カンファレンス運営ツール比較｜選び方のポイント
「カンファレンスを開催したいが、どのツールを選べばよいかわからない」「オンラインやハイブリッド開催にも対応できるツールを探している」といった悩みを抱えていませんか？
カンファレンスは、ウェビナーやセミナーと比べて規模が大きく、参加者管理・プログラム設計・データ活用など求められる機能も多岐にわたります。そのため、自社の開催目的や運営体制に合ったツール選びが、イベントの成功を大きく左右します。
本記事では、カンファレンス運営ツールに必要な機能と選び方のポイントを徹底解説します。規模・目的別の選定ガイドや、主要ツールの比較情報もお伝えしますので、ツール導入を検討中の方はぜひ最後までご覧ください。
カンファレンス運営に専用ツールが必要な理由
まずは、なぜカンファレンス運営に専用ツールが必要なのかを整理しましょう。Excelや汎用的なWeb会議ツールだけでは対応しきれない、大規模イベント特有の課題があります。
大規模イベント特有の運営課題とは
カンファレンスは、数百名から数千名規模の参加者が集まる大規模イベントです。ウェビナーやセミナーとは異なり、複数のセッションが同時進行し、参加者同士の交流や商談機会の創出も重要な目的となります。
そのため、運営担当者は以下のような課題に直面することが少なくありません。
- 参加者数が多く、受付・入退場管理が煩雑になる
- 複数セッション・プログラムの同時進行を管理しきれない
- オフライン会場とオンライン配信の参加者を一元管理できない
- 当日のトラブル対応に追われ、データ収集まで手が回らない
これらの課題を解決するには、カンファレンス運営に特化した専用ツールの活用が不可欠です。
Excel・汎用ツールでは限界がある領域
「Excelで参加者リストを管理し、Zoomで配信すれば十分では？」と考える方もいるかもしれません。しかし、実際の運営では以下のような限界に直面します。
| 管理方法 | 課題・限界 |
|---|---|
| Excel管理 | 参加者データの突合作業に膨大な工数がかかる。リアルタイムでの参加状況把握ができない |
| 汎用Web会議ツール | 大規模な同時接続に不安定。複数セッションの並行管理が困難 |
| 複数ツールの併用 | CRM/MAツールとの連携が手作業となり、フォローアップが遅れる |
特にBtoBカンファレンスでは、イベント後の商談化・リード獲得が重要なKPIとなります。参加者の行動データを取得し、営業やマーケティング施策に活用するためには、データ連携機能を備えた専用ツールが必要です。
専用ツール導入で得られるメリット
カンファレンス専用ツールを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 運営工数の大幅削減： 企画・集客・当日運営・事後フォローまでを一つのプラットフォームで一気通貫管理
- 参加者データの自動取得： 視聴ログ、セッション参加履歴、アンケート回答などを自動収集
- 商談化率の向上： 「HOTリード」を可視化し、インサイドセールスが優先的にアプローチ可能
- 属人化の防止： 運用ノウハウがシステムに蓄積され、担当者が変わっても品質を維持
イベント管理システムについて詳しく知りたい方へ
イベント管理システムの基本的な考え方や導入効果について詳しく解説した記事もご用意しています。
👉️イベント管理システムとは？導入する前に理解したい機能と比較軸【チェックリスト付き】
カンファレンスツールに求められる主要機能
カンファレンス運営ツールを選定する際は、自社の開催形式や目的に合った機能が搭載されているかを確認することが重要です。ここでは、BtoBカンファレンスで特に重視すべき主要機能を解説します。
参加者管理・受付機能（QRコード対応など）
カンファレンス運営の基本となるのが、参加者管理と受付機能です。申込みフォームの作成から参加者リストの管理、当日の受付オペレーションまでをスムーズに行える機能が求められます。
主なチェックポイントは以下の通りです。
- 申込みフォームを自社ブランドに合わせてカスタマイズできるか
- QRコードによるスムーズな受付・チェックインに対応しているか
- オンライン参加者の視聴ログ（接続時間・離脱タイミングなど）を取得できるか
- 参加者へのリマインドメールや招待メールを自動送信できるか
特に大規模カンファレンスでは、当日の受付で混雑が発生しやすいため、QRコードスキャンによる入退場管理機能は必須といえます。
プログラム・セッション管理機能
複数のセッションが同時進行するカンファレンスでは、プログラム管理機能の充実度が運営効率を大きく左右します。
- 複数トラック・タイムテーブルの作成と公開
- 登壇者情報・セッション詳細の一元管理
- イベント管理システムとは？導入メリットと選び方
- セッション開始前のリマインド通知配信
参加者がスマートフォンやブラウザからプログラムを確認し、興味のあるセッションに事前登録できるUI設計があると、当日の動線管理もスムーズになります。
オンライン・ハイブリッド対応機能
近年のカンファレンスでは、オフライン会場での開催とオンライン配信を組み合わせた「ハイブリッド開催」が主流になりつつあります。ツール選定時には、以下の対応力を確認しましょう。
- ライブ配信・録画配信・オンデマンド配信への対応
- オフライン参加者とオンライン参加者のデータ統合管理
- 安定した映像・音声品質での大規模同時接続
- アーカイブ動画の公開・視聴管理機能
オンラインとオフラインの参加者情報が分断されると、イベント全体の効果測定や事後フォローに支障をきたします。両方のデータを一つのデータベースで管理できるツールを選ぶことが重要です。
カンファレンスの成功ポイントついて詳しく知りたい方へ
オンライン・ハイブリッドカンファレンスについて詳しく解説した記事もご用意しています。
👉️オンライン・ハイブリッドカンファレンスの成功ポイント
コミュニケーション・マッチング機能
BtoBカンファレンスでは、参加者同士の交流や商談機会の創出も大きな価値となります。単なる情報発信の場ではなく、ビジネスマッチングの場として設計するためには、以下のような機能が有効です。
- 参加者一覧の公開とプロフィール検索機能
- 参加者同士のチャット機能・ダイレクトメッセージ
- 出展社ブースでの商談予約・オンライン面談設定
- ネットワーキングセッション・交流タイムの設計支援
「誰と誰が出会い、どのような会話が行われたか」という交流データを取得できれば、イベント後のフォローアップ精度も格段に向上します。
アンケート・データ活用機能
カンファレンス終了後のフォローアップや次回開催の改善には、参加者データの収集と分析が欠かせません。
- セッション別・全体アンケートの作成と回収
- 参加者の行動ログ（視聴時間、クリック履歴、資料ダウンロードなど）の取得
- リアルタイムでの投票・Q&A機能
- 「HOTリード」の可視化とスコアリング
特にBtoBマーケティングにおいては、「誰が・どのセッションを・どのくらい視聴したか」という詳細データを取得できるかどうかが、商談化率に直結します。
カンファレンスの戦略設計について詳しく知りたい方へ
カンファレンスを通じたリード獲得・商談創出の戦略設計について詳しく解説した記事もご用意しています。
👉️カンファレンスマーケティングの戦略設計｜リード獲得と商談化
CRM/MA連携・セキュリティ機能
取得した参加者データを営業・マーケティング活動に活かすためには、既存のCRM/MAツールとのスムーズな連携が重要です。
- Salesforce、HubSpot、Marketoなど主要ツールとの連携対応
- 取得データの自動同期によるフォローアップ迅速化
- API連携によるカスタマイズ対応
また、参加者の個人情報を扱う以上、セキュリティ対策も重要な選定ポイントです。
- SSL/TLS暗号化通信への対応
- パスワード保護・アクセス権限管理
- 個人情報保護法・GDPRへの準拠状況
- クラウド環境のセキュリティ認証（ISO27001など）
企業のセキュリティポリシーに適合するかどうか、導入前に必ず確認しましょう。
【規模・目的別】カンファレンスツールの選び方
カンファレンスツールは、開催規模や目的によって最適な選択肢が異なります。ここでは、規模別の選び方のポイントを解説します。
小規模（〜100名）セミナー型カンファレンスの場合
参加者100名以下の小規模カンファレンスでは、シンプルな参加者管理と配信機能があれば十分対応できるケースが多いです。
選定のポイント
- 高機能なツールよりも、操作が直感的でわかりやすいものを選ぶ
- ウェビナーツールとの併用も選択肢に入れる
- 導入コストを抑えつつ、必要最低限の機能を見極める
- 無料プランやトライアル期間を活用して使い勝手を確認
小規模開催では、専用のカンファレンスツールではなくウェビナーツールで代用できる場合もあります。ウェビナーツールの選び方について詳しく解説した記事もご用意しています。
👉️自社に最適なウェビナーツールは？選び方と配信活用法まで完全ガイド
中規模（100〜500名）BtoBカンファレンスの場合
100〜500名規模のBtoBカンファレンスでは、複数セッション管理やマッチング機能、CRM/MA連携など、より本格的な機能が求められます。
選定のポイント
- 複数トラック・セッションの管理機能が充実しているか
- 参加者同士のマッチング・交流機能があるか
- CRM/MAツールと連携し、リードデータを活用できる体制が構築できるか
- オンライン・ハイブリッド開催への対応力
この規模になると、イベント後のフォローアップ体制も重要です。取得したデータをいかに商談につなげるかという視点で、ツールの連携機能を評価しましょう。
大規模（500名〜）ハイブリッド・年次カンファレンスの場合
500名を超える大規模カンファレンスや、年次開催の旗艦イベントでは、安定したシステム基盤と高度な機能が必要です。
選定のポイント
- 大規模な同時接続でも安定した配信品質を維持できるか
- 会場でのQRコード受付など、オフライン運営機能が充実しているか
- 出展社管理・スポンサーブース機能に対応しているか
- 高度なデータ分析・レポート機能があるか
- 導入実績や専任サポート体制が充実しているか
大規模イベントでは、当日のトラブル対応や技術サポートも重要になります。導入実績や運営支援体制も含めて総合的に評価しましょう。
主要カンファレンスツール比較【一覧表付き】
ここでは、カンファレンス運営ツールを比較検討する際の評価軸と、主要製品の特徴を整理します。
比較のポイントと評価軸
カンファレンスツールを比較する際は、以下の評価軸で整理すると選定がスムーズになります。
| 評価軸 | 確認ポイント |
|---|---|
| 機能の充実度 | 参加者管理、配信、マッチング、データ連携など必要機能が揃っているか |
| 開催形式対応 | オンライン/オフライン/ハイブリッドに柔軟に対応できるか |
| 操作性・UI | 運営スタッフ・参加者ともに直感的に操作できるか |
| CRM/MA連携 | Salesforce、HubSpot、Marketoなど既存ツールと連携できるか |
| セキュリティ | 暗号化通信、アクセス管理、認証取得状況など |
| 料金体系 | 月額/年間契約、参加者数による従量課金など |
| 導入実績 | BtoB企業での導入事例、同業種での実績があるか |
| サポート体制 | 日本語対応、専任担当の有無、導入支援の内容 |
主要製品の特徴と強み
カンファレンス運営に活用できる主要ツールは、大きく以下のカテゴリに分類できます。
BtoB特化型イベントマーケティングプラットフォーム
リード獲得・商談化を重視したBtoB企業向けのツールです。参加者の行動データ取得やCRM/MA連携、マッチング機能など、マーケティング・営業活動に直結する機能が充実しています。カンファレンスだけでなく、ウェビナーや展示会出展など複数のイベント形式を統合管理できる製品もあります。
汎用イベント管理プラットフォーム
BtoC向けイベントも含めた幅広い用途に対応するツールです。チケット販売や決済機能が充実している一方、BtoB特有のリード管理やCRM連携機能は限定的な場合があります。
ウェビナー・Web会議ツールの拡張利用
ZoomやMicrosoft Teamsなどの汎用Web会議ツールを、カンファレンス用途に拡張して利用するパターンです。小規模開催には対応できますが、大規模なハイブリッド開催や詳細なデータ取得には限界があります。
自社の開催規模・目的に合わせて、最適なカテゴリのツールを選定することが重要です。
カンファレンスツール導入前に確認すべきポイント
ツール選定を進める前に、社内で整理しておくべきポイントがあります。導入後のミスマッチを防ぐため、以下の観点を事前に確認しましょう。
自社の開催目的・KPIを明確にする
カンファレンスの開催目的によって、重視すべき機能は大きく異なります。
| 開催目的 | 重視すべき機能 |
|---|---|
| 認知獲得・ブランディング | 集客機能、ブランドカスタマイズ、大規模配信対応 |
| リード獲得 | 申込みフォーム、参加者データ取得、MA連携 |
| 商談創出 | マッチング機能、行動ログ取得、CRM連携 |
| 顧客エンゲージメント向上 | 交流機能、コミュニティ形成、継続開催支援 |
また、成果指標（KPI）も事前に設定しておきましょう。「参加者数〇名」「商談化率〇%」「アンケート回答率〇%」など、具体的な数値目標を定めることで、ツール選定の判断軸も明確になります。
カンファレンスの企画から当日運営までの流れについて詳しく解説した記事もご用意しています。
👉️カンファレンスの企画と運営｜企画から当日運営まで徹底解説
運営体制とツール活用のフィットを確認する
高機能なツールを導入しても、運営体制が整っていなければ十分に活用できません。以下の点を事前に確認しましょう。
- 社内の担当者スキル・リソースに合った操作性を持っているか
- 導入後のサポート・トレーニング体制は十分か
- 運用マニュアルやノウハウの提供はあるか
- 専任担当者を配置できるか、兼務体制で運用するか
特に初めてカンファレンスを開催する企業では、ツールの機能だけでなく、ベンダーのサポート体制や導入支援の充実度も重要な選定基準となります。
既存システムとの連携可否を確認する
自社で使用中のCRM/MAツール、メール配信システム、顧客データベースなどとスムーズに連携できるかを確認しましょう。
- Salesforce、HubSpot、Marketoなど主要ツールとの標準連携に対応しているか
- API連携によるカスタマイズは可能か
- データの突合作業が自動化され、手作業が削減できるか
- 連携設定に専門的な技術知識が必要か
連携がうまくいかないと、せっかく取得した参加者データを営業活動に活かせず、イベントのROIが低下してしまいます。導入前に必ず検証しましょう。
EventHubがカンファレンス運営に選ばれる理由
ここまで、カンファレンスツールに必要な機能と選び方のポイントを解説してきました。最後に、BtoB企業のカンファレンス運営に選ばれているEventHubの特徴をご紹介します。
オフライン・オンライン・ハイブリッドを一元管理
EventHubは、オフライン会場でのQRコード受付と、オンライン参加者の視聴データを一つのデータベースで統合管理できます。
- リアル会場でのスムーズなチェックイン（QRコードスキャン）
- オンライン参加者の視聴ログ・行動データを自動取得
- ハイブリッド開催でも参加者情報が分断されない
- イベント全体を通した正確な効果測定が可能
開催形式を問わず、すべての参加者データを一元管理できるため、事後のフォローアップも効率的に行えます。
参加者同士の交流を生むマッチング機能
EventHubは、参加者同士のネットワーキングを促進する機能が充実しています。
- 参加者一覧の公開とプロフィール検索
- チャット機能・ダイレクトメッセージ
- オンライン面談予約・商談設定
- 「誰と誰が出会ったか」という交流データの取得
単なる情報発信の場ではなく、ビジネスマッチングの場としてカンファレンスを設計したい企業に最適です。
詳細なデータ取得とCRM/MA連携
EventHubは、参加者の詳細な行動データを取得し、商談化につなげる機能が強みです。
- 「誰が・いつ・どのくらい視聴したか」の詳細な視聴ログ取得
- アンケート回答データの収集・分析
- 「HOTリード」を即座に可視化し、優先フォローが可能
- Salesforce、HubSpot、Marketoなど主要CRM/MAツールと自動連携
インサイドセールスやマーケティングチームが、イベント直後から効果的なアプローチを実施できる環境を整えます。
導入企業の実績とサポート体制
EventHubは、BtoB企業を中心に多数のカンファレンス・イベント運営実績があります。
- 大手企業から成長企業まで幅広い導入実績
- 日本語でのきめ細やかなサポート対応
- 専任担当による導入支援・運営サポート
- イベント企画から当日運営までをトータル支援するプランも用意
初めてカンファレンスを開催する企業でも、安心して導入・運用いただける体制を整えています。
▼ EventHubのカンファレンス向け機能を詳しく知りたい方へ
EventHubの機能詳細や導入事例、料金プランについては、サービス資料をご請求ください。貴社のカンファレンス運営に最適な活用方法をご提案いたします。
👉️EventHubサービス資料を請求する（無料）
まとめ：自社に最適なカンファレンスツールを選ぶために
本記事では、カンファレンス運営ツールに必要な機能と選び方のポイントを解説しました。
本記事のポイント
- カンファレンス運営には、規模・目的に応じた専用ツールの活用が不可欠
- 機能比較だけでなく、運営体制・既存システムとの連携も考慮して選定する
- BtoBカンファレンスでは、データ取得・CRM/MA連携・マッチング機能が商談化のカギ
- 導入実績やサポート体制も含めて総合的に評価する
カンファレンスは、企業の認知向上・リード獲得・商談創出に大きく貢献する施策です。ツール比較表や無料相談を活用し、自社の目的に合った最適なカンファレンスツールを見つけてください。
よくあるご質問
質問：カンファレンスツールとウェビナーツールの違いは何ですか？
回答：ウェビナーツールは、主に一方向の情報発信（講演・プレゼンテーション）を目的としたオンラインセミナー向けのツールです。一方、カンファレンスツールは、複数セッションの同時進行管理、参加者同士のマッチング・交流機能、オフライン会場との統合管理など、大規模かつ双方向のイベント運営に必要な機能を備えています。開催規模が大きく、参加者同士の交流や商談創出を重視する場合は、カンファレンス専用ツールの導入をおすすめします。
質問：小規模なイベントでも専用ツールは必要ですか？
回答：参加者100名以下の小規模イベントであれば、ウェビナーツールやWeb会議ツールで対応できるケースもあります。ただし、参加者データの取得やCRM/MA連携によるフォローアップを重視する場合は、小規模でも専用ツールを導入するメリットがあります。まずは無料トライアルやデモを活用し、自社の運営目的に合うかどうかを確認することをおすすめします。
質問：オンラインとオフラインの参加者データを統合できますか？
回答：カンファレンス専用ツールの多くは、オンライン参加者の視聴データとオフライン会場での受付データを一つのデータベースで統合管理できます。これにより、開催形式を問わずイベント全体の効果測定が可能になり、事後のフォローアップも効率化されます。ツール選定時には、ハイブリッド開催への対応力とデータ統合機能を必ず確認しましょう。
質問：ツール導入にはどのくらいの準備期間が必要ですか？
回答：ツールの種類や開催規模によりますが、一般的には初回導入で1〜2か月程度の準備期間を見込むとよいでしょう。アカウント発行、初期設定、運営スタッフへのトレーニング、テスト配信などを含めた期間です。導入実績が豊富なベンダーであれば、専任担当者による導入支援を受けられるため、スムーズに立ち上げることができます。
質問：既存のCRM/MAツールと連携できますか？
回答：多くのカンファレンスツールは、Salesforce、HubSpot、Marketoなど主要なCRM/MAツールとの連携に対応しています。連携方法は、標準コネクタによる自動連携やAPI連携など製品によって異なります。自社で使用中のツールとスムーズに連携できるか、導入前に必ず確認しましょう。連携がうまくいけば、参加者データを自動でCRM/MAに反映し、迅速なフォローアップが可能になります。
こちらの記事の監修・執筆者
 |
株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
