カンファレンスのスポンサー獲得｜プラン設計と運営のコツ
スポンサーは、カンファレンスの開催費用だけでなく、コンテンツ企画や集客面も支える重要な存在です。一方で、スポンサー獲得や運営方法を体系的に解説した情報は、まだ多くありません。「自社カンファレンスにスポンサーを付けたいが、何から手をつければいいのか分からない」「一度協賛してくれた企業に、次回も続けてもらえない」といった担当者の声も耳にします。本記事は、カンファレンスを主催する企業に向けた内容となっています。スポンサーの基本から、協賛プランの設計、獲得の進め方、満足してもらう運営とフォローまでを、BtoB企業の成功事例3社とあわせて解説します。
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カンファレンスのスポンサー（協賛）とは？主催企業が押さえる基本
カンファレンスのスポンサー（協賛）とは、カンファレンスに資金や物品を提供し、その見返りにブース出展やロゴ掲出などの機会を得る企業のことです。本記事は、スポンサーを募りたい「カンファレンスの主催企業」に向けた内容です。協賛する側ではなく、スポンサー獲得・運営する立場で押さえておきたい基本的な内容を、まず確認しましょう。
スポンサー（協賛）の基本と、主催企業・協賛企業それぞれのメリット
カンファレンスのスポンサーは、主催企業と協賛企業の双方にメリットがあって初めて成り立つ仕組みです。一方だけが得をする関係では、継続的な協賛にはつながりません。
主催企業にとってのメリットは、次の3点です。
- 開催資金の確保：協賛金が、会場費や運営費の一部をまかなってくれます
- コンテンツの拡充：スポンサーセッションが加わることで、登壇内容に幅が生まれます
- 集客の広がり：協賛企業が自社の顧客へ告知することで、参加者へのリーチが広がります
一方、協賛企業にとってのメリットは次のとおりです。
- 認知拡大：ロゴ掲出やブースを通じて、参加者へ自社を知ってもらえます
- リード獲得：ブースやセッションで、見込み顧客の情報を得られます
- 採用・ブランディング：業界内での存在感を高められます
主催企業がまず取り組むべきは、協賛企業がこれらのメリットを実感できる設計を用意することです。それがスポンサー獲得の出発点になります。
主催企業がカンファレンスにスポンサーを募る3つの意義
主催企業がスポンサーを募る意義は、単なる資金集めにとどまりません。スポンサーは、カンファレンスの質そのものを引き上げる存在です。
具体的な意義は、次の3つに整理できます。
- 開催資金の確保
大規模なカンファレンスは費用が大きくなります。協賛金があれば、会場や演出にかけられる予算の幅が広がります - コンテンツの拡充
スポンサーセッションを設けることで、自社だけでは用意できない多様な登壇内容がそろい、参加者の満足度が高まります - 共催的な集客
協賛企業がそれぞれの顧客へ告知すれば、自社のハウスリストだけでは届かない層にも参加を呼びかけられます
スポンサーを「開催を資金面で支援する存在」とだけ捉えると、関係は長続きしません。カンファレンスを一緒に育てるパートナーと位置づけることが、継続的な協賛につながります。
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スポンサー獲得を始める前に決める3要素（目的・規模・スポンサー像）
スポンサーの募集活動に入る前に、目的・規模・スポンサー像の3要素を固めておきます。ここが曖昧なままだと、プラン設計も営業も方向性を見失います。
決めておくべき3要素は次のとおりです。
- 目的：資金・コンテンツ・集客のうち、何を最も重視してスポンサーを募るのか
- 規模：何社のスポンサーが必要か、協賛金の総額目標はいくらか
- スポンサー像：どんな業種・規模の企業に協賛してほしいか。参加者層と親和性の高い企業が候補になります
特に大切にしたいのが、スポンサー像です。参加者にとって関心の薄い企業ばかりが並ぶと、ブースに人が集まらず、協賛企業の満足度が下がってしまいます。参加者と協賛企業の相性を、最初に見極めておきましょう。
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カンファレンスのスポンサープランを設計する
スポンサープランとは、協賛企業に提示する「協賛の枠組み」です。いくらの協賛金で、どんな特典が得られるのかを示したメニューにあたります。プランの良し悪しが、スポンサー獲得のしやすさを決めます。ここでは、ティア設計・特典設計・金額設定・募集資料の4つの観点で解説します。
スポンサープランの基本構成（ゴールド・シルバー等のティア設計）
スポンサープランは、複数のティア（等級）に分けて設計するのが基本です。ゴールド・シルバー・ブロンズのように、価格帯と特典に差をつけた段階を用意します。
ティアを分けるメリットは、次のとおりです。
- 予算規模の異なる企業が、それぞれに合った枠を選べる
- 上位ティアに特典を集めることで、高額プランの価値が伝わりやすくなる
- 「まずは下位ティアから」という入り口をつくり、翌年の上位ティアへの移行を促せる
ティアの数は3〜4段階が一般的です。多すぎると協賛企業が選びにくくなります。あわせて、各ティアの募集枠数も決めておきます。最上位ティアを1〜2社に限定すると、その希少性が訴求材料になります。
スポンサー特典の設計（ロゴ掲出・ブース出展・スポンサーセッション・リード提供）
ティアの骨格が決まったら、各ティアに割り当てる特典を設計します。スポンサー特典は、大きく次の4類型に整理できます。
- ロゴ掲出：公式サイト・会場サイネージ・配信画面などへの企業ロゴの掲載
- ブース出展：会場やオンライン上にスポンサーブースを設け、参加者と接点をつくる
- スポンサーセッション：協賛企業が登壇し、自社の知見やサービスを紹介する枠
- リード提供：ブース来訪者やセッション参加者の情報を、協賛企業に提供する
これらの特典を、上位ティアほど手厚くなるように配分します。たとえばロゴ掲出は全ティア共通とし、スポンサーセッションは上位ティアのみ、といった設計です。オンラインやハイブリッドで開催する場合は、EventHubのようなイベントマーケティングプラットフォームが役立ちます。スポンサーブースのページを作成でき、オンライン上でも協賛企業と参加者の接点を用意できます。
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協賛金額の決め方
協賛金額は、「なんとなくの相場」で決めるのではなく、根拠を持って設定します。金額の根拠が説明できないと、協賛企業の社内稟議が通りにくくなるためです。
金額設定は、次の3つの観点から組み立てます。
- 開催コスト
会場費・配信費・運営費などの総額。協賛金でどこまでまかなうかを決める - 参加者数と属性
何名の、どんな参加者に接点を持てるのか。参加者の質が金額の説得力を支える - 提供価値
ブース・セッション・リード提供など、そのティアで得られる価値の合計
特に意識したいのは、参加者数と属性です。「決裁権を持つ層が何名参加するのか」を示せると、協賛企業はリード獲得の見込みを立てやすくなります。金額の数字だけでなく、その金額で何が得られるのかをセットで提示しましょう。
協賛メニュー資料（スポンサー募集資料）の作り方
スポンサーを募集するときは、協賛メニュー資料を1つ用意します。営業の場で口頭で説明するだけでなく、協賛企業が社内で検討・共有できる資料を渡すことが、獲得率を高めます。
協賛メニュー資料に盛り込む基本要素は、次のとおりです。
- 開催概要：カンファレンスの目的・テーマ・日程・開催形式
- 参加者情報：想定参加者数、業種・職種・役職の内訳
- ティア別の特典一覧：各ティアの価格と特典を一覧で比較できる形に
- 申込み方法と締切：問い合わせ先、申込みの流れ、検討の締切日
協賛企業の担当者は、この資料を持ち帰って上長や関係部署に説明します。担当者が社内を説得しやすい資料になっているかという視点で、内容を整えましょう。
カンファレンスのスポンサーを獲得する進め方
プランと募集資料が整ったら、いよいよスポンサーの獲得活動に入ります。獲得は、候補企業のリストアップ・営業提案・事務局対応の流れで進めます。それぞれの進め方を見ていきましょう。
スポンサー候補企業をリストアップする
最初に、スポンサー候補となる企業をリストアップします。やみくもに声をかけるのではなく、協賛してもらえる可能性が高い企業から優先的に当たります。
候補として有力なのは、次のような企業です。
- 既存の取引先・パートナー企業：すでに関係があり、打診のハードルが低い
- 登壇予定の企業：登壇とスポンサーをセットで提案できる
- 過去に協賛してくれた企業：継続協賛を打診できる
- 参加者層と親和性の高い企業：参加者をリードとして獲得したい企業
リストアップの段階で、各企業がどのティアに関心を持ちそうかも、あわせて見立てておきます。提案の優先順位がつけやすくなります。
スポンサー営業・提案の進め方
候補リストができたら、営業・提案に進みます。スポンサー営業で意識したいのは、早めに動くこと、そして提供価値を主役にした提案をすることです。
提案を成功させるポイントは、次のとおりです。
- 早期に打診する
協賛は予算確保が必要です。相手の予算編成の時期に間に合うよう、開催の数か月前から声をかけます - 提供価値を主役にする
「協賛してください」ではなく「御社はこの参加者層と接点を持てます」と、相手の得られる価値を中心に伝えます - 複数ティアを提示する
1つのプランだけでなく複数のティアを示し、相手の予算に合う選択肢を用意します
断られた場合も、その理由を聞いておくと次の改善材料になります。金額が理由なら下位ティアを案内する、時期が理由なら次回開催を案内するなど、関係を切らさない対応を心がけましょう。
申込みから契約・請求までの事務局対応
協賛の合意が取れたら、申込みから契約・請求までの事務局対応を進めます。ここを丁寧に対応しないと、せっかく獲得したスポンサーの信頼を損ねてしまいます。
事務局対応で押さえるべき項目は、次のとおりです。
- 申込みの受付：申込み内容（ティア・社名・担当者）を正確に記録する
- 契約・請求：契約書の取り交わしと協賛金の入金管理を確実に行う
- 連絡窓口の一本化：協賛企業からの問い合わせ窓口を1つにまとめ、対応の抜け漏れを防ぐ
協賛企業にとって、申込み後の事務手続きがスムーズに行えると、主催企業への印象もよくなります。丁寧で正確な事務局対応が、次回協賛への土台になります。
スポンサーに満足してもらう当日運営とフォロー
スポンサーは、獲得して終わりではありません。協賛企業に「協賛してよかった」と感じてもらえるかどうかは、当日の運営と開催後のフォローで決まります。継続協賛につなげるための運営を見ていきましょう。
スポンサーブースの運営サポート
スポンサーブースは、協賛企業が参加者と接点を持つ主要な場です。主催企業は、ブースに人が集まるよう運営面でサポートします。
ブース運営でサポートしたいのは、次のような点です。
- ブース位置と動線：参加者が自然に立ち寄れる位置にブースを配置する
- 設営のサポート：搬入・設営の手順や時間を事前に共有し、当日の混乱を防ぐ
- ブースへの誘導：休憩時間にブースエリアへ参加者を促すなど、人の流れをつくる
協賛企業が自力で集客するのを待つのではなく、主催企業がブース全体の人の流れを設計することが、協賛企業の成果につながります。
スポンサーへのリード提供（名刺・アンケートデータ）
多くのスポンサープランでは、リード提供を特典に含めます。協賛企業にとって、リード獲得は協賛の主な目的の1つです。約束したリードを正確に届けることが、満足度を大きく決めます。
リード提供を確実にするために、次の点を準備します。
- 取得方法の設計
ブース来訪者の名刺や、セッション参加者のアンケートなど、どの方法でリードを集めるかを事前に決める - データの整理
集めた情報を、協賛企業がすぐ活用できる形に整理する - 提供範囲の明確化
どの参加者の情報を、どの協賛企業に提供するのかを、申込み時に取り決めておく
EventHubのようなツールを使うと、QRコード受付やアンケートで集めた参加者データを一元的に管理でき、協賛企業へのリード提供をスムーズに行えます。手作業での集計に頼ると、提供の遅れやデータの抜け漏れが起こりやすくなります。
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スポンサーセッションのアンケート設計に使えるテンプレートです。BANT取得・リード納品を見据えた設問が設計済みで、スポンサーへのリード提供を実務化したい方にご活用いただけます。
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開催後のスポンサー報告と継続協賛につなげるフォロー
カンファレンスが終わったら、協賛企業へ成果を報告します。この開催後のフォローが、翌年の継続協賛を決める重要な機会になります。
開催後のフォローで行うことは、次のとおりです。
- 成果レポートの提出
ブース来訪者数、提供リード数、セッション参加者数などを、協賛企業ごとにまとめて報告する - 振り返りの実施
協賛企業からよかった点・改善点をヒアリングし、次回の改善につなげる - 次回協賛の打診
成果報告と振り返りの流れで、自然に次回開催への協賛を案内する
協賛企業に「成果につながった」「安心して参加できた」と感じてもらえれば、翌年以降も継続して協賛してもらいやすくなります。毎回新しいスポンサーを探すより、既存スポンサーとの関係を継続するほうが、営業や運営の負担を大きく減らせます。
カンファレンススポンサー獲得・運営の成功事例
ここからは、BtoB企業がカンファレンスのスポンサー獲得・運営で成果を上げた実例を3社紹介します。株式会社estie、NTTデータ イントラマート、Qiitaの3社を取り上げ、最後に共通点を整理します。
株式会社estie：初のカンファレンスで20社超のスポンサーを獲得
不動産テック領域の株式会社estieは、初めて開催したカンファレンスで20社を超えるスポンサーを獲得しました。
初開催のカンファレンスは実績がないため、スポンサーを集めにくいという難しさがあります。同社はその制約のなかで、20社超という多くの協賛を集めました。同社が協賛企業から評価されたのは、参加者データの精度の高さです。協賛企業にとって、どんな参加者と接点を持てるのかが明確であることは、協賛を判断するうえで欠かせない情報です。初開催であっても、参加者の質を具体的に示せれば、多くのスポンサーを獲得できることを示す事例です。
NTTデータ イントラマート：継続開催でスポンサー数・展示ブースを拡大
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートは、フラッグシップイベント「intra-mart LIVE」を継続して開催しています。その積み重ねを通じて、スポンサー数と展示ブースを着実に拡大しました。
同イベントでは、スポンサー数が25社から30社へ（前年比120%）、展示ブースが17から38へ（前年比224%）と伸びています。申込み者数も3,061名から3,948名へ（前年比129%）増加しました。参加者が増えれば協賛の価値が高まり、スポンサーが増えればコンテンツが充実してさらに参加者が集まる、という好循環が生まれています。継続開催を前提に、参加者とスポンサーを一緒に育てていく姿勢が、規模拡大を支えた事例です。
Qiita：企業ブース機能でスポンサー企業の満足度を向上
エンジニア向けサービスを提供するQiitaは、自社最大規模のカンファレンス「Qiita Conference」で、スポンサー企業の満足度向上に取り組みました。
同カンファレンスは、2,000名の目標に対して2,400名超の申込みを集めました。Qiitaは、EventHubの企業ブース機能を活用し、協賛企業が参加者と交流できる場を整えました。スポンサーにとって、ブースで実際に参加者と接点を持てたという実感は、協賛の満足度を大きく高めます。参加者規模を確保したうえで、協賛企業がその参加者としっかり交流できる仕組みを用意したことが、スポンサー満足度の向上につながった事例です。
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成功事例に学ぶ3つの共通点
3社の事例は、業界も規模も異なりますが、スポンサーの獲得・運営の進め方には共通点があります。次の3点です。
- 提供価値の明確化
参加者の数と質を具体的に示し、協賛企業が得られる価値をはっきり伝えている - 協賛企業への運営サポート
ブースや交流の場を整え、協賛企業が参加者と接点を持てる運営を主催企業が支えている - データに基づく成果の可視化
参加者データを正確に扱い、協賛の成果を見える形にしている
自社のスポンサー獲得・運営を見直すときは、この3つの観点でチェックすると、なにを改善すればよいかが見えやすくなります。
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カンファレンスの集客や運営、スポンサーブース機能などをまとめたサービス紹介資料です。スポンサー運営を支えるツールの検討材料として、あわせてご覧ください。
👉️ サービス紹介資料 カンファレンスverをダウンロードする
まとめ：カンファレンスのスポンサーは提供価値の設計で決まる
カンファレンスのスポンサー獲得は、協賛企業にとっての提供価値を明確に設計し、プラン・獲得・運営・フォローを一貫してていねいに進めることで、成果につながります。スポンサーを「資金面を支援する存在」ではなく「カンファレンスを一緒に育てるパートナー」と捉えることが、継続的な協賛を生む出発点です。
本記事のポイント
- スポンサーは主催企業と協賛企業の双方にメリットがある仕組みで、協賛企業が価値を実感できる設計が獲得の出発点になる
- 募集活動の前に、目的・規模・スポンサー像の3要素を固める
- スポンサープランはティア設計・特典設計・金額の根拠・募集資料の4点で組み立てる
- 獲得は候補のリストアップ→提供価値を主役にした営業提案→ていねいな事務局対応の流れで進める
- 当日のブース運営サポートとリード提供、開催後の成果報告が、スポンサーの満足度と継続協賛を決める
スポンサー獲得を進めるうえで、まず整理したいのが「どのような参加者が集まるカンファレンスなのか」です。参加者数だけでなく、役職・業種・企業規模などの参加者属性を明確にすることで、スポンサー企業に協賛価値を伝えやすくなります。本記事で紹介した考え方を参考に、まずは協賛メニューの企画を作るところから始めてみてください。
よくあるご質問
質問：カンファレンスのスポンサーはいつから募り始めるべきですか？
回答：開催の4〜6か月前から募り始めるのが目安です。協賛には、協賛企業側の予算確保や社内稟議が必要になります。相手の予算編成の時期に間に合うよう、早めに打診することが大切です。特に初開催の場合は、実績がないぶん検討に時間がかかりやすいため、さらに余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
質問：協賛金額の相場はどのくらいですか？
回答：協賛金額はカンファレンスの規模・参加者数・提供する特典によって大きく異なるため、一律の相場を示すことは難しいのが実情です。重要なのは相場に合わせることではなく、金額の根拠を持つことです。開催コスト・参加者数と属性・そのティアで得られる価値の3点から金額を組み立て、「この金額で何が得られるのか」をセットで提示できるようにしましょう。
質問：初めてのカンファレンスでもスポンサーは集まりますか？
回答：はい、集めることは可能です。初開催は実績がないという難しさはありますが、本記事で紹介した株式会社estieのように、初のカンファレンスで20社を超えるスポンサーを獲得した事例もあります。実績の代わりに、参加者の数と質を具体的に示すことが鍵になります。どんな参加者と接点を持てるのかが明確であれば、初開催でも協賛の判断はしてもらえます。
質問：スポンサー営業で断られないための提案のコツはありますか？
回答：「協賛してください」とお願いするのではなく、「御社はこの参加者層と接点を持てます」と、相手が得られる価値を中心に提案することがコツです。あわせて、複数のティアを提示し、相手の予算に合う選択肢を用意しましょう。断られた場合も理由を聞いておくと、金額が理由なら下位ティアを案内する、時期が理由なら次回を案内するなど、関係を切らさない対応ができます。
質問：一度協賛してくれた企業に、継続して協賛してもらうにはどうすればよいですか？
回答：開催後の成果報告とフォローを丁寧に行うことが、継続協賛につながります。ブース来訪者数や提供リード数などの成果を協賛企業ごとにまとめて報告し、よかった点・改善点をヒアリングしましょう。協賛企業が「成果が見えた」「丁寧に対応してもらえた」と感じれば、翌年も声をかけやすくなります。新規スポンサーを毎回探すより、継続協賛を増やすほうが獲得の負担は軽くなります。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
