自社セミナーの運用工数を28%削減
アンケート回答率も46%から65%にアップ

主催社: 株式会社WACUL

イベントタイプ: セミナー

開催形式: オンライン 集客人数: 50-100

開催形式 オンライン

集客人数 50-100

「セミナー」運営の課題

  • Zoomでの配信トラブルや、共有画像の画質低下によりクレームにつながることも
  • YouTubeは視聴者情報が取得できずアンケートも不可
  • 回数を重ねるごとに担当者の負荷が上がる

「EventHub」の効果

  • Zoomに比べ担当者の工数が7時間→5時間(28%削減)
  • アンケート回答率46%→65%(19%増)
  • 工数削減の結果2.5人で毎月8回のセミナー開催が可能に

元々頻繁にサービス紹介のセミナーを開催していたものの、コロナによりオンライン化せざるを得なくなったという、デジタルを活用した顧客獲得を支援するマーケティングDX支援を行う株式会社WACUL。当初はZoomやYouTubeによる録画配信など様々な手法を試したものの、配信トラブルや共有画質の低下、また顧客データとの紐付けの面倒さなど様々な課題があり、お客様からお叱りを頂くことも増えてしまったと言います。

そのような状況の中「全工程を一元化できる」とEventHubを導入したことで、「2.5人で毎月8回のセミナーを定期開催」「アンケートの回答率も46%から65%にアップ」など、大きな成果と効率化を実現していらっしゃいます。今回は株式会社WACUL CMOの安藤様にEventHub導入による効率化や成果を中心にお話を伺いました。

※2023年3月15日に開催したセミナー「メルマガで集客を最大化し、セミナーで商談・受注につなげるリード育成方法とは?」を元に編集・追記しています。

 セミナーを数多く開催する理由と運営体制

セミナーを数多く開催することでハウスリードをメルマガからセミナーへ誘導

➖まずは御社がセミナーを実施する理由から教えてもらえますか?

弊社ではメルマガで多くの情報を発信していますが、既存顧客に対してセミナーを定期開催することも、重要施策と位置付けています。セミナー開催の目的は「既存顧客へのkeep in touch」「協賛セミナー開催による新規のハウスリスト拡大」の二つあります。

弊社は既存顧客に対して、数多くのサービスをお知らせするメルマガを配信していますが、いくらメールを送っていても“その時”がお客様にとって必要なタイミングとは限りません。

商談につなげるためには、お客様にとって適切なタイミングでニーズに合った情報を伝える必要があります。セミナー開催により「異なる熟度やニーズを持った既存顧客に対して必要な情報」を伝えることで、メルマガからセミナーにハウスリードを誘導することが可能になると考えています。

WACULのセミナーの運営体制とターゲット

➖続いて御社のセミナー運営の体制について教えてください。


(登壇中の株式会社WACUL 安藤様とEventHub鈴木)

セミナー開催は、自社セミナーを月に6回、共催セミナーなどは月に2回程度開催しています。運営体制としては、企画・運営管理が1名と実際の運用メンバーが1.5名です。

ターゲットはwebサイトからのCV向上や集客の強化など、WACULが解決できる課題を抱えているマーケティング担当者・責任者が中心です。1回あたりの集客規模でいうと大体50名から150名ぐらいが一番多い形です。

ー運用メンバー1.5人で月に8回は非常に多いですね!

 既存顧客を受注・商談につなげるセミナー利用

アンケートの活用による戦略および優先順位の見極め

➖セミナーから商談につなげるためにアンケートを大変重視されていると伺っていますが、どのような回答に注目していますか?

私たちはセミナーなどで取得したアンケートをインサイドセールスチームと共有し、お客様の回答によって戦略をたてたり優先順位を決定したりしています。具体的に一番重視しているのは「サービス導入の時期」です。

1ヶ月から3ヶ月以内にサービスを開始したいお客様は完全に潜在顧客になるため、最優先です。しかしそれより長いからと言って商談化が難しいかといえば、そんなことはありません。今までの肌感から、「導入自体が未定」以外のお客様は商談化のチャンスが十分あると考えています。

導入を希望するまでの期間を見て、インサイドセールスチームが戦略を立ててお客様のアプローチを行うことで、商談化・受注へとつなげています。

(投影スライドより)

数ある集客手法の中でセミナーに力を入れる理由

➖CMやウェブ広告・他にも様々な手法がある中で、セミナーに力を入れる理由を教えてください。

お客様の状況とかって、今課題となっているものが何か、予算の時期か、人数が増えたときかなどの時に、メルマガを出して、たまたまメルマガから商談に繋がれば一番いいと思うんです、大体のお客さんは、比較検討をされているでしょう

メールコンテンツで様々なセミナーを提示して、セミナーでは、我々は、こんなことができますよっていうのをまず提示して、そこで選んでいただく形をとってます。メルマガは読んでもらったとしても数分、ウェブサイトの平均閲覧時間は1分程度と言われているのに対し、セミナーやイベントでお客様とコミュニケーションをとることができる時間は30分以上。

セミナーはお客様との接触時間が圧倒的に長いため、商品理解も高まり商談や成約にも繋がりやすいと考えています。

EventHubの導入前の課題やZoom ・YouTubeとの違い

ライブ配信はZoom ・録画はYouTubeでセミナーを始めたが多くの課題があった

➖EventHubを導入する前には、どのような課題がありましたか?

弊社では以前から頻繁にセミナーを開催してきましたが、コロナでリアル開催が難しくなったためオンラインに切り替えることになりました。まず試したのがZoomです。

Zoomではオンライン配信しかできないため、ライブ配信はZoom ・録画はYouTubeと、二つのツールを使い始めました。しかしやってみると、以下のようにいくつもの課題がありました(以下は、内容をまとめ記載)

<Zoom>

  • 配信トラブルのリスク
  • 資料を共有すると画質が低下する場合も
  • 録画であっても人が常駐しなければならない

<YouTube>

  • 視聴者情報が取得できない
  • 力を入れていたアンケートができない
  • 他社の広告が出る=ブランディング的に問題
  • 動画を勝手に進めるなど観たい箇所だけを観れるため、お客様に届く情報が歯抜けになる
  • お客様がどこを視聴しているのか、などが分からない

上記のトラブルでお客様からお叱りの声を頂くことも増えてしまった上に、セミナーを開催すればするほど、担当者の負荷が増えることに。私たちはお客さまに「来て頂いている立場」なのに、参加することで不快な思いをさせてしまっては本当に申し訳ないと常々感じていました

MAツール、Zoom、Googleフォームなど様々なツールを利用することによる煩雑さも課題

➖実際にZoomやYouTubeなど異なるツールを用いることで、大変な点はありましたか?


(投影スライドより)

ありましたね。弊社では申込情報はMAツール・配信はZoomやYouTube・アンケートはGoogle フォーム…と、利用するツールが多岐にわたっていましたそのため、セミナー終了後の情報の突合作業などがとても面倒でした。

またZoomは録画であっても担当者が付きっきりでなくてはいけませんでした。そうなるとセミナーを開催するのも一苦労、その後のデータ突合作業も一苦労、という状況で、回数を重ねるごとに担当者に膨大な手間と負荷がかかっていましたね

EventHubの選定理由

担当者不在で進められる「擬似ライブ」機能で配信ミスなどがなくなりクレームゼロに

(2022/10/25に配信された株式会社WACULのEventHub画面)

➖EventHubを導入した理由を教えてください。

配信に関しては「共有動画の質の低下」「録画であっても配信時に担当者が張り付いていなければならない手間」という二点が、大きな課題でした。しかしEventHubでは画面を共有しても画質が下りませんし、配信のミスも起きずにクレームをゼロに抑えることができました。また完全に人手がいらない「擬似ライブ機能」があるのが助かりました。

配信中のトラブルが無くなったことで回収後のアンケートでお叱りを頂くことも無くなりました

アンケート回収・顧客情報の取得・情報突合の煩雑さなど全ての課題が解決

またYouTubeは「視聴情報が取れない」「視聴者が勝手に早送りできるため、伝えたい情報が正しく伝わらない」「アンケート回収のプッシュが弱い」「セミナー参加者の顧客情報の突合が面倒」など様々な課題がありましたが、EventHubはこれらを全て解決しました。

EventHubでは、これら全てを一つの管理画面、つまり「オールインワン」で行うことができるので、本当に助かりましたね。

EventHub活用の効果

大幅な工数削減(28%減)により2.5人で毎月8回のセミナー開催が実現しアンケート回答率も46%から65%に改善

➖実際にEventHubを活用してみて効果はいかがですか?

EventHubを実際に活用してみて、まず解像度も問題ないし配信ラグといった機能面の不安が全くない。そして、視聴情報やアンケート回答まで全て「オールインワン」で行えるということで本当に私たちの手間が削減しました。

(投影スライドより)

具体的には、それまで1回のセミナーにつき7時間かかっていたのが5時間になり工数が28%減りました。そして私たちが何より重視しているアンケートも、YouTube +Zoomでは46%だった回答率が65%に。アンケート回答率の目標は60%だったので、そちらも十分にクリアすることができてとても感謝しています。

(投影スライドより)

工数削減によりセミナー回数を増やすことが可能に

また、EventHubのお陰で工数が大幅に減ったことで、セミナー開催の回数を手間なく増やすことができたのも大きなメリットですね。それまで2.5人のセミナー担当者で毎月6本開催しているのが、現在では8本定期開催ができるようになっています。毎回50-100名程度が参加されるので、2回増えればその分接触できるお客様が増えるということ。これはとても嬉しいことですね。

➖本日ありがとうございました!

セミナー登壇

株式会社WACUL 執行役員CMO
安藤 健作様

早稲田大学卒業後、株式会社丸井を経て、2006年に株式会社ラクスに入社。同社にてCS組織の立ち上げを行ったのち、マーケティングマネージャへ。その後、2016年よりメールマーケティングサービス「配配メール」の事業責任者となる。メールマーケティングのエバンジェリストとして「現場のプロが教える!BtoBマーケティングの基礎知識」(マイナビ出版/共著)を出版。2022年7月よりWACULにジョイン。

株式会社EventHub マーケティング/PRマネージャー
鈴木 優一

2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。

まずはEventHub概要資料をご覧ください。

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