イベント企画のポイントは？成果を出すイベントを企画するコツをご紹介！
イベント開催はビジネスにおいても、有効なマーケティングチャネルです。しかし工数やコストが大幅に発生してしまうため、運営や準備に苦労するケースも少なくないでしょう。イベントを成功へ導くためには、企画の段階から準備を徹底する必要があります。本稿ではイベント企画のポイントをご紹介します。
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ガイドブック
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イベントの企画をする
イベント企画書を書く
イベントを企画する際は、必ず企画書にその概要をまとめるようにしましょう。言語化することで要点を整理しやすくなるほか、社内で企画提案をする際も説明がスムーズになります。
企画において意識したいポイントは以下の4点です。
- Objective：イベントの目的を明確にする
- Who：目的に紐づく、イベント参加者/ターゲットを定義する
- What：ターゲットに何を伝え、態度・行動を変化させるか
- How：Whatをターゲットに対してどのように伝えるか
上記の順番でイベントの目的を整理し、どのように開催するのかを考えます。実際に各ステップの検討事項を詳しく見てみましょう。
イベントの目的を明確にする（Objective）
イベントの目標を決める
イベントを企画する際、最も重要なことはその目的を明確にすることです。「何となくやってみたい」と片付けるのでなく、「何のために」また「誰のために」イベントを開催するのか確認しましょう。目的を明確化できたら大枠の目標を決めます。この時点では大まかなゴールで問題ないので、イベントを通して実現したいことを考えます。
イベントのKPIの設定をする
次に目的に沿ったイベントのKPI設計に取り組みましょう。開催後の効果測定において重要な指標となるため、なるべく数値目標などなるべく具体的に設定することがポイントです。イベント開催がどのような効果をもたらすのか説明できると、社内から企画の承認も下りやすくなります。
〈目標設定 → KPI設定の例〉
- 認知獲得 → 登録者数
- リード獲得 → 新規リード数
- リード育成 → 既存リード登録数
- 商談獲得 → 新規商談化数
イベントのターゲットを定義する（Who）
ターゲットを具体的にイメージする
設定したKPIから逆算して、どんな参加者を取り込む必要があるか考えましょう。誰のためのイベントなのかペルソナを整理し、どれくらい集客するのか具体的なイメージをすることが大事です。ここで定義したターゲットはセッション内容やイベント全体的な方向性を左右するため、できるだけ明確化させましょう。
〈ターゲットのセグメント〉
- 業界や会社の事業領域
- 参加者の部署、役職
- 参加者が抱えている課題（イベントを通じて得たいこと）
参加者が求めることを考える
上記のセグメントからペルソナを定義したら、開催するイベントに求めたいこと、期待したいことは何かを考えます。ここを深掘ることはイベント全体の設計を行う上で大きな指針となります。
〈参加者が求めたいこと例〉
- 経営者のマインドや仕事観を学びたい
- 業界のトレンドを知りたい
- 現場に役立つノウハウ・TIPSを知りたい
- 登壇者、参加者と交流したい
- 商談・ビジネスの機会を見つけたい
イベントのテーマ・セッションを（What）
ターゲットが設定できたら、その層に何を（What）伝えるのか、もたらすのかを考えます。
イベントのテーマ
イベントのコンテンツをを考えるため、その大枠となるテーマを決めます。そのターゲットが抱える課題を明らかにした上で、イベントのテーマを決定し、そこから派生してイベント名やキャッチフレーズを考えましょう。
イベントのセッション
イベントのメインとも言えるセッションについては、設定したKPIのアクションにつながるようなコンテンツを組み立てます。「参加者が期待したいこと」をもとに、どのような講演またはゲストの登壇が望ましいか考えましょう。また登壇者を招待する場合は、早い段階から登壇依頼のアプローチをしてください。登壇可否が決まらない限り、セッションの詳細も詰められないので候補者を何名かリストアップした上で登壇打診をしましょう。
イベントの開催形式を決める（How）
イベントの内容が確定したら、どのように開催し、進めていくのかを検討します。
イベント開催形式
イベントタイプにそれぞれ特徴があるため、目的に応じて開催形式を選びましょう。ただ形式が異なるだけでなく、主催側の目的や参加者のターゲットに関わるため、それぞれ照らし合わせながら形式を決めます。
〈イベントタイプ〉
- カンファレンス：大規模イベントでスピーカーセッションが多数
- 展示会：出展者と参加者の交流が盛んに行われる
- セミナー：小規模で定期的に実施し、リード獲得・育成に活用される
- 商談会：イベントを通して商談の機会を提供
- ユーザー会：コミュニティ内の交流を促進
また開催方法についても検討する必要があります。特に近年ではオンラインイベントが主流となりつつあり、効率的なイベント運営が可能になりました。各々の強みを理解しながら、イベント運営方法を考えましょう。
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イベントのスケジュールを決める
まずはイベント運営に関するタスクを全て洗い出します。厳しいタイムラインの中で準備を進めることになるため、まずはできるだけ無駄を削ること、そして期日に確実に間に合うよう個人単位でタスク・役割を明確にすることが欠かせません。
〈イベント開催のタスク〉
- 企画
- 営業
- 集客
- LP作成
- 運営〜配信
- その他制作物
- スポンサー対応
- 事後フォロー
タスクが整理できたら、開催日から逆算していつまでに何をするべきなのかスケジュールを組みましょう。イベント開催はタイプ、形式によらず、膨大なタスクがあるので、それぞれ担当と期日を明確に決めることが大切です。
イベントの予算を組む
一連のフローが整理できたら、イベント開催にかかる費用感を計算しましょう。最初に設定したKPIの観点から、費用対効果を高めることはできているかチェックします。ここで投資した分が還元されていることが確認されなければ、イベントマーケティングとして効果的な施策とは言えません。イベントにかかる費用を抑えたい場合は、まず各項目の優先順位をつけることから始め、削減できる部分はないか探します。またオンライン化することで運営を効率化し、コストをカットできることもあります。
まとめ
イベントの企画をする上でのポイントと各ステップの流れを解説しました。イベントを成功させるには、企画の段階からしっかりと準備を進める必要があります。有効なチャネルとして機能するよう、時間をかけてイベント企画に取り組みましょう。
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