イベントプロデュース会社とは｜選び方・依頼範囲・費用相場
イベントプロデュース会社は、カンファレンスや展示会、セミナー、ウェビナーなどの企画・運営を支援してくれる会社です。社内だけでは準備や当日の運営まで対応しきれない場合や、より専門的な視点でイベントを設計したい場合に、心強い選択肢になります。ただし、イベントプロデュース会社によって得意領域や対応範囲、費用感は大きく異なります。企画や演出に強い会社もあれば、BtoBイベントの集客やリード獲得、商談化まで見据えた支援を得意とする会社もあります。
そのため、依頼先を選ぶ際は、「何をどこまで任せたいのか」「どのような成果につなげたいのか」をあらかじめ整理しておくことが大切です。ここが曖昧なまま進めると、期待していた支援内容と実際の提案にズレが出たり、想定より費用が大きくなったりすることがあります。
本記事では、イベントプロデュース会社に依頼できる業務範囲、選び方のポイント、費用相場と内訳、依頼から開催までの流れをわかりやすく解説します。あわせて、装飾や演出を中心とする総合イベント制作と、リード獲得や商談化まで見据えたBtoBイベントプロデュースの違いについても紹介します。自社に合った依頼先を選ぶ際の参考にしてみてください。
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イベントプロデュース会社とは？依頼できる業務範囲
定義 — 企画から運営までを一括で支援する会社
イベントプロデュース会社とは、イベントの企画から準備、当日運営、開催後のフォローまでを支援する会社です。自社だけでは手が足りない、あるいはノウハウが不足している業務を外部の専門家に任せることで、担当者の負担を抑えながらイベントの質を高められます。
会社によって得意領域は異なり、展示会・式典・周年パーティーなどの空間演出を強みとする総合イベント制作会社もあれば、ウェビナーやカンファレンスなどBtoBマーケティングイベントの成果づくりを得意とする会社もあります。まずは「自社が何を達成したいか」を起点に、依頼先のタイプを見極めることが大切です。
依頼できる主な業務
イベントプロデュース会社に依頼できる業務は、おおむね次のように整理できます。会社ごとに対応範囲が異なるため、どこまで任せられるかを最初に確認しましょう。
- 企画・設計
コンセプト設計、プログラム構成、ターゲットや目的に応じた企画立案。 - 制作・演出
会場の空間装飾、ステージ・映像・音響・照明などの制作（総合イベント制作会社の主領域）。 - 集客
告知設計、申込ページ作成、メールやSNSでの集客支援。 - 当日運営
受付、進行管理、スタッフ手配、配信オペレーションなどの実務。 - 開催後のフォロー
参加者データの整理、アンケート、商談化に向けたフォロー設計。
これらをすべて任せられる会社もあれば、企画だけ・運営だけといった一部のみ対応する会社もあります。また、同じ「制作」でも、会場装飾に強い会社とオンライン配信に強い会社では得意分野が異なります。依頼前に、自社が必要とする業務と、各社の対応範囲・得意領域を突き合わせておくと、ミスマッチを防げます。とくに「企画は自社、運営は外部」のように分担する場合は、業務の境界をどこで引くかを事前にすり合わせておくことが、当日の連携をスムーズにします。役割分担が曖昧なまま進めると、対応漏れが起こりやすくなるので注意が必要です。
「総合イベント制作」と「マーケティング目的のプロデュース」の違い
依頼先選びでつまずきやすいのが、この2つのタイプの違いです。総合イベント制作会社は、装飾・演出・舞台設営など「魅せる」演出力に強みがあり、周年式典や大型プロモーション、表彰式などに向いています。一方、BtoBマーケティング目的のプロデュースは、リード獲得や商談創出という「成果」から逆算してイベントを設計するのが特徴で、ウェビナーやカンファレンスと相性がよい領域です。
たとえば、同じ「カンファレンスを開く」でも、ブランドイメージを訴求する演出重視のイベントと、参加者を商談につなげるリード獲得重視のイベントでは、最適な依頼先が変わります。EventHubのイベントプロデュースプランは後者にあたり、企画・集客・運営に加えて、参加者データの取得とフォロー設計まで含め、イベントを商談につなげることを目的に支援します。自社のイベントが「演出重視」なのか「成果重視」なのかで、選ぶべき会社のタイプは変わります。
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イベントプロデュース会社の選び方【5つのポイント】
依頼先を絞り込む際は、次の5つの観点で比較すると失敗を避けられます。
- ① 自社のイベント種別の実績・得意分野があるか
展示会・式典が得意な会社と、BtoBウェビナー・カンファレンスが得意な会社は別です。自社が開きたいイベントと近い実績があるか、事例を見て確認します。 - ② 企画から当日運営まで一貫して対応できるか
企画だけ、運営だけ、と部分的にしか対応できない会社もあります。どこからどこまで任せられるかを明確にし、業務の継ぎ目で抜け漏れが起きないようにします。 - ③ オンライン・ハイブリッドに対応できるか
近年はオンライン・ハイブリッド開催が増えています。配信や参加者データの扱いに対応できるかは、BtoBでは重要な判断軸です。 - ④ 価格と対応範囲のバランスが妥当か
安さだけで選ばず、対応範囲と価格が見合っているかを見ます。見積もりの内訳が明確で、追加費用の条件まで説明してくれる会社は信頼できます。 - ⑤ 成果（KPI）への伴走があるか
「開催して終わり」ではなく、集客数や商談数などの成果指標まで一緒に追ってくれるかは、BtoBでは特に重視したいポイントです。
5つすべてを満たす会社を探すのではなく、自社のイベントで何を優先するかを決め、その優先順位に合う会社を選ぶのが現実的です。たとえば成果重視なら⑤を、初めての大型開催なら①②を最優先に置く、というように軸を定めると比較がぶれません。複数社を比較する際は、この5つの観点を簡単な評価表にして点数化しておくと、感覚に頼らず客観的に判断できます。
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👉️ イベント企画の進め方｜BtoB担当者のための7ステップ
イベントプロデュース会社に依頼する費用相場
費用は、イベントの規模・形式・依頼範囲によって大きく変わります。一律の相場を出すのは難しいため、ここでは内訳と、規模別のおおまかな目安、費用を抑えるための考え方を整理します。
費用の内訳
イベントプロデュースの費用は、主に次の要素で構成されます。見積もりを受け取ったら、これらが分解されているかを確認しましょう。
- 企画・ディレクション費： 企画立案や全体進行のマネジメントにかかる費用。
- 制作費： 会場装飾・映像・音響・照明・印刷物などの制作にかかる費用。
- 人件費： 当日のスタッフ・司会・配信オペレーターなどの人件費。
- 会場費・機材費： 会場の手配、配信機材やレンタル品の費用。
規模別の費用の目安
あくまで目安ですが、ウェビナーや少人数セミナーの運営支援であれば数十万円から、100名規模のカンファレンスやセミナーで数十万〜数百万円、数百名規模の大型イベントや式典では数百万円以上になることもあります。ただし、依頼範囲（企画のみか、当日運営や制作まで含むか）、会場・機材・演出の規模で大きく変動します。同じ100名規模でも、配信のみのウェビナーと会場装飾を伴うリアル開催では費用が大きく異なるため、形式ごとに見積もりを取って比較しましょう。金額の幅が大きいからこそ、必ず内訳付きの見積もりで確認することが重要です。
費用を抑える3つのポイント
費用を適正化するには、次の3点を意識します。
- 自社でできる部分とできない部分を切り分ける
すべてを丸投げせず、社内で対応できる業務は自社で巻き取ることで、依頼費用を抑えられます。 - 見積もりを「一式」ではなく分解してもらう
内訳が見えると、どこにコストがかかっているかを把握でき、調整の余地が生まれます。 - 複数社から相見積もりを取る
対応範囲をそろえたうえで2〜3社を比較すると、価格と対応範囲のバランスを判断しやすくなります。
イベントプロデュース会社に依頼するメリット・デメリット
外部に依頼するかどうかは、メリットとデメリットを踏まえて判断しましょう。
メリットは、専門家のノウハウを活用できること、担当者の工数を削減できること、そしてイベントの完成度を高められることです。社内にノウハウがない場合でも、経験豊富な会社に任せれば、初めてのイベントでも一定の品質を担保できます。複数のイベントを同時に抱える時期には、運営を外部に任せることで、担当者が企画や戦略に集中できるという利点もあります。
一方でデメリットは、費用が発生すること、そして依頼先とのコミュニケーションコストがかかることです。丸投げにすると自社にノウハウが蓄積されにくいため、要所は自社で関与し、ノウハウを取り込む姿勢も大切です。依頼範囲を広げるほど費用は上がるため、費用対効果を見極めながら、どこを任せどこを自社で持つかを決めましょう。依頼範囲を最初から最大にするのではなく、初回は課題の大きい業務に絞り、成果と相性を見ながら次回以降に範囲を広げる、という進め方も有効です。
イベントプロデュース会社への依頼から開催までの流れ
初めて依頼する場合、全体の流れを把握しておくと、各社とのやり取りがスムーズになります。一般的には、次のようなステップで進みます。
- 相談・ヒアリング： 目的・ターゲット・予算・希望時期を伝え、対応可否を確認する。
- 企画提案・見積もり： 各社から企画案と見積もりを受け取り、内訳と対応範囲を比較する。
- 契約・準備： 依頼先を決め、役割分担とスケジュールを確定して準備を進める。
- 当日運営： 受付・進行・配信などを依頼先と連携して実施する。
- 振り返り・フォロー： 参加者データや成果を共有し、次回に向けた改善点を整理する。
特に大切なのは、最初のヒアリングで目的と予算を具体的に伝えることです。ここが曖昧だと、提案も見積もりも比較しづらくなります。開催日から逆算し、余裕をもったスケジュールで相談を始めると、企画の質も高まります。規模の大きいイベントほど準備期間が必要で、数か月前から動き始めるケースも珍しくありません。早めの相談は、希望する依頼先の枠を確保するうえでも有利に働きます。
BtoBマーケティング目的なら「成果から逆算するプロデュース」を選ぶ
ここまで一般的な選び方を整理してきましたが、目的が「リード獲得」や「商談創出」といったBtoBマーケティングの成果にある場合は、装飾・演出中心の制作会社よりも、成果から逆算してイベントを設計できるプロデュースが適しています。成果志向のプロデュースでは、集客数だけでなく「参加率→商談化率→受注」というファネル全体でKPIを設計し、参加者データの取得とフォローまでを一貫して組み立てます。
EventHubを活用すると、企画・集客・当日運営に加えて、視聴ログやアンケートなどの参加者データを取得し、MA/SFAへ連携して商談化につなげる設計まで支援できます。「イベントを開いて終わり」ではなく、商談・受注まで見据えたい場合は、こうした成果志向のプロデュースを選択肢に入れてみてください。装飾の華やかさよりも、イベントを起点にした商談の創出を重視する企業に向いた選び方です。たとえば、年に数回のウェビナーを継続して開催し、毎回のリードを着実に商談へ育てたいといったケースでは、演出の作り込みよりも、データに基づくフォロー設計があるかどうかが重要となります。
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まとめ：イベントプロデュース会社は「依頼範囲×目的」で選ぶ
イベントプロデュース会社は、得意領域も対応範囲も会社ごとに異なります。良い会社を一律に決めることはできず、「自社が何を達成したいか（目的）」と「どこまで任せたいか（依頼範囲）」の掛け合わせで選ぶのが、失敗しないための基本です。
本記事のポイント
- イベントプロデュース会社は、企画・制作演出・集客・当日運営・フォローまでを支援する。対応範囲は会社ごとに異なる
- 選び方の5ポイントは、実績・得意分野／一貫した対応／オンライン対応／価格と範囲のバランス／成果への伴走
- 費用は企画・制作・人件費・会場機材で構成される。内訳を分解し、自社対応分を切り分け、相見積もりで適正化する
- 装飾・演出中心の総合制作と、成果から逆算するBtoBイベントのプロデュースは別物。目的で選ぶ
- リード獲得・商談創出が目的なら、参加者データの活用とフォローまで設計できる成果志向のプロデュースが向く
まずは、イベントの目的と社内で対応できる範囲を明確にすることが大切です。そのうえで外部に依頼したい業務を整理すると、自社に合う依頼先を見つけやすくなります。
よくあるご質問
質問：イベントプロデュース会社にはどの段階から相談すべきですか？
回答：企画が固まる前の早い段階から相談するのがおすすめです。目的やターゲットの整理から関与してもらえると、イベント全体の設計に一貫性が生まれます。開催日が迫ってからの依頼は対応範囲が限られることもあるため、余裕をもって相談しましょう。
質問：小規模なイベントでも依頼できますか？
回答：多くの会社が小規模イベントにも対応しています。ウェビナーや少人数のセミナーであれば、企画・集客・運営の一部だけを依頼することも可能です。依頼範囲を絞れば費用も抑えられるため、まずは課題の大きい業務だけを相談する方法もあります。
質問：費用を抑えつつ依頼するコツはありますか？
回答：自社でできる業務を切り分けて依頼範囲を絞ること、見積もりを内訳ごとに分解してもらうこと、対応範囲をそろえて複数社から相見積もりを取ることの3点が有効です。安さだけで選ばず、価格と対応範囲のバランスで判断しましょう。
質問：BtoBで成果を出したい場合、どんな会社を選べばよいですか？
回答：装飾や演出の華やかさよりも、リード獲得や商談創出という成果から逆算してイベントを設計できる会社を選びましょう。集客から参加者データの活用、開催後のフォローまでを一貫して支援できるかが、成果につながる依頼先かを見極めるポイントです。
質問：依頼後に追加費用が発生することはありますか？
回答：依頼内容の変更や、当初の見積もりに含まれない業務が後から発生した場合、追加費用がかかることがあります。契約前に、見積もりに含まれる範囲と、追加費用が発生する条件を明確にしておくと、後のトラブルを防げます。仕様変更が見込まれる場合は、その都度見積もりを取り直す運用にしておくと安心です。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
