イベントのスケジュールの立て方は？企画からタスクの管理のノウハウを紹介
イベント開催の成功には、計画的なスケジュール設計と管理が欠かせません。限られた期間の中で、準備・運営・振り返りといった工程を着実に進めていくためには、スケジュール全体を俯瞰した「段階別管理」が重要です。
本記事では、「イベント準備スケジュール」「タスクの洗い出し方」「進行管理表の作り方」「おすすめの管理ツール」まで、実務で役立つノウハウを網羅的にご紹介します。テンプレート提供も視野に入れつつ、誰でもスムーズに運営できる仕組みづくりをサポートします。
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イベント開催概要について整理する
まず最初に行うべきは、イベントの開催目的や規模、日時、会場（または配信形態）といった概要情報の整理です。これらの情報が明確でないままスケジュールを立てても、後からズレや調整が頻発してしまいます。
次の観点で概要をまとめておくと、以降のタスク洗い出しや関係者への共有がスムーズです。
- イベント名・概要
- 目的（リード獲得／商談化／ブランディングなど）
- 開催日／開催時間
- 開催形式（オフライン／オンライン／ハイブリッド）
- 想定参加人数・対象者像
- 会場 or 配信プラットフォーム
- 主催・共催・協賛の有無
イベントのタスクを洗い出す
開催概要をもとに、準備から当日運営・開催後のフォローまで、必要な作業をすべて洗い出していきます。
イベントスケジュールの管理表を作る
洗い出したタスクは、ガントチャートやタイムライン形式で可視化し、関係者と共有できるように管理表を作成します。
▼ガントチャート型のスケジュール管理表
たとえば以下のようなExcelテンプレートを活用することです。
- 担当者・期日・進捗状況を一目で把握できる
- 工程ごとに色分けし、情報整理と視認性を向上
- 印刷や共有にも対応でき、全体の進行が可視化される
また、当日のオペレーションを円滑に進めるには、「分単位のタイムテーブル」も重要です。
▼イベント当日のタイムテーブル例
タイムテーブルでは「開始時間」「セッション内容」「担当」「備考」などを明確にしておくと、誰が・いつ・なにをすべきかが一目瞭然。
とくに登壇者や配信オペレーションが多いイベントでは必須の管理項目です。
下記記事ではEventHubが開催したカンファレンスFUTURE OF EVENTS 2021の企画の裏側をご覧いただけます。スケジュールの管理方法のみならず、企画の立て方、集客の仕方をご紹介していますので、ぜひご一読ください。
イベントのスケジュールを管理できるツール
スケジュール管理には、ツールの選定も非常に重要です。チームの体制や運営規模に応じて、以下のような選択肢があります。
■DL資料あり：EventHubがイベント企画からすべて対応
弊社にはイベントプロデュースを行っているチームがあります。様々な企業様のイベント企画から当日の運営やレポーティングも対応しています。
カンファレンスのご支援がメインとなり、プロジェクトは大きな規模となるためプロジェクトマネジメントにガントチャートを利用しています。
弊社イベントプロデュースチームが利用しているガントチャートをご用意し、一般的に必要とされるタスクを記載した雛形をご提供します。
もしも、ご興味がございましたら、下記ボタンよりダウンロードくださいませ。
Excel
リアルタイム編集・コメント機能に優れ、チーム利用に最適です。テンプレートを活用すれば、初動もスムーズになります。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Google スプレッドシート
GoogleスプレッドシートもExcelと同様の操作を行うことができます。決定的に違う点は複数人が同期で作業できることです。進捗やタスク完了状況をリアルタイムで反映させたい場合は、スプレッドシートを活用すると全体像を可視化させることができます。
またスプレッドシートには下記のようなガントチャートのテンプレートが用意されているので、1から作ることなく必要項目を編集するだけですぐに作成することができます。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Asana
Excelやスプレッドシートでもタスクの管理は可能ですが、タスクを細分化したり、コメントや担当者同士のコミュニケーションが難しいというデメリットがあります。Asanaではタスクを作成すると細かいやりとりやコメントが可能になります。プロジェクトの横断も簡単なため、チーム内外とのコミュニケーションもストレスがないほか、表示形式もタイムライン、カンバンボード、カレンダー、ガントチャートとたくさん用意されており、進捗状況が可視化されやすくなります。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Trello
Trelloを使うとカンバンボード上にタスクが表示され、一連のTODOを可視化することができます。ドラック＆ドロップなどで簡単に操作でき、非常にシンプル使いやすい仕様になっています。カードを開くと、担当者のアサイン、メモの記載、ユーザーへのコメントが集約され、タスクのステータスを把握することが可能です。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Notion
Notionはメモ、ドキュメントツールで社内wikiなどに活用されますが、タスクやプロジェクトの管理も可能です。情報を階層化することで、タスクをコンパクトに集約できるほか、たくさんの表示形式に対応しており、希望に沿った管理をすることができます。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
まとめ
イベントの成功には、事前準備〜当日〜フォローまでを網羅したスケジュール設計と管理が不可欠です。全体を俯瞰し、段階ごとのToDoを洗い出し、ツールで可視化・共有することで、抜け漏れのない運営が可能になります。
EventHubでは、イベントの全プロセスを一元管理できるソリューションを提供しており、複雑化する運営負荷を大幅に削減できます。
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