内覧会のハイブリッド開催｜地方におけるオンライン活用のパイオニア、新しいイベントの形に可能性を見る

2021.08.18

主催社：両備ホールディングス株式会社

イベントタイプ：その他

開催形式：ハイブリッド業界：運輸・交通

開催形式ハイブリッド

業界運輸・交通

今回のイベントに関してはハイブリッド開催がマストだったと思いますし、今後、こういう形のイベントはどんどん標準的になっていくと思います

今回のイベントについて教えてください

2021年7月1日、両備グループが岡山駅至近で開発を進めていた「杜の街グレース」のオフィス棟が開業しました。開業当日には、オフィス棟の名称を発表する開所式、オフィス棟の内覧会を実施しました。

新オフィス棟の利用促進を目的としたこの内覧会では、商談成約数をKPIに設定しました。貸し会議室などもあるので、岡山の企業様を中心に、多くの方にオフィス棟をご覧いただき、ご利用のイメージをもっていただくことが主な開催目的でした。

コロナ禍でも多くの方にオフィス棟の様子を見ていただけるよう、現地参加・ライブ配信・アーカイブ配信、3つの参加方法を用意しました。オンラインでも参加できる仕組みをつくったことで、コロナの影響を気にせずにご参加いただけましたし、岡山だけでなく例えば広島の企業様にもご参加いただくなど、これまでリーチしてこなかった方にもご参加いただきました。

QRコード受付で参加者管理を自動化。運営体制をスリム化、2名だけでイベント管理できた

当日の会場の様子

この内覧会にEventHubをご利用いただきましたが、ツール探しのときに重視したことを教えてください

1つ目に、少人数の運営体制でイベントを回していけるのか、参加者管理までそのツールで完結するのか、という点です。大規模な内覧会やオンラインイベントについて開催ノウハウをあまりもっていなかったので、運営をスリム化できるツールを探していました。2つ目に、会場での内覧会と並行して走らせるオンライン配信が、1つのハコの中で完結すること。そして3つ目に、グループ内の類似案件にも横展開していけそうなツールかどうか。特に弊社は横断的な組織なので、グループ内にも展開して活用の幅を広げていけるようなツールを望んでいました。

最終的にEventHubを選んだ決め手はなんだったのでしょうか

私自身、実際にEventHubで開催されていたイベントに参加したことがあったのですが、申し込みから当日参加までのUI/UXが良いなと思いました。また、オフラインの参加者含め、一括で参加者管理できる点は、ハイブリッド開催において有意義だと判断しました。

EventHubを導入してみて、便利だった点を教えてください

1つ目は、QRコード受付です。従来は参加者をエクセルで五十音順で並べて、来場時にチェックをつける方法で参加者管理をしていました。しかし今回はQRコードを読み取るだけで参加・不参加を明確に把握でき、参加者管理の自動化が実現しました。

2つ目に、ライブ配信と事前収録配信を簡単に使い分けることができた点です。「プレゼンテーションはライブ配信、その後は既に作成してあるプロモーション動画を流す」など事前にタイマー設定して、配信方法を使い分けられるのが良かったです。

3つ目に、配信ツールをYouTube・Vimeoの2種類から選ぶことができた点です。今回、ライブ配信はYouTubeとZoom、アーカイブ配信はVimeoの限定公開、と使い分けました。目的によってツールを選べたので、イベント設計の自由度が高かったです。

4つ目に、運営からのお知らせをリアルタイムで送信できるお知らせ欄です。幸いにも今回は使用しませんでしたが、トラブル発生時などに視聴者に素早く連絡できる手段があるのは安心です。

プラットフォームとしてEventHubを活用、受付から配信まで一気通貫で。シンプルさがイベント効果を最大化

当日の配信風景

開催にあたって、特に不安に感じていたことはなんですか

会場についてはそこまで心配ありませんでしたが、オンライン配信に関しては懸念事項が尽きませんでした。特に、配信時のネットワーク環境や配信機材については入念な確認を重ねました。会場でプレゼンテーションする様子をライブ配信したので、プロジェクター・マイク・アンプなどの機材連携や画面のスイッチングが必要でした。機材が複雑に絡み合っていたので、現場では配線まわりを何度も確認・検証しました。

リハーサルは、1週間前と前日に2回実施しました。些細なトラブルでも視聴のストレスになるので、マイクの音をきちんと拾っているか、動画の音が大きすぎないかなど確認しました。実際にスマートフォンとパソコンでEventHubのイベントページに入って、参加者目線で音声・画像のチェックを行っていました。

実際に開催してみて、いかがでしたか

当日はトラブルなくスムーズに開催できました。オンライン参加・リアル参加を選択できるなど参加者の利便性を優先したことや、イベントのクオリティに関して、特に良い評価を頂きました。

オンラインイベントの開催自体も初めてだったということですが、全体として準備はスムーズに進みましたか

初めてだったので不安でしたが、やってみると結構スムーズでした。EventHubで参加者管理まで一括でできたので運営工数を削減できましたし、配信まわりについても問題ありませんでした。EventHubに関する不明点もほとんどヘルプデスクで解決できましたし、見積もりから契約、導入までもスムーズだったので助かりました。

実は、内覧会開催が決まってから開催まで、1ヶ月もなかったんです。時間がない中で準備を進めていたので、ツールに関して不明点が少なく簡単に使いこなせたのは本当にありがたかったです。

グループ内の企業様からもご好評いただいたと伺いました

QRコードでの入場管理やオンラインでの同時配信など、従来のイベントとは異なる手法を使って新しいイベントの形を提示した結果、ご好評いただきました。大きなトラブルもなく、デジタルを活用したスマートなイベントになりました。

今回のイベントを見ていたグループ内の企業から「あのイベントどうやって開催したんですか」という問い合わせがくるほどで、グループ全体に刺激を与えられるような新しい取り組みができたことは非常に有意義でした。弊社は横断的な組織なので、今回の内覧会が成功したことで、グループとしてイベント開催のノウハウを蓄積できたのは大きな一歩となりました。

参加者のデジタルリテラシーに依存せずにオンラインを活用。地理的不利を乗り越えて事業拡大できる

ハイブリッド開催の良さを実感する結果となりましたか

今回のイベントに関してはハイブリッド開催がマストだったと思いますし、今後、こういう形のイベントはどんどん標準的になっていくと思います。

両備ホールディングスは、岡山を拠点に活動し、岡山中心で広げている事業がほとんどです。オンラインを活用することで地理的な障壁を乗り越えられるので、コロナの影響なしにしても、オンラインとリアルの併用は必須です。全国に事業を広げていく案件の場合、EventHubのようなツール活用を前提に設計していく必要があります。

今回のイベントを機に、地方の企業が全国で事業展開するときには、オンライン活用が前提になることが認識できました。実際、グループ内の企業からも、今回のイベントを見て「我々のイベントもこういう風にできないか」という相談を受けるなどしました。もちろん1回1回のイベントを成功させて目標達成するのも大事ですが、イベント開催事の事例を蓄積していって、グループ全体のレベルを底上げしていくことも重要なミッションです。そういう意味では、今回の内覧会はグループにとっても刺激になるような良い魅せ方ができましたし、今後も類似案件ではEventHubを活用していきたいと思っています。