イベントのスケジュールの立て方は？企画からタスクの管理のノウハウを紹介
イベントを開催するには、スケジュールを徹底して管理することが重要です。本稿ではイベントのスケジュールの立て方と、イベントに関する一連のタスクの進め方、管理方法をご紹介します。
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ガイドブック
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イベント開催概要について整理する
まずはイベントの開催概要を整理することから始めましょう。イベントの規模感や開催形式、ゲストの登壇有無などはイベントのスケジュール感を把握する上でも、企画段階で詰めなければなりません。そのため、これからどのような動きになるのか把握するためにも、まずはイベントの企画内容を確定させることから始めましょう。
〈確認事項〉
- 開催規模：参加者人数、開催期間etc
- 開催形式：オンライン、オフライン、ハイブリッド
- ゲストの登壇：外部との調整
イベントのタスクを洗い出す
イベント概要の方向性が決まったら、イベントに関わるタスクをリストアップします。企画や集客、配信といったように大枠のタスクを整理することから始め、関連するTODOをなるべく細分化しましょう。全てのタスクを確認したら誰がいつまでに担当するのか決めます。企画担当者はそれぞれのタスクがどのくらいの期間を要し、誰にアサインするのか考えておきましょう。
イベントスケジュールの管理表を作る
タスクが整理できたら、開催日から逆算していつまでに何をするべきなのかスケジュールを組みましょう。イベント開催はタイプ、形式によらず、膨大なタスクがあるので、それぞれ担当と期日を明確に決めることが大切です。1つのタスクが遅れるだけで、イベント開催に支障をもたらすことがあるため、マネジメント担当者は期日のコントロールを徹底し、アサインした人とのコミュニケーションをこまめに行いましょう。
下記記事ではEventHubが開催したカンファレンスFUTURE OF EVENTS 2021の企画の裏側をご覧いただけます。スケジュールの管理方法のみならず、企画の立て方、集客の仕方をご紹介していますので、ぜひご一読ください。
イベントのスケジュールを管理できるツール
イベントに関するタスクは膨大であるだけでなく、徹底的な期日のマネジメントしなければならないため、管理を効率的に行う必要があります。そこでイベント向けのタスク管理ツールをご紹介します。
■DL資料あり：EventHubがイベント企画からすべて対応
弊社にはイベントプロデュースを行っているチームがあります。様々な企業様のイベント企画から当日の運営やレポーティングも対応しています。
カンファレンスのご支援がメインとなり、プロジェクトは大きな規模となるためプロジェクトマネジメントにガントチャートを利用しています。
弊社イベントプロデュースチームが利用しているガントチャートをご用意し、一般的に必要とされるタスクを記載した雛形をご提供します。
もしも、ご興味がございましたら、下記ボタンよりダウンロードくださいませ。
Excel
表計算ソフトで知られるExcelでは、ガントチャートを簡単に作成することができます。関数を利用すれば、手動の更新をする必要がなくなり効率的に管理することができます。またExcelではガントチャートのテンプレートが用意されているため、こちらを活用しながらイベントスケジュールを組んでみましょう。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Google スプレッドシート
GoogleスプレッドシートもExcelと同様の操作を行うことができます。決定的に違う点は複数人が同期で作業できることです。進捗やタスク完了状況をリアルタイムで反映させたい場合は、スプレッドシートを活用すると全体像を可視化させることができます。
またスプレッドシートには下記のようなガントチャートのテンプレートが用意されているので、1から作ることなく必要項目を編集するだけですぐに作成することができます。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Asana
Excelやスプレッドシートでもタスクの管理は可能ですが、タスクを細分化したり、コメントや担当者同士のコミュニケーションが難しいというデメリットがあります。Asanaではタスクを作成すると細かいやりとりやコメントが可能になります。プロジェクトの横断も簡単なため、チーム内外とのコミュニケーションもストレスがないほか、表示形式もタイムライン、カンバンボード、カレンダー、ガントチャートとたくさん用意されており、進捗状況が可視化されやすくなります。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Trello
Trelloを使うとカンバンボード上にタスクが表示され、一連のTODOを可視化することができます。ドラック＆ドロップなどで簡単に操作でき、非常にシンプル使いやすい仕様になっています。カードを開くと、担当者のアサイン、メモの記載、ユーザーへのコメントが集約され、タスクのステータスを把握することが可能です。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
Notion
Notionはメモ、ドキュメントツールで社内wikiなどに活用されますが、タスクやプロジェクトの管理も可能です。情報を階層化することで、タスクをコンパクトに集約できるほか、たくさんの表示形式に対応しており、希望に沿った管理をすることができます。
【DL資料】BtoBカンファレンス向けイベントタスク管理ガントチャート雛形｜オンライン・ハイブリッド・オフライン用の3つをご用意
まとめ
イベントを成功させるにはスケジュールを徹底的に管理し、工夫してマネジメントすることが求められます。
EventHubではイベントに関する一連の業務を効率的に管理し、イベント開催を成功へ導きます。サービス概要資料はこちら、イベントの企画に関するご相談はこちらからお問い合わせください。
