるため、なかなか講演だけでは伝えきれません。EventHubではEbookや資料をオンラインイベント会場に展示できるため、参加者が隙間時間に資料をみることができ、弊社が提唱したいことを補うことができたと考えています。

ー イベントに対する参加者様の反応はいかがでしたでしょうか？

申し込みから視聴までスムーズで講演も全体的に満足いただけたようです。またインタラクティブなカンファレンスとしても評価いただけました。EventHubではSlido連携に対応しているため、講演中に講演者からの投げかけにライブ投票したり、質問やコメントも受け付けるなど、リアルタイムでの双方向のやり取りも実現できます。

主催側、参加者側ともに直感的な操作が可能で、オンラインイベントの参加者体験を向上させる豊富な機能によって、イベントの効果を最大限に引き出すことができたため、今回のカンファレンスは大成功だったように思います。

ー 次回のイベントではどのようなことを期待したいですか？

コロナが収束した後も、オンライン開催を続けていきつつ、今後はリアル要素も取り入れながら、ハイブリッド形式の開催を検討することになると思います。オンラインとオフラインにはそれぞれ強みがあるので、多くの参加者にリーチできるオンライン開催、商談目的であればよりインタラクティブな交流を促進するリアル開催といったように、イベントの目的に応じて開催形式を検討していきたいと思います。