ウェビナー運営の工数を削減する方法｜効率化のポイント
ウェビナーをマーケティング施策として定期開催する企業が増える一方で、「準備に時間がかかりすぎる」「少人数のチームでは回しきれない」という課題を抱える担当者は少なくありません。企画から集客、当日の配信、開催後のフォローまで、ウェビナー運営には多くの業務が発生します。
本記事では、ウェビナー運営の工数を削減し、効率化を実現するための具体的な方法を解説します。自動化・テンプレート化・外注化の使い分けから、イベント複製機能やMA連携による時短術まで、すぐに実践できる5つの施策を紹介します。
ウェビナー運営で工数がかかるポイントを可視化する
ウェビナー運営の工数削減に取り組むには、まず「どの業務にどれだけ時間がかかっているのか」を可視化することが重要です。漠然と「忙しい」と感じていても、具体的なボトルネックを特定しなければ効果的な改善策は打てません。
ウェビナー運営の業務は大きく「準備段階」「当日運営」「開催後」の3フェーズに分かれます。それぞれのフェーズで発生する工数を整理し、自社の課題がどこにあるのかを把握しましょう。
準備段階の工数｜企画・集客ページ作成・メール設定
ウェビナー開催前の準備段階では、以下のような業務が発生します。
| 業務カテゴリ | 具体的な作業内容 | 目安時間 |
|---|---|---|
| 企画・設計 | テーマ決定、ターゲット設定、登壇者調整、日程調整 | 3〜5時間 |
| 集客ページ作成 | LP作成、申込みフォーム設定、URL発行 | 2〜4時間 |
| 告知・集客 | メール配信設定、SNS投稿、Webサイト掲載、プレスリリース作成 | 3〜6時間 |
| 資料準備 | スライド作成、登壇者との内容すり合わせ | 5〜10時間 |
| リマインド設定 | 参加者への案内メール作成・配信設定 | 1〜2時間 |
特に定期開催のセミナーやウェビナーでは、毎回同じような作業を繰り返すことになり、担当者の負担が蓄積していきます。「前回と同じ形式なのに、また一から設定している」という状況は多くの企業で見られる課題です。
当日運営の工数｜配信・司会進行・トラブル対応
当日の運営では、配信そのものに加えて、参加者対応やトラブル対応など複数の業務が同時並行で発生します。
当日運営で発生する主な業務は次のとおりです。
- 機材・配信環境のセットアップと動作確認
- Zoomなど配信ツールの設定・接続テスト
- 参加者の入室管理・チャット対応
- 司会進行・タイムキーピング
- Q&Aの取りまとめ・登壇者への共有
- 録画の開始・停止操作
- 通信トラブル・音声トラブルへの対応
1回のウェビナーで最低2〜3名のスタッフが必要になるケースも多く、少人数のチームでは大きな負担となります。特にオンライン配信特有のトラブル対応は経験やノウハウが求められ、属人化しやすい業務です。
開催後の工数｜データ整理・資料送付・リードフォロー
ウェビナー開催後も、成果を商談につなげるための業務が続きます。
開催後に発生する主な業務は以下のとおりです。
- 参加者データの集計・整理
- アンケート回答の集計・分析
- お礼メール・資料送付の作成・配信
- 視聴ログのダウンロード・整理
- MA/SFAツールへのデータ登録
- HOTリードの抽出・営業への引き渡し
- 社内向けレポートの作成
特に参加者データをMAツールやSFAに手動で登録している場合、データの突合作業や二重入力に多くの時間を取られます。また、フォローのタイミングが遅れると、せっかく獲得したリードの温度感が下がってしまうリスクもあります。
定期開催で工数が膨らむ「よくある落とし穴」
月1回、週1回と定期的にウェビナーを開催している企業では、工数が雪だるま式に膨らむ「落とし穴」に陥りがちです。
よくある落とし穴として、次のようなケースがあります。
- 毎回ゼロから設定し直している
前回のウェビナーの設定を流用せず、集客ページやメール設定を毎回一から作成している。 - 担当者が属人化している
特定のスタッフしか運営方法を把握しておらず、その人が不在だと開催できない。マニュアルも整備されていない。 - ツールが分散している
申込み管理、配信、アンケート、データ管理がすべて別々のツールで、情報の連携に手間がかかる。 - 振り返りをせずに次回開催に突入
改善点を整理しないまま次のウェビナー準備に入り、同じ非効率を繰り返している。
これらの状況に心当たりがある場合は、次章で解説する「基本戦略」に沿って、工数削減に取り組むことをおすすめします。
工数削減の基本戦略｜自動化・テンプレート化・外注化の使い分け
ウェビナー運営の工数を削減するアプローチは、大きく「自動化」「テンプレート化」「外注化」の3つに分類できます。すべてを自動化すればよいわけではなく、業務の性質に応じて使い分けることが効率化のポイントです。
自動化すべき業務と手動で残すべき業務の見極め方
自動化に向いている業務と、あえて手動で行うべき業務を見極めることが重要です。
自動化すべき業務の特徴
- 毎回同じ手順で繰り返す定型業務
- ミスが発生しやすい単純作業
- タイミングが重要な配信業務（リマインドメールなど）
- データの転記・突合作業
手動で残すべき業務の特徴
- 参加者の反応を見ながら判断が必要な業務
- 企画の方向性やテーマ設計など創造性が求められる業務
- HOTリードへの個別アプローチなど、パーソナライズが重要な業務
例えば、リマインドメールの配信は自動化すべき業務ですが、商談化を狙うHOTリードへのフォローは、視聴データやアンケート回答を踏まえた個別対応が効果的です。
テンプレート化で「毎回ゼロから」の準備をなくす
定期開催のウェビナーでは、テンプレート化によって準備工数を大幅に削減できます。
テンプレート化すべき要素は以下のとおりです。
| テンプレート化する要素 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 集客ページ | デザイン、構成、申込みフォームの項目 |
| メール文面 | 告知メール、リマインドメール、お礼メールの雛形 |
| 進行台本 | オープニング・クロージングのセリフ、タイムテーブル |
| 運営マニュアル | 当日の役割分担、トラブル対応フロー |
| レポートフォーマット | 社内報告用のKPI整理テンプレート |
テンプレートを一度作成すれば、次回以降は微修正だけで済むため、準備時間を50%以上削減できるケースもあります。
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外注・代行を検討すべきタイミングと費用対効果
社内リソースだけでは対応しきれない場合、ウェビナー代行・支援サービスの活用も選択肢となります。
代行を検討すべきタイミング
- 開催頻度が増え、担当者のリソースが逼迫している
- 配信品質を向上させたいが、社内にノウハウがない
- 大規模なカンファレンスやイベントを控えている
- 担当者の退職・異動でオペレーションが回らなくなった
費用対効果の考え方
代行サービスの料金は、フルサポートで1回あたり10万〜50万円程度が相場です。一方で、社内担当者の工数を時給換算すると、1回のウェビナーに20時間×時給3,000円＝6万円程度のコストがかかっている計算になります。
単純な費用比較だけでなく、「担当者が本来注力すべき業務（企画やリードフォローなど）に時間を使えるようになる」という観点で判断することが重要です。
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ウェビナーを企画から委託したいという場合はEventHubのウェビナー代行サービスもご検討ください。売上に直結するウェビナー代行をご提供しています。
工数削減を実現する具体的な施策5選
ここからは、ウェビナー運営の工数を削減するための具体的な施策を5つ紹介します。すぐに導入できるものから、ツール活用が必要なものまで段階的に解説します。
施策1：イベント複製機能で準備工数を最小化する
定期開催のウェビナーで最も効果的な工数削減策は、イベント管理ツールの「複製機能」を活用することです。過去に開催したウェビナーの設定（集客ページ、申込みフォーム、メール設定など）をワンクリックでコピーし、日程やテーマだけを変更すれば新しいウェビナーを作成できます。
複製機能で削減できる作業
- 集客ページのデザイン・構成設定
- 申込みフォームの項目設定
- リマインドメールの配信スケジュール設定
- アンケートの質問項目設定
- 参加者への案内メールテンプレート
イベントマーケティングプラットフォーム「EventHub for Webinar」では、イベント複製機能を標準搭載しており、同じ形式のウェビナーを定期開催する場合に準備工数を最小限に抑えられます。
施策2：集客ページのテンプレート化でターゲットに合わせた量産体制を作る
集客ページ（ランディングページ：LP）の作成は、毎回デザインや構成を考えると数時間かかる業務です。テンプレートを用意しておくことで、30分程度で公開できる体制を構築できます。
集客ページテンプレートに含めるべき要素
- ヘッダー画像のデザインフォーマット
- セミナー概要の記載構成（こんな方におすすめ／学べること／登壇者紹介）
- 申込みフォームの必須項目（会社名、部署、役職、メールアドレスなど）
- 開催情報の記載フォーマット（日程、時間、参加方法、URL）
ターゲットや商談化の目的に応じて、複数パターンのテンプレートを用意しておくと、さらに効率的です。例えば「リード獲得目的のウェビナー用」「既存顧客向け勉強会用」など、用途別にテンプレートを整備しておきましょう。
施策3：リマインドメールの自動配信で手作業を削減する
ウェビナーの参加率を高めるためにはリマインドメールが欠かせませんが、毎回手動で配信設定をするのは非効率です。自動配信の仕組みを構築することで、担当者の手作業を削減できます。
リマインドメールの推奨タイミング
| 配信タイミング | 目的 |
|---|---|
| 申込み直後 | 申込み確認・参加URLの案内 |
| 開催3日前 | 日程のリマインド・資料の事前共有 |
| 開催前日 | 最終リマインド・参加方法の再案内 |
| 開催1時間前 | 直前リマインド・参加URLの再送 |
多くのイベント管理ツールでは、これらのメールを事前に設定しておけば自動配信される機能が備わっています。一度設定すれば、以降のウェビナーでも同じタイミングで自動送信されるため、配信忘れのリスクもなくなります。
施策4：参加者データのMA/SFA自動連携でリード管理を効率化する
ウェビナー開催後のリード管理で最も工数がかかるのが、参加者データのMA（マーケティングオートメーション）ツールやSFA（営業支援ツール）への登録作業です。手動でCSVをダウンロードし、フォーマットを整え、インポートするという作業は、1回あたり1〜2時間かかることも珍しくありません。
自動連携で削減できる作業
- 参加者リストのCSVダウンロード
- データフォーマットの整形
- MAツール・SFAへの手動インポート
- 既存リードとの突合作業
- 視聴ログ・アンケート回答との紐づけ
EventHubでは、SalesforceやHubSpotなど主要なMA/SFAツールとワンクリックで連携できるため、ウェビナー終了後すぐにデータが自動反映されます。これにより、HOTリードへのフォローを競合より早く開始でき、商談化率の向上にもつながります。
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👉️ イベント管理システムとは？導入する前に理解したい機能と比較軸
施策5：レポートの自動生成で振り返り業務を時短する
ウェビナー開催後の社内報告やレポート作成は、データ収集と整理に時間がかかる業務です。視聴ログ、アンケート結果、申込み数、参加率などを複数のツールから集め、Excel等でまとめる作業は2〜3時間かかることもあります。
レポートに含めるべき主要KPI
- 申込み数・参加者数・参加率
- 平均視聴時間・離脱率
- アンケート回答率・満足度スコア
- リード獲得数・HOTリード数
- 商談化数・商談化率（追跡可能な場合）
イベント管理プラットフォームを活用すれば、これらのデータを一元管理し、レポートを自動生成できます。ダッシュボードで視覚的に確認できるため、社内共有もスムーズです。
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ツール活用で変わるウェビナー運営の効率化
工数削減を本格的に進めるには、適切なツールの導入が不可欠です。配信ツールだけでなく、イベント管理システムを組み合わせることで、運営全体の効率化を実現できます。
イベント管理システム導入のメリットと選定ポイント
イベント管理システムとは、ウェビナーやセミナー、カンファレンスなどのイベント運営に必要な機能を一元化したプラットフォームです。
イベント管理システム導入のメリット
- 集客ページ作成、申込み管理、メール配信、参加者管理を一つのツールで完結
- 配信ツール（Zoom等）との連携で参加者データを自動取得
- MA/SFAとの連携でリード管理を自動化
- 視聴ログ・アンケート・商談データを一元管理
- レポート自動生成で振り返り工数を削減
選定時に確認すべきポイント
| 選定ポイント | 確認事項 |
|---|---|
| 配信ツール連携 | 自社で使用しているZoomなどと連携可能か |
| MA/SFA連携 | Salesforce、HubSpot、Marketoなど自社ツールと連携可能か |
| イベント複製機能 | 定期開催の設定をコピーできるか |
| データ取得機能 | 視聴ログ、アンケート、参加者情報を一元管理できるか |
| 料金プラン | 開催頻度・規模に合ったプランがあるか |
配信ツールと管理ツールの連携で二重入力をなくす
多くの企業では、Zoomなどの配信ツールとは別に、申込み管理や参加者管理を行っています。この「ツールの分散」が二重入力や情報の分断を生み、工数増加の原因となっています。
よくある非効率なオペレーション
- 自社Webサイトのフォームで申込みを受け付ける
- 申込み者にZoomのURLを手動でメール送信する
- Zoom側で参加者リストを確認する
- 自社の申込みリストとZoomの参加者リストを突合する
- 視聴データを手動でダウンロードし、MAツールに登録する
このような運用では、1回のウェビナーで数時間のロスが発生します。配信ツールとイベント管理システムを連携させることで、申込みから参加、データ取得までを自動化し、二重入力を解消できます。
機材・オンライン環境の標準化で当日トラブルを防ぐ
当日運営の工数を削減するには、配信環境の標準化も重要です。毎回異なる機材やスタジオを使用していると、セットアップや動作確認に時間がかかり、トラブルのリスクも高まります。
標準化すべき項目
- 使用する配信ツール（Zoom、Microsoft Teamsなど）
- カメラ・マイク・照明などの機材セット
- 配信場所（会議室、スタジオなど）
- ネットワーク環境（有線接続推奨）
- バックアップ体制（予備機材、代替回線）
配信環境を固定し、セットアップ手順をマニュアル化しておくことで、当日の準備時間を短縮し、トラブル発生時の対応もスムーズになります。
ウェビナー代行・支援サービスという選択肢
社内リソースだけでは工数削減に限界がある場合、ウェビナー代行・支援サービスの活用も検討に値します。外注のメリット・デメリットを理解し、自社に合った活用方法を見つけましょう。
代行サービスのメリット・デメリットと費用相場
代行サービスのメリット
- プロのノウハウにより配信品質が向上する
- 社内担当者が企画やリードフォローに集中できる
- 大規模イベントにも対応可能
- 機材・スタジオの手配が不要になる
代行サービスのデメリット
- 外部コストが発生する
- 社内にノウハウが蓄積されにくい
- コミュニケーションコストが発生する
- 急な変更への対応に時間がかかる場合がある
費用相場（目安）
| サービス範囲 | 費用相場（1回あたり） |
|---|---|
| 配信オペレーションのみ | 5万〜15万円 |
| 企画〜配信〜フォローまでフルサポート | 20万〜50万円 |
| スタジオ利用込み | 30万〜80万円 |
代行に向いているケース・内製すべきケース
代行に向いているケース
- 年に数回の大規模カンファレンスを開催する
- 社内に配信ノウハウを持つスタッフがいない
- 担当者のリソースが逼迫しており、短期的に解決したい
- 配信品質を重視したい（経営層向けイベントなど）
内製すべきケース
- 定期開催で社内にノウハウを蓄積したい
- 予算に制約があり、外注コストを抑えたい
- 小規模なウェビナーが中心
- 柔軟な変更対応が必要
部分的な支援活用で費用を抑えながら工数削減する方法
フルサポートの代行サービスは費用が高額になるため、「部分的な支援」を活用するアプローチも効果的です。
部分外注の例
- 配信オペレーションのみ外注し、企画・集客は内製
- スライド・資料作成のみ外注
- 集客ページのデザインのみ外注
- 大規模イベント時のみスポットで代行を依頼
自社で対応できる業務と、外部の専門家に任せるべき業務を切り分けることで、費用を抑えながら効率化を進められます。
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ウェビナー代行サービスの詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。
👉️ 『売上に直結する』EventHubのウェビナー代行サービスとは
まとめ：工数削減は「成果を出すための投資」
ウェビナー運営の工数削減は、単なる「楽をするため」の取り組みではありません。準備や運営にかかる時間を短縮することで、担当者が本来注力すべき業務、つまり企画の質向上やリードフォロー、商談化に時間を使えるようになります。
本記事のポイントを下記にまとめます。
工数削減の第一歩は、「どの業務にどれだけ時間がかかっているか」を可視化することです。準備・当日・開催後の3フェーズで業務を整理し、自社のボトルネックを特定しましょう。
工数削減の基本戦略は「自動化・テンプレート化・外注化」の3つです。業務の性質に応じて使い分けることが重要です。
具体的な施策として、イベント複製機能の活用、集客ページのテンプレート化、リマインドメールの自動配信、MA/SFA自動連携、レポートの自動生成の5つを紹介しました。
ツール導入やプロセス改善には初期投資が必要ですが、中長期的には大きな時間削減効果が得られます。「工数削減は成果を最大化するための投資」という視点で、自社に合った施策から着手してみてください。
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ウェビナー後のフォローアップで商談化率を高めたい方は、こちらの記事もご覧ください。
👉️ ウェビナーフォローの最適解｜HOTリードを逃さないメール・架電術
よくあるご質問
質問：ウェビナー運営の工数削減に最も効果的な方法は何ですか？
回答：定期開催のウェビナーで最も効果的な方法は、イベント管理ツールの「複製機能」を活用することです。過去に開催したウェビナーの設定（集客ページ、申込みフォーム、メール設定など）をワンクリックでコピーし、日程やテーマだけを変更すれば新しいウェビナーを作成できます。これにより、準備工数を50%以上削減できた企業の事例もあります。加えて、リマインドメールの自動配信やMA/SFAとの自動連携を組み合わせることで、さらなる効率化が期待できます。
質問：少人数のチームでもウェビナーを定期開催できますか？
回答：適切なツールとプロセスを整備すれば、2〜3名の少人数チームでも月4回以上の定期開催が可能です。ポイントは、テンプレート化と自動化を徹底することです。集客ページ、メール文面、進行台本、レポートフォーマットをテンプレート化し、リマインドメールやデータ連携を自動化することで、1回あたりの準備工数を大幅に削減できます。実際に、SaaS企業で2名体制で月4回のウェビナーを継続している事例もあります。
質問：ウェビナー代行サービスの費用相場はどのくらいですか？
回答：ウェビナー代行サービスの費用は、サービス範囲によって異なります。配信オペレーションのみの場合は1回あたり5万〜15万円程度、企画から配信、フォローまでのフルサポートでは20万〜50万円程度が相場です。スタジオ利用を含む場合は30万〜80万円程度になることもあります。フルサポートの代行は費用が高額になるため、配信オペレーションのみを外注するなど、部分的な支援活用でコストを抑えるアプローチも効果的です。
質問：MA/SFAツールとの連携で具体的にどのような作業が削減できますか？
回答：MA/SFAツールとの自動連携により、参加者リストのCSVダウンロード、データフォーマットの整形、MAツール・SFAへの手動インポート、既存リードとの突合作業、視聴ログ・アンケート回答との紐づけといった作業が削減できます。手動でこれらの作業を行う場合、1回のウェビナーで1〜2時間かかることも珍しくありません。自動連携を構築すれば、ウェビナー終了後すぐにデータが反映されるため、HOTリードへのフォローを競合より早く開始でき、商談化率の向上にもつながります。
質問：ウェビナー運営で自動化すべき業務と手動で残すべき業務の違いは何ですか？
回答：自動化すべき業務は、毎回同じ手順で繰り返す定型業務、ミスが発生しやすい単純作業、タイミングが重要な配信業務（リマインドメールなど）、データの転記・突合作業です。一方、手動で残すべき業務は、参加者の反応を見ながら判断が必要な業務、企画の方向性やテーマ設計など創造性が求められる業務、HOTリードへの個別アプローチなどパーソナライズが重要な業務です。例えば、リマインドメールの配信は自動化し、商談化を狙うHOTリードへのフォローは視聴データやアンケート回答を踏まえた個別対応を行うのが効果的です。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
