【イベントレポート】ウェビナーシリーズ EVENT HACKS#4 を開催しました!

2021年7月21日(水)、弊社主催のウェビナーシリーズ・EVENT HACKSの第4回が開催されました。このウェビナーシリーズでは、EventHubエバンジェリストである野中 瑛里子さんが毎回ゲストと対談し、オンラインイベントのあり方を模索していきます。

今回は、株式会社ギブリーConversation Tech部門の白田 奨汰さんをゲストにお招きしました。白田さんは、オフライン・オンライン全てのマーケティング施策を担当されており、展示会やカンファレンス、セミナーなどあらゆるイベントの企画運営経験をお持ちです。ご自身の経験を踏まえて、イベント開催のプロセス別に考えたこと・失敗したこと等をお話しいただきましたので、その内容を抜粋してご紹介します。

▲当日のイベント配信画面

オンラインカンファレンス開催の経緯

株式会社ギブリーは、コロナ禍において、ユーザーの体験価値向上および自社でのリード獲得を目的に、コミュニティブランド『TSUNAGU』を立ち上げました。

立ち上げの背景について詳細はこちらの記事で別途お話を伺っていますので、よろしければ合わせてご覧ください。

「ここでしか味わえない経験に」 – イベントブランドの立ち上げで...
「ここでしか味わえない経験に」 – イベントブランドの立ち上げで...
Conversation Tech事業として、チャットボット型マーケティングツール「SYNALIO(シナリオ)」などの、オンライン接客プラットフォームを提供する...

「ちょうど1年前(2020年6月)に600名規模のカンファレンス開催を経験していたこと、全社的にオンライン配信に注力していく動きがあったので配信環境が整っており、日々のイベント配信を通してノウハウを社内で蓄積できたこと、などを考慮して大規模カンファレンスの開催に踏み切ることができました」

プロセス別に考えたこと、失敗したこと

▲カンファレンス開催までの大まかな流れ。今回はプロセスごとのポイント・失敗談をお話しいただきました

【企画】イベントテーマ・タイトルは企画の目的に合わせて考える

イベントテーマ・タイトルを設定する目的について、白田さんは「集客するターゲットの広さや検討度合いなどを調整するための役割を担っている」と話します。

▲どちらが正しいということではなく、イベントの目的によってタイトルが訴求する「幅」を決める

集客人数やターゲットの属性を考えてタイトルを決めると思います。どの市場のどの人たちに訴求をしていきたいのか、業界の中で自社のプロダクトの成約にどれぐらい近い人を集客したいのかなど、目標の集客人数とターゲットから逆算をしてタイトルを調整します。今回の企画の目的に合わせて、タイトルが訴求する幅を検討することが重要です」

【集客】認知拡大期と刈り取り期の2段階で施策を考える

「TSUNAGUの集客は、イベントの規模問わず『認知拡大期・刈り取り期』の2つの期間に分けて施策を考えています」

認知拡大期ではLPに誘導してリターゲティングのタグ、マークを貯めています。そして、開催が近くなった時(刈り取り期)に、マークを持ってる人に対してリターゲティングの広告をかけて申込みを促します。このように2つの期間に分けて施策を走らせてます」

▲当初は認知拡大期でのマーク蓄積が上手くいかず、集客が遅延気味だったそう。その原因となっていたLP公開のスケジュール遅延を改善することで、次のカンファレンスでは想定通りの集客ができたと言います

「LPの公開は遅延しがちですが、これが集客にも響いてくる。大規模カンファレンスの場合、2ヶ月前〜1ヶ月半前にはLPを公開できるのが理想ですね」

「LP公開の時点で半分くらいの登壇者情報を載せるためにも、4ヶ月〜3ヶ月前には登壇者調整など準備を進めていく必要があります。特に初めての場合は1つの作業工数が通常の倍くらいかかったりするので、集客期間に猶予をもつという意味でも余裕あるスケジュール設定が大事です」

認知拡大期の施策

  • イベントと親和性の高いメディアスポンサーを獲得する
  • カンファレンス開催前の他のイベントで告知する
  • 協賛企業様にも集客を協力いただけるよう交渉する

「特に3つ目の施策については、広告、自社のメルマガに次ぐ、3本目の柱になるくらいボリュームのある集客方法です。一方的な依頼ではなく、先方にメリットがある条件(例えばメルマガを1回配信してもらう代わりに幕間でCM映像を流すなど)を提示して協力を打診してみてください」

刈り取り期の施策

  • 開催が近づくにつれて広告を強化する
  • 登壇者情報が更新される度にメルマガを配信する
  • 特別なイベントだと伝わるようにメール内容をリッチにする
  • SNS広告・YDA / GDAのリターゲティング広告、指名KWのリスティング広告

「通常のウェビナーだと、何度もメルマガを送ることにはオプトアウトされてしまうリスクがありますが、カンファレンスに関しては随時新しい情報がアップデートされていくので、配信のタイミングが多くなります。毎回リッチな文章でアップデートした情報をお伝えすると、オプトアウト率を抑えて、高い開封率を維持したままコンバージョンに繋がるので、これは是非実施していただければと思います」

【運営】当日指示出しをする全体総括役は必須

今回は自社で配信も行われたので、実際に使用した機材について教えていただきました。

  • PC5台(予備含めず、最低限)
    • 配信用
    • スライド投影用
    • 動画用
    • 登壇者チェック用
    • 社内スタッフチェック用
  • クロマキー背景 
  • 配信用カメラ2台(一眼レフ)
  • 照明2台
  • HD AVミキサー など

▲当日のイベント運営の様子を上から見た図

「ポイントは1人1役で回すこと。全体ディレクションに関して、何かトラブルが発生した時に”考える人”と”実際に動く人”を分けておくのはすごく重要だと思っています」

「今回の大型カンファレンスでは、2トラック並行で配信したので、1レーンの倍のリソース(撮影スタジオ・撮影機材・運営メンバー)が必要でした。全部自社で配信するのではなくて半分(1トラック分)外注するなど、どこまで自社でやるのかを線引きすると、質の高い映像を届けられると思います」

自社で配信する際のリスクとして具体的には、

  • 通信トラブルで配信ができなくなる
  • 機材のトラブルで配信に影響が出る
  • オペレーションミスで予定通りの進行ができない

があることを述べた上で、「自社で配信する場合は、トラブルが発生すると思っていた方が良くて、トラブルが発生したときに、登壇者様に心配をかけないことが大事です。なので、トラブルが起きたときにどのように解決するのかを考えて指示を出す人と、実際に動く人を分けておくことで、迅速にトラブルの解決ができると思います」とお話しいただきました。

▲ライブ配信と収録配信のメリットについてもお話しいただきました。実際にライブ配信をした時の失敗談も

また、ウェビナーではZoomを使っている一方で、カンファレンスではEventHubを使っている理由について、

  • リード納品に必要なデータの取得とエクスポートが簡単
  • マルチトラック機能により視聴者が複数トラックの切り替えをスムーズに行える
  • DLコンテンツを設定できるためスポンサーメリットが上がる

とお話しいただきました。

その他TIPS

スポンサー営業について

「今回は有料のカンファレンスでしたので、スポンサー様から協賛金をいただき、その資金で運営していました。実は、23の登壇企業様のほとんどが、社内の人脈や元々付き合いのある企業様でした。特に開催実績がない中で登壇者様・スポンサー企業様を集める時には人脈営業が中心になります。社内を巻き込み、人脈を紹介してもらい、リスト化して管理するのがポイントです」

アンケート回答率について

参加者の声を次回のイベント開催に活かすためにも必要なアンケート。回収率を上げるポイントについて伺いました。

「ポイントは登壇資料等の回答特典をつけること、お礼メールで回答を促す等リマインドをすることの2点です。これをするだけで結構回答率が高まるので、ぜひ試してみてください」

 

ウェビナーシリーズの第四弾、いかがだったでしょうか?

たった1時間で完結するとは思えないほど、内容の濃いウェビナーとなりました。今後も月に一度のペースで、オンラインイベントについて考えるウェビナーを開催していきます。皆さまのご参加、お待ちしております!

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