産学交流会で面談が1800件成立!初のオンライン開催で交流活性化に成功

主催者: 一般社団法人 東京経営者協会

イベントタイプ: 商談会

開催形式: オンライン 参加人数: 233名(131社、52校)

開催形式 オンライン

参加人数 233名(131社、52校)

30回以上続く産学交流会を初めてオンラインで開催

ー 今回のイベントについて教えてください

東京経営者協会は2002年に経団連と統合した旧日経連の流れを汲む経済団体です。1946年に設立され、2016年に一般社団法人化しました。これまでに経営者向け会合や人事労務関係のセミナーを数多く実施しています。

今回開催したイベントは採用・就職担当者のための産学交流会です。本会では企業の採用担当と大学のキャリセンター担当の交流を目的としており、名刺交換や、卒業生のその後の成長等についての情報を共有する場となっています。1998年から続いており、先日の開催で31回目となりました。

毎年1月と10月の2回開催しています。10月開催は、当会単独ではなく、関東の6経営者協会が協力して行うので参加者数も比較的多くなります。これまでは実際に会場を借りて対面で実施していましたが、新型コロナの影響により初めてオンライン開催に切り替えることになりました。

ー 初めてオンライン開催した感想を聞かせてください

様々な場面で、主催側、参加者側の手間を省くことができ、効率化を図ることができました。以前は、会場の確保や配布用の資料を刷る必要がありましたが、オンライン開催によって一連の工数が削減できました。

また関東の6経営者協会と共同実施しているため、遠方からの参加者にとって移動の必要がないことはオンラインのメリットだと感じました。

ー オンライン開催に対する参加者様の反応はいかがでしたか?

コロナ禍で企業と大学の接点が減っていた中、面談までの流れがスムーズで、気軽に交流することができた等の声も多く、満足いただけたと思います。オンライン開催によって、より多くの面談相手と交流ができるようになり、周囲の目を気にすることなく、より深い交流を持つことができたようです。特に企業側からは、今後もオンライン開催を希望する声が多く寄せられました。

面談の事前予機能で、課題だったマッチングの効率化に成功

ー EventHubを導入された経緯を教えてください。

コロナ禍でリアル開催が困難となる中、オンライン上で企業・大学間の交流が可能なプラットフォームを探していました。

最近では人手不足の影響から学生を多く採用したいという企業が少なくありません。そのため、毎年人気のある大学の前に企業関係者の行列ができ、待ち時間が発生してしまうことが課題でした。そこで、企業と大学が効率的な交流を実現することで、課題解消を図りたいと考えていました。

ー オンライン交流ツールがたくさんある中で、EventHubをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか?

オンラインでも実際の交流と同じような効果が期待でき、かつ面談の事前予約によりマッチングが効率化できる点です。他にもバーチャル会議ツールなどを検討しましたが、リアル開催の時と同様に待ち行列ができてしまったり、面談している場に誰でも自由に出入り可能でクローズドな面談を組めなかったりすることが問題でした。

EventHubでは、指定した時間に事前予約することで1 対1の面談ができるので、待ち時間が発生することなく、スムーズかつ効率的に交流を実現できたと考えています。

ー EventHubで開催してみて良かったと思った点があれば教えてください

やはり導入の決め手となった1対1の面談機能です。参加者は長時間拘束されることがなく、面談予約が入っていない時間を有効活用できるのがいいですね。今回は面談時間を5分に限らせていただいたことで、面談成立件数も飛躍的に増加しました。人によっては時間調整をしながら面談を組むなど、自由度が増す結果となったことも良かった点でした。

(面談の事前予約のイメージ)

また従来のリアル会場開催では、初めての対面という場合がほとんどのため、会いたい人を探すのに苦労されるケースもあったようです。EventHubでは相手のプロフィール情報を事前に調べることができ、面談予約まで簡単に進むことができるので、面談成立の手助けになったと思います。

面談成立数の累計は1800件!40枚以上名刺交換した人も

ー 当日はどれくらいの面談が成立したのでしょうか?

2日間の開催で約230人の方々にご参加いただき、交流数は1831件、面談成立数は1800件にのぼりました。リアル会場で実施した時は、どれくらい交流があったのかを計測できなかったので、データとして可視化されたことは次回以降の参考になります。

また、開催当初から名刺交換が重要な要素でしたが、オンライン上でも手軽に名刺交換ができる点も非常に良かったです。開催後にアンケートをとったところ、大学側では「30件以上名刺交換した」という回答が35%で、中には40件以上交換した方もいました。

(提供:東京経営者協会様のアンケートをもとに作成)

オンライン名刺交換を初めて利用される方もいましたが、実際に使ってみると非常に便利なことに気づいていただき交流活性化につながったと思います。

ー 参加者様にもEventHubを積極的にご活用いただけたのですね!

同じようなオンライン交流ツールを使った経験のある参加者も多かったみたいですが、それらと比較しても、EventHubはシンプルでUI/UXが分かりやすく好評でした。

主催者としてもカスタマーサービスが充実していたので、設定に何か困ることがあっても、サポートセンターから当日中に回答がもらえ、担当者1人でもスムーズにEventHubを運用することができました。

ー 次回のイベントではどのようなことを期待したいですか?

今回は2日間の開催でしたが、EventHubでオンライン開催すれば、長期間の開催も可能になると思います。面談時間の長さも参加者自身で柔軟に変えてもらうなどより自由度の高い運用に変えることも考えられます。産学交流会は年に2回開催しているので、それぞれオンラインとリアルと異なる形式で開催することも考えています。参加者の希望に沿う形で、次回以降も交流の促進に努めたいと思います。

(取材協力:東京経営者協会 羽入田様、秋山様)

まずはEventHub概要資料をご覧ください。

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