カンファレンス企画の進め方｜7ステップと成功事例
カンファレンスは、複数のセッションや登壇者で構成される大規模なイベントです。規模が大きいぶん、企画段階で決めたことが、その後の集客のしやすさや当日の成果にも直結します。そのため、まずは企画をしっかり設計することが大切です。一方で、「次のカンファレンスの企画を任された」「初めての開催で、何から決めればいいのか分からない」といった担当者の声もよく聞きます。
本記事では、カンファレンス企画の進め方を、目的・KPIの設計からターゲット、テーマ、登壇者選定までの7ステップで解説します。あわせて、初めての担当者が押さえておきたいポイントや、内製と外注の判断軸、BtoB企業の成功事例も紹介します。カンファレンス企画を進める際の参考として、ぜひご活用ください。
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BtoB企業がカンファレンスをどう企画し、どんな成果を出しているか、実際の事例をまとめた資料です。企画後のゴールイメージを具体的につかみたい方はご活用ください。
カンファレンス企画とは？企画フェーズで成果が決まる理由
カンファレンス企画とは、開催の目的やターゲット、テーマ、プログラム、開催形式、予算といった「何を・誰に・どう届けるか」を決める、開催準備の最上流の工程です。カンファレンスは企画から準備、当日、事後フォローへと進みますが、なかでも企画段階で決めたことは、その後の集客や当日の運営に大きく影響します。まずは、企画が果たす役割と、企画を始める前に押さえておきたいポイントを整理しましょう。
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カンファレンス企画の位置づけ｜開催準備の最上流
カンファレンスの開催は、大きく4つのフェーズで進みます。企画フェーズは、その最初に位置づけられる工程です。ここで決めた方針が、後続のすべてのフェーズに引き継がれていきます。
- フェーズ1：企画（5〜6か月前）
── 目的・ターゲット・テーマ・形式・予算など、開催の骨格を決める - フェーズ2：準備（2〜4か月前）
── 会場手配、登壇者の確定、集客の実行、当日オペレーションの設計 - フェーズ3：当日運営（直前〜当日）
── 受付、進行、トラブル対応など、当日のオペレーション - フェーズ4：事後フォロー（開催後1週間〜1か月）
── 参加者へのお礼、データ分析、商談化、振り返り
本記事が扱うのは、このうちのフェーズ1「企画」です。準備や当日運営の詳しい進め方は、それぞれ別の記事にゆずり、ここでは「企画段階で何をどう決めるか」に絞って深掘りします。
企画が大切なのは、その後の準備や運営の方向性を決める役割があるからです。たとえば、ターゲットを曖昧にしたまま準備に進むと、どこで集客するのか、どんな内容を届けるのかが決めにくくなります。企画段階で方向性を整理しておくことで、その後の準備もスムーズに進めやすくなります。
BtoBカンファレンスを企画する3つの目的
BtoB企業がカンファレンスを企画する目的は、大きく3つに整理できます。リード獲得、ブランディング、既存顧客やパートナーとの関係強化です。どれを主目的に置くかで、企画全体の方向性が変わってきます。
- リード獲得
多くの見込み客とまとめて接点を持ち、商談につなげる。最もCVに直結する目的 - ブランディング・認知向上
業界内での存在感を高め、「このテーマならこの会社」と思い出してもらう - 既存顧客・パートナーとの関係強化
既存顧客の満足度やロイヤリティを高め、継続利用やアップセルにつなげる
実際には、これらの目的が複数重なることも珍しくありません。それでも、「今回のカンファレンスで最も優先する目的は何か」を1つに絞っておくと、テーマやコンテンツに迷ったときの判断基準になります。目的を上位の戦略から考えたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。
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企画を始める前に決める「成功の定義」
企画に着手する前に、まず「このカンファレンスで何を達成したいのか」を整理しておきましょう。カンファレンスでは、「まずは開催すること」が目的になってしまうことも少なくありません。しかし、開催できただけでは十分とは言えません。成果のイメージを持っておくことで、企画の方向性も定めやすくなります。
成果のイメージは、目的に応じて次のように具体化できます。
- リード獲得が目的なら：獲得リード数、商談化数、商談化率
- ブランディングが目的なら：参加者数、認知度調査のスコア、SNSでの言及数
- 関係強化が目的なら：既存顧客の参加率、満足度（アンケートスコア）、継続率
具体的な成果を企画段階で決めておくと、このあとのステップ1で設定するKGI・KPIにそのままつながります。まずは、関係者の間で「今回のゴールは何か」を一言で共有するところから始めてみてください。
カンファレンス企画の進め方7ステップ
カンファレンス企画は、目的の設計から体制づくりまでを順番に進めると、抜け漏れなく形にできます。ここでは、企画の進め方を7つのステップに分けて解説します。前のステップで決めたことを踏まえて次のステップを考えていくため、原則として上から順に進めるのがおすすめです。
ステップ1：開催目的とKGI・KPIを設計する
最初に、開催の目的と、その達成度を測るKGI・KPIを設計します。ここがすべての出発点です。KGI（重要目標達成指標）は最終的なゴール、KPI（重要業績評価指標）はその達成度を測る中間指標を指します。
たとえば、リード獲得を目的にする場合は、次のように設計します。
- KGI
カンファレンス経由の商談化数 30件 - KPI
申込み者数 800名、当日参加者数 500名、アンケート回答率 60%、有効リード数 200件
数値を企画段階で置いておくと、集客やコンテンツにどれだけ投資すべきかの判断がしやすくなります。目標から逆算して各ステップを設計する、その起点になるのがこのステップです。
ステップ2：ターゲットと参加者ペルソナを定義する
次に、「誰に来てほしいのか」を具体的に定義します。ターゲットが曖昧なままだと、テーマも集客チャネルも的を絞れません。業界・職種・役職に加えて、検討フェーズ（情報収集段階か、比較検討段階か）まで描けると、企画の精度が上がります。
ペルソナを定義するときは、次の観点を押さえておきましょう。
- 属性
業界、企業規模、職種、役職 - 課題
その人がいま抱えている悩みや関心ごと - 検討フェーズ
自社サービスをまだ知らない層か、比較検討している層か
ターゲットを明確にすることで、「この人たちが参加したくなるテーマは何か」「どのチャネルで届くか」が見えてきます。集客とコンテンツの精度は、このステップで決まると言ってもよいでしょう。
ステップ3：テーマ・コンセプトを設計する
ターゲットが定まったら、カンファレンス全体を貫くテーマとコンセプトを設計します。テーマは「何について語る場か」、コンセプトは「参加者にどんな価値や体験を届けるか」を表すものです。この2つが、タイトルやキービジュアル、セッション構成のすべての土台になります。
良いテーマ・コンセプトには、次のような条件があります。
- ターゲットの課題や関心に直結している
- 自社の強みや独自の知見と重なっている
- 一言で伝わり、参加する理由が明確になっている
テーマがぶれると、セッションごとに言っていることがバラバラになり、参加者の満足度低下につながります。テーマにぶれがないよう、「誰に向けたカンファレンスなのか」を改めて確認してみてください。
ステップ4：開催形式と規模を決める
テーマが固まったら、開催形式と規模を決めます。形式はリアル・オンライン・ハイブリッドの3つが基本で、目的・ターゲット・予算から逆算して選びます。規模（想定参加人数）によって、会場やコンテンツ、必要な運営体制も変わってきます。
形式ごとの特徴は、次のとおりです。
- リアル開催
対面ならではの交流や熱量が生まれる。会場費・運営コストは高め - オンライン開催
全国・海外から集客でき、コストを抑えやすい。一方で参加者の集中が途切れやすい - ハイブリッド開催
リアルとオンラインの両方の利点を得られるが、運営の難易度は上がる
形式と規模を決めると、会場やツールの検討に進みます。リアルとオンラインの参加者データを別々に管理すると、後工程のフォローが煩雑になりがちです。EventHubのようなイベントマーケティングプラットフォームを使うと、会場参加とオンライン参加のデータを一つにまとめて管理できます。企画段階から、開催後のデータ活用まで見据えた設計がしやすくなります。オンライン・ハイブリッド形式をくわしく検討したい方は、次の記事もご覧ください。
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オンライン・ハイブリッド形式でのカンファレンス開催を検討している方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
ステップ5：プログラムと登壇者を設計する
開催形式が決まったら、当日のプログラムと登壇者を設計します。プログラムは、基調講演・セッション・パネルディスカッション・ネットワーキングなどをどう組み立てるかという設計です。テーマに沿って、参加者が「来てよかった」と感じる流れをつくります。
設計の進め方は、次のような順序がおすすめです。
- テーマに沿って、伝えたいメッセージを3〜5個に整理する
- メッセージごとにセッションの枠（基調講演・分科会など）を割り当てる
- 各セッションに最適な登壇者を選び、出演を打診する
- タイムテーブルに落とし込み、休憩や交流の時間も組み込む
登壇者は、コンテンツの質だけでなく集客力にも影響します。とくに基調講演に著名な登壇者を迎えられると、集客しやすくなります。早めに打診し、企画と並行して交渉を進めておきましょう。
ステップ6：集客方針とプロモーション計画を立てる
企画段階では、実際に集客を始める前に、「どこで」「いつから」「どのように」告知するかを考えておきましょう。たとえば、メールやSNS、自社メディアなど、どの方法で参加者に情報を届けるのかを整理しておくイメージです。あらかじめ方向性を決めておくことで、その後の集客準備も進めやすくなります。
企画段階で押さえておきたいのは、次の3点です。
- チャネル方針
自社のハウスリスト、メール、SNS、Web広告、登壇者・共催企業経由など、どこに重点を置くか - 告知スケジュール
開催の何か月前から、どのタイミングで告知の波をつくるか - 訴求メッセージ
ターゲットが「参加したい」と思う切り口（登壇者・テーマ・特典）
具体的な集客施策の進め方は、企画が固まったあとの準備フェーズで詰めていきます。集客チャネルや申込み率を高める設計をくわしく知りたい方は、次の記事をご覧ください。
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カンファレンスの集客チャネルや、申込みから当日参加までの設計を深掘りしたい方はこちらの記事もご覧ください。
👉️ カンファレンス集客の5ステップ｜チャネル8選と参加率改善
ステップ7：予算・体制・スケジュールを固める
最後に、ここまでの企画を実現するための予算・体制・スケジュールを固めます。予算は会場費・制作費・集客費・人件費などに分けて見積もり、KGIで設定した成果と照らして費用対効果を確認します。体制は、社内の担当者と外部パートナーの役割分担を決めます。
決めておきたい項目は、次のとおりです。
- 予算
会場、コンテンツ制作、集客、ツール、当日運営などの項目別見積もり - 体制
社内のプロジェクトメンバーと役割、外注する範囲 - スケジュール
開催日から逆算したマイルストーン（企画確定・登壇者確定・集客開始・申込み締切など）
この7ステップを終えると、カンファレンスの企画書としてまとめられる状態になります。企画書のフォーマットに迷う場合は、下記のテンプレートを土台にすると、抜け漏れなく整理できます。
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本記事の7ステップに沿って、カンファレンスの企画を1枚に整理できるExcelテンプレートです。社内稟議や関係者への共有にもそのまま使えます。
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カンファレンス企画を成功させる4つのポイント
7つのステップを進めるうえで、成果を伸ばすために意識したいポイントが4つあります。企画に十分な時間をかけること、参加者データの活用を企画段階で織り込むこと、トラブル対応を事前に決めること、開催後のフォローまで企画に含めることです。いずれも、企画を進める際に意識しておきたいポイントです。
企画に十分な時間をかける（5〜6か月前から着手）
カンファレンスの企画は、開催の5〜6か月前から着手するのが目安です。規模が大きいほど、登壇者の交渉や会場の確保に時間がかかります。とくに人気の会場や著名な登壇者は、数か月前から埋まっていることも珍しくありません。
逆算スケジュールを引き、企画フェーズに十分な時間を確保しておきましょう。企画を急ぐと、目的やターゲットが曖昧になり、後工程でのやり直しが増えてしまいます。
参加者データの活用を企画段階で織り込む
企画の段階で、「どんなデータを取得し、どう活用するか」まで描いておくと、開催後の成果にもつながります。誰が・どのセッションに・どのくらい参加したかというデータは、開催後の商談化やナーチャリングの精度を高める材料になるからです。
企画時に決めておきたいデータ活用の観点は、次のとおりです。
- 取得するデータ（申込み情報、参加状況、アンケート、交流履歴など）
- データを誰が・いつ使うか（インサイドセールスへの連携など）
- データをどの基準でHOTリードと判定するか
EventHubのようなプラットフォームを使うと、参加者の行動データを取得し、流入経路の分析やセグメント別のフォローに活用できます。「取りっぱなし」で終わらせず、企画段階から活用の道筋を描いておくことが、成果につながる企画のポイントです。
トラブル対応と意思決定ルールを事前に決める
大規模なカンファレンスでは、当日に予期せぬトラブルが起こり得ます。配信トラブル、登壇者の急なキャンセル、受付の混雑など、想定されるリスクと対応方針を企画段階でリストアップしておきましょう。あわせて、「誰が最終判断を下すか」という意思決定ルールも決めておきます。
判断の責任者と連絡フローが明確になっていれば、当日に問題が起きても落ち着いて対処できます。トラブル対応をマニュアル化しておくことは、運営チームの安心にもつながります。
開催後のフォローまで企画に含める
カンファレンスは、開催して終わりではありません。参加者へのお礼、アンケートの集計、リードの商談化、次回への振り返りまでが一連の流れです。これらを企画段階で設計に組み込んでおくと、開催後にあわてずに済みます。
とくにリード獲得が目的の場合、開催後のフォローの設計が成果を分けます。「開催後1週間以内に、誰が・どんなメッセージでフォローするか」を企画の段階で決めておきましょう。
カンファレンス企画は内製か外注か｜判断軸と依頼のポイント
カンファレンスの企画を、自社だけで進めるか、外部に依頼するか。これは多くの担当者が迷うところです。結論から言えば、自社のリソースと専門性、開催規模に応じて、内製・外注・その中間（ツール活用＋一部外注）を使い分けるのが現実的です。それぞれの判断軸と、外注する場合の見極め方を整理します。
内製・外注・ハイブリッドの判断軸
内製と外注のどちらが向いているかは、次の観点で判断できます。
- 自社のリソース：企画・運営に割ける人員と時間が確保できるか
- 専門性・経験：過去にカンファレンスを開催した経験やノウハウがあるか
- 開催規模：数百〜数千名規模になるほど、外部の専門性が必要になりやすい
- 予算：外注費を確保できるか、内製でコストを抑えたいか
すべてを内製するか、すべてを外注するかの二択である必要はありません。たとえば、企画と集客は自社で行い、会場手配と当日運営だけを外注する、といった分担も可能です。自社の強みを生かせる部分は内製し、専門性が必要な部分を外注する。この組み合わせが、多くの企業にとって現実的な選択になります。
イベント企画会社・運営代行に依頼する場合の見極め方
外注を選ぶ場合、依頼先のイベント企画会社や運営代行をどう選ぶかが重要です。会社によって得意領域や対応範囲が異なるため、次のポイントで見極めましょう。
- 実績：同じ規模・目的のカンファレンスの実績があるか
- 対応範囲：企画・制作・集客・当日運営のどこまで対応できるか
- 見積もりの明細：含まれる作業と除外される作業が明確か
- 提案力：自社の目的とKPIから逆算した提案をしてくれるか
依頼する範囲を「どこからどこまで任せるか」明確にしてから相談すると、見積もりの比較もしやすくなります。外注の範囲や費用感をくわしく知りたい方は、運営代行に関する記事もあわせてご覧ください。
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企画から運営まで、カンファレンスの開催を専門チームが伴走支援するサービスの紹介資料です。自社だけで進めるのが難しいと感じている方はご覧ください。
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カンファレンス企画の成功事例
最後に、企画段階での意思決定が成果につながったBtoB企業の事例を3社紹介します。いずれも、目的の明確化、ターゲットからの逆算、データ活用を前提とした企画によって、成果を出しています。自社の企画を考える際の参考にしてみてください。
株式会社カオナビ：企画段階で「商談創出」を目的に据え、総商談の約40%をイベントから創出
タレントマネジメントシステムを提供するカオナビは、イベントマーケティングを重要な施策と位置づけ、企画段階から「商談創出」を明確な目的に据えています。その結果、総商談の約40%をイベント経由で生み出しています。
オフラインカンファレンス「FACE to FES’25」では、EventHubを活用して受付業務を効率化し、運営側は顧客対応に集中できる体制を整えました。企画の入り口で目的を定め、そこから逆算して設計したことが、成果につながった事例です。
株式会社ノバセル：初めてのカンファレンスを1.5か月で企画・開催
マーケティング支援を手がけるノバセルは、初めての自社カンファレンスを、わずか1.5か月という短い準備期間で企画・開催しました。日々のウェビナー運営で培った知見を土台に、大型カンファレンスへとスケールさせています。
短期間でも開催を実現できたのは、企画の型を持っていたからです。目的とターゲットを早期に固め、そこから必要な要素を逆算したことで、限られた時間でも企画を形にできました。初めての開催で時間が限られている企業にとって、参考になる進め方です。
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート：準備工数50%削減・申込者数129%増
長年続くフラグシップイベントを開催するNTTデータ イントラマートは、従来のフルスクラッチ開発のシステムから、イベント管理プラットフォームへ切り替えました。その結果、開催準備の工数を50%削減し、申込者数は前年比129%（3,061名→3,948名）に伸ばしています。
企画段階でどのツールを使うかを見直したことが、後工程の工数削減と規模拡大の両方につながりました。企画時のツール選定が、運営の効率と成果を変えた事例といえます。
成功事例に学ぶ3つの共通点
3社の事例には、共通するポイントがあります。
- 目的の明確化：企画の入り口で「何のために開催するか」を明確にしている
- ターゲットからの逆算：誰に届けるかを起点に、コンテンツや集客を設計している
- データ活用を前提とした企画：取得したデータを商談化や次回改善に生かす前提で企画している
これらは、規模や業界を問わず応用できる考え方です。自社のカンファレンス企画でも、まずはこの3点を押さえることから始めてみてください。
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まとめ：カンファレンス企画は「目的設計」と「逆算」で決まる
カンファレンス企画は、開催準備の最上流で「何を・誰に・どう届けるか」を決める工程です。ここでの意思決定が、その後の集客・運営・成果にもつながります。目的を明確にし、そこから逆算して各要素を設計することが重要です。
本記事のポイント
- カンファレンス企画は、企画・準備・当日・事後の4フェーズのうち最上流。ここでの決定が後工程すべての土台になる
- 企画の進め方は、①目的・KGI/KPI設計 → ②ターゲット定義 → ③テーマ・コンセプト → ④開催形式と規模 → ⑤プログラムと登壇者 → ⑥集客方針 → ⑦予算・体制・スケジュールの7ステップ
- 成功のポイントは、企画への十分な時間、参加者データ活用の織り込み、トラブル対応の事前決定、開催後フォローまでの設計
- 内製・外注は二択ではなく、自社の強みを生かせる部分は内製し、専門性が必要な部分を外注する組み合わせが現実的
- カオナビ・ノバセル・NTTデータ イントラマートの事例に共通するのは、目的の明確化・ターゲットからの逆算・データ活用を前提とした企画
まずは、ステップ1の「開催目的とKGI・KPIの設計」から着手してみてください。目的が定まれば、そこから先のステップは逆算で組み立てられます。企画を一枚に整理したい場合は、本記事で紹介した企画設計書テンプレートをご活用ください。
よくあるご質問
質問：カンファレンスの企画はいつから始めるべきですか？
回答：開催の5〜6か月前からの着手が目安です。規模が大きいほど、登壇者の交渉や会場の確保に時間がかかるため、早めの着手をおすすめします。開催日から逆算して、企画・登壇者確定・集客開始などのマイルストーンを引いておきましょう。
質問：カンファレンス企画で最初に決めるべきことは何ですか？
回答：開催目的と、その達成度を測るKGI・KPIです。目的が定まると、ターゲット・テーマ・コンテンツ・集客・予算といった後続の意思決定の判断基準ができます。「開催すること」を目的にせず、何をもって成功とするかを先に言葉にしておきましょう。
質問：カンファレンスの企画は自社でできますか、それとも外注すべきですか？
回答：自社のリソース・経験・開催規模によります。すべてを内製・外注する二択ではなく、企画や集客は自社で行い、会場手配や当日運営を外注するといった分担も可能です。数百〜数千名規模になるほど、外部の専門性を取り入れる価値が高まります。
質問：カンファレンスとセミナーの企画はどう違いますか？
回答：カンファレンスはセミナーより規模が大きく、複数のセッションや登壇者で構成される点が異なります。そのため、プログラム設計や登壇者のキャスティング、当日の運営体制など、企画で考えるべき要素が増えます。カンファレンスの定義をくわしく知りたい方は、関連記事をご覧ください。
こちらの記事の監修・執筆者
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株式会社EventHub マーケティングマネージャー 鈴木 優一 |
| 2010年上智大学大学院卒業。新卒でITベンチャー企業に就職。その後エン・ジャパンのwebサービス企画部門への転職を経て、タレントマネジメントシステムを提供するカオナビに社員番号5番で1人目のマーケターとしてジョイン、BtoBマーケティング組織の立ち上げに携わる。FinTechスタートアップのOLTAを経て、2022年5月にマーケティングマネージャーとしてEventHubに参画。 |
