セミナーの案内メールの書き方は?セミナーの出席率を上げる方法をご紹介

オンラインセミナーが普及したことによって、主催側は開催のハードルが、参加者側は参加登録のハードルが大幅に下がりました。気軽にセミナー開催・参加登録ができるようになった一方で、参加者の当日の出席率が伸び悩むといった課題に直面することも少なくないでしょう。このような課題において、参加者の出席率を上げる方法の1つに、案内メールが挙げられます。本稿ではリマインドメールを活用してセミナー出席率を上げる方法についてご紹介します。

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セミナーの案内メールとは?

セミナーの案内メールとは、セミナー開催日直近にその開催の旨を周知するメールのことです。別名でリマインドメールとも呼ばれています。オンラインセミナーでは気軽に参加登録ができるようになっていますが、その反面参加登録していることを忘れてしまうケースも中にはあるでしょう。また参加登録時点では、講演の内容が詳細に開示されていないこともあるため、何となく申し込んでみたが結局何のセミナーなのか分からず、参加を見送ってしまう人もいます。そのため、開催のリマインドだけでなくセミナーで具体的にどのようなことを話すのか、出席することで利益を得られるようなインセンティブにもなるような文面を作りましょう。

 

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セミナーの案内メールのポイント

セミナーの案内メールの内容

案内メールに記載する内容として、まずはセミナーの概要をまとめましょう。開催日時、場所などはもちろん、どこから参加するのかまで丁寧フォローします。特にオンラインセミナーの場合は、配信媒体のセキュリティや自宅のネット環境によって配信を視聴できないことがあるため、推奨媒体、ブラウザの記載を明記しておきましょう。

〈オンラインセミナーの概要例〉

  • イベント名:△△△
  • 主催:XXX株式会社
  • 日時:20XX年X月X日(X) X時X分〜X時X分
  • 視聴方法:下記のURLよりご参加ください

またセミナーの開催概要だけを記載するだけでなく、参加のインセンティブもあると参加を前向きに検討してくれるようになります。具体的には、参加者を対象に当日使った資料やセミナーのアーカイブ動画を配布するなどが挙げられます。参加者特典を案内メール内でうまく活用して、出席率の向上に努めましょう。

 

〈案内メールに書く内容〉

  • セミナーの開催日時
  • セミナーへの参加方法
  • 当日のスケジュールの概要
  • 参加特典のお知らせ

案内メールの件名

案内メールの中身と同じくらい重要なのが、件名・タイトルです。これがありきたりなものだったり、参加者を惹きつけるようなものでなければ、そもそもメールを見てもらえず、開封率にも影響が出てきます。そのため、開催日が直前になったら、「セミナーまであとxx日!」や「いよいよ明日!」のように期待感を高めるような文言を使いつつ、セミナーの見所などを要約する形でリマインドを行う効果的でしょう。また参加者に関連するキーワードやトレンドを含めると、参加者に興味を惹きやすくなります。可能であれば参加者の属性や業界ごとのセグメントで件名を用意できると、当事者意識を持ちやすくなりセミナーへの参加熱も高まります。

 

セミナーの案内メールを送るタイミング

案内メールを送る回数は2~3回を目処にし、開催1週間前と前日を中心に参加者へリマインドするようにしましょう。また案内メールは全て同じに内容を使いまわすのではなく、送信時期に合わせて内容を変えるようにします。開催日がまだ近くない時期の場合は、セミナー概要の簡単な頭出しなどライトな内容になるようにします。余裕がある場合は、事前アンケートなどでセミナーに期待することなどをあらかじめ募集してみるのも良いでしょう。

 

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セミナーの案内メールのテンプレ

実際の案内メールのテンプレをご紹介します。セミナーの形式に合わせて文面の作成に取り掛かりましょう。

 

〇〇様
お世話になっております。 XXX株式会社 オンラインセミナー事務局です。

先日は、△△△へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
イベント開催が明日となりましたので、確認のご連絡をさせて頂きました。

——————————————————————————————
イベント名:△△△
主催:XXX株式会社
日時:20XX年X月X日(X) X時X分〜X時X分
視聴方法:下記のURLよりご参加ください
【プログラム】



▼利用推奨環境はこちら
サポートバージョン:xxxxxxxxxxx
サポートブラウザ:xxxxxxxxxxx

▼イベントページの操作方法はこちら

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セミナー当日は、下記URLよりログインしていただき、お待ちくださいませ。
ログインURL:xxxxxxxxxxxxxxxxxx

ご質問やご不明な点等ございましたら、下記メールアドレスへお問い合わせください。
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XXX株式会社 オンラインセミナー事務局
メールアドレス:xxxxxxx@xxxx.co.jp
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まとめ

案内メールはセミナーの当日の出席率を向上させるにあたって欠かせないステップです。開催後の営業活動を促進させるためにも、上記の要点を踏まえ、自社のマーケティング活動をグロースさせることに取り組みましょう。

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