言語の壁をツールで超える。世界中の参加者が交流したイベントの運営方法

主催者 Rainmaking Innovation Japan LLC.

カテゴリー カンファレンス

開催期間 1日 参加人数 合計314名

開催期間 1日

参加人数 合計314名

2019年、Rainmaking Innovation Ltd.(デンマーク・コペンハーゲン)の日本法人として設立された Rainmaking Innovation Japan。世界各国30カ所に拠点を持つRainmaking Innovation Groupは、国際的な規模であらゆる産業においてイノベーションを推し進めることを目標に、世界中のベンチャー企業に投資をし、その成長を促進しています。

同グループによって、世界中で毎年運営されているプログラム「Startupbootcamp」。このプログラム内では、海外のスタートアップ企業と日本企業が協力してPOCに取り組みます。2021年には大阪でも実施する予定でしたが、新型コロナウイルス感染拡大の影響を鑑みて開催はオンラインへ切り替えられました。12週間のプログラム実施後には、毎年Demo Dayが開催されていましたが、今年はこのイベントもオンライン開催に。この Startupbootcamp Scale Osaka Demo Day の開催に、EventHubをご利用いただきました。

世界各国から参加者が集まる国際的なDemo Dayのオンライン開催の運営方法とは?ツール選びからイベントページの作成、当日の運営までをほぼ1人で行われた担当者のMeghan Bridges(メガン  ブリジェス)さんにお話を伺いました。

日本語でも英語でも。ツールの力で言語の壁を乗り越える

-今回のイベントを開催した背景を教えてください。

今回開催した Startupbootcamp Scale Osaka Demo Day は「Startupbootcamp Scale Osaka」プログラムのクロージングイベントです。

そもそもこのプログラムでは、日系大手のパートナー企業と海外スタートアップが協力して、日本市場参入のための実証実験を進めています。この期間に得た知見や経験をプレゼンテーションする場として、プログラム終了後に毎年Demo Dayを開催しているんです。日本国内外から多くの人が参加するこのイベントは、プログラムの成果を共有するだけでなく、来場者と出展者が交流してパートナーシップのチャンスを模索する機会としても重宝されてきました。

-このイベントをオンラインで開催するのは、今年が初めてだと伺いました。苦労された点も多いのではないでしょうか?

そうですね。日本語にも英語にも対応しているツールを探すのには苦労しました。

もともと大阪での開催を予定していたので、もちろん日本国内からの参加者も多いイベントです。しかし、プレゼンテーションをするのは海外のスタートアップで、日本市場参入のための知見を共有する場でもありますから、日本国外からの参加者も多いです。どちらの参加者にも快適なイベント体験を提供するにはどうしたらいいか、どういうプラットフォームを使って配信したらいいのか、この点は非常に悩みました。

「オンラインカンファレンス」などで検索をかけましたが、なかなか良いツールに出会えず…そこで見つけたのが、EventHubでした。

-EventHubを使おうという決め手になったのはどういった点ですか?

日英両対応であることは、今回のイベントでは欠かせないポイントでした。その点EventHubは、参加者がイベント参加するページが日本語でも英語でも表示される。これは非常に魅力的でした。

他にも海外のツールで日本語サポートがあるツールをいくつか検討しましたが、日本語が不自然だったり十分ではなかったり、日本を拠点に展開しているこのプログラムで使うには適切ではないと判断しました。EventHubは日本のツールなので、もちろん日本語でのサポートが充実していましたし、英語もサポート言語に含まれていたので使用を決めました。

EventHubでオンライン開催することで、対面での開催よりも日・英の翻訳に手間がかからないというのも良かったです。従来の対面開催だと、翻訳機を使うなどの対応に手間がかかったり、技術的なところで問題が生じたりしていました。オンライン開催だとビデオを同時通訳(もしくは事前収録したものを事前に翻訳)できるので、コスト・工数の削減に繋がりました。ライブ感を残しつつ、手を加えて快適な視聴をお届けできたのではないかと思っています。

プレゼンをただ見るだけのイベントにはしたくない。運営の工夫とは?

他にも運営面で大変だったことはありますか?

これまでにも、Zoomを使ってウェビナーを開催したことがありました。その時の印象としては、期待したほど視聴率が高くなかったんですね。なので今回も、参加者数について若干の不安がありました。「いつもとは違うオンライン開催だけど、本当に参加してくれるのだろうか」と。

あとは、参加者同士の交流という点でも懸念がありました。大阪にて対面で開催した時には、イベントの後に懇親会を実施していたので、今回はそういうフランクなコミュニケーションが取れなくなるという部分は心配していましたね。その場で名刺交換して話が盛り上がるなど、自然な形での出会いがなくなってしまうのではないかと。Zoom以外にも色々なツールを試したことがありましたが、なかなかその部分をツールの機能でカバーしているものはなかった印象なので。このイベントに参加する意味・インセンティブが無くなってしまうことを懸念していました。ただプレゼンテーションを見るだけのイベントにはしたくない、という想いは強かったです。

そうそう、これは余談ですが。2020年1月頃にも一度、別のイベントをオンライン開催しようと思って、同じようにツール検索をしたことがありました。その当時は全然見つからなかったんですね。しかし、2020年7月に今回のためのリサーチを行ったところ、半年前とは比にならない数のツールが見つかりました。コロナの影響で、オンラインイベントを検討する企業が増えていることを実感しましたし、ツールの数・種類が増えていると感じました。

オンラインイベントが社会に多く出回るようになる中で、オンラインの良さが認知されるようにもなりましたよね。今回のイベントに関しても、オンラインならではのメリットに期待する部分も大きかったのではないでしょうか?

そうですね。どこからでも参加できるというオンラインの良さは、今回のイベントにとっても大きなメリットとなりました。例年は大阪で開催しているのですが、東京からわざわざ大阪に足を運んで参加される方もいらっしゃるんですよ。交通費・移動時間をかけることなく参加できるというのは、世界各国にいる参加者にとって非常に価値があると期待していました。

これまでは、リアル開催で日本語・英語の双方に対応する必要があったので、結構手間がかかっていました。イベントの公式サイトも両ヶ国語に対応させる必要がありましたし、イベントで使う全てのテキストを翻訳していくような作業が必要だったんです。今回はEventHubでオンライン開催をしたことで、その手間を省くことができるのも、期待していたポイントでした。

オンラインでも交流できることを周知する。主催者からのアナウンスが鍵

今回のイベントでは、出展者同士のメッセージ交換が盛んだったと伺いました。運営として何か工夫されたことがあれば教えてください。

イベント開催中に、4回ほどアナウンスを流しました。EventHubでは出展者・来場者の枠を超えて交流ができ、これが参加者にとって大きな価値になると思ったので。もちろん、交流を目的にこのイベントに参加した人が多い、というのも要因の1つだと思います。

運営側として、イベントに参加した人に交流機能をアナウンスしました。交流することのメリットやEventHubの交流機能についてアピールして、参加者に活用を促しました。今年初めてのオンライン開催だったので、そもそも「オンラインでもリアルと変わらず交流できるんだ」ということを周知していく必要がある、というのは開催前から課題として感じていました。イベント開催前、そして開催中に、積極的に参加者へアナウンスしたことが功を制したのではないでしょうか。

参加者からの反応はいかがでしたか?

「期待以上だった」「参加しやすく良いDemo Day」だったとのお声を多く頂戴しました。当社としても、ベストなものが提供できたのではないかと思っています。EventHubのイベントページは、わかりやすさが特徴的ですね。参加申し込みやイベント参加では画面遷移が少なく、参加者も迷うことがなかったのではないかと思います。管理画面についても同様で、サポート体制も充実していたし、使いやすかったです。

当日の手間やリスクを軽減。事前準備でよりリッチな体験を提供

このイベントは実際、何人で運営されていたのでしょうか?

EventHubの設定・運用を行っていたのは、私1人です。チームメンバーは他に4人くらいいましたが、テクノロジーに詳しい人があまりいなかったので。1人でしたが、大変ではなかったですし、むしろEventHubについては触りやすかったと感じています。これまでやってきたオンラインイベントでは1人で運営することは滅多になかったので、EventHubは使いやすかったのだという実感があります。

それから、EventHubを使うことで、イベントの準備に関することが一箇所にまとまるのも良かったと思います。例えば、これまでのリアルイベントだと、装飾や設営用具、備品などをそれぞれ別の場所から会場に運び込む必要がありました。これだと、何かしら忘れ物をしてしまうんですよ(笑)。でも今回はオンラインでの開催だったので、準備するものがそもそも少なくて済みましたし、集客からアフターフォローまでこれだけで完結するというのは心理的負担も少なかったです。色々覚えておかなきゃいけない、という心配をしなくて済みました。

事前に準備できるところに関しては準備万端で臨める、というのもいいですね。全てをリアルタイムでやろうとすると当然、アクシデントが起こるリスクも上がります。今回はオンライン開催ということで、事前収録で対応できる部分は事前に準備しておくことで、当日のリスクや手間を軽減することができました。事前収録した動画は、当社で編集することもできますし。会場の準備や当日の手間がグッと減ったことで、コンテンツの内容をよりリッチにできたのではないかと思っています。

来年度の開催に向けて意気込みをお願います。またオンラインで開催される予定ですか?

そうですね、今回初めてオンラインでやってみて、そのメリットを享受することができたので。会場のキャパシティを気にする必要もなく、多くの人が言語・時差の壁を超えてそれぞれ参加しやすい環境でイベントに参加することができました。

一方で、イベント内のコミュニティ感が薄れてしまうのは残念でしたし、ツールの機能で乗り越えていきたいところでもありますね。今回も一対一でのコミュニケーションは活発になりましたが、「なんとなく集まる」ことはオンラインでは実現できなかったので。複数人で同時接続できるチャット機能なんかがあるといいですよね。

コロナの影響にもよりますが、来年は是非またオンライン、またはハイブリッドで開催したいと思っています。今回の経験を経てオンラインの良さを活かしたいという思いはあるものの、やはりリアル開催がいいという声が根強いのも事実です。懇親会や名刺交換は対面でフランクに、遠方からの参加者をカバーするにはオンラインで、など。ただ交流するだけではなくて、最終的に海外のスタートアップが日本で事業を立ち上げるきっかけにしたいプログラムであり、イベントなので。そのあたり柔軟に対応していきたいですね。

まずは資料を
ダウンロードしてみよう!

お問い合わせはこちら

その他の導入事例