カンファレンスの開催方法は？企画から当日運営までのフローをご紹介！
カンファレンスはマーケティング施策として有効なチャネルです。しかし企画段階から念入りに準備しなければ、成功へ導くことはできません。本稿ではカンファレンス開催に関する一連のフローと各ステップのポイントをご紹介します。
▼オンラインカンファレンスを成功に導くには？｜オンラインイベント完全攻略ガイドブック
ガイドブック
- オンラインイベントの特徴や開催方法を知りたい
- 運営の工数を減らすために、効率よく進めるノウハウを知りたい
- ウェビナーツールの選定方法や比較ポイントを知りたい
カンファレンスの形態とそのメリット・デメリット
トレンドの変化により、カンファレンスの開催形式はオフライン、オンライン、ハイブリッドと多様化しています。それぞれどのような特徴があるのか見てみましょう。
オフラインカンファレンス
最近ではオンライン開催が増えていますが、オフラインには臨場感や特別感を創出できるなど独自の価値があります。人との出会いや直接的なコミュニケーションは今後も重要視されるでしょう。しかし、オフライン開催では比較的工数がかかってしまうという点に留意しなければなりません。
特に大規模カンファレンスの場合、会場は3〜4ヶ月先まで埋まっているケースは少なくありません。早い段階で企画の内容を詰め、準備を進めていく必要があります。
〈メリット〉
- 五感を使って情報を伝えることができ、熱狂度が上がりやすい
- 参加者の反応を感じやすく、反応に合わせて話す内容を調整できる
- 参加者同士の交流を促進できる
〈デメリット〉
- 運営コストが高い
- 会場を抑える必要がある
オンラインカンファレンス
2021年12月08日に米国の調査会社REPORT OCEANが発行したレポートによると、世界のオンラインイベントに限った市場の年平均成長率（CAGR）は24%となり、2030年には8,102億米ドルに達すると予測されています。今後さらなる市場成長が見込まれるオンラインを中心としたイベント市場は、様々なサービスやノウハウが出てくるでしょう。
オンライン開催の最大のメリットは、あらゆることを効率化できるという点です。参加者は会場まで移動の必要がなく、希望するセッションを中心に参加することが可能です。主催側も準備にかかる工数を大幅に減らすことができます。
一方で、オフラインのようなインタラクティブな交流を活性化するには工夫が必要です。あらゆる場面で参加者のエンゲージメントを向上させる方法を考える必要があります。
〈メリット〉
- 場所や時間の制約を受けづらい
- 運営コストを削減できる
- 気軽に参加できるので参加者を集めやすい
〈デメリット〉
- 当日参加率や当日の集中力が低く、情報発信の質が下がる
- 運営安定性が通信環境に依存して不安定な配信を避けられない状況が発生する
- 参加者の反応を感じにくい
ハイブリッドカンファレンス
オンライン、オフラインにはそれぞれの強みを活かすことができる、ハイブリッド開催という方法もあります。ハイブリッド開催では参加方法の選択肢が増え、参加者層が多様化することが期待できます。また登壇者は上記のように2通りの参加方法を選べるため、主催者としても招待しやすくなり、カンファレンスの自由度がより高まるでしょう。
〈メリット〉
- オンライン、オフライン両方の強みを活かせる
- カンファレンスの自由度が高まる
〈デメリット〉
- オペレーションが複雑になる
- 先行事例が比較的少ない
カンファレンスの企画・検討
カンファレンスの企画
カンファレンスを企画する際、まずはその目的を明確にしなければなりません。5W2Hのフレームにしたがって要点を整理しましょう。
〈5W2Hのフレーム〉
- What：カンファレンスを通して何をするのか
- Why：なぜカンファレンスをやるのか
- Who：誰が担当するのか
- When：いつ開催するのか
- Where：どこで開催するのか
- How：どのように開催するのか
- How much：費用はいくらかかる見込みなのか
それぞれのポイントが定まったら、ビジネス上でどれくらいのインパクトがあるのか目標・KPI設計を進めます。これらは企画承認者にカンファレンス開催がどのような効果をもたらすのか説明する際に非常に重要なポイントとなります。他社事例なども参照しながら企画に取り組みましょう。
〈目標設定の例〉
- 見込み顧客獲得
- 認知度向上
- 見込み・既存顧客育成
〈KPI設定の例〉
- 見込み顧客獲得→登録数・商談獲得数
- 認知度向上→登録者数
- 見込み・既存顧客育成→既存リード登録数
支援会社の選定
企画の方向性が決まったら、支援会社の選定を検討します。特に初めてカンファレンスを開催する場合はベンダーに支援してもらうことで安定性上がるため、優先度を上げて検討しましょう。選定のポイントは、自社と同じ業界ごと、イベント実施形態ごとの実績を確認することです。特に同じ形態の実績が豊富であれば、トラブルやリスクヘッジの知見をシェアしてもらいやすくなり、万全な運営体制を整えることができます。
また支援会社と商談を組む際は、決裁者にできるだけ提案時に同席してもらうとスムーズです。口頭で承認をもらっている場合は、できるだけ2回目の提案時などに同席してもらい、早く承認をもらえる状態を作ることができます。
セッション登壇候補者を選ぶポイントと声掛け
セッション登壇者決めはカンファレンス開催において非常に重要なパートで、カンファレンスのクオリティも左右します。登壇依頼したいゲストを早い段階からリストアップし、丁寧にコミュニケーションを取りながらアプローチしましょう。打診のポイントとしては、なぜその人に依頼するのか、相手にどのような登壇メリットがあるのかを伝えることです。企画書や概要書などを作成する際は、この2点を明確にしましょう。
〈選定のポイント〉
- 専門性の高さ
- 認知度
- 世間的な評判
〈依頼方法〉
- 社内人脈の活用
- 社内の既存顧客・リードリスト
- 問い合わせフォーム
- SNS経由での連絡
- ビザスタなど外部サービス利用
カンファレンスの運営・準備
カンファレンス準備
①セッションごとコンテンツ検討
登壇者に合わせて、テーマ、時間配分等セッションの内容の検討をします。なお登壇者が確定しないと、セッションの中身も具体的に詰められないため、登壇者へのアプローチは早い段階から進めることが重要です。
②LP作成
開催概要や登壇者の紹介などをLPに掲載します。LPのデザインにも関係するため、カンファレンスのイメージや世界観をデザイナーとあらかじめ認識合わせしましょう。実装工数を削減したい場合は、STUDIOやWixなどのノーコードツールを活用すると、デザイナーのみで実装まで完結します。
④登録フォーム
カンファレンスに参加するための登録フォームを用意します。オフラインの場合は、当日の入場管理ができるか、オンラインの場合は登録した媒体でセッションの視聴まで全て完結するかが媒体選びのポイントになります。
⑤配信ツール（主にオンライン）
オンラインの場合は、動画配信についても準備を進める必要があります。配信プラットフォームする際は、参加者のフォローがしやすいよう視聴ログが取得できる媒体を推奨します。またトラブルが発生しやすいため、必要であれば動画配信会社にも協力を依頼しましょう。
⑥アンケート作成
開催終了後も見据え、アンケート作成も事前に準備しておきましょう。回答率を上げるために、参加者の負担にならない範囲の分量に抑え、参加者の満足度を測れるよう定性・定量の両方の観点から設計を行いましょう。
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集客
集客では開催日まで逆算して目標登録進捗と実際の推移を確認していきます。ポイントは集客の手法を可能な限り洗い出し、全てこなすことです。集客状況が芳しくなければ集客の予算を見直したり、外部サービスを活用することも検討しましょう。
〈集客方法〉
- プレスリリース
- LP公開
- SNS発信
- プレイベントの開催
- メルマガ配信
また参加登録者に忘れずに当日参加してもらえるよう、開催日直前にリマインドメールを案内すると、当日のログイン率向上につながります。
当日運営
オンラインの場合は、配信トラブルが発生しないか注視する必要があります。当日はさまざまなリスクがあるため、事前にリスクヘッジを考えておきましょう。
カンファレンス開催後のフォロー
イベント後フォロー
カンファレンスが無事に終了したら、参加者フォロー忘れずに行いましょう。
〈参加者向けフォロー〉
- お礼メールの送信
- アーカイブ動画・限定動画の案内
- アンケート回答依頼
〈主催側のフォロー〉
- 参加者の出欠席確認
- セッションの出席・視聴状況の整理
振り返りミーティング実施
イベントのフォローまで全て終了したら、運営側で振り返りを行いましょう。まずは企画段階で設計したカンファレンスのKPIに照らし合わせて、目標を達成できたか、ROIの観点から施策として成立したのか確認します。またアンケート結果から改善点を洗い出し、次回の企画に活かしましょう。
〈振り返りポイント〉
- 開始までの準備日数
- 参加者数/来場者数
- 開催費用・人的リソース
- リード、商談化数
まとめ
カンファレンス開催はマーケティング施策として非常に有効なチャネルです。企画から運営までのポイントを抑え、PDCAが回せるカンファレンス運営を目指しましょう。
EventHubではカンファレンス開催に関する一連のプロセスを一気通貫で管理できます。
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