RFP（提案依頼書）の作り方｜手順・記載項目・テンプレート
RFP（提案依頼書）とは、システムやツールの導入、外部サービスへの発注時に、依頼内容や要件をベンダーへ正しく伝えるための資料です。RFPは単なる依頼書ではなく、プロジェクトをスムーズに進めるための土台になるものです。RFPの内容が曖昧なままだと、各社から届く提案の前提がそろわず、比較しにくくなることがありますが、一方で、目的や依頼範囲、必要な機能、予算、スケジュールなどを整理して伝えられれば、ベンダーから具体的な提案を受け取りやすくなります。特に複数社に提案を依頼する場合は、同じ条件で比較するためにも、RFPの作成が重要になります。
本記事では、RFPとは何かという基本から、作成の流れ、記載すべき項目、書き方のポイント、作成時の注意点までをわかりやすく解説します。あわせて、イベント管理ツールの選定やイベント運営代行への依頼など、イベント領域でRFPを活用する場面についても紹介します。初めてRFPを作成する方や、既存の依頼書を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。
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RFP（提案依頼書）とは
RFP（Request for Proposal＝提案依頼書）とは、システムやツール、サービスの導入を検討する発注側企業が、候補となるベンダー（受注側）に対して、依頼内容や要件を提示して提案を求める資料です。ベンダーはRFPの内容をもとに、提案書や見積書を作成します。発注側が希望や条件を整理して伝え、ベンダーから具体的な提案を受け取るための資料と考えると分かりやすいでしょう。
RFPは主にシステム開発やツール導入のベンダー選定で使われますが、考え方はイベント運営の外注や制作会社への発注など、幅広い場面に応用できます。要するに「複数の相手から、比較できる形で質の高い提案を集めたいとき」に役立つ資料です。
RFPの目的と役割（ベンダーから良い提案を引き出す）
RFPの最大の目的は、ベンダーから質の高い提案を、比較可能な形で引き出すことにあります。口頭やメールで断片的に要望を伝えるだけでは、各社が異なる前提で提案してしまい、内容も粒度もバラバラになります。これでは「どの提案が自社に合うか」を公平に判断できません。
RFPで要求事項や評価の観点を整理しておくと、ベンダーは同じ条件で提案を作りやすくなります。発注側は各社の提案を比較しやすくなり、ベンダー側も「何を求められているのか」を理解しやすくなります。その結果、期待とずれた提案や、後からの修正を減らしやすくなります。RFPは、発注側とベンダーの認識をそろえるための資料として役立ちます。
RFI・要件定義書との違い
RFPと混同されやすい資料に、RFIと要件定義書があります。役割と作成のタイミングが異なるため、整理しておきましょう。
- RFI（情報提供依頼書）
ベンダーの製品概要や実績、対応範囲といった情報を集めるための資料。RFPの前段階で、候補を絞り込む目的で使います。 - RFP（提案依頼書）
絞り込んだベンダーに対し、具体的な要件を提示して提案を求める資料。本記事の主題です。 - 要件定義書
発注先が決まった後、システムに実装する機能や仕様を詳細に固める資料。RFPより後の工程で作成します。
順番で言えば、RFIで情報を集めて候補を絞り、RFPで提案を求めて発注先を選び、要件定義書で実装内容を確定する、という流れになります。RFPは「選定のための資料」であり、実装の詳細を細部まで決め切る要件定義書とは目的が異なる点を押さえておきましょう。
RFPを作成するメリット
RFPを作成するには一定の時間がかかりますが、その分、依頼内容を整理しやすくなり、ベンダーからの提案も比較しやすくなります。主なメリットは次のとおりです。
- 要求の明確化
何を実現したいかを言語化する過程で、社内の要望が整理され、認識のズレが表面化して解消できます。 - 提案の比較が容易になる
各社が同じ条件で提案するため、機能・費用・体制などを横並びで評価できます。 - 発注後のトラブル防止
要求や前提を資料としてまとめておくことで、「言った・言わない」の認識違いや、後から追加要望が出ることによる手戻りを防ぎやすくなります。 - 社内の合意形成
作成過程で関係部署を巻き込むため、プロジェクトへの納得感と協力が得やすくなります。
RFPは、作成に手間がかかる一方で、適切なパートナー選びや発注後のスムーズな進行に役立ちます。事前に要求や前提を整理しておくことで、認識違いや提案内容のばらつきを減らしやすくなります。結果として、ベンダー選定や発注後のやり取りを進めやすくなる点が、RFPを作成する大きなメリットです。
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RFP作成の流れ（5ステップ）
RFPは、いきなり書き始めるとうまくいきません。目的の整理から提示・選定まで、5つのステップで進めると、抜け漏れなく作成できます。それぞれのステップで何をするのかを順に見ていきましょう。
①目的・課題を明確にする
最初に固めるべきは、「なぜこのプロジェクトを行うのか」という目的と、「いま何に困っているのか」という課題です。ここが曖昧なまま要件を並べても、ベンダーには優先順位が伝わりません。
たとえば「業務を効率化したい」ではなく、「月40時間かかっている請求業務を、システム化で半分に減らしたい」というように、現状の数値と目指す姿を具体的にします。目的が明確になると、後続のすべての項目に一本の軸が通り、提案の評価基準もぶれなくなります。
②社内体制をつくり、関係者にヒアリングする
RFPは、担当者一人で書き上げるものではありません。実際にシステムやサービスを使う現場、予算を握る経営層、運用を担う情報システム部門など、関係者の要望を集める必要があります。
プロジェクトの推進体制を決め、誰がどの範囲に責任を持つかを明確にしましょう。そのうえで、各部門にヒアリングを行い、現場の困りごとや必須要件を吸い上げます。この段階で幅広く声を集めておくことが、後述する「抜け漏れの防止」に直結します。
③現状把握と要求事項を整理する
次に、現状を可視化し、要求事項を整理します。現行の業務フローやシステム構成、抱えている課題を棚卸しし、「何を変えたいのか」を明らかにします。
集めた要望は、そのまま並べるのではなく、優先順位をつけて分類することが大切です。「必須要件（これがないと成立しない）」と「希望要件（あると望ましい）」を分けておくと、ベンダーは現実的な提案をしやすくなり、発注側も予算とのバランスを判断しやすくなります。要望をすべて必須にしてしまうと、提案が高額になったり、対応できるベンダーが限られたりする点に注意しましょう。
④RFPを作成し、社内レビューする
要求事項が整理できたら、いよいよRFP本体を作成します。後述する3部構成（概要・提案依頼内容・選定の進め方）に沿って、各項目を埋めていきます。
書き上げたら、必ず社内でレビューを行いましょう。ヒアリングに協力した各部門に内容を確認してもらい、要求の抜け漏れや、現場の実態と合わない記述がないかをチェックします。発注前のこの一手間が、ベンダーへの提示後の修正や混乱を防ぎます。
⑤ベンダーへ提示し、提案を比較・選定する
完成したRFPを、候補となるベンダーへ提示します。提示後は、ベンダーからの質問を受け付ける期間を設け、疑問点を解消したうえで提案書を提出してもらいます。
集まった提案は、あらかじめ決めておいた評価基準に沿って比較します。費用の安さだけで決めず、要求事項への適合度、実績、サポート体制、担当者との相性などを総合的に評価することが、後悔しないベンダー選定につながります。必要に応じてプレゼンテーションの場を設け、提案内容を直接確認するのも有効です。
RFPに記載する項目と書き方（3部構成）
RFPに何を書けばよいか迷ったら、「概要」「提案依頼内容」「選定の進め方」の3部構成で考えると整理しやすくなります。上位で解説されている多くの記事も、この3つの柱を共通の骨格としています。それぞれに何を盛り込むかを見ていきましょう。
①概要（背景・目的・ゴール・現状の課題・対象範囲・会社情報・現行システム）
概要は、プロジェクトの全体像をベンダーに伝えるパートです。ここで「なぜ・何のために・どこまでやるのか」を共有します。盛り込む主な項目は次のとおりです。
- 本書の目的： このRFPで何を依頼するのかを冒頭で明示する。
- プロジェクトの背景・目的・ゴール： 着手に至った経緯と、達成したい状態を具体的に書く。
- 現状の課題： いま抱えている問題を、優先順位をつけて整理する。
- 対象範囲（スコープ）： 今回の依頼に含む範囲と、含まない範囲を明確にする。
- 会社情報・現行システムの構成： 自社の事業概要や、現在使っているシステム・体制の情報を共有する。
概要は、ベンダーが提案の方向性を定めるための土台です。とくに「背景と目的」は、要件の一つひとつに意味づけを与える部分なので、丁寧に書きましょう。ここが伝われば、ベンダーは要求の意図をくみ取った提案を返しやすくなります。
②提案依頼内容（機能要件・非機能要件・体制・スケジュール・成果物・費用・制約・契約）
提案依頼内容は、RFPの中核です。ベンダーに具体的に提案してほしい事項を、要件として提示します。主な項目を挙げます。
- 機能要件： 実現したい機能を一覧化する。必須・希望を区別すると親切。
- 非機能要件： 性能、セキュリティ、可用性、運用・保守など、機能以外に求める品質を示す。
- プロジェクト体制・スケジュール： 想定する進行体制と、本番稼働までのスケジュールを提示する。
- 成果物（納品物）： 最終的に何を納品してほしいかを明記する。
- 概算費用・制約事項： 想定予算の範囲や、遵守すべき制約条件を伝える。
- 契約事項： 契約形態や保証、サポート範囲についての希望を記載する。
このパートで意識したいのは、機能要件だけに偏らないことです。動作の速さや障害時の対応、運用後の保守といった非機能要件は見落とされがちですが、導入後の満足度を大きく変えます。要求を「実現したいこと」の形で具体的に書くと、ベンダーは過不足のない提案を組み立てやすくなります。
③選定の進め方（選考スケジュール・提出先・評価基準）
最後のパートでは、提案を受けてから発注先を決めるまでの進め方を示します。ベンダーが提案の準備を計画的に進められるよう、明確に伝えましょう。記載する主な項目は次のとおりです。
- 選考スケジュール： 提案書の提出期限、質疑応答の期間、プレゼンの日程、選定結果の連絡時期。
- 提案書の提出先・提出方法： 窓口の担当者と、提出のフォーマットや手段。
- 評価基準： どの観点を、どのくらいの重みで評価するか。
とくに評価基準を事前に開示しておくと、ベンダーは自社の強みをどこで打ち出すべきかを判断でき、提案の質が高まります。発注側にとっても、評価基準を先に決めておくことは、選定の段階での「印象」や「価格」だけに流されないための歯止めになります。
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失敗しないRFP作成の3つのポイント
RFPは、項目を埋めれば完成というものではありません。提案の質を高め、発注後のトラブルを防ぐために、押さえておきたいポイントが3つあります。
幅広い関係者にヒアリングして抜け漏れを防ぐ
RFPの抜け漏れは、後工程で大きな手戻りを生みます。担当者の視点だけで書くと、現場で実際に使う人の必須要件や、運用・保守の観点が抜けてしまいがちです。
これを防ぐには、立場や部署をまたいで幅広くヒアリングすることが欠かせません。利用部門、情報システム部門、経営層など、関係者それぞれの要望と制約を吸い上げ、RFPに反映させましょう。多少手間はかかりますが、ここで集めた声が、要件の網羅性を担保します。
曖昧な表現を避け、要求を具体的に書く
「使いやすいシステム」「柔軟に対応できること」といった曖昧な表現は、RFPでは避けましょう。受け取るベンダーによって解釈が分かれ、提案の比較ができなくなるからです。
要求は、できるだけ数値や具体的な条件に落とし込みます。「画面の表示は3秒以内」「同時に100人がアクセスしても動作する」といった形で書けば、ベンダーは明確な前提のもとで提案でき、発注側も達成度を判断できます。「実現したいこと」を主語にして書くと、要求が具体的になりやすいでしょう。
提出後の要件変更は最小限にする
RFPを提示した後に要件を頻繁に変更すると、ベンダーは提案を組み直すことになり、信頼関係にも影響します。提案の比較も難しくなり、選定そのものが揺らぎます。
だからこそ、提示前の社内合意が重要です。関係者のレビューを経て要件を固め切ってから提示することで、提出後の変更を最小限に抑えられます。どうしても変更が生じる場合は、すべての候補ベンダーへ公平かつ速やかに伝え、提案条件の前提をそろえることを徹底しましょう。
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RFPテンプレート・サンプルの活用
RFPをゼロから作成するのは負担が大きいため、テンプレートやサンプルを活用するのが効率的です。3部構成に沿ったテンプレートを下敷きにすれば、必要な項目が最初から並んでいるため、抜け漏れを防ぎながら自社の情報を当てはめていけます。
ただし、テンプレートはあくまで雛形です。自社の目的や課題に合わせて、不要な項目を削り、必要な要件を加えるカスタマイズが欠かせません。とくに「背景・目的」と「評価基準」は、テンプレートの定型文をそのまま使うのではなく、自社の言葉で具体的に書き直しましょう。テンプレートで構成を効率化し、中身は自社固有の内容で埋める、という使い分けが、質の高いRFPの作成につながります。
イベント・ウェビナー領域でのRFP活用
ここまでは汎用的なRFPの作り方を解説してきましたが、RFPの考え方はイベントやウェビナーの領域でも役立ちます。イベント管理ツールの選定や、運営代行への発注など、複数の候補から最適なパートナーを選ぶ場面では、RFPの整理が効果を発揮します。
イベント管理ツールを選ぶときのRFP（評価観点）
イベント管理ツールやウェビナーツールを導入する際も、RFPの3部構成はそのまま使えます。とくにイベント領域で押さえておきたい評価観点を挙げます。
- 集客から運営、フォローまでの対応範囲
申込フォーム、集客ページ、当日運営、開催後のデータ活用まで、どこをカバーできるか。 - 参加者データの可視化・連携
申込・参加データを可視化でき、MAやSFAと連携できるか。 - オンライン・オフライン・ハイブリッドへの対応
自社が開催する形式に対応しているか。 - セキュリティと運用サポート
個人情報の取り扱いや、導入後のサポート体制は十分か。
EventHubのようなイベントマーケティングプラットフォームを検討する場合も、これらの観点を要件として整理しておくと、各ツールの違いを横並びで比較できます。「とりあえず資料を集める」前に評価観点を言語化しておくことが、ツール選定の精度を高めます。
イベント運営代行・カンファレンス運営代行へのRFP
カンファレンスや大規模イベントの運営を外部に委託する場合も、RFPの考え方が役立ちます。依頼したい業務範囲（企画・集客・当日運営・事後分析のどこまでか）、予算、スケジュール、評価基準を整理してから複数社に提示すれば、対応範囲や費用を公平に比較できます。
運営代行への発注では、「何を任せ、何を自社で持つか」の線引きが提案の質に直結します。委託範囲が曖昧なまま依頼すると、各社の見積もり前提がそろわず、比較が難しくなります。
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まとめ：RFPは「目的×記載項目×評価基準」で質が決まる
RFP（提案依頼書）は、ベンダーに依頼内容や要件を正しく伝え、比較しやすい提案を受け取るための資料です。目的や課題を明確にし、必要な項目を整理して伝えることで、提案内容のばらつきを抑えやすくなります。また、あらかじめ評価基準を決めておくことで、各社の提案を比較しやすくなり、発注後の進行もスムーズになります。
本記事のポイント
- RFPは、ベンダーから比較可能な形で質の高い提案を引き出す資料。RFIで候補を絞り、RFPで提案を求め、要件定義書で実装を固めるという順番で使い分ける
- 作成は「①目的・課題の明確化 → ②体制づくり・ヒアリング → ③現状把握と要求整理 → ④作成・社内レビュー → ⑤提示・比較・選定」の5ステップで進める
- 記載項目は「概要」「提案依頼内容」「選定の進め方」の3部構成で整理する。機能要件だけでなく非機能要件まで具体的に書く
- 失敗を防ぐ鍵は、幅広いヒアリングでの抜け漏れ防止、曖昧表現の回避、提出後の要件変更の最小化の3点
- イベント管理ツールの選定や運営代行への発注でも、RFPの3部構成と評価観点の整理がそのまま役立つ
まずは、自社が何を実現したいのか、どのような課題を解決したいのかを一文で整理するところから始めてみましょう。そのうえで、テンプレートを参考にしながら必要な項目を埋めていけば、初めてでも実用的なRFPを作成しやすくなります。
よくあるご質問
質問：RFPと要件定義書はどう違いますか？
回答：RFPは「発注先を選ぶための提案依頼書」、要件定義書は「発注先が決まった後に実装内容を固める資料」です。作成のタイミングが異なり、RFPが先、要件定義書が後になります。RFPでは実装の細部まで決め切る必要はなく、ベンダーが提案を組み立てられる程度に要求と前提を整理することがゴールです。
質問：RFPの作成にはどのくらいの期間が必要ですか？
回答：プロジェクトの規模によりますが、関係者へのヒアリングと社内レビューを含めると、数週間程度を見込んでおくと安心です。要件の整理と社内合意に最も時間がかかるため、作成スケジュールには余裕を持たせましょう。テンプレートを使うと、項目を埋める作業そのものは効率化できます。
質問：RFPに必ず盛り込むべき項目は何ですか？
回答：最低限、プロジェクトの目的・背景、対象範囲、要求事項（機能要件・非機能要件）、予算とスケジュール、評価基準は盛り込みましょう。これらが欠けると、ベンダーは提案の前提を組み立てられません。「概要」「提案依頼内容」「選定の進め方」の3部構成に沿って確認すると、抜け漏れを防げます。
質問：イベント管理ツールの選定でもRFPは必要ですか？
回答：複数のツールを比較検討する場合は、RFPの考え方が役立ちます。集客から運営、データ活用までの対応範囲や、連携・セキュリティといった評価観点を整理してから各ツールの情報を集めると、横並びで公平に比較できます。簡易的なものでも、要求と評価基準をあらかじめ整理しておくと、選定時に判断しやすくなります。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
