セミナーの案内メールの書き方は？セミナーの出席率を上げる方法をご紹介

セミナーを開催する際、当日の出席率を高めるために欠かせないのが「案内メール（リマインドメール）」です。せっかく申込を獲得しても、リマインドが不十分だと参加を忘れてしまったり、直前でキャンセルされてしまったりするリスクがあります。

本記事では、セミナー案内メールの役割や記載すべき情報、開封率を高める件名の工夫、実際のメールテンプレート例まで、参加率アップに直結するポイントを詳しくご紹介します。オンラインセミナー・ウェビナー運営担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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セミナーの案内メールとは？

セミナーの案内メールとは、開催前に送信することで、参加予定者にセミナーの詳細情報を再確認してもらい、確実に参加してもらうことを目的としたメールです。一般的には「リマインドメール」や「開催前の確認メール」とも呼ばれます。

案内メールは、参加者にセミナーの開催を忘れさせないようにするための“最終接点”とも言えます。申込を済ませた後、時間が経つと当初の関心が薄れてしまったり、他の予定が入ってしまったりするケースは少なくありません。こうした離脱を防ぐために、案内メールは非常に重要な役割を担っています。

また、セミナー開催に関する情報を整理し、事前準備を促すという意味でも案内メールは大きな意義を持ちます。参加に必要な情報（日時・視聴URL・推奨環境など）が明確に示されていれば、当日のトラブルや問い合わせを減らすことにもつながります。

近年では、案内メールをうまく活用することで参加率が10～20%向上したという事例も見られます。メール1通で出席率が改善されるなら、必ず活用したい施策の一つです。

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セミナーの案内メールのポイント

セミナーの案内メールの内容

案内メールに記載する内容として、まずはセミナーの概要をまとめましょう。開催日時や場所などの基本情報はもちろん、どこから参加するのか、どんなツールを使うのかといった点まで丁寧にフォローすることが重要です。

特にオンラインセミナーの場合、配信媒体のセキュリティ設定や視聴者のネット環境によっては、参加者がうまく視聴できないケースもあります。推奨ブラウザや推奨環境についても事前に明記しておきましょう。

〈オンラインセミナーの概要例〉

• イベント名：△△△
• 主催：XXX株式会社
• 日時：20XX年X月X日（X） X時X分〜X時X分
• 視聴方法：下記のURLよりご参加ください

また、セミナー概要だけでなく、「参加する理由＝インセンティブ」もあわせて伝えると、出席率をより高めることができます。たとえば、当日使用した資料の配布、セミナーのアーカイブ動画の視聴、アンケート回答者へのプレゼントなど、参加者にとってのメリットをしっかり記載しましょう。

〈案内メールに書く内容〉

• セミナーの開催日時
• セミナーへの参加方法（URL、ツール、視聴手順など）
• 当日のスケジュール概要（セッション構成など）
• 推奨ブラウザや事前準備（アプリのインストールなど）
• 参加特典のお知らせ（資料、録画、プレゼントなど）
• 主催企業・問い合わせ先

これらの情報を簡潔かつ漏れなく伝えることで、参加者の安心感が高まり、当日のスムーズな参加につながります。

案内メールの件名

案内メールの効果を最大化するためには、「件名」が非常に重要です。どれほど良い内容のメールであっても、開封されなければ意味がありません。以下は件名作成時のポイントです。

• 開催日を明記する（例：「【明日開催】〇〇セミナーのご案内」）
• 開催形式を入れる（例：「オンライン開催」など）
• 特典やメリットを示す（例：「特典あり」「参加者限定資料あり」）

件名例：

• 【明日開催】〇〇セミナーのご案内（参加URL記載）
• 【参加特典あり】〇〇ウェビナーの詳細ご案内
• 【最終案内】〇〇セミナーの視聴情報について

「いよいよ明日開催！」「お申込みありがとうございます！」など、ややカジュアルで親しみのあるトーンも、開封率を高める効果があります。

セミナーの案内メールを送るタイミング

案内メールを送る回数は2~3回を目処にし、開催1週間前と前日を中心に参加者へリマインドするようにしましょう。また案内メールは全て同じに内容を使いまわすのではなく、送信時期に合わせて内容を変えるようにします。開催日がまだ近くない時期の場合は、セミナー概要の簡単な頭出しなどライトな内容になるようにします。余裕がある場合は、事前アンケートなどでセミナーに期待することなどをあらかじめ募集してみるのも良いでしょう。

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セミナーの案内メールのテンプレ

実際の案内メールのテンプレをご紹介します。セミナーの形式に合わせて文面の作成に取り掛かりましょう。

まとめ

セミナーの案内メールは、単なるリマインドではなく、参加率を高め、参加体験を向上させるための重要なコミュニケーション施策です。メール1通の工夫で、当日の出席率が大きく変わることも珍しくありません。

重要なのは、参加者の立場に立って「何を伝えるべきか」「どんな表現なら伝わるか」を丁寧に設計すること。送信のタイミングや件名の工夫、メール本文の構成など、細かな配慮が結果に直結します。

また、EventHubのようなイベントプラットフォームを利用することで、リマインドメールの自動送信、メールテンプレの共有、参加データの一元管理なども可能になります。これにより、セミナー運営の効率化と精度向上が実現でき、参加者満足度の向上にもつながります。

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ぜひこの記事を参考に、貴社のセミナー運営における「案内メールの最適化」を進めてみてください。